David Allen über die Neuauflage seines Bestsellers

Bei den GTD®- Fanboy und -Girls hat es sich herumgesprochen. Mittlerweise gibt es eine neue überarbeitete Fassung seines Bestsellers “Getting Things Done” auf dem Markt. Amiel Handelsman hatte Gelegenheit, mit dem Meister über das Buch zu sprechen: David Allen on the Updated (2015) Version of Getting Things Done. Hier das Gespräch zum Nachhören:

Ehrlich gesagt, bei mir steht die Lektüre lediglich auf der @Irgendwann/Vielleicht-Liste. Mittlerweile habe ich mich doch etwas von der reinen Lehre entfernt, was ich auch ganz folgerichtig empfinde. Schließlich gibt es auch noch andere Ansätze, die mir ebenso einleuchten. Der Mix machts. Das Beste aus allen Welten sozusagen.

Wann eine deutsche Version des Updates in die Regale kommt, weiß ich nicht. Ich hoffe nur, dass die Übersetzung dann nicht wieder so grottenschlecht ist wie bei der ersten Version und der Übersetzer sich zumindest ein bisschen mit der Materie beschäftigt.

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

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Podcast 016 ½: Im Gespräch mit mir selbst

Bevor sich der geneigte Leser angesichts der merkwürdigen Überschrift Sorgen um meine seelische Gesundheit macht: Nein, ich höre weder Stimmer noch brabbele ich in mich hinein. Vielmehr war ich diesmal selbst Gast in einer Podcast – Plauderei.

Eingeladen hatte mich Michael Gerharz, der Autor des Blogs “Überzeugend präsentieren”. Eine Einladung von so illustrer Seite bekommt man natürlich nicht alle Tage und so habe ich gerne zugesagt. Zum Inhalt des Gesprächs schreibt Michael in seinem Blog:

Wir haben uns darüber unterhalten, warum Meetings wie Modern-Talking-Platten sind, warum wir zwar alle sprechen, aber noch lange nicht alle be-sprechen können, und wie man Meetings kürzer und effektiver macht.

Michael Gerharz noch einmal ein Dankeschön für die Einladung,
Ihnen viel Spaß beim Hören.

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Frage an die Leser: Was macht ein gutes Zeitmanagementsystem aus?

Es ist schon Jahre her, da konnte ich im Zug eine junge Dame beobachtete, die ihren nächsten Arbeitstag mit Hilfe eines damals bekannten Zeitmanagementsystems vorbereitete. Sie füllte Formulare aus, übertrug diverse Daten von einer Seite auf eine andere usw.  Zugestiegen war sie im Frankfurter Hauptbahnhof, als ich in Gießen ausstieg, war sie immer noch nicht fertig.

Damals dachte ich, dass dieses Zeitmanagementsystem sicher nicht das Gelbe von Ei ist, denn die Organisation des Systems dauerte offensichtlich genauso lange wie die Bearbeitung der Aufgaben selbst. Somit ist eine wichtige Anforderung an ein gutes System die leichte und schnelle Wartung des Systems selbst.

Aber es gibt sicher noch andere Anforderungen an ein “gutes” System. In meinen Workshops frage ich die Teilnehmer manchmal danach, hier eine kleine Auswahl der Antworten:

  • Kann als Nachweis für die eigene Auslastung genutzt werden
  • ist allgemein und überall nutzbar
  • ist permanent verfügbar
  • ist übersichtlich und überschaubar (Cockpitfunktion)
  • kann im im Arbeitsalltag umgesetzt werden
  • ist einfach zu führen und erfordert wenig Verwaltungsaufwand
  • Flexibel, nicht starr (System folge den Bedürfnissen des Anwenders, nicht umgekehrt)
  • Unabhängig von den eingesetzten Werkzeugen (Hard- und Software)
  • Der Gebrauch macht Spaß
  • Es geht nichts verloren, alles poppt zum richtigen Zeitpunkt auf

Meine Bitte an die Leserinnen und Leser: Wenn Ihnen hier noch etwas fehlt, das Ihnen wichtig ist, dann hinterlassen Sie doch bitte ein paar Stichworte als Antwort.

