Musik bei der Arbeit

Zu Hintergrundmusik bei der Arbeit habe ich eine klare Position: Kommt darauf an. Ich habe sie gerne, wenn ich Routinetätigkeiten ausführe oder zum Beispiel Blogartikel schreibe. Bei Arbeiten, bei denen ich mich sehr konzentrieren muss, stört sie mich hingegen sehr. Dann ziehe ich umgehend den Stecker.

Adam Pasick hat sich des Themas angenommen und den “complete guide to listening to music at work” verfasst. “Complete” ist zwar wie immer maßlos übertrieben, aber Adam gibt uns einige Hintergrundinformationen, wie Musik auf unser Gehirn wirkt. Außerdem finden Sie in dem Beitrag einige Musikbeispiele auf Video. Das wiederum finde ich einigermaßen verwunderlich, denn Musik hören bei der Arbeit will mir einleuchten, aber Videos gucken finde ich dann doch sehr störend.

Sei’s drum, Neben den Genres und deren Vertretern, die Adam auflistet, möchte ich Ihnen gerne nennen, was ich bei der Arbeit gerne höre:

  1. Groovera Low Mercury
  2. Groovera Jet City Lounge
  3. Pat Metheny Radio

Gut, ich bin ausgesprochener Fan von Pat Metheny, insofern läuft der Link etwas außerhalb der Konkurrenz.

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Effiziente Meetings: Kleine Tipps und Tricks

Gestern bin ich über einen interessanten Beitrag von Thomas Mathoi gestolpert: Lean Coffee. Er beschreibt dort eine Methode zum Strukturieren von Meetings, die auf das Personal Kanban zurückgeht. Die Visualisierung bzw. Strukturierung erfolgt über ein Agenda – Board mit drei Spalten:

  1. Die Themen – Spalte:
    Sie dient der reinen Sammlung der Besprechungsthemen, auch “Themenspeicher” genannt. Am besten eignen sich dazu Post-it-Notes,
  2. Die Im-Gespräch-Spalte:
    Wenn über ein Thema gesprochen wird, wandert der entsprechende Haftklebezettel von der Themen-Spalte hier hin.
  3. Die Besprochen – Spalte:
    Wenn das Thema erledigt ist, wird der entsprechende Zettel hierhin geklebt.

Die Besprechung ist dann zu Ende, wenn alle Zettel in der Besprochen – Spalte hängen. Klar, so kann man es machen. Aber auch anders.

J.D. Meier nennt seine Methode Ten at Ten Meetings. Der Ansatz besteht aus folgenden drei Schritten:

  1. Einplanen:
    Vor Montag bis Donnerstag werden 10 Minuten für ein Treffen anberaumt. Nur am Nachmittag. Der Freitag bleibt frei.
  2. Drei einfache Fragen:
    Die Teilnehmer laufen umher und beantworten die Fragen:

    1. Was hast Du bisher erledigt?
    2. Was hast Du heute schon erledigt?
    3. Wo brauchst Du Unterstützung?
  3. Konzentration
    Die Teilnehmer konzentrieren sich auf die drei Fragen innerhalb des Zeitrahmens von 10 Minuten.

In diesem Zusammenhang möchte ich auch noch einmal auf das 22-Minuten-Meeting hinweisen. Schauen Sie hier:

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GTD® für Haptiker

Kürzlich hatte ich einen interessanten Plausch für einen Podcast mit Christian Mähler  dem Betreiber des Notizbuchblogs  In diesem Gespräch konnte man einiges über die Vorzüge der analogen Methoden erfahren. Ja, es gibt immer noch Leute, die das Schreiben mit Papier und Bleistift (Kugelschreiber, Füller usw.) bevorzugen. Meine liebe Ehefrau gehört übrigens auch dazu.

