ToolBlog

Besprechungsnotizen anzufertigen ist nicht immer einfach. Unsere Gehirne arbeiten in der Regel nicht linear, sondern springen mit ihren Gedanken hin und her. Wir sagen ja auch “unsere Gedanken kreisen um etwas”. Kurz: Das Gehirn kennt keine Agenda. Für den Protokollanten in einer Besprechung kann dieser Umstand Quelle tiefer Mühsal sein. Da ist man beim Tagesordnungspunkt 3 und dann hat jemand plötzlich eine geniale Idee zum TOP 1, die er/sie unbedingt loswerden muss. Schon geht das Hin-und Herblätter und das Einflicken los.

Was läge daher näher, als Mind-Maps für Besprechungsnotizen zu verwenden? Durch den organisch wachsenden Aufbau kann man den o. a. Gliederungsproblemen entgehen und notfalls zusätzliche Informationen an dem entsprechenden Ast anfügen, sollte sich die Diskussion sprunghaft entwickeln. Das meint auch Chuck Frey und empfiehlt Ihnen 6 awesome strategies for taking meeting notes with mind maps. Diese sind (Bemerkungen von mir):

1. Besorgen Sie sich einen Tablett-PC
   (Na ja, so wirklich erfolgreich waren die Dinge in der Vergangenheit ja nicht. Und das, obwohl alle Autoren, die sich mit Selbstmanagement im weitesten Sinn beschäftigen, den Tablett-PC empfehlen: Atkinson, Linenberger). Wir dürfen gespannt sein, ob iPads & Co eine neue Runde einläuten.)
2. Machen Sie handschriftliche Notizen, die Sie anschließend aufbereiten
   (Zu diesem Zweck empfehle ich Ihnen die Cornell-Methode: (1) Schreiben Sie Ihre Notizen ohne großartig zu reflektieren, (2) Schreiben Sie zu den jeweiligen Absätzen Stichworte an den Rand, (3) Fassen Sie im unteren Teil Ihre Notizen als Mind-Map zusammen.)
3. Verwenden Sie eine Software-Lösung für die Agenda, die Sie dann in der Besprechung handschriftlich ergänzen
4. Verwenden Sie Farbcodes in Ihren Maps
5. Benutzen Sie Mind-Maps nur zu bestimmten Anlässen
6. Machen Sie sich keine Sorgen um die Abneigung gegen Laptops in Besprechungen (Au weia. Da bin ich mir nicht so sicher. Ich habe den Eindruck, in den Unternehmen tobt gerade zu diesem Thema ein Kulturkampf. Es gibt Firmen, die neben dem Verbot von Mobiltelefonen auch ein Verbot von Laptops in die Besprechungsregeln aufgenommen haben. Ausnahme ist allerdings das Laptop für den Protokollführer. Insofern stimmts dann wieder.)

Weitere Tipps zum Thema Notizen und Mind-Maps finden Sie in dem Artikel Note Taking and Note Making with Mind Maps (via Chuck Frey).

Es gibt keine Zufälle. Kaum habe ich das letzte Posting über Paul Klipp veröffentlicht, schon stolpere ich über ein Video, das Robert Dempsey genau dazu gedreht hat: Mindmapping + Personal Kanban = Super Productivity. Er schreibt:

In this video I share a personal productivity tip I learned from Paul Klipp during the Open Agile Romania conference: using a combination of mindmapping and personal Kanban.

Aber sehen Sie selbst:

David Allen folgt bei der Definition des Begriffs “Projekt” nicht der DIN 69901 (hätte mich auch gewundert). Nach seinem Ansatz ist ein Projekt alles, was aus mehr als einem Handlungsschritt besteht und innerhalb eines Jahres erledigt sein muss. Für die Planung eines Projekts hat ProjectKickstart eine Checkliste veröffentlicht, die auf Allen zurückgeht: Project Planning Checklist by David Allen. Die Liste liegt in Form einer Gliederung vor. Ich habe mir erlaubt, aus der Liste eine MindManager-Map zu erstellen, die Sie hier herunterladen können. Wenn Ihnen das nicht so liegt, dann gibt es die Zusammenstellung auf der Seite von ProjectKickstart auch als Word-Datei.

Während des GTD Summits im März vergangenen Jahres habe ich zum ersten Mal bewusst mitbekommen, wie man Twitter in Konferenzen sinnvoll einsetzen kann. Das Publikum erzeugt mit Twitter einen sog. Backchannel, über den simultan über die gerade laufende Präsentation via Twitter diskutiert wird. Mir hat das aus zwei Gründen gut gefallen:

1. Wenn ich für ein wichtiges Zitat nicht schnell genug war (ich bin schließlich kein englischer Muttersprachler), wurde es garantiert über den Backchannel nachgereicht
2. Durch das Gezwitscher wurde ich immer einigermaßen über die parallel laufenden Workshops aktuell gehalten

Gleichzeitig lief nach den Podiumsdiskussionen auch noch eine Twitterwall, bei der auf einer Großleinwand die entsprechenden Tweets abgebildet wurden. Man stelle sich das bei unseren Talkshows vor, die Eierköpfe diskutieren bei Sandra, Anne oder Maybritt und es wird im Hintergrund gezeigt, was das gemeine Volk dazu zu twittern hat. Aber so viel freie Meinungsäußerung wollen wir dann auch wieder nicht.

Cliff Atkinson, der schon das bemerkenswerte Buch “Beyond Bullet Points” geschrieben hat, setzt sich in seinem neuen Buch mit dem Backchannel-Phänomen auseinander. Um es kurz zu machen, ich kann dieses Buch allen wärmstens ans Herz legen, die wissen möchten, wohin die Reise bei Konferenzen, Besprechungen und Präsentationen allgemein geht.

Nun gebe ich zu, mich hat es bei Barcamps auch immer wieder irritiert, wenn die Zuhörer während einer Präsentation auf dem Laptop herumgehackt haben. Ich komme halt noch aus einer anderen Zeit. Nur eins ist klar: Den Backchannel wird man nicht mehr verhindern können und wie sagen unsere amerikanischen Freunde immer? Genau: “If you can’t beat it, join it.” Und genau darum geht es in diesem Buch. Hier erfahren Sie (fast) alles über die Konsequenzen, die der Backchannel mit sich bringt und wie Sie sich darauf einstellen können. Damit Sie sich besser orientieren können, habe ich eine Übersicht über das Buch als Mind-Map angelegt, die Sie als MindManager-Datei herunterladen können.

Wenn Sie noch tiefer ins Thema eintauchen wollen, dann können Sie noch ein einschlägiges eBook von Olivia Mitchell als pdf-Datei herunterladen: How to present with Twitter and other backchannels. Ich habe es noch nicht gelesen, aber es steht ganz oben auf meiner Liste. Vielleicht gibt es dann auch wieder eine entsprechende MindMap.

Wenn Sie Selbstorganisation nach Getting Things Done betreiben und gerne Mind-Maps mit FreeMind zeichnen, dann haben Sie sich vielleicht gefragt, wie Sie beides nahtlos verbinden können. Hier kommt die Webanwendung FreeMind|GTD ins Spiel:

FreeMind|GTD is a free on-line tool for extracting Next Actions from a FreeMind MindMap and presenting them grouped by context (GTD-style).

Sie laden Ihre MindMap hoch und auf Knopfdruck erhalten Sie die entsprechende Action-List mit Kontexten und allem, was sonst noch so dazu gehört. Auf der Website zeigt Ihnen eine kurze Anleitung, wie das Programm funktioniert und Sie können zwei Muster-MindMaps herunterladen, mit denen Sie FreeMind|GTD ausführlich testen können. Darüber hinaus gibt es einen Link zu einem informativen Beitrag, wie MindMaps und GTD kombiniert werden können. Ein interessanter Ansatz ist die Anwendung allemal, finde ich.

Mittlerweile ist mir noch ein Video zu MindMapping-Programm Freemind untergekommen. Hier ist es…

Nachdem es für das Mind-Mapping mittlerweile eine Fülle von Angeboten aus der web2.0 gibt, kommt jetzt ein neues Programm auf den Markt, dass in seiner Aufmachung eher an TheBrain erinnert: Spicynodes. Der Unterschied zu den klassischen Mind-Maps besteht m.E. vor allem in der Darstellung von Vernetzungen und im Navigieren. Chuck Frey hat zu der Software einen umfangreichen Artikel geschrieben: New web-based mind map app SpicyNodes offers some intriguing functionality. Ich werde mir das Programm auf jeden Fall einmal näher anschauen, sollte es die Zeit erlauben. Wie schon früher angedeutet, konnte ich mich mit dem Konzept von TheBrain nicht so recht anfreunden. Ich bin mal gespannt, ob sich das mit Spicynodes ändert.

Checklisten für die Reise gibt es im Internet zuhauf. Nun hat Chuck Frey die Reiseplanungs-Mind-Map ins Netz gestellt: Save time and aggravation with a simple travel planning mind map. Mein Tipp: Nehmen Sie diese Map und erstellen Sie sich damit eine Mapvorlage. Sie können dann die Karte für Ihre nächste Reise beliebig modifizieren ohne jedes Mal das Rad neu erfinden zu müssen. Die Vorlage von Chuck Frey liegt zwar im Mind-Manager-Format vor, Sie können sie aber problemlos mit Free- oder XMind importieren.

Wie meine Leser wissen, bin ich ein großer Fan des Mind-Mappings, sowohl von Hand als auch mit dem Computer. Auf dem Computer benutze ich den MindManager und bis jetzt ist mir noch kein besseres Programm untergekommen. Nun wäre es noch schön, wenn man die MindManager-Maps irgendwo im Internet ablegen könnte zwecks Austausch mit anderen Zeitgenossen.

Vom Hersteller des MindManagers gibt es dazu zwei Angebote. Das eine heißt Mindjet Connect, das andere MindManager Web. Beide kosten rund 150 €/Jahr, wo die Unterschiede liegen hat sich mir bislang noch nicht erschlossen. Es gibt wahrscheinlich keine, denn in Connect ist Web enthalten und in Web Connect. So weit, so verwirrend. Was gibt es sonst noch?

• Biggerplate: “Biggerplate is a sharing and exchange facility for people who use MindManager visual mapping software. The site allows you to quickly and easily share maps that you have created, and also enables you to download maps created by others. Joining biggerplate is free, and all you need to make use of this site is MindManager installed on your computer, and a biggerplate username and password.”
• Mappio: “Upload your FreeMind, MindManager and JPG mind maps!”
• NovaMind Connect: Das Gegenstück zu MindJet Connect für NovaMind. Ich muss bekennen, ich kenne dieses Programm nicht.
• XMind Share: Artikel im Toolblog.

Weitere Informationen finden Sie in einem Artikel von Chuck Frey: Mind map galleries provide places to share your maps and get inspired.

Und zwar schon vorgestern. Diesmal war ich so spät dran, dass ich mich eigentlich schon gar nicht mehr getraut habe, die frohe Botschaft zu verkünden. Diesmal gibt es u.a. folgende interessante Beitrage von ebenso interessanten Autoren:

• Guy Kawasaki und Michael Sliwinski: The Art of Changing the World (Unter dem geht es offensichtlich nicht mehr)
• Michael Deutch: Making it all work – GTD with Mindmapping
• Andrew Yang: Productivity for Groups – Because You’re Not Really In Control

und 19 weitere spannende Beiträge. Was mir gut gefällt, ist die Aufmachung des Magazins, das ich jederzeit auch als Printversion am Bahnhofskiosk kaufen würde. Sie können die Ausgabe kostenlos als pdf-Datei herunterladen. Und wenn sie das Magazin doch in Ihren Händen halten wollen, dann nutzen sie den Service von Lulu.com. Dort können Sie die Zeitschrift als Druckausgabe erwerben, schwarzweiß oder in Farbe.

Herzlichen Glückwunsch, Michael, saubere Arbeit!