Kategorie-Archiv: WorkLife

10 Tipps für den Umgang mit E-Mails

Wieder einmal bin ich über einen Hinweis auf einen Artikel gestoßen, in dem Sie Tipps für den Umgang mit E-Mails bekommen. Geschrieben hat ihn Belle Cooper und er trägt den Titel: 10 Realistic Ways to Keep Your Overflowing Inbox Under Control. Angesprungen hat mich der Beitrag wegen des Attributs „Realistisch“ und tatsächlich sind ein paar Hinweise dabei, über die man ernsthaft nachdenken kann:

  1. Verarbeiten Sie E-Mail sofort weiter
  2. Bringen Sie „vergessene“ Nachrichten an die Oberfläche, die eine Handlung erfordern
  3. Verwenden Sie einen eigenen Posteingang für Mail von externen Partnern (und vor allem einen für /CC)
  4. Holen Sie Ihre E-Mails nicht am Morgen oder zum Feierabend ab
  5. Ordnen Sie Ihre E-Mails bestimmten Bereichen zu, z. B. „E-Mails, die mit einer Handlung verbunden sind“, „E-Mails, die Sie beantworten müssen“ usw.
  6. Richten Sie eine „Yesterbox“ ein. Hier kommen die E-Mail vom Vortag hinein, die Sie am nächsten Morgen abarbeiten
  7. Checken Sie als erstes an einem Arbeitstag Ihre Mails (Bewusster Widerspruch zu 4.)
  8. Automatisieren Sie so viel wie möglich
  9. Fassen Sie sich kurz
  10. Verfassen Sie Mails mit geschlossenem Ende oder anders: Zwingen Sie den Adressaten zu einer Entscheidung

Zu jedem dieser Tipps gibt Belle ausführliche Erläuterungen speziell zu Gmail und nennt Links zu tiefer gehenden Artikeln.

Ich finde, sehr viel dieser Tipps werden durch das konsequente Befolgen z. B. des GTD®- oder Linenberger-Workflows schon von vornherein umgesetzt, wie Tipp 1,2 oder 5.

Wenn Sie in einer Organisation mit ausgesprochener Absicherungsmentalität arbeiten, dann empfehle ich Ihnen ebenfalls, über eine Regel alle Mails, bei denen Sie auf /CC stehen, automatisch in einen eigenen Ordner ablegen zu lassen. Sonst müllen Sie Ihren Eingangskorb mit Nachrichten zu, die man Ihnen nur geschickt hat, um sich selbt abzusichern. Bei Bedarf können Sie diese ja immer noch wieder hervorholen.

[via 99U]

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Gunter Dueck über die optimale Auslastung

Dieses Jahr hat auf der re:publica auch Gunter Dueck eine Keynote gehalten. Ich muss gestehen, ich mag die Art wie er redet, nicht besonders. Für mich klingt ein bisschen nach dem kleinen Nils, der uns in einer Kindersendung die Welt erklärt. „Den kleinen Professor“ nennen so ein Verhalten die Transaktionsanalytiker.

Sei’s drum, das ist ein Stil- bzw. Geschmacksfrage. Was Gunter Dueck zu sagen hat, ist allemal be-merkenswert. Von seinem Vortrag habe ich mir gemerkt:

  • Die Herleitung einer optimalen Auslastung über die Warteschlangentheorie
  • Das Zitat über die Dummheit von Bertold Brecht (schon wieder!)
  • Den Unterschied zwischen doof einfach und genial einfach.

Mit diesem Vortrag wirbt Gunter Dueck natürlich auch für sein neues Buch „Schwarmdumm: So blöd sind wir nur gemeinsam“. Erfolgreich finde ich: Gelesen habe ich es bisher noch nicht, aber es steht auf dem Einkaufszettel ganz oben.

Schwarmdumm: So blöd sind wir nur gemeinsam

Price: EUR 24,99

4.7 von 5 Sternen (23 customer reviews)

68 used & new available from EUR 19,00

 

Nachtrag (13. Mai 2015)

Jan Fischbach geht in einem Blogbeitrag auf das Buch von G. Dueck und dort speziell auf “Warteschlangen im Management” ein. Lesenswert!