Aus Gründen. Vielen Dank! :-)

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So bringen Sie Licht ins Dunkel: Lookeen

Die treuen Leserinnen und Leser des ToolBlogs wissen, dass ich mit der bordeigenen Windows-Suche seit Jahren über Kreuz bin. Immer habe ich den Eindruck, dass die Hälfte der möglichen Suchergebnisse auf der dunklen Hälfte des Computers im Verborgenen bleibt.

Was habe ich schon alles ausprobiert. Da gab zum Beispiel Suchprogramme für den Desktop wie zum Beispiel Copernic Desktop Suche und verwandte. Ich habe sogar in meinen Geldbeutel gegriffen, um eine passende Lösung für all die Suchprobleme zu finden (Archivarius 3000, unterirdisch). Schlussendlich habe ich das berühmte Handtuch geworfen und mich zähneknirschend mit der eingebauten Windows-Suche begnügt.

Im Kontext mit Outlook hatte ich vor Jahren einmal Lookeen im Einsatz. Lookeen ist eine Erweiterung für Outlook, durchsucht aber nicht nur die Inhalte der Nachrichten, sondern auch andere Dokumente, die sich auf den anderen unzähligen Ordnen auf der Festplatte befinden. Mir wurde jüngst ein Exemplar zum Testen zur Verfügung gestellt und ja, dieses Programm kommt meinen Anforderungen sehr nahe.

Lookeen fügt sich nahtlos in Outlook ein, lässt sich aber auch ohne Outlook starten. Die Suche wird schnell durch eine entsprechende Indizierung. Hier empfehle ich Ihnen, das Indexverzeichnis dahin umzulegen, wo es ausreichend Platz gibt, denn die Indexdatei kann schon einigermaßen groß werden.

In das Suchfeld geben Sie Ihren Suchtext ein und schwuppdiwupp sagt Ihnen das Programm, was es unter dem Stichwort alles gefunden hat. Durchsucht werden dabei:

  • E-Mails
  • Kontakte
  • Aufgaben
  • Anhänge
  • Dateien

Damit bei der Auswertung der Suche nicht das große Rätselraten beginnt, was sich wohl hinter dem kryptischen Dateinamen verbirgt, können Sie in einer Dateivorschau das gefundene Dokument schon einmal anschauen. Ansonsten können Sie in der Darstellung anhand der Spalten selbst einstellen, wie viel und welche Informationen Sie zu den Suchergebnissen geliefert bekommen wollen. Natürlich können Sie bevorzuge Suchvorgänge als Favoriten abspeichern oder diesen in einer Verlaufsanzeige noch einmal nachvollziehen. Manchmal kann das nützlich sein.

Trotz der vielen Einstellmöglichkeiten ist das Design klar und übersichtlich gehalten. Nichts lenkt von den wichtigen Funktionen ab.

Fazit: Lookeen gefällt mir nach einigen Wochen Gebrauch immer besser. Vielleicht ist es wirklich das Tool, das ich bis jetzt gesucht habe. Wenn Sie auf dem Rechner in der Dateiablage den gleiche Verhau haben wie ich, dann kann die Anschaffung durchaus lohnen. Neu organisieren werde ich meine Dateiablage nicht mehr. Warum soll ich suchen, wenn es der Rechner auch kann?

Die Software wird in drei Varianten zu unterschiedlichen Preisen vertrieben.

Für den Mac empfehle ich Ihnen übrigens DEVONsphere Express. Das Programm macht seinen Job hervorragend.

Nachtrag (9. April 2015):

Heute wurde Lookeen Free veröffentlicht, eine kostenfreie Version unseres Programms, die sich an Home-User richtet. Lookeen Free bietet die starke Desktopsuche aus Lookeen 10 ohne Einschränkungen für das eigene Hauptlaufwerk (C:/).  Lookeen Free steht jetzt zum Download unter www.free.lookeen.de bereit.

Ist doch nett, oder?

 

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Die Google-Bibel: Effizient arbeiten mit Google Tools

Vor einigen Tagen hat mich ToolBlog-Leser Jürgen Plieninger auf einen Umstand hingewiesen, der mir, ahem, etwas peinlich ist. In dem Artikel “Alles über Google: Der Google Guide” hatte ich auf eine Website hingewiesen, die ganz offensichtlich gewaltig in die Jahre gekommen ist. Leider muss ich zugeben, dass ich überhaupt nicht auf die Jahresdaten geachtet habe.
Nun ja, wie auch immer, nach Begriffen des Computerzeitalters stammt die von mir empfohlene Seite aus der Bronzezeit. Ich bitte diesen Lapsus zu entschuldigen.

