Wieviel Zeit verschwenden Sie mit Produktivität?

Ich gebe zu, auf den ersten Blick erscheint diese Frage paradox. Ist sie aber nicht. Denn viele Leute beschäftigen sich mehr mit Produktivitätswerkzeugen als mit der Erledigung ihrer Arbeit. Da wird jeder neue Ansatz begierig aufgegriffen, jedes neue Tool sofort ausprobiert. Manchmal bleibt die Arbeit dabei auf der Strecke. Ein Artikel auf dailyplanit nimmt sich dieses Problems an: The Study of Productivity.

Der Autoren des Beitrags fragen uns, wie viel Zeit wir damit verbringen

  • Artikel über die Routinen anderer Leute zu lesen
  • Zeitmanagement-Tipps zu verfolgen
  • das Setup der bekannten Gurus zu betrachten
  • verschiedene Tools auszuprobieren
  • Bücher über Produktivität zu lesen
  • einschlägige Videos zu schauen u.v.m

Kein Zweifel, die Gefahr, vor lauter Produktivität ineffizient zu werden, ist ganz real. Und ja, ich fühle mich angesprochen. Deshalb habe ich diese Dinge zu meinem Beruf gemacht. Anders konnte ich der Gefahr nicht entgehen. 😉

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Personal Kanban mit Outlook

Immer mehr Leute sind von der Methode „Personal Kanban“ angetan und verwenden Sie zur Organisation ihrer persönlichen Projekte. Diese Begeisterung konnte ich bislang noch nicht teilen, auch wenn ich mit Personal Kanban schon über längere Zeit experimentiert habe.

Vielleicht lag es bislang daran, dass mein bevorzugtes Programm MS Outlook und Personal Kanban nicht so recht zusammengingen. Doch aufgemerkt, die Lösung naht. Donna Michelle Anderson beschreibt in ihrem Artikel “You CAN create a Kanban view for your Outlook Tasks!“, wie Sie Outlook entsprechend frisieren können (Teil 1 und Teil 2).

Sagen wir mal so: Es geht und das Ergebnis ist beeindruckend. Aber Sie müssen schon ordentlich unter der Motorhaube von Outlook herumschrauben. Ich werde mir das wohl nicht zutrauen und so wird mir Personal Kanban wohl weiterhin verschlossen bleiben. Zumindest in der Kombination mit meinem Lieblingstool Outlook.

BTW: Im ersten Teil schreibt Donna:

Yes. über-blogger Jan Fischbach coded a POMODORO TIMER into his OUTLOOK TASK VIEW.

Über-Blogger Jan Fischbach. Donnerwetter. So möchte ich auch mal genannt werden.

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Ist die Besprechung wirklich nötig?

Bekanntlich ist die Besprechung die beste, die man gar nicht durchführen muss. Um zu entscheiden, ob Ihr nächstes Meeting überflüssig ist, könnten Sie das Entscheidungsdiagramm zu Rate ziehen, das Tom Treanor veröffentlicht hat: Should We Have This Meeting?

Should We Have This Meeting? (#Infographic Decision Tree)

Wrike

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Eine Checkliste für E-Mails

Manchmal werde ich in meinen Workshops gefragt, warum das Medium E-Mail so „miss”braucht wird. Meine Antwort ist relativ simpel: Weil man es kann. Tatsächlich schicken manche Zeitgenossen elektronische Nachrichten in der Weltgeschichte herum, ohne auch nur einen Moment vor Betätigung des „Senden“-Knopfs nachgedacht zu haben.

Für diese Menschen ist eine Checkliste gedacht, die Dave LeClair in seinem Beitrag “Before You Send an Email, Run it Through This Checklist“ vorstellt. Diese Punkte sollte man beachten:

  1. Schreiben Sie eine Betreffzeile (und zwar eine aussagekräftige!)
  2. Vermeiden Sie eine flapsige Anrede
  3. Kontrollieren Sie Ihre Nachricht noch einmal auf Fehler
  4. Setzen Sie den Absender immer zuletzt ein (so können Sie noch einmal überprüfen, ob Sie alles zusammen haben: Anhänge, Signatur etc.)
  5. Strukturieren Sie Ihren Text, damit er besser lesbar wird
  6. Schreiben Sie kein Follow-up. Wenn es dringend ist, greifen Sie stattdessen zum Hörer
  7. Versehen Sie die Nachricht nur dann mit dem Status „Wichtig“, wenn sie wirklich wichtig ist

Die Liste ist sicher nicht vollständig, aber wichtige Dinge stehen schon einmal drin. Wenn Sie es ansprechender haben möchten, dann betrachten Sie die einschlägige Infografik. Allerdings ist die in Englisch.

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Podcast 018: Im Gespräch mit Franziska Köppe

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Diesmal habe ich mich mit Franziska Köppe unterhalten unter anderem über:

  • Lebens- und Arbeitswelten
  • Wie sie zu diesem Thema gekommen ist
  • Wie neue Arbeitswelten aussehen könnten und wie wir dann zusammen arbeiten
  • Barcamps und deren Entwicklung
  • Gehspräche (Ist mit Absicht so geschrieben!)

 

 

Hier die Links zum Podcast:

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Die Tweets der Woche (KW 25/15)

Diese Woche war sehr arbeitsreich. Ich durfte zwei Workshops mit unterschiedlichen Gruppen begleiten. “Kommunikation im Betrieb” war das Thema. Die Workshops bilden den ersten Baustein einer 3-teiligen Reihe zur Entwicklung von hochqualifizierten jungen Fachkräften. Die Teilnehmer waren super, ich hatte viel Freude an der Arbeit. Vielen Dank dafür.

Ach ja, was sonst noch so geschah…
Weiterlesen

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Agile Results in 7 Tagen

Vor geraumer Zeit hatte ich an dieser Stelle schon einmal auf das Buch „Getting Results the Agile Way“ von J. D. Meier hingewiesen. Leider habe ich nie einen rechten Zugang zu diesem Werk gefunden. Vielleicht ändert sich das jetzt im Verlauf von einer Woche.

Der Autor J. D. Meier hat auf seinem Blog eine Art 7-Tage-Einstiegskurs zur Methode veröffentlicht. Das Ziel:

Learn how to get started quickly with Agile Results, even if you’ve never read the book.

Von Sonntag (Start) bis Samstag (Ende) bekommen Sie in verdaubaren Häppchen das Wesentliche zur Methode erklärt. Hier der Link für den nächsten Sonntag: Day 1 of 7 Days of Agile Results – Sunday (Getting Started).

Falls Sie danach doch noch die Nase in das Buch stecken möchten, dann folgen Sie diesem Link:

Getting Results the Agile Way: A Personal Results System for Work and Life

Price: EUR 12,48

4.7 von 5 Sternen (3 customer reviews)

14 used & new available from EUR 12,48

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Welcher Produktivitätstyp sind Sie?

Wir Menschen mögen das ja. Andere Menschen zu typisieren und in Schubladen zu stecken. Auf diese Weise lässt sich so ein komplexes Wesen wie der Mensch ein Stück weit trivialisieren und damit besser ausrechnen (hoffen wir zumindest).

Typisierungen gibt es viele, wir alle kennen MBTI, DISG und andere Varianten. Alle haben sie einen wissenschaftlichen Anspruch, dem sie jedoch selten genügen.

Carson Tate nimmt bezüglich der persönlichen Produktivität eine Typisierung vor (alle Typen gibt es natürlich auch in weiblicher Form): The 4 Types of Productivity Styles. Er unterscheidet:

  1. Den Priorisierer (er operiert gerne mit Zahlen, Daten, Fakten)
  2. Den Planer (geht gerne detailliert Schritt für Schritt vor)
  3. Den Arrangeur (arbeitet gerne teamorientiert und bedient die Beziehungsebene)
  4. Den Visualisierer (bevorzugt gesamthaftes Denken, integriert)

Carson beschreibt aber nicht nur die Eigenschaftsmerkmale dieser Typen, sondern erklärt auch deren Beitrag zur Teamarbeit. Außerdem nennt er Produktivitätstools, die sich für den jeweiligen Typ besonders eignen.

Mein Tipp: Nehmen Sie das Ganze nicht zu ernst.

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Trello spricht Deutsch!

Ich weiß, dass viele Leserinnen und Lesern des ToolBlogs begeisterte Nutzer von Trello sind. Offensichtlich werden es immer mehr. Aus diesem Grund startet Trello heute auch mit einem eigenen Ableger in Deutschland.

Mit Trello können Sie allein oder im Team Projekte organisieren. “In der web-optimierten Anwendung ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen zu erstellen. Sie können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhänge und einen festgelegten Termin versehen werden.” (Wikipedia).

Damit die Einarbeitung reibungslos funktioniert, hat die Trello-Crew ein paar Board-Beispiele in deutscher Sprache ins Netz gestellt:

Falls Ihnen das nicht reicht, es gibt auch zu Trello ein Kindle-Buch, das ich aber nicht gelesen habe:
Dominic Wolff: Get Things Done with Trello (Link).

Es existieren neben einer mobilen Version der Website von Trello auch eigenentwickelte Apps für iOS, Android und Windows 8.

Trello wird bereits von namhaften deutschen Unternehmen eingesetzt, wie z. B. Sennheiser, Daimer u.a. Sie befinden sich also in bester Gesellschaft.

Ich werde mich nun und wohl auch eingehend mit Trello beschäftigen.
Widerstand scheint zwecklos.

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Hintergrundgeräusche für die Arbeit

Es gibt tatsächliche Menschen, die uns empfehlen, ständig Ohrenstöpsel oder Kopfhörer zu tragen, um uns von störenden Umgebungsgeräuschen abzuschirmen. Den Nutzen dieses Vorschlags haben mir leidgeprüfte Bewohner von Großraumbüros durchaus bestätigt.

Nun ist Hintergrundgeräusch nicht gleich Hintergrundgeräusch. Es ist bekannt, dass manche Geräusche durchaus als angenehm empfunden werden und angeblich sogar die Konzentration steigern können.

Leider gibt es keine Norm für die Empfindung, ob ein Geräusch angenehm ist oder nicht. „Was dem einen sin Uhl, ist dem anderen sin Nachtigall“, heißt ein altes Sprichwort.

Schön, dass Sie auf der Website bg – Background audio for work & relaxation aus einer Fülle von Hintergrundgeräuschen auswählen können. Die Optionen reichen von Café bis Sunny. Da ist für jeden etwas dabei.

bg_-_Background_audio_for_work_and_relaxation

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