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Die neue Arbeitswelt: Auf Augenhöhe?

Das Problem ist nicht Automatisierung, sondern Ausbeutung

Wenn ich auf die re:publica in unsere schöne Hauptstadt fahre, dann nicht zuletzt aus dem Grund, mich auf den neuesten Stand zu bringen.

Auch dieses Jahr wurde ich nicht enttäuscht, zumal nach 2013 auch Johannes Kleske wieder mit von der Partie war. In seinen Vorträgen denkt er die sog. „neue Arbeitswelt“ weiter. Und nein, seine Schlüsse werden so manchem, der sich der „Arbeit auf Augenhöhe“ verschrieben hat, ganz und gar nicht gefallen.

Als jemand, der das Glas bezüglich der neuen Arbeitswelt eher halb leer denn halb voll sieht, weiß nach dem Anhören seines Referats jetzt nicht nur, dass ich skeptisch bezüglich der Effekte der „Arbeit auf Augenhöhe“ bin, sondern auch warum. Kurz: Ich fühle mich auf den Stand gebracht. Dafür möchte ich mich bei Johannes bedanken.

Die diesjährige Präsentation ist eine logische Fortsetzung seines Referats auf der re:publica 13.

PS: Vor der re:publica durfte ich mir auf Einladung meiner Tochter die wunderbare Aufführung der „Dreigroschenoper“ des Berliner Ensembles anschauen. Vielleicht hat auch dieser Umstand dazu geführt, meine Sinne besonders zu schärfen. Wie heißt es im „Ersten Dreigroschen-Finale“?

Doch leider sind auf diesem Sterne eben
Die Mittel kärglich und die Menschen roh.
Wer möchte nicht in Fried und Eintracht leben?
Doch die Verhältnisse, sie sind nicht so!

Ich fürchte, der Text von Bertold Brecht ist nach wie vor brandaktuell.

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Wie Sie mit versnobten Typen umgehen

Sie kennen diese Menschen. Kaum, dass man sie begrüßt hat, erzählen sie davon, was sie alles Tolles tun, haben, können, wissen. Und wenn die eigenen Leistungen nicht reichen um die vermeintliche Überlegenheit zu beweisen, dann werden noch die Kinder herangezogen. Solche Zeitgenossen bezeichnet man auch als Snobs:

Der aus dem Englischen eingedeutschte Begriff Snob bezeichnet eine Person, die durch ihr Verhalten oder ihre Aussagen offensiv Reichtum und gesellschaftliche Überlegenheit gegenüber Personen vermeintlich oder tatsächlich niedrigeren Ranges zur Schau stellt. (Wikipedia)

Um die eigenen Nerven zu schonen, ist es manchmal nötig, sich gegen solche Zeitgenossen zu wehren. Wie das gehen könnte, sagt uns ein Artikel aus wikiHow: How to Deal With Snobby People. Die Autoren empfehlen ein dreigeteiltes Vorgehen:

  1. Stehen Sie Ihren Mann (Ihre Frau)
    1. Gehen Sie mit Snobs nicht ins Rennen
    2. Schlagen Sie sie mit Höflichkeit
    3. Bewahren Sie Ihr Selbstvertrauen
    4. Machen Sie sich nicht über ihren Geschmack lustig
    5. Wenn Sie den Snob gut genug kennen, sprechen Sie über sein (ihr) Verhalten
    6. Zeigen Sie ihnen, dass Sie nicht verletzbar sind
  2. Nehmen Sie sie für sich ein
    1. Finden Sie Gemeinsamkeiten
    2. Lassen Sie die Snobs an den Vorurteilen über Sie zweifeln
    3. Vertiefen Sie ihr Wissen über die Dinge, die Sie mögen
    4. Vermeiden Sie Themen, die wahrscheinlich zu Konflikten führen
    5. Denken Sie auch an die Leute, die drumherum zuhören
    6. Vermeiden Sie, im Gegenzug selbst wie ein Snob zu agieren
  3. Lassen Sie die Snobs nicht an sich heran
    1. Haben Sie Mitleid mit Ihnen
    2. Vergewissern Sie sich, dass sie tatsächlich versnobt sind und nicht etwa nur schüchtern oder schwierig in Gesellschaft
    3. Meiden Sie sie, wo Sie nur können
    4. Lassen Sie sie nicht Ihr eigenes Selbstbild verbiegen
    5. Wenn notwendig, ignorieren Sie sie
    6. Erinnern Sie sich an die vielen Nicht-Snobs, mit denen Sie gerne zusammen sind

