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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

Besprechungen: Gehen statt stehen statt sitzen

Unsere Besprechungen werden oft mit dem Wort “Sitzungen” besser unschrieben. Schließlich sitzen wir zumeist während unserer Meetings. “Sich de Arsch broit hocka”, sagt dazu der Schwabe. Nun wissen wir, dass dieses ständige Sitzen sehr ungesund ist. So ungesund, dass Nilofer Merchant es als das “Zigaretten rauchen unserer Generation” bezeichnet hat. Aus diesem Grund fordert Sie: Kill Your Meeting Room — The Future’s in Walking and Talking. Ich meine, Sie hat durchaus recht und es gibt noch andere Argumente für das Gehen außer den Gesundheitsaspekt. Gehen fordert die Durchblutung, das wiederum hilft beim Denken und der Rhythmus der Schritte ist außerdem gut für die gemeinsame Wellenlänge, in Fachkreisen auch Rapport genannt.

In diesem TED-Video erläutert Nilofer ihre Meinung: Got a meeting? Take a walk!

 

Die 6 Schlüssel zur Hammer-Aufgabenliste

Ich persönlich halte es beim Abfassen meiner Aufgabenliste mit Michael Linenberger. Ich schreibe mir 3-5 Aufgaben pro Tag auf, die ich unbedingt an diesem Tag erledigen möchte. Alle anderen werden erst angepackt wenn diese “Critical-Now”-Aufgaben (Linenberger) erledigt sind. Sie stehen deshalb auf der sog. “Opportunity-Now”-Liste.

Einen ähnlichen Tipp unter anderen gibt uns auch Scott Young: The 6 Keys for Writing a Kick-Ass To-Do List. Seine Schlüssel sind:

  1. Folgen Sie der 7er-Regel (s.o.!)
  2. Legen Sie ein Budget für die Verwendung Ihrer Zeit fest (davon halte ich nicht allzu viel)
  3. Verbinden Sie die Aufgaben mit Ihrer persönlichen Vision (naja)
  4. Belohnen Sie sich selbst
  5. Verlieren Sie die Aufgabenliste nicht aus den Augen
  6. Achten Sie auf Ihre innere Motivation

Den letzten Punkt kann ich nur unterstreichen. Wenn Sie gar keinen Spaß an einer entsprechenden Aufgabe haben, dann wird es auch mit einer noch so guten Aufgabenorganisation schwer. Da hilft allenfalls noch die Tomatentechnik.

 

Die Anleitung zu virtuellen Besprechungen

Sie sind nicht mehr wegzudenken aus unserem Arbeitsalltag: Virtuelle Besprechungen. Telefonkonferenzen oder Video-Live-Chats helfen Reisekosten sparen und machen die Kommunikation auch über Erdteilgrenzen hinweg möglich. Allerdings folgen virtuelle Meetings auch eigenen Gesetzen. Schließlich können die Teilnehmer sich nicht mit allen ihren Sinnen wahrnehmen, sondern sind auf die Ausschnitte angewiesen, die ihnen das technische System zur Verfügung stellt.

Damit Sie mit den Besonderheiten von online – Besprechungen richtig umgehen können, hat Bakari Chavanu einen Online Meeting Guide erstellt. In dieser Anleitung finden Sie eine Vielzahl von Informationen zu einschlägiger Software und zur richtigen Vorgehensweise. Sie erfahren:

  • welche technischen Lösungen es gibt
  • wie Sie sich auf virtuelle Meetings vorbereiten und wie Sie sie durchführen
  • wie Sie Tablets gewinnbringend einsetzen

Das e-Booklet gibt es als pdf- oder ePub-Datei zum kostenlosen Download oder auch als Kindle-Buch.

 

Was Sie tun können, wenn Sie den ersten Eindruck vermasselt haben

“Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance”, heißt ein vielzitierter Spruch. Das stimmt zwar, meint John Corcoran in seinem Artikel “How to Recover From a Bad First Impression“. Er sagt aber auch:

First Impressions Are Not Last Impressions.

Anlass zur Hoffnung also. Und hier sind seine Tipps, mit denen Sie den vermasselten ersten Eindruck vielleicht wieder gerade rücken können:

  1. Überlegen Sie zuerst, ob Sie etwas tun möchten oder nicht
    (manchmal verschlimmbessern Aktionen die Situation nur noch)
  2. Werden Sie schnell aktiv und entschuldigen Sie sich sofort
  3. Räumen Sie Ihren Fehler ein, aber reiten Sie nicht darauf herum
  4. Entschuldigen Sie sich später, auch wenn bereits geraume Zeit vergangen ist
  5. Schwenken Sie um und zeigen Sie Ihre gute Seite
  6. Zeigen Sie Beständigkeit im Verlauf der Zeit

John gibt in seinem Beitrag auch eingehende Tipps zu seinen Erläuterungen. Klar, es ist schwer, den ersten Eindruck zu korrigieren, aber unmöglich ist es auch nicht.

