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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

33 Produktivitätstipps á 140 Zeichen

Beim Überfliegen der Überschriften haben Sie es sicher schon bemerkt. 140 Zeichen weisen auf Twitter hin und damit haben Sie vollkommen Recht. “Wir haben keine Zeit zu verschwenden”, mag sich Scott Schwertly gedacht haben und hat 33 Tweets gesammelt, die kurz, knapp und knackig Tipps zur persönlichen Produktivität geben: How to Kickstart Your Productivity: 33 Tips in 140 Characters or Less.

Die Tipps können Sie in einer hübsch aufgemachten Infografik auf Slideshare betrachten. Direkt einbetten mag ich sie nicht, aus den bekannten Gründen (aka Juristenrepublik Deutschland). In voller Pracht hat die Grafik Jackson Chung veröffentlicht, dem ich auch den entscheidenden Hinweis verdanke.

33 Tweets

 

 

 

 

Warum “Trello” so erfolgreich ist

Ich weiß, es gibt eine Menge Leser des Toolblogs, die “Trello” wärmstens empfehlen. Hinter dem putzigen Namen steckt eine Anwendung, die die Kanban-Methode auf Projekte abbildet, die im Team gestemmt werden müssen. Trello ist mittlerweile sehr erfolgreich und warum das so ist, hat Klint Finley in einem Artikel beschrieben: Why a Simple To-Do List Tool Is Winning Over Legions of Fans.

In dem Beitrag porträtiert Klint nicht nur die Macher von Trello, sondern gibt auch noch einen kleinen Einblick in die Funktionsweise von Kanban im Projektmanagement. Auch auf dem Toolblog wird Kanban für die persönliche Aufgabenorganisation erklärt, nämlich hier und hier.

Ich selbst setze übrigens für meine persönlichen Projekte nicht auf Personal Kanban. Ich ziehe es vor, diese Aufgaben, die aus mehr als einem Schritt bestehen und innerhalb eines Jahres zu erledigen sind (so die Definition nach David Allen), mit Mind-Maps zu strukturieren und zu planen. Für die Arbeit in Teams hat die Kanban-Methodik jedoch durchaus ihren Charme, finde ich.

 

Lernen Sie Markdown in 10 Minuten

Heute ist großes Kino auf dem Toolblog. Es geht mal wieder um die hervorragende Textauszeichnungs”sprache” Markdown: Bakari Chavanu weist in seinem Artikel “Learn The Basics Of Markdown in 10 Minutes With This Video Tutorial” auf seinen Film hin, der hält was er verspricht. Sehen Sie hier:

 

AutoHotkey und Textexpander: Die umfangreiche Anleitung

Sie kennen das. Von allen Produktivitätsexperten bekommen Sie den – goldrichtigen – Tipps, immer wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. So auch von mir. Das Problem dabei: Sie müssen erst einmal einiges an Zeit investieren, um die Automatisierung zu bewerkstelligen. In der analogen Welt heißt das z. B. Checklisten erststellen, in der digitalen müssen Sie zunächst die entsprechenden Programme lernen.

In der Zwischenzeit gibt es eine große Zahl von Anwendungen, die die Eingabe über die Tastatur rationalisieren helfen. Ein Beispiel für Windows ist das hervorragende AutoHotkey, für den Mac gibt es den TextExpander. Aber wie gesagt, vor dem Erfolg hat der liebe Gott den Schweiß gesetzt und bevor Sie die Früchte ernten können, müssen Sie sich erst einmal mit der Software auseinandersetzen. Die Einarbeitung ist gar nicht so einfach, denn die Dokumentation ist nicht gerade prickelnd.

Für AutoHotkey gibt es  ein deutschsprachiges Manual. Ich gestehe, ich bin damit nicht gut klar gekommen. Momentan versuche ich, mir AutoHotkey über ein Kindle-Buch zu erschließen. Es ist von Jack Dunning und heißt “A Beginner’s Guide to AutoHotkey“. Klar, das mich das anspricht.

Mike Schmitz hat eine Anleitung für TextExpander veröffentlicht, die mit zahlreichen Videos unterlegt ist: A Comprehensive Video Guide to TextExpander. Das wird mir zum Einstieg erst einmal genügen.

Ich denke, für den produktiven Einsatz  derartiger Software sollte man einmal mit wachen Augen durch das Computerarbeitsleben gehen und aufschreiben, welche Arbeiten tatsächlich oft wiederholt werden. Da kommt schon etwas zusammen!

 

Das Fischgrätendiagramm, nochmal erklärt

Eines der bekanntesten Methoden der Problemlösung ist das Fischgrätendiagramm. Manche der Leser werden es auch unter den Namen “Ursache-Wirkungs-Diagramm” oder “Ishikawa-Diagramm” (dem angeblichen Erfinder der Methode) kennen. Der Zweck dieser Darstellung ist es, die möglichen Ursachen für einen bestimmten Effekt zu sammeln, ihre Vernetzung zu erkennen, entsprechende Schlüsse zu ziehen und Maßnahmen abzuleiten (Wikipedia):

  1. U-W-Diagramm zeichnen und die Haupteinflussgrößen eintragen
  2. Haupt- und Nebenursachen erarbeiten
  3. Vollständigkeit überprüfen
  4. Auswahl der wahrscheinlichen Aussagen
  5. Überprüfung der wahrscheinlichsten Ursache auf Richtigkeit

Ich denke, die Verwendungsmöglichkeiten werden in der Literatur und in der Praxis unnötig eingeschränk. So kann man mit dem Diagramm nicht nur Probleme aus der Vergangenheit untersuchen, sondern auch potentielle Eventualitäten. Von da ist auch der Schritt zu Zielen nicht weit: “Was müsste eintreten, damit wir dies und das erreichen?”

Die klassischen Haupteinflussgrößen nach Ishikawa sind: Mensch, Maschine, Material, Methode. Ich kann Ihnen versichern, im produktionsnahen Bereichen passen diese Haupteinflussgrößen immer. Wie ist das jedoch in anderen Unternehmensbereichen?  nennt uns mögliche Hauptursachen in seinem Beitrag “Fishbone (Cause and Effect or Ishikawa) Diagram” für die Bereiche Marketing und Dienstleistung.

Wie ich beobachten kann, ist das Fischgrätendiagramm in der Industrie aus der Mode gekommen. M. E. ist der Grund dafür der Versuch, diese Methode als eierlegende Wollmilchsau einzusetzen. Auf diese Weise ist schon so manche gute Methode zu Grabe getragen worden. Leider.

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[Foto von Dave Russ [via Wikipedia]]

 

3 Gründe, warum es Ihren Job morgen nicht mehr geben könnte

Ich habe einmal das Fach “Papieringenieurwesen” studiert. Damals ließ ich mich von dem Satz “Papier wird es immer geben” leiten. Nun, ich glaube zwar immer noch, dass es Papier immer geben wird, aber die Produktschwerpunkte verlagern sich derzeit. Druckpapiere werden wohl in Zukunft immer weniger produziert, hingegen steigt der Anteil an Verpackungspapieren. Inwieweit sich die Produktionszahlen bei den Hygienepapieren verändern, weiß ich nicht, aber alles kann man mit dem iPad eben doch nicht bewerkstelligen. Wie auch immer, die Branche befindet sich im Umbruch und das hat natürlich auch Auswirkungen für die Beschäftigten.

Craig Dewe zählt drei Gründe auf, warum auch Ihr Job mittelfristig in Gefahr sein könnte:

  1. Technologische Umbrüche (s. o.)
  2. Neue Organisationsstrukturen
  3. Auslagerungen

Aber keine Bange, in jeder Krise liegt auch eine Chance. Wichtig ist nur, dass man immer mal wieder eine nüchterne und schonungslose Lagebeurteilung vornimmt. Auf diese Weise laufen Sie nicht so leicht Gefahr, den Absprung zu verpassen, um sich neu zu orientieren. Auf jeden Fall: Bleiben Sie am Ball, agieren Sie anstatt zu reagieren. Das Zitat in dem o. a. Artikel hat mir deshalb besonders gut gefallen:

People can be divided into three groups:
Those who make things happen,
those who watch things happen,
and those who wonder what happened.

So ist es.

 

Wie Sie Ihre Dateien wiederfinden: TagSpaces

Zu Anfang des Jahres hatte ich schon einmal einen Artikel über Programme geschrieben, mit deren Hilfe Sie Dateien wieder finden können, die in den Weiten Ihrer Festplatte irgendwie verschütt gegangen sind. Sehr befriedigend war das alles nicht, zumindest, was das Windows – Betriebssystem angeht.

Damals wies ich auf alternative Lösungen hin, die über das Tagging das Wiederfinden von Dateien und/oder Dokumenten erleichtern sollen. Leider werden Tag2Find und TaggedFrog wohl nicht mehr gewartet und so richtig anfreunden konnte ich mich mit beiden Programmen ohnehin nicht.

Nun bin ich über eine interessante Alternative zu beiden Programmen gestolpert: TagSpaces.  Interessant vor allem deshalb, weil die Lösung plattformübergreifend benutzt werden kann. Und wenn ich schreibe plattformübergreifend, dann ist das auch so gemeint. TagSpaces läuft unter Windows, Linux, auf dem Mac, auf dem iPad und unter Android und kann für die verschiedenen Betriebssysteme hier heruntergeladen werden. Das Programm läuft wolkenlos. Wenn Sie allerdings Ihre Tags für Ihre verschiedenen Geräte synchronisieren möchten, können Sie Dropbox & Co. dafür benutzen.

Ich werde TagSpaces auf jeden Fall ausprobieren, sobald ich die Zeit dazu finde. Falls aber eine Leserin oder ein Leser das Programm schon in Gebrauch hat, würde ich mich über einen Kommentar sehr freuen.

 

Die Psychologie des Händeschüttelns

Ich war einmal bei einer Augenärztin in Behandlung, die an Ihrer Praxistür ein Schild hängen hatte mit der Botschaft:

Aus hygienischen Gründen bitte ich auf das Händeschütteln zu verzichten

Vielleicht ist das die beste Lösung, es gibt ja schließlich Menschen anderer Kulturen, die auf dieses Ritual gänzlich verzichten und dennoch glückliche Beziehungen haben. Bei uns ist das Händeschütteln jedoch Usus und so beschäftigt sich auch Joe Navarro in einem einschlägigen Artikel mit diesem Thema: The Art of Handshaking. Am Ende des Beitrags gibt Joe auch gleich 5 Arten an, die wir auf jeden Fall vermeiden sollten:

  1. Beim Händeschütteln kein Augenkontakt halten
  2. Händeschütteln mit feuchten Händen
  3. Der dominante Händedruck
  4. Der bohrende Händedruck (habe ich noch nie erlebt)
  5. Das Händeschütteln mit beiden Händen (Politician’s Handshake)

Ich würde noch den Händedruck erwähnen der gar keiner ist. Meine norddeutschen Freunde pflegten dann immer zu sagen, “das ist, als wenn Du einen toten Fisch in der Hand hältst”.

Vielleicht müssen wir uns hierzulande aber auch um das Händeschütteln gar keine Gedanken mehr machen. Ich meine zu beobachten, dass es immer mehr durch die Ganzkörperumarmung abgelöst wird.

 

Noch ein Interview mit David Allen

Eine Ergänzung zu meinem Beitrag von gestern. Beim Umherirren Recherchieren im Internet bin ich über ein weiteres Interview mit David Allen gestoßen. Es ist allerdings schon etwas Älteren Datums. Geführt hat es James Fallows und unter dem Titel “David Allen on How to Fix Your Life” veröffentlicht. In dem Gespräch geht es um

  • den Begriff der “Geschäftigkeit” (busyness)
  • die Werkzeuge, die David Allen selbst benutzt
  • Ablenkungen
  • Informationsflut
  • interkulturelle Unterschiede in der Arbeitsorganisation

Wenn ich mich richtig erinnern kann, benutzt David Allen Lotus Notes in der Zwischenzeit nicht mehr. Allerdings kann ich mich auch täuschen. Ist jemand informiert, ob ich da richtig liege und wenn ja, was der Meister statt dessen in Gebrauch hat?

 

Interview mit David Allen in ManagerSeminare

Nachdem der Hype in den englischsprachigen Ländern offenbar vorüber ist, kümmern sich David Allen & Co verstärkt um neue Märkte. Nun also auch Deutschland, wo in Berlin eine Niederlassung von Allen’s englischen Partnern eröffnet wurde. Die Marktoffensive läuft auf Hochtouren und so findet sich auch in der Zeitschrift ManagerSeminare ein Interview mit dem Meister selbst: Planung macht frei (pdf). Mir gefällt der Inhalt des Artikels sehr, allerdings frage ich mich, wer diesen unmöglichen Titel verbrochen hat. Mir kamen sofort unheilvolle Assoziationen, die zu heftigem Sträuben der Nackenhaare führten.  :shock:

Falls doch wieder einmal Fragen in diese Richtung kommen:

  • Ja, ich begleite Workshops und Coachings zu den Themen Selbstmanagement und Selbstorganisation
  • Nein, ich bin kein GTD© – Trainer und stehe auch sonst in keiner geschäftlichen oder sonstigen Beziehung zu David Allen und Partnern
  • Ja, der Ansatz von David Allen hat mich schwer beeindruckt (wie auch der anderer Menschen): Von allem das beste!
  • Nein, ich werde mich um keine entsprechende Lizenz bemühen (aus Gründen)

Falls Sie mehr über den Umfang meiner Leistungen und die Gründe im letzten Punkt erfahren möchten, dann nehmen Sie Kontakt mit mir auf. Ich freue mich auf Sie!

 

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