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Mittlerweile gibt es ja junge Stimmen die behaupten “E-Mails seien was für alte Leute”. Ich denke, diese Stimmen haben Recht. Wahrscheinlich gehört in der Kommunikation innerhalb und zwischen Organisationen die Zukunft Anwendungen wie Wave, Facebook und Instant Messaging. Wir werden es sehen. Allerdings “Old habits die hard” und eine Weile wird sich die gute alte Elektropost schon noch halten.

Zehn Jahre ist es her, dass Kaitlin Duck Sherwood einen Leitfaden für die richtige Verwendung von e-Mails verfasst hat (und so sieht die entsprechende Website auch aus): A Beginner’s Guide to Effective Email. Nun besteht der Charme dieses “uralten” Mediums auch darin, dass sich in den letzten Jahren mailtechnisch nicht allzu viel geändert hat. Wenn Sie den Leitfaden anschauen, dann werden Sie sich die Augen reiben, wie viel davon noch aktuell ist und wie wenig davon bis heute im Businessalltag umgesetzt wird.

Sie können den Leitfaden auch auf Deutsch lesen. Thorsten Scheffner hat die Übersetzung besorgt: Der effektive Einsatz von E-Mails. Vielen Dank für die Mühe!

Wenn es nach mir ginge, würde ich diese Anleitung jedem Mitarbeiter in meinem Unternehmen zu lesen geben. Es würde gewiss nicht schaden!

Vor einiger Zeit wollte ich für eine Präsentation zum Selbstmanagement nach GTD ein kleines Filmchen aus youtube in PowerPoint einbetten. Es ging auch, allerdings mit ein paar kleinen Umwegen. Nicht weiter schlimm, aber es waren eben Umwege. Nun bin ich über eine Erweiterung gestolpert, mit der Sie YouTube Videos, MP4 Videos, FLV Videos und Flash Files direkt in Ihre Folien einbetten können: ShowRoom for PowerPoint. Scheint mir äußerst praktisch zu sein, ich werde dieses Helferlein sicherlich früher oder später brauchen können. Sie vielleicht auch.

Immer wieder wird in Seminaren zum Zeitmanagement empfohlen, die Umstände zu analysieren, die Ihnen die Zeit stehlen. Nun können Sie sich die Frage stellen, inwiefern man Zeit überhaupt “stehlen” kann, schließlich ist Zeit ja kein Sacheigentum. Wenn wir genau hinschauen, dann sind Zeitdiebe im Grunde genommen erfolgreich durchgeführte Ablenkungsmanöver, mit denen andere und wir uns selbst von den Aufgaben fernhalten, die wir als wichtig erachten. Genug philosophiert jetzt, hinein in die Praxis! Matthew Cornell hat die wichtigsten Zeitdiebe aus verschiedenen Quellen zusammengetragen und beschrieben, wie man sie erfolgreich bekämpft: The 20 top time wasters, stealers, nibblers, and how to nab them. In der Liste sind Evergreens wie Unterbrechungen und Meetings, aber auch Umstände, die erst auf den zweiten Blick als Zeitdiebe ins Auge fallen, sie z. B. Perfektionismus. Es lohnt sich, die Liste einmal durchzuschauen, ich bin sicher, Sie werden das eine oder andere Aha-Erlebnis haben.

Für neue Mitglieder des GTD Connect Netzwerkes gab es eine Reihe von Podcasts, auf denen David Allen die wichtigsten Elemente seines GTD-Ansatzes erläutert. Mittlerweile sind diese Hörstücke für jedermann/-frau frei zugänglich, Sie müssen kein Connect-Mitglied sein. Hier finden Sie die ersten vier Hörlektionen aus dieser Reihe: The GTD Best Practices Series. Vielleicht können Sie an ihrem mp3-Player die Abspielgeschwindigkeit reduzieren. David Allen ist für schnelles Sprechen bekannt.

