ToolBlog

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die uns den entscheidenden Zuwachs an Produktivität bescheren. Terrence O’Brian hat eine entsprechende Liste veröffentlicht: The Ultimate Guide to Productivity: Git ‘Er Done With Helpful Hacks and Hints. Über das “ultimate” lässt sich zwar wie so oft trefflich streiten, aber einige nützliche Fundstücke gibt es schon. Terence hat die Zusammenstellung mit folgenden Überschriften versehen:

• Zwei Monitore sind besser als einer
• Lerne Tastaturkürzel (mit weiterführenden Links)
• Synchronisiere Deine Termine (dto.)
• Eliminiere Ablenkungen (dto.)
• Kaufe eine externe Maus für Deinen Laptop
• Besorge Dir einen Passwortmanager (mit Links)
• Nutze virtuelle Desktops (dto.)
• Nutze die Vorteile von Widgets
• Benutze Benachrichtigungswerkzeuge
• Richte ein System zur Organisation ein

Ehrlich gesagt, manche dieser Tipps würde ich so nicht geben. Benachrichtigungswerkzeuge halte ich für kontraproduktiv, ebenso z. T. Widgets.
Aber gut, jedem Kind seinen Luftballon.

Es scheint ein Paradox zu sein. Es gab wohl noch nie so viel Hilfsmittel, die uns bei der Organisation unserer Arbeit unterstützen. Täglich erscheint neue einschlägige Soft- und Hardware auf dem Markt. Auf der anderen Seite klagt aber ein Großteil der Menschen über eine überbordende Informationsflut, der man kaum noch Herr werden könne.

In der online- Ausgabe der New York Times hat David Allen einen Artikel zu diesem (scheinbaren?) Widerspruch geschrieben: When Office Technology Overwhelms, Get Organized.

In dem Beitrag führt David noch einmal seine berühmten 5 Schritte der Selbstorganisation auf:

1. Capture everything that has your attention
2. Clarify what each item means to you
3. Organize reminders of your resulting to-do lists
4. Regularly review and reflect
5. Deploy your attention and resources appropriately (Engage)

Diese Schritte sind die Leitplanken, die uns durch die Turbulenzen eines immer hektischer werdenden Arbeitsleben führen sollen. Denn, so sagt David Allen…

The challenge is how to participate productively in this new and turbulent world, and not be paralyzed by it.

So ist es.

In meinen Workshops diese Woche haben mich viele Teilnehmer gefragt, was für ein akustisches Wunderding ich an mein Laptop angeschlossen habe.

“X-Mi X Mini II Capsule” heißt der Lautsprecher, so groß wie ein Ei, mit dem Sie aber jeden Seminarraum ausreichend beschallen können.
Den Hinweis auf dieses kleine, aber feine Stück Hardware gab mir Heiko Bartlog.

Vielen Dank dafür!

X-Mi X Mini II Capsule Lautsprecher 2. Generation für: Elektronik

Bei meinen Büchertipps (siehe Seitenleiste rechts) fehlt ein Werk, das im Kontext der Selbstorganisation immer wieder besprochen und empfohlen wird: “Eat That Frog” von Brian Tracy. Es taucht in meiner Literaturliste schlicht und einfach deswegen nicht auf, weil ich es bis jetzt noch nicht gelesen habe. Vielleicht muss ich das auch nicht, denn William Ryan hat eine hervorragende ausführliche Zusammenfassung des Buchs veröffentlicht: Summary of Eat That Frog.

Brian Tracy war bislang nicht mein Fall. Aber wer weiß, vielleicht lese ich das Buch doch noch einmal … irgendwann, vielleicht.

Für alle, die nicht wissen was hinter “Dropbox” steckt, hier ein Auszug aus dem einschlägigen Wikipedia-Artikel:

Dropbox ist ein 2007 gegründeter Webdienst, der ein Netzwerk-Dateisystem für die Synchronisation von Dateien zwischen verschiedenen Rechnern und Benutzern bereitstellt und damit gleichzeitig eine Online-Datensicherung ermöglicht.

Oder andersrum, bei Dropbox handelt es sich um eine Anwendung, mit der Sie Ihre Daten “in den Wolken” ablegen können. Ich gebe zu, bisher habe ich Dropbox nicht wirklich genutzt. Zumindest liegt dieser Schluss nahe, wenn man im Ultimate Dropbox Toolkit & Guide von Jarel Remick stöbert. Für Anfänger wie mich sind die Basic Tips gedacht. Spezialisten, die schon alles über Dropbox zu wissen glauben, sollten sich die Advanced Tips einmal näher anschauen. Ich bin sicher, auch für sie gibt es noch einiges zu entdecken. Alle Tipps sind ausführlich beschrieben und bebildert. Eine wahre Fundgrube.

Ein weiser Mensch hat einmal gesagt, eine Sache sei dann perfekt, wenn man nichts mehr weglassen kann, ohne das Wesen der Sache zu verändern. Ich hoffe, Sie verstehen diesen Satz schneller als ich, bei mir hat es eine Weile gedauert. Aber etwas ähnliches muss der Macher von “mindmaps” im Sinn gehabt haben, als er die nämliche Anwendung entwickelt hat. Sie können tatsächlich nur MindMaps zeichnen. Online, in Ihrem Browser. Die fertigen Ergebnisse lassen sich dann auf Ihrem Rechner speichern und später für die Weiterverarbeitung wieder laden. MindMaps in der Minimalversion, nicht mehr und nicht weniger.

Immer mehr Teams gehen dazu über, ihre Besprechungen im Stehen abzuhalten. Es finden also keine Sitzungen mehr statt, sondern vielmehr Stehungen, wenn Sie mir das Wortspiel erlauben. Auf diese Weise sollen die Meetings effizienter werden, denn die Teilnehmer kommen erst gar nicht auf die Idee, es sich in ihren Sesseln gemütlich zu machen. Diese Effizienz können Sie in Stehbesprechungen noch steigern. Wie das geht, zeigt Ihnen Jason Yip in seinem umfangreichen Artikel “It’s Not Just Standing Up: Patterns for Daily Standup Meetings”.

Jason gibt Tipps in Hülle und Fülle zu den Themen Ziele, Inhalte, Zeitpunkt und Durchführung. Auch die berühmte Metaebene kommt nicht zu kurz. Sie können lesen, wie Sie das Energieniveau halten und wie sie evtl. auftretende Probleme lösen können. Probieren Sie es aus, ich denke, gerade Routinebesprechungen lassen sich auf diese Weise zweckmäßig straffen.

In diesem Zusammenhang möchte ich auch noch einmal auf die 22-Minuten-Besprechung hinweisen. Auch ein gangbarer Weg zu effizienten Meetings.

Manche Artikel sind mühsam zu lesen, auf den Punkt kommen, das ist oft gar nicht so einfach. Sicherlich wünschen Sie sich auch für manche Artikel eine knappe Zusammenfassung mit den wesentlichen Aussagen. Beauftragen wir doch unseren Rechenknecht mit der Aufgabe. Saikat Basu stellt uns einige einschlägige Programme vor: 4 Simple Text Summarizers To Tackle Information Overload. Diese Programme werden vorgestellt:

• Topicmarks
• GreatSummary
• WikiSummarizer
• GistWeb

WikiSummarizer ist ein ähnliches Programm wie WikiMindMap, das ich an dieser Stelle bereits vorgestellt habe.

Ein kommerzielles Programm ist der Copernic Summarizer für rund 30 $.

Wie Sie schon bemerkt haben, sind die o.a. Programme alle englischsprachig. Inwieweit die Qualität der Zusammenfassung deutscher Texte davon beeinflusst wird, kann ich nach kurzem Ausprobieren nicht sagen. Vielleicht kennen Sie ja ein Programm deutscher Herkunft? Lassen Sie es uns wissen!

Ich bin der festen Überzeugung, dass auch in unseren digitalen Zeiten die Visitenkarte noch lange ihren festen Platz im Geschäftsleben beibehalten wird. Vielleicht liegt es daran, dass Sie ein hervorragender kinästhetischer Anker ist, um sich an die Menschen zu erinnern, mit denen man in Kontakt gekommen ist. Wie auch immer, Toolblogleser Jens Bemme stellte mir vor einigen Wochen die Frage Aufgabe, wie Visitenkarten denn zu organisieren seien.

So halte ich es: Das Einpflegen von Visitenkarten in Outlook ist fester Bestandteil meiner Wochendurchsicht (Weekly Review). Die Visitenkarten landen alle in meinem Eingangskorb und werden dann in Outlook eingelesen und wenn möglich mit einem Foto versehen, dass ich per Google, Xing oder sonst woher aus dem Internet hole. Um die Eingabe zu vereinfachen, überlege ich mir derzeit den Einsatz einer entsprechenden iPhone-App, wie zum Beispiel CardReader oder ScanBizCards Business Card Reader. Ein Muss für diese Programme ist die Exportmöglichkeit als csv-Datei oder als vCard.

Weitere Tipps zur Organisation von Visitenkarten finden Sie in diesem Artikel auf VisitenkartenNews.de.

Wenn Sie des Englischen mächtig sind, empfehle ich Ihnen diese Artikel:

• How to Organize Business Cards
• Organizing Business Cards
• How to Organize Business Cards

Sie können auch ein Programm wie Shoeboxed verwenden. Sehen Sie hier:

Und schließlich wäre da noch unsere eierlegenden Wollmilchsau: Evernote.

Wenn ich mich in meinen Workshops nach den berüchtigtsten Zeitfressern erkundige, stehen “Besprechungen” ganz oben auf der ewigen Hitliste. Allerdings wissen wir alle: Ohne Besprechungen geht es nicht. Insofern ist der Gegenstand der Klage eigentlich nicht die Besprechung selbst, sondern vielmehr ihre Ineffizienz.

Eric Matson hat in einem Artikel für Fast Company die sieben Todsünden in Besprechungen benannt: The Seven Sins of Deadly Meetings.
Dies sind seiner Meinung nach die wichtigsten Effizienzkiller:

1. Die Teilnehmer nehmen Besprechungen nicht ernst
2. Die Besprechungen dauern zu lange
3. Die Teilnehmer schweifen vom Thema ab
4. Nichts passiert zu Ende der Besprechung
5. Die Teilnehmer halten mit der Wahrheit hinterm Berg
6. Wichtige Informationen fehlen
7. Die Besprechungen werden nicht effizienter, man macht die gleichen Fehler immer wieder

Eric Matson zählt die einzelnen “Sünden” nicht nur auf, sondern benennt auch mögliche Lösungen.

Für die Sünde Nummer 2 versuchen Sie doch einmal die 22-Minuten-Besprechung. Dieser Ansatz dürfte zumindest die Routinebesprechungen wesentlich effizienter gestalten.

Was sind Ihre schlimmsten Besprechungskiller und wie wappnen Sie sich dagegen?