Die einzelnen Schritte werden im Artikel näher ausgeführt und sind auch bebildert. Ehrlich gesagt, ich würde die Reihenfolge umdrehen und mit dem 3. Teil anfangen.

Wie gehen Sie mit solchen Zeitgenossen um?

 

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Interessante Tipps zu einem ewig jungen Thema: E-Mail

Ich glaube, seit es das Medium E-Mail gibt, beschweren sich die Nutzer darüber. Dennoch glaube ich, dass sich die E-Mail noch lange Jahre hält. Zumindest so lange, bis die Digital Immigrants den Löffel das Keyboard abgegeben haben. Sie wissen schon, Digital Immigrants sind Menschen meines  Alters, die noch mit der Briefpost aufgewachsen sind und ohne diese Analogie in den Zeiten des Internets aufgeschmissen wären.

Genauso groß wie der Ärger über das E-Mail ist die Anzahl der Ratschläge, wie mit E-Mail umzugehen ist. Sie brauchen nur einmal in diesem Blog danach zu suchen. Und doch gibt es immer wieder den einen oder anderen Artikel, der aus der Masse der 08/15 Ratgeber hervorsticht.

Mat Gemmell hat einen solchen Beitrag mit konventionellen, aber auch mit ungewöhnlichen E-Mail-Tipps geschrieben: Managing Email Realistically. Nachdem er uns erst einmal damit provoziert hat, dass GTD® nicht funktioniert und damit unsere Aufmerksamkeit bekommen hat, geht er zur Sache

Zunächst gibt er Hinweise, in welchen Abständen wir wem antworten sollten, wem sofort, wem innerhalb 24 Stunden, wem innerhalb einer Woche und wem gar nicht. Im Löschen von Mails ist er radikal und ich finde, so unrecht hat er nicht.

Sie finden außerdem den Hinweis, sich nur die ersten Zeilen einer Mail anzeigen zu lassen. Außerdem sollten Sie nie mehr als 10 Mail gleichzeitig im Eingangskorb haben usw. usw.
Besonders interessant finde ich den Tipp, bei unklarem Betreff oder Inhalt sofort um Klärung zu bitten. Er beschreibt die nützlichen Effekte dieses Vorgehens:

  • Man hat das E-Mail vom Hals und der Ball liegt im gegnerischen Spielfeld
  • Sie geben demjenigen Arbeit, der versucht hat, Ihnen Arbeit aufzudrücken
  • Sie zeigen sich als Person, die detailorientiert und präzise ist

Sie merken schon, Mat ist ein kleiner Zyniker. Wohl um diesen Eindruck etwas abzumildern, meint er:

Be polite

Nun gut. Das ist noch nicht alles. Wie gesagt, mir gefällt der Artikel. Ich habe das eine oder andere gefunden, das ich ausprobieren möchte.

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Schlafen Sie Polyphasisch!

In meinem biblischen Alter tritt ein Phänomen auf, dass in Fachkreisen als “senile Bettflucht” bezeichnet wird. Ich kann mich erinnern, dass ich in jungen Jahren (oft zum Ärger meiner Eltern) schlafen konnte, oft bis in die Mittagszeit.

Diese Zeiten scheinen vorbei zu sein. Zwar habe ich keine Probleme mit dem Einschlafen, mit dem Durchschlafen auch nicht, aber morgens um ca. 06:30 Uhr ist die Nacht zu Ende. Dabei ist es völlig schnurz, wann ich am Vorabend zu Bett gegangen bin. Klar, dass bei mir an den Wochenenden “Extreme Couching” einen gewissen Stellenwert bekommen hat.