“Are you a procrastinator or an incubator?” lautet der Titel eines Artikels, in dem Robert Biswas-Diener auf den wichtigen Unterschied zwischen Ausbrüten und Aufschieben hinweist. Ich kenne den Zustand sehr gut, wenn ich etwas Wichtiges vorhabe, aber noch nicht richtig weiß, wie ich das ganze anstellen soll. Für mich ist diese Situation sehr unangenehm, ich bin meist sehr quengelig, weil vordergründig nichts vorwärts geht. In Oberschwaben sagt man dazu nicht eben feinsinnig, aber treffsicher: “Du läufst rum wie eine legige Henn’”. Und genau das ist es ja auch. Es gibt Dinge, die wollen eben reifen, da braucht das Unbewußte Zeit, um die Informationen zu verarbeiten und daraus Ideen zu entwickeln. Ich habe gelernt, dass ich wenig tun kann, um dieses Stadium zu beschleunigen. Das Ausbrüten braucht eben seine Zeit.

Aufschieben ist was anderes. Da weiß ich ziemlich genau, was zu tun ist, aber meine Begeisterung, genau das zu tun, hält sich in engen Grenzen. Und dann schiebe ich halt. Lieblingsbeispiel: Die Steuererklärung.

Achten Sie darauf, ob Sie ausbrüten oder aufschieben. Das ist tatsächlich der Unterschied, der einen Unterschied macht.

Manchmal macht es Sinn, Google mal Google sein zu lassen und auf spezielle Nischen-Suchmaschinen auszuweichen. Wenn Sie beispielsweise Präsentationen zu einem bestimmten Thema suchen, dann könnte SlideFinder die Suchmaschine Ihrer Wahl sein. Die Suchmaschine durchkämmt das Internet nach PowerPoint-Dateien, die zu Ihrem Thema passen. Gut geeignet auch für PowerPoint-Karaoke. Vielleicht kennen Sie noch andere interessante Spezialsuchmaschinen, z. B. für pdf-Dateien. Lassen Sie es uns wissen.

Immer wieder werde ich in meinen Workshops zum Selbstmanagement nach den kleinen Schritten mit großer Wirkung gefragt. Erin Doland beschreibt fünf dieser kleinen Minimax-Schritte: Five uncluttering things you can do in your office right now. Sie können in Ihrem Büro…

1. Ihre herumliegenden Notizen und Haftzettel in ein Notizbuch o.ä. übertragen
2. Ihr Schreibzeug zusammensammeln und überprüfen, was davon überhaupt noch funktioniert
3. Klar: Ihren Eingangskorb leeren
4. Alles aus Ihrem Büro entfernen, was da nicht hingehört
5. Ihre Pinnwand überprüfen und alles wegwerfen, was nicht mehr aktuell ist (Mein Tipp: Werfen Sie die komplette Pinnwand weg)

Wenn Sie mal auf den Feierabend warten oder sonst irgendwie mal eine halbe Stunde Zeit haben: Diese 5 Tätigkeiten können Sie immer ausführen.

Bart De Waele hat eine schöne Präsentation erstellt, auf der er uns erklärt, wie er seine E-Mail-Flut bewältigt. Vielleicht sind auch für Sie ein paar nützliche Hinweise dabei.

Wo wir gerade bei den Listen sind: Was Sebastian Rupley für das Teamwork zusammengestellt hat, listet FreelanceFolder für das Projektmanagement auf:  10 Free Project Management Applications. Ich bin mir allerdings nicht ganz darüber im klaren, was SugarCRM auf der Liste macht. Vielleicht wissen Sie es.

“10 Unsung Collaboration Tools — Many of Them Free” betitelt Sebastian Rupley seinen Blogbeitrag, in dem er zehn Werkzeuge zur Zusammenarbeit vorstellt. Das Attribut “unbesungen” mag wohl stimmen, denn von den meisten Anwendungen habe ich bislang nichts gehört (allerdings bin ich sicher auch kein Maßstab). Die vorgestellten Programme sind:

1. Redliner
2. doingText
3. Kablink
4. Collanos Workspace
5. PBworks
6. Drop.io
7. Socialtext
8. e-tipi
9. MemberHub
10. Colaab

Sebastian beschreibt jedes Programm mit ein paar Sätzen. Kennen Sie vielleicht das eine oder andere vorgestellte Programm? Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht?