ToolBlog

Als Teilnehmer eines Workshops habe ich kürzlich eine eher müde Übung zum Thema “Stille Post” mitgemacht. Wir erinnern uns: Die Stille Post bezeichnet den Umstand, dass eine Nachricht bei der Weitergabe immer mehr verändert wird. Das wohl bekannteste Beispiel für die Stille Post stammt vom Kabarettisten Wolfgang Neuss (leider ist die Tonqualität ziemlich lausig):

Hier das Ganze zum Nachlesen.

Ich bin stolzer Besitzer eines iPhones und komme auch gut damit klar. Die Synchronisation mit dem Selbstmanagementtool meiner Wahl Outlook 2007 klappt prima, was Kontakte und Kalender betrifft. Über die Synchronisation der Aufgaben kann man nicht meckern, denn man kann nichts kritisieren, was es nicht gibt. Mein Behelf: Die Aufgaben der nächsten 7 Tage in entsprechendem Format auf Papier ausdrucken und ins Notizbuch legen. Klar, das geht. Aber ein bißchen eleganter möchte man es schon haben. Abhilfe schafft vielleicht die App 2Do. Auf den ersten Blick kann die Anwendung alles, was sich der GTDer wünscht, in erster Linie denke ich da an die @Kontext-Listen. Was für mich das Angebot besonders interessant macht: Es gibt ein Zusatzprogramm zur Synchronisation zwischen 2Do und Outlook. Mit € 5,49 ist 2Do für eine App nicht ganz billig. Aber immer noch preiswert, wenn die Synchronisation zwischen iPhone und Outlook zufriedenstellend funktioniert. Wobei wir bei der entscheidenden Frage wären: Funktioniert die Synchronisation? Weiß das jemand?

Kürzlich haben wir uns in einem Workshop wieder einmal über Entscheidungstechniken unterhalten und dabei auch die Nutzwerttabelle besprochen. Ich bin zwar der Meinung, dass die wirklich guten Entscheidungen mit dem Bauch getroffen werden, allerdings in der Regel dann, wenn Sie mit dem Kopf vorbereitet wurden. Kurz: Der Bauch braucht Futter.

Eine Vorstufe zur Nutzwerttabelle ist die gewichtete Pro- und Contra-Liste. Ziel dieser Liste ist zu entscheiden, ob Sie etwas tun oder lassen sollten. Sie erstellen eine Art Bilanz: Auf der linke Seite listen Sie die Argumente auf, die für die Option sprechen (die Pros), auf der rechten Seite die Argumente dagegen, die Contras. Sicher sind Ihnen die Argumente nicht alle gleich wichtig, also multiplizieren Sie die Argumente mit einem individuellen Gewichtungsfaktor. Zum Schluss werden beide Seiten der Bilanz zusammengezählt und verglichen.

Weitgehend automatisieren lässt sich dieses Vorgehen in einer Excel-Tabelle oder ProConLists.com. Dort finden Sie eine Eingabemaske, wo Sie Ihre Argumente für oder gegen eine Option eintragen können. Nach der Wichtung, getrennt in “rational” und “emotional” bekommen Sie das Ergebnis angezeigt. Wie immer können Sie Ihre Liste nach Registrierung mit anderen Menschen teilen. Ich finde, ProConLists ist für die Entscheidung zwischendurch keine schlechte Idee.

Die meisten Menschen, mit denen ich beruflich zu tun habe, verlinken sich in Xing, wenn sie es denn tun. Es gilt die grobe Unterscheidung: Xing ist fürs Geschäft, Facebook für den Spaß. Dabei wird ganz vergessen, dass es noch einen Dritten auf dem Spielfeld gibt: LinkedIn. Während LinkedIn in den angloamerikanischen Breiten äußerst populär ist, konnte die Anwendung hier nie so ganz aus dem Schatten von Xing heraustreten, zumindest ist das mein subjektiver Eindruck. Und das, obwohl LinkedIn ein attraktives Preismodell anbietet. @Projektierer hat dazu einen direkten Vergleich zwischen Xing und LinkedIn angestellt. Entscheiden müssen Sie selbst.

Toolblog-Leserin Nimue weist ja nimmermuede darauf hin, wie wichtig Datensicherung ist. Das gilt auch für den Firefox, wie ich gestern erfahren durfte. Ich hatte nämlich aus Versehen mein Profil abgeschossen. Klar hatte ich dieses auch irgendwann mal gesichert, mit einem nützlichen Werkzeug namens MozBackup. Das nützt aber auch nichts, wenn diese Sicherung vor gefühlten zweihundert Jahren erfolgte. Also war gestern wieder einmal einer dieser wundervollen Tage, die ganz der EDV gewidmet sind.

Allerdings bin ich bei der Wiedereinrichtung meines Lieblingsbrowsers auf eine Erweiterung gestoßen, die ich Ihnen nicht vorenthalten will: Shareaholic. Nomen est omen, das Helferlein versetzt Sie in die Lage, sofort und ohne Umwege aus Firefox heraus, die URL der Seite auf alle mögliche Art und Weise mit der Welt zu teilen. Unterstützt werden die üblichen Programme wie delicious, twitter, Facebook aber auch eine Unzahl von Exoten, wie zum Beispiel das E-Mail-Programm Ihres Vertrauens. (Benutzen Sie noch E-Mail?)

Ich stehe dazu: Mein Programm, mit dem ich mich organisiere, ist und bleibt (vorerst) Outlook. Man muss nur etwas an den Ansichten herumschrauben und heraus kommt ein hervorragendes Stück Software, mit dem man prima Getting Things Done (GTD) betreiben kann. Bevor ich zu Outlook kam, habe ich Thunderbird benutzt und denke nach wie vor, dass diese Anwendung eine hervorragende Lösung für den e-Post-Verkehr ist.

Auch Thunderbird lässt sich hervorragend für GTD nützen, wie uns Flipping Heck zeigt: Getting Things Done with Thunderbird. Obwohl der Artikel beileibe nicht mehr taufrisch ist, zeigt er doch die Prinzipien, die hinter den Anpassungen stecken. Auf diese Weise lassen sich die Tipps auch auf aktuelle Versionen des Thunderbird anwenden.

Wenn Sie eine neuere Quelle zum Thema Thunderbird für GTD haben, dann lassen Sie es mich bitte wissen.

Bloggerfreund Stefan Hagen hat sich kürzlich in einem Tweet äußerst freundlich über das Concept Mapping und eine einschlägige Software namens Cmap Tools geäußert. Dem ist im Grunde genommen nichts hinzuzufügen. Vielleicht könnte Stefan und allen anderen, die die Vorzüge von Concept Mapping und Mind-Mapping verbinden möchten, auch das Programm VLE gefallen. VLE steht für Virtual Understanding Environment und wurde von Angehörigen der Tufts University ausgeknobelt. Auf der Website wird das Programm so beschrieben:

The VUE project is focused on creating flexible tools for managing and integrating digital resources in support of teaching, learning and research. VUE provides a flexible visual environment for structuring, presenting, and sharing digital information.

Sie können sich in einer Gallerie den Leistungsumfang dieses Programms anschauen. Die Mapbeispiele sind wirklich sehr beeindruckend. Für den Austausch unter den Benutzern sorgen Tweets und ein Blog. Das Programm läuft unter allen drei wichtigen OS-Plattformen. Schreiben Sie doch mal, was sie von VLE halten, wenn Sie es ausprobiert haben.

Mittlerweile gibt es ja junge Stimmen die behaupten “E-Mails seien was für alte Leute”. Ich denke, diese Stimmen haben Recht. Wahrscheinlich gehört in der Kommunikation innerhalb und zwischen Organisationen die Zukunft Anwendungen wie Wave, Facebook und Instant Messaging. Wir werden es sehen. Allerdings “Old habits die hard” und eine Weile wird sich die gute alte Elektropost schon noch halten.

Zehn Jahre ist es her, dass Kaitlin Duck Sherwood einen Leitfaden für die richtige Verwendung von e-Mails verfasst hat (und so sieht die entsprechende Website auch aus): A Beginner’s Guide to Effective Email. Nun besteht der Charme dieses “uralten” Mediums auch darin, dass sich in den letzten Jahren mailtechnisch nicht allzu viel geändert hat. Wenn Sie den Leitfaden anschauen, dann werden Sie sich die Augen reiben, wie viel davon noch aktuell ist und wie wenig davon bis heute im Businessalltag umgesetzt wird.

Sie können den Leitfaden auch auf Deutsch lesen. Thorsten Scheffner hat die Übersetzung besorgt: Der effektive Einsatz von E-Mails. Vielen Dank für die Mühe!

Wenn es nach mir ginge, würde ich diese Anleitung jedem Mitarbeiter in meinem Unternehmen zu lesen geben. Es würde gewiss nicht schaden!

Vor einiger Zeit wollte ich für eine Präsentation zum Selbstmanagement nach GTD ein kleines Filmchen aus youtube in PowerPoint einbetten. Es ging auch, allerdings mit ein paar kleinen Umwegen. Nicht weiter schlimm, aber es waren eben Umwege. Nun bin ich über eine Erweiterung gestolpert, mit der Sie YouTube Videos, MP4 Videos, FLV Videos und Flash Files direkt in Ihre Folien einbetten können: ShowRoom for PowerPoint. Scheint mir äußerst praktisch zu sein, ich werde dieses Helferlein sicherlich früher oder später brauchen können. Sie vielleicht auch.

Immer wieder wird in Seminaren zum Zeitmanagement empfohlen, die Umstände zu analysieren, die Ihnen die Zeit stehlen. Nun können Sie sich die Frage stellen, inwiefern man Zeit überhaupt “stehlen” kann, schließlich ist Zeit ja kein Sacheigentum. Wenn wir genau hinschauen, dann sind Zeitdiebe im Grunde genommen erfolgreich durchgeführte Ablenkungsmanöver, mit denen andere und wir uns selbst von den Aufgaben fernhalten, die wir als wichtig erachten. Genug philosophiert jetzt, hinein in die Praxis! Matthew Cornell hat die wichtigsten Zeitdiebe aus verschiedenen Quellen zusammengetragen und beschrieben, wie man sie erfolgreich bekämpft: The 20 top time wasters, stealers, nibblers, and how to nab them. In der Liste sind Evergreens wie Unterbrechungen und Meetings, aber auch Umstände, die erst auf den zweiten Blick als Zeitdiebe ins Auge fallen, sie z. B. Perfektionismus. Es lohnt sich, die Liste einmal durchzuschauen, ich bin sicher, Sie werden das eine oder andere Aha-Erlebnis haben.