Dieser Tage bin ich auf das Konzept “Polyphasischer Schlaf” gestoßen. Die allwissende Wikipedia erklärt uns den Begriff:

Polyphasischer Schlaf (oder mehrphasiger Schlaf) ist ein Schlafmuster, bei dem der Schlafbedarf auf mindestens dreimal Schlafen pro Tag verteilt wird.

und weiter:

Zuweilen wird der Begriff auch als künstlich umgestellter Schlafrhythmus des Erwachsenen aufgeführt, wodurch ein Auskommen mit verhältnismäßig wenig Schlaf möglich sein soll.

Wie immer bei derartigen Methoden steht die wissenschaftliche Beweisführung noch aus. Wenn Sie sich mit dem polyphasischen Schlaf näher befassen möchten, dann empfehle ich Ihnen die Website von Dr. Piotr Wozniak. Dort hat er für das Thema eine komplette Abteilung eingerichtet: Polyphasic Sleep: Facts and Myths.

Sie erfahren dort nicht nur etwas über den theoretischen Hintergrund des Konzepts, sondern auch einiges über die Schlafgewohnheiten berühmter Mitmenschen wie Napoleon, Leonardo da Vinci oder Benjamin Franklin.

Wer weiß, vielleicht kann ich mit Polyphasischem Schlaf meine Not zur Tugend machen? Haben Sie Erfahrungen damit?

BTW: Der Schlaf unserer Leni scheint extrem polyphasisch zu sein. 😉

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Musik bei der Arbeit

Zu Hintergrundmusik bei der Arbeit habe ich eine klare Position: Kommt darauf an. Ich habe sie gerne, wenn ich Routinetätigkeiten ausführe oder zum Beispiel Blogartikel schreibe. Bei Arbeiten, bei denen ich mich sehr konzentrieren muss, stört sie mich hingegen sehr. Dann ziehe ich umgehend den Stecker.

Adam Pasick hat sich des Themas angenommen und den “complete guide to listening to music at work” verfasst. “Complete” ist zwar wie immer maßlos übertrieben, aber Adam gibt uns einige Hintergrundinformationen, wie Musik auf unser Gehirn wirkt. Außerdem finden Sie in dem Beitrag einige Musikbeispiele auf Video. Das wiederum finde ich einigermaßen verwunderlich, denn Musik hören bei der Arbeit will mir einleuchten, aber Videos gucken finde ich dann doch sehr störend.

Sei’s drum, Neben den Genres und deren Vertretern, die Adam auflistet, möchte ich Ihnen gerne nennen, was ich bei der Arbeit gerne höre:

  1. Groovera Low Mercury
  2. Groovera Jet City Lounge
  3. Pat Metheny Radio

Gut, ich bin ausgesprochener Fan von Pat Metheny, insofern läuft der Link etwas außerhalb der Konkurrenz.

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Wie Sie richtig Ziele setzen

Die Teilnehmer an meinen Workshops und auch manche ToolBlog-Leser wissen, dass ich ein sehr ambivalentes Verhältnis zum Thema “Ziele” habe. Auf der einen Seite muss ich anerkennen, dass ein Ziel sehr wohl ungeahnte Kräfte freisetzen kann. Auf der anderen Seite sehe ich, wie in Unternehmen das “Ziel” wie eine Monstranz vor sich her getragen wird. Keiner traut sich mehr, sowohl Zielfindungsprozess als auch Ziele selbst kritisch zu hinterfragen. Von dem gedankenlosen (oder absichtsvollen) Durcheinandermixen von “vereinbaren” und “vorgeben” ganz zu schweigen.