Mit einer Literaturempfehlung möchte ich diese Scharte wieder auswetzen. Jochen und Markus Hegele haben ein Buch zu den Programmen rund um Google geschrieben, das so aktuell ist wie ein Buch nur sein kann: Effizient arbeiten mit Google Tools.

Obwohl das Buch nicht als Schwarte, sondern durchaus schlank daher kommt, werden dennoch so ziemlich alle Themen rund um die Software-Angebote von Google behandelt. Sie erfahren:

  • wie Sie Ihr persönliches Informationsmanagement mit Google-Werkzeugen gestalten können (E-Mail, Kontakte, Termine und Aufgaben),
  • wie Sie mit anderen Zeitgenossen via Hangout kommunizieren können,
  • was Sie alles mit Google+ anstellen können und wie Sie es einrichten,
  • wie Sie Google Drive sinnvoll nutzen können.

Das ist nur eine Auswahl. Sie finden auch Informationen über Teamseiten, Foren, den Browser Chrome und einige Empfehlungen für Google Apps. Hinweise auf Links auf weiterführende Informationen und Anwendungen runden den Inhalt ab.

Was mir an diesem Buch besonders gefällt, ist die Dosierung der Informationen. In einem flotten Stil geschrieben, bekommen Sie alle Informationen, die Sie für einen soliden Einstieg in die jeweilige Anwendung brauchen. Nicht mehr und nicht weniger. Dabei verlieren sich die Autoren nicht in der Beschreibung einzelner Features oder Menüpunkte, sondern behalten die praktische Anwendung stets im Auge.

Kurz und klein: Mir gefällt dieses Buch. Es liegt bei mir griffbereit auf dem Schreibtisch zum Nachschlagen für alle Google-Fälle.

Effizient arbeiten mit Google Tools (mitp Business)

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5.0 von 5 Sternen (2 customer reviews)

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Nachtrag (3. April 2015):

Der geneigte Leser beachte auch den Hinweis von ToolBlog-Leser auf das Blog zum Buch.

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Nur 10 Folien – Mehr brauchen Sie nicht für Ihren Pitch

Ich mag Denglisch nicht. Aber manchmal möchte ich schon gerne englische Ausdrücke verwenden. “Pitch” ist zum Beispiel viel kürzer und prägnanter als das deutsche “Verkaufsgespräch“. Allerdings trifft das “Verkaufsgespräch” den englischen Ausdruck nicht immer. Manchmal ist mit Pitch auch ein Agenturpitch gemeint. Ähnlich zwar, aber nicht dasselbe.

Letzteren hat Guy Kawasaki wohl im Sinn gehabt als er seinen Artikel “The Only 10 Slides You Need in Your Pitch” geschrieben hat. Auch hier folgt Guy ganz konsequent seiner 10/20/30-Regel:

  1. Nicht mehr als 10 Folien
  2. Dauer unter 20 Minuten
  3. Schriftgröße mindestens 30 pt

Eine Infografik zeigt, wie diese Regel auf einen “Pitch” angewandt wird. Schauen Sie hier:

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Podcast 016: Im Gespräch mit Frank Blome

Diesmal habe ich mit Frank Blome über Projektmanagement gesprochen.
Themen waren unter anderem:

  • Die Entstehungsgeschichte der ProjectWizards
  • Über die Projektmanagementsoftware Merlin Project und wie der Name entstanden ist
  • Was das Neue beim neuen Merlin ist
  • Warum Software mit jeder Version immer komplizierter wird (Beispiel Evernote)
  • Dezentrale Teams und wie man sie führt
  • Chatkultur im Team und die dazu gehörende Software
  • Wie man im Team Verbindlichkeit herstellt und man Aufgaben erledigt
  • Rollen bei den ProjectWizards: Verkäufer, Trainer, Botschafter
  • Wie sich Frank selbst organisiert
  • Warum er öfters in San Francisco ist

Hier die Links zum Podcast:

Viel Spaß beim Hören!

 

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