 

Wie Sie mit Papier und Bleistift Ihre Aufgaben organisieren

Nach wie vor ist für mich die Handschrift mit Papier und (Blei-) Stift unverzichtbarer Bestandteil meiner Aufgabenorganisation. Allerdings benutze ich das Notizbuch tatsächlich nur als Speichermedium für Notizen, Ideen und ähnlichem. Für eine effiziente Weiterverarbeitung ist eine zweckmäßige Kennzeichnung der unterschiedlichen Notizen unverzichtbar. Ich selbst beschränke mich bei der Kennzeichnung auf ein “A”, was nur heißt, dass auch dieser Notiz eine Aufgabe entsteht, die in Outlook eingepflegt werden muss.

Es gibt aber auch Zeitgenossen, die ein regelrechtes Kennzeichnungssystem entwickelt haben. Christian Mähler hat eines in einem E-Book beschrieben, das ich vor einiger Zeit hier im Toolblog empfohlen habe.

Demselben Thema widmet sich eine komplette Website: Bullet Journal. Hier wird Ihnen auf einer ansprechenden modernen Website erklärt, wie Sie ohne den Rechenknecht Ihre Arbeit organisieren können. Analog statt digital eben. Für die Haptiker unter den Leserinnen und Lesern.

Patrick Rhone verweist in seinem Artikel “Paper Based Markup Systems” noch auf andere Websites, die sich der Organisation mit Papier und Stift verschrieben haben. Frei nach Frank Zappa:

Papier ist nicht tot, es riecht nur etwas komisch

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[Foto von Kelly Sikkema [via flickr]]

 

Sich organisieren mit Textdateien: Plaintext Productivity

Schon einige Male habe ich hier im Toolblog auf Artikel hingewiesen, in denen beschrieben wird, wie man mit einfachen Textdateien seinen Arbeitsalltag organisiert:

Nun bin ich auf eine eigene Website gestoßen, die sich ausschließlich mit diesem Thema beschäftigt: Plaintext Productivity.

The Plaintext Productivity system is a smart way to get organized on Windows, using plaintext files as your trusted system and great software to make it easy.

Wenn Sie Windows auf dem Rechner haben und schnörkellose Lösungen mögen, dann ist der Ansatz, den Michael Descy hier entwickelt hat, sicher  interessant für Sie. Das System ist wirklich ausgereift. Sie finden auf der Website alles, was Sie brauchen. Eine ausführliche Anleitung genauso wie Links zu den (wenigen) Programmen, die Sie benötigen.

Ich persönlich mag ja diese minimalistischen Lösungen. Wenn Sie erste Erfahrungen mit Plaintext Productivity gesammelt haben, lassen Sie doch etwas von sich hören.

 

Eigene Bilder für das eigene Blog!

In letzter Zeit entdecke ich immer mehr die Kameraqualitäten meines iPhones. Grund dafür ist ein einschlägiges Buch, das ich in der örtlichen Bibliothek entdeckt und ausgeliehen habe: Fotokunst mit dem iPhone: 45 Workshops für kreative Fotografen. Allerdings muss ich zugeben, dass die dort gezeigten Beispiele für einen blutigen Amateur wie mich doch etwas überdimensioniert sind.

Getreu dem Motto “die beste Kamera ist die, die man gerade dabei hat”, möchte ich mein iPhone nutzen, um geeignete Bilder zum Illustrieren von Blogartikeln, Präsentationen und ähnlichem aufzunehmen. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand, wie Roger Courville in seinem Beitrag “Why and how to start taking your own pictures for presentations” schreibt. Meine persönlichen Gründe sind:

  • Sie sind frei (Für mich der wichtigste Grund in der Juristenrepublik Deutschland)
  • Sie passen genau zu dem Inhalt, den sie illustrieren sollen

Ich habe vor, mir auf diese Weise eine kleine Sammlung mit eigenen Bildern zu erstellen, auf die ich immer bei Bedarf zurückgreifen kann. Roger gibt in seinem Artikel noch ein paar Tipps zum Fotografieren und zum Archivieren. Diese gehören allerdings eher in die Rubrik “Gesunder Menschenverstand”.

BTW1: Was mit dem iPhone alles möglich ist, zeigen die Websites iphoneart.com und iPhoneography.

BTW2: Vielleicht kennt jemand eine einfachere Einführung in die iPhone-Fotografie? Wenn dem so ist, dann nehme ich Tipps dankbar entgegen.

 

Wie man Falschinformationen streut

Heute gibt es auf dem Toolblog einen Tipp aus Macchiavellis Giftküche. Nein, von mir stammt dieser Rat nicht, wie könnte das sein, sondern von Ross Pomeroy: How to Spread Misinformation. Eigentlich ist es gar nicht so schwer, Sie müssen nur diesen Hinweisen folgen:

  • Greifen Sie bereitwillig Ihre verzerrten Wahrnehmungen und Urteile auf
  • Halten Sie nicht ein und denken Sie nicht!
  • Wiederholen Sie ständig
  • Ignorieren Sie negative Auswirkungen

Ich möchte Ross’ Punkte um folgende ergänzen:

  • Bewerten Sie konsequent und urteilen Sie schnell
  • Bleiben Sie bei Ihrem Standpunkt, lassen Sie sich nicht durch Zahlen, Daten, Fakten beeindrucken
  • Lassen Sie sich nicht auf unnütze Diskussionen ein
  • Teilen Sie Information mit jedem, aber unter dem Mantel der Verschwiegenheit

Vor allen lassen Sie sich kein schlechtes Gewissen einreden, denn Klatsch gehört zum Mensch sein einfach dazu. Näheres dazu finden Sie bei Klaus Thiele-Dohrmann: Eine kleine Geschichte des Klatsches. Der Charme des Indiskreten.