Die Digitalos sollten über diese Menschen nicht die Nase rümpfen, denn es gibt durchaus einige Vorteile:

  • Man braucht keinen Strom
  • Leere Batterien, vor allem wenn man es gar nicht brauchen kann, sind nicht zu befürchten
  • Die Kreativität wird aus gehirntechnischen Günden gefördert, wenn man seine Handschrift benutzt (behaupten zumindest einige Experten)

Wenn Sie auch zu den Haptikern gehören, müssen Sie auf den Einsatz von GTD® und verwandten Methoden nicht verzichten. David Allen meinte einmal in einem Vortrag „GTD is tool-agnostic“, auf deutsch, es lässt sich mit jedem Werkzeug anwenden. Ich stimme dem zu. Eine  Methode ist dann gut, wenn Sie wirkt, unabhängig davon, ob Sie zur ihrer Ausführung ein Computerprogramm oder ein Notizbuch verwenden.

Über die Selbstorganisation mit Papier und Bleistift habe ich im ToolBlog schon öfters berichtert. Aus gegebenem Anlass möchte ich die verschiedenen Möglichkeiten noch einmal zusammenfassen:

(…hoffentlich funktionieren die weiterführenden Links alle noch)

Wie Sie sich selbst ein Planungsbuch zusammenbauen können, das den GTD®-Vorgaben entspricht habe ich Ihnen hier erklärt:

  1. Wir basteln uns ein Planungsbuch (1)
  2. Wir basteln uns ein Planungsbuch (2)
  3. Wir basteln uns ein Planungsbuch (3)

Auf eine ähnliche Bastelanleitung, allerdings für Karteikarten, hat mich ToolBlog – Leser Matthias Büttner hingewiesen. Sie stammt von Dave Parker und ist in dem Beitrag “GTD On The Cards – 3 by 5 inch Index Card System“ zu finden. Nett wie Dave ist, hat er dazu Vorlagen zum kostenlosen Download ins Netz gestellt. Vielen Dank dafür!

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Erweiterungen für Evernote

Wie meine Leserinnen und Leser wissen, nutze ich Evernote sehr intensiv für den ursprünglichen Zweck dieses Programms: Dem Erstellen und Organisieren von Notizen aller Art. Mittlerweile geht der Funktionsumfang über die Notizfunktion weit hinaus und ich bin mir sicher, dass ich nur einen Bruchteil der Möglichkeiten von Evernote nutze.

Wem das alles noch zu wenig ist, der kann Evernote auch durch Erweiterungen aufbohren. Enrico Nahler stellt entsprechende Programme vor: Become an Evernote Productivity Ninja in 2015 by using this Top 10 List of Companion Apps. Sie finden in seinem Beitrag Hinweise zu Anwendungen für die E-Mail-Organisation (Boxer), zur Verwaltung von echten Haftzetteln (Post-it Plus) oder zur Aufgabenverwaltung (azendoo).

Post-it Plus habe ich in Gebrauch und kann es durchaus empfehlen, allerdings eher mit dem iPad als mit dem iPhone. Auf letzterem muss man doch arg herumpfriemeln

Was ich sicher einmal ausprobieren werde, ist RefME. Das Programm dient zur Erfassung und Verwaltung von Literaturstellen mit dem iPhone. Sowas kann die Arbeit unendlich erleichtern, wenn es richtig funktioniert. 

Ich bin mir sicher, es gibt noch viel mehr nützliche Evernote-Erweiterungen da draußen. Welche haben Sie im Einsatz?

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Steter Tropfen höhlt den Stein: Produktiv mit 10-Minuten-Aufgaben

Sie alle kennen sicherlich die 2-Minuten-Regel von David Allen. Demnach sollten Sie alles, was 2 Minuten oder weniger erledigt werden kann, sofort selbst tun. Denn alles, was sie statt dessen tun, verzögert die Fertigstellung der Aufgabe unnötig.

Die 10-Minuten-Aufgaben, von denen Jayson Demers in seinem Beitrag “How 10 Minutes of Work a Day Can Maximize Your Productivity“ spricht, haben einen etwas anderen Hintergrund. Bei diesen Tätigkeiten handelt es sich um kleinere Aufgaben (Jayson spricht gar von „Projekten), deren Erledigung einen hohen Produktivitätsgewinn versprechen, wie zum Beispiel

  • Kleinere Handgriffe
  • Lektürehäppchen
  • Mini-Körperübungen

Die 10-Minuten-Zeitfenster zwackt sich Jayson ab, indem er konsequent seinen Tag zerlegt und indem er scheinbar unproduktive Zeiten nutzt, wie zum Beispiel die Fahrt ins Büro.