Falls Sie sich von meinen kleinlichen Bedenken nicht abbringen lassen und partout Ziele definieren möchten, dann ist der Smart Goals Guide vielleicht der richtige Führer für Sie. Dem Thema “Ziele” widmen die Autoren ein ganzes Portal, auf dem Sie eine Vielzahl von Tipps zur Formulierung, Visualisierung und Umsetzung finden. Außerdem können Sie sich auf der Website ein paar Vorlagen herunterladen, die Sie im Umgang mit Zielen unterstützen.

BTW: Scharfe Augen werden beim Lesen der Überschrift bemerkt haben, dass ich geschrieben habe “Wie Sie richtig Ziele setzen” und nicht “wie Sie die richtigen Ziele setzen”.

Ich bitte dies sorgsam zu beachten. 😉

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Die minimalistische Kleiderordnung

Vor einiger Zeit hat mich Toolblog-Leser Daniel auf die Möglichkeit hingewiesen, wie durch die clevere Auswahl und Zusammenstellung der eigenen Kleidungsstück die persönliche Produktivität gesteigert werden kann. In einem Kommentar schrieb er:

Entsprechend würden nicht alle Leute mit der gleichen Kleidung rumlaufen, sondern jede Person würde immer die gleiche, persönlich ausgewählte Kleidung tragen (Steve Jobs Jeans, Jeff Bezos Khakis, etc.). Das würde nicht nur das Erkennen von Personen vereinfachen, sondern auch den Start in den Tag.

Das mit dem Start in den Tag leuchtet mir unmittelbar ein. Vor allem denke ich aber an die Klamotteneinkaufstouren, die mir ein Gräuel sind und die man auf  diese Weise stark vereinfachen kann.

Daniel empfiehlt auch einen Artikel auf Projekt333, in dem u.a. mit einem Video erklärt wird, wie Sie bei der Vereinfachung seiner Garderobe vorgehen können: 4 Ways to Get Creative with a Tiny Wardrobe.

Auch Melanie Pinola hat sich zum Thema Gedanken gemacht. In ihrem Beitrag “Create a Minimalist Wardrobe with These Essential Clothing Items“ weist sie auf zwei Infografiken hin, in der Männlein und Weiblein gezeigt bekommen, wie sie auf einfache, aber wirkungsvolle Weise ihre Garderobe gestalten können.

Die Infografik für die Damen finden Sie in dem Artikel „A guide to organising your wardrobe“, das Gegenstück für Männer auf „Lifestyle by PS“: Wardrobe essentials for men – Build your wardrobe from the ground up. In letzterem Beitrag finden Sie auch einen Link zu einem kostenlosen E-Book, in dem Sie die Prinzipien der Kleiderwahl noch einmal ausführlich nachlesen können.

Die männliche Version der Infografik sehen Sie hier:

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Banale Handlungen mit großer Wirkung

„Kleine Ursache, große Wirkung“, sagt der Volksmund und so sind es auch oft die kleinen Verhaltensweisen im Tagesgeschäft, die unsere Produktivität beeinträchtigen. David Zaleski hat 7 einfache, aber wirksame Produktivitätskiller zusammengetragen: 7 mundane tasks that halt productivity. Als da sind:

  1. Den Laptop mit in die Besprechung bringen
  2. Unnötige Besprechungen abhalten
  3. Drumherum reden
  4. Dauernd auf das Smartphone starren
  5. Ständig auf Facebook & Co nachschauen
  6. Zu viele E-Mail und zu viele Leute auf /CC
  7. Mehrere Dinge gleichzeitig tun (Multitasking)

Zu jedem Punkt gibt es ein Videointerview, in dem Mitmenschen ihre Meinung zu den einzelnen Punkten äußern. Hier die Meinung zu „Laptop in Besprechungen“:

Ich denke, diese Punkte leuchten unmittelbar ein. Für mich ist in diesem Zusammenhang das 1. Thema, das mit den Laptops interessant. Unter den Firmen, die ich kenne, wird das unterschiedlich gehandhabt. Für oder gegen die Benutzung von Laptop-Computern in Besprechungen gibt es sicherlich für beide Seiten gute Argumente.

Meine Frage: Wie halten Sie es in Ihrem Unternehmen, was spricht für Sie dafür, was dagegen?

 

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