 

Die Fundgrube für Vorlagen für Management und Training

Manchmal braucht man so etwas. Wenn Sie als Trainer, Coach oder Organisationsentwickler unterwegs sind, dann lassen Sie sich bestimmt gerne von Vorlagen inspirieren, die Kolleginnen und Kollegen bereits verfasst haben. Nein, ich rede nicht von Ideenklau, sondern von Dokumenten, die im Netz freu verfügbar sind. Auf businessballs.com finden Sie solche Vorlagen in Hülle und Füllen: free management and training templates, resources and tools. Die überwiegende Zahl der Vorlagen liegt im pdf-Format vor, dazwischen gibt es auch einige Word-Dateien, die Sie verändern und weiterverarbeiten können. Die Files sind eingeteilt in die Kategorien:

Im übrigen bietet businessball.com nicht nur eine Menge von Vorlagen an, sondern auch sonst allerhand Informationen für alle, die an (Change) Management, Personal- oder Organisationsentwicklung intereressiert sind.

 

Warum Menschen Ihren Job hassen und was Chefs dagegen tun können

Sie kommt so sicher wie Ostern, Weihnachten oder Neujahr: Die Gallup-Studie, die uns mit ebenso tödlicher Sicherheit sagt, wie unzufrieden und unbeteiligt unsere Mitmenschen ihre Arbeit verrichten. Natürlich hat Gallup auch die Lösung für dieses Problem und berät Ihr Unternehmen gerne.

Auch Ilya Pozin hat sich des Problems angenommen und beschreibt in einem Artikel die Hitliste der Gründe für die Unzufriedenheit am Arbeitsplatz: The Top 10 Reasons People Hate Their Job. Grundlage ist eine andere Studie der Dale Carnegie Training. Dreimal dürfen Sie raten, wer Sie diesmal gerne berät. Wie auch immer, lassen Sie uns dennoch einen Blick auf Ilyas Liste werfen. Die wichtigsten Gründe für Unzufriedenheit sind:

  1. Ein ätzender Chef
  2. Die Lust ist abhanden gekommen (“Luschtverluscht”, sagt der Schwabe)
  3. Die Mitarbeiter werden nicht gefordert
  4. Es gibt zu viel Bürokratie
  5. Die Leute sind mit ihrer Bezahlung unzufrieden
  6. Es gibt keine Möglichkeit der Weiterentwicklung
  7. Jobunsicherheit
  8. Die Mitarbeiter fühlen sich nicht wertgeschätzt
  9. Ihre Werte passen nicht zu den Werten des Unternehmens
  10. Sie denken, woanders ist es besser

Sie sehen, viele der Gründe haben mit unzureichender Führung zu tun, das zeigt nicht nur die Nummer 1.

Jetzt müssten wir eigentlich nur noch wissen, was man als Führungskräfte zur Vermeidung von Unzufriedenheit am Arbeitsplatz tun können. Hier hilft uns Glenn Llopis mit seinem Beitrag “The Most Successful Leaders Do 15 Things Automatically, Every Day” weiter. Laut Glenn tun erfolgreiche Führungskräfte folgendes:

  1. Sie ermöglichen ihren Leuten, offen zu sprechen
  2. Sie treffen Entscheidungen
  3. Sie kommunizieren ihre Erwartungen
  4. Sie fordern ihre Mitarbeiter zum Denken heraus
  5. Sie fühlen sich anderen gegenüber rechenschaftspflichtig
  6. Sie führen durch Vorbild
  7. Sie messen und belohnen Leistung
  8. Sie geben kontinuierlich Feedback
  9. Sie erkennen die Talente ihrer Mitarbeiter und setzen sie angemessen ein
  10. Sie stellen Fragen und lassen sich beraten
  11. Sie sorgen für Problemlösung und schieben nichts vor sich her
  12. Sie haben eine positive Grundhaltung und strahlen sie auch aus
  13. Sie sind großartig als Lehrer
  14. Sie investieren in Beziehungen
  15. Sie mögen es aufrichtig, Verantwortung zu übernehmen.

Ja, ich denke, da passt schon so einiges als “Medizin” für die Unzufriedenheit am Arbeitsplatz. Allerdings glaube ich, dass es viele Führungskräfte gibt, die alle 15 Punkte jeden Tag automatisch tun. So viele Übermenschen gibt es dann doch nicht. Aber man kann ja daran arbeiten.

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BTW: Ich liebe diese amerikanischen Kochrezepte! ;-)

[Foto von Denis Dervisevic [via flickr]]

 

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