Klingt gut. Dennoch sollten wir nicht vergessen, dass es der mentalen Hygiene dient, derlei 10-Minuten-Fenster auch für eine willkommene Pause zu nutzen.

[via Lifehacker]

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Wie ein großes Ego jede Präsentation zerstört

Als ich noch jung und hübsch war, durfte ich an Tagungen teilnehmen, die von meiner damaligen Berufsvereinigung organisiert wurden. Das Format war klassisch, es folgte Vortrag auf Vortrag, zwischen denen immer Fragen an den Referenten gestellt werden durften. Bemerkenswert war, dass immer nur diejenigen Herren (!) Fragen gestellt haben, die in der Hierarchie dieses Verbandes ganz oben an der Spitze standen. Dementsprechend nervös wirkten die Referenten dann auch bei der Antwort. Wobei….

eigentlich waren die Fragen gar keine Fragen, sondern eher Statements, die die Bedeutung des “Fragenden” unterstreichen sollten. Auf ein langes Statement, dass man das alles ja schon kenne und auch schon vor Jahren in der eigenen Firma praktiziert habe, folgte dann eine kurze geschlossene Frage, wohl mehr um die Form zu wahren: “Sehen Sie das auch so?”

Aber nicht nur im Auditorium sitzen Menschen mit übergroßem Ego, sondern auch die Referenten selbst strotzen mitunter vor unangemessenen Selbstvertrauen. Daniel Scocco erklärt in seinem Artikel “7 Ways that Ego Can Kill Your Presentation“, wie Selbstdarsteller ihre eigene Präsentation an die Wand fahren können:

  1. Sie sprechen dauernd über ihren Hintergrund und ihre Errungenschaften
  2. Sie benutzen dauernd Fremdwörter oder Bonmots
  3. Sie verwenden Modeausdrücke
  4. Sie betreiben übermäßige Eigenwerbung
  5. Sie zeigen komplizierte Diagramme und Formeln um das eigene Wissen zu demonstrieren
  6. Sie präsentieren zu viel Informationen
  7. Sie kommunizieren nicht mit den Zuhörern, weil sie sich für die alleinigen Experten halten

Alles schon einmal erlebt, oder? In den meisten Konferenzen gibt es allerdings für Sie als Zuhörer einen Ausweg: Das Gesetz der zwei Füße.

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Wie Sie Ihre Aufgabenliste gestalten können

Ich glaube, die Zahl der Empfehlungen, wie man eine Aufgabenliste (To-do-list) aufbauen sollte, geht ins unendliche. Meine Wahl fiel auf die One-Minute-To-Do-List nach Michael Linenberger, über die er ein, übrigens kostenloses, E-Book geschrieben hat.

Natürlich geht es auch anders. So schlägt Seat Ogle in seinem Beitrag “The to-do list method that actually works” folgende Aufteilung vor:

  1. Zuerst kommt etwas, das leicht geht und Spaß macht
    (zum Aufwärmen sozusagen)
  2. Die schwerste Aufgabe für den Tag oder die, die am wenigsten Spaß macht
  3. … dann die zweitunangenehmste
  4. Irgendetwas anderes, was an dem Tag zu tun ist und
  5. zum Schluss die reinenSpaßtätigkeiten

Dem ersten Schritt stimme ich ausdrücklich zu. Auch ich fange nicht mit dem größten Brocken an, wie es Covey und andere empfehlen, sondern bringe mich mit einer angenehmen Routinetätigkeit in “Stimmung”.

Sean nennt seine Aufgabe übrigens “The Top 5 Method”. Mich wundert, dass er diesen Titel noch nicht hat schützen lassen. ;-)

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Die Psychologie hinter dem Nichts tun

Heute gibt es einen akademischen Vortrag. Zum Thema “Nichts tun” (hier mit Absicht auseinander geschrieben). Gehalten hat den Vortrag oder besser die Vorlesung Prof. Helga Drummond.

Anspruchsvoller Stoff für den Montagmorgen. Aber ich weiß, dass das meine Leserinnen und Leser verkraften. ;-)

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