Kategorie-Archiv: Software

Das Karteikartensystem von Ryan Holiday und der Zettelkasten nach Niklas Luhmann

Wir Menschen haben bekanntlich 5 verschiedene Sinneskanäle, von denen wir manche offensichtlich bevorzugen. So gibt es auditive oder visuelle Menschen. Oder eben auch Haptiker, die den Tastsinn bevorzugen. Meine liebe Frau gehört dazu. Während ich beispielsweise als visueller Typ Vokabeln mit dem elektronische Vokabelkasten und dem Rechenknecht memoriere, bevorzugt meine Frau einen „richtigen“ mit Karteikarten aus Papier.

Ryan Holiday scheint ebenfalls ein Haptiker zu sein. In seinem Artikel “The Notecard System: The Key For Remembering, Organizing And Using Everything You Read“ beschreibt er, wie er mit Karteikarten seine persönliche Datenbank organisiert hat. Offensichtlich mit Erfolg, denn Dank der Hilfe seines Ordnungssystems war er in der Lage in drei Jahren drei Bücher zu publizieren. Ob das wirklich auf seine Kartei zurückzuführen ist, weiß ich nicht, er behauptet es zumindest.

Interessant finde ich, wie Ryan Bücher während des Lesens durcharbeitet. Dabei schreibt er Bemerkungen in das Buch und markiert die entsprechenden Seiten mit Eselsohren oder Post-it-Notes. Ein paar Tage nach Beendigung der Lektüre überträgt er die Zitate in seine Kartei.
Ryan beschreibt auch, wie er die Karteikarten mit Ordnungsbegriffen für das leichte Wiederfinden versieht: Er schreibt den Begriff in die obere Ecke. Falls es mehrere Begriffe/Kategorien gibt, schreibt er diese Karten mehrfach.

Gerade für das Durcharbeiten von Fachbüchern finde ich die Vorgehensweise von Ryan sehr nützlich. Falls Sie nicht zu den Haptikern gehören, dann können Sie ja immer noch Notizen in Evernote & Co. anlegen.

Ein Gegenstück zu diesem System hatte ich im ToolBlog schon einmal beschrieben: Den Zettelkasten von Niklas Luhmann. Hier erklärt dieser sein System.

Vielleicht sollte ich noch einmal festhalten, dass Genies oft unordentlich sind, aber unordentliche Menschen nicht unbedingt zu den Genies gehören.

Übrigens gibt es auch den Zettelkasten nach Luhmann auch als Software für alle Plattformen, zur Verfügung gestellt von Daniel Lüdecke. Hier stimmt es wirklich: Der Name ist Programm: Zettelkasten.

Zu der Methode Zettelkasten gibt es übrigens auch ein eigenes Weblog von Christian Tietze. Wie es heißt, ahnen Sie sicher schon.

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Personal Kanban mit Outlook

Immer mehr Leute sind von der Methode „Personal Kanban“ angetan und verwenden Sie zur Organisation ihrer persönlichen Projekte. Diese Begeisterung konnte ich bislang noch nicht teilen, auch wenn ich mit Personal Kanban schon über längere Zeit experimentiert habe.

Vielleicht lag es bislang daran, dass mein bevorzugtes Programm MS Outlook und Personal Kanban nicht so recht zusammengingen. Doch aufgemerkt, die Lösung naht. Donna Michelle Anderson beschreibt in ihrem Artikel “You CAN create a Kanban view for your Outlook Tasks!“, wie Sie Outlook entsprechend frisieren können (Teil 1 und Teil 2).

Sagen wir mal so: Es geht und das Ergebnis ist beeindruckend. Aber Sie müssen schon ordentlich unter der Motorhaube von Outlook herumschrauben. Ich werde mir das wohl nicht zutrauen und so wird mir Personal Kanban wohl weiterhin verschlossen bleiben. Zumindest in der Kombination mit meinem Lieblingstool Outlook.

BTW: Im ersten Teil schreibt Donna:

Yes. über-blogger Jan Fischbach coded a POMODORO TIMER into his OUTLOOK TASK VIEW.

Über-Blogger Jan Fischbach. Donnerwetter. So möchte ich auch mal genannt werden.

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Welcher Produktivitätstyp sind Sie?

Wir Menschen mögen das ja. Andere Menschen zu typisieren und in Schubladen zu stecken. Auf diese Weise lässt sich so ein komplexes Wesen wie der Mensch ein Stück weit trivialisieren und damit besser ausrechnen (hoffen wir zumindest).

Typisierungen gibt es viele, wir alle kennen MBTI, DISG und andere Varianten. Alle haben sie einen wissenschaftlichen Anspruch, dem sie jedoch selten genügen.

Carson Tate nimmt bezüglich der persönlichen Produktivität eine Typisierung vor (alle Typen gibt es natürlich auch in weiblicher Form): The 4 Types of Productivity Styles. Er unterscheidet:

  1. Den Priorisierer (er operiert gerne mit Zahlen, Daten, Fakten)
  2. Den Planer (geht gerne detailliert Schritt für Schritt vor)
  3. Den Arrangeur (arbeitet gerne teamorientiert und bedient die Beziehungsebene)
  4. Den Visualisierer (bevorzugt gesamthaftes Denken, integriert)

Carson beschreibt aber nicht nur die Eigenschaftsmerkmale dieser Typen, sondern erklärt auch deren Beitrag zur Teamarbeit. Außerdem nennt er Produktivitätstools, die sich für den jeweiligen Typ besonders eignen.

Mein Tipp: Nehmen Sie das Ganze nicht zu ernst.

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Trello spricht Deutsch!

Ich weiß, dass viele Leserinnen und Lesern des ToolBlogs begeisterte Nutzer von Trello sind. Offensichtlich werden es immer mehr. Aus diesem Grund startet Trello heute auch mit einem eigenen Ableger in Deutschland.

Mit Trello können Sie allein oder im Team Projekte organisieren. “In der web-optimierten Anwendung ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen zu erstellen. Sie können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhänge und einen festgelegten Termin versehen werden.” (Wikipedia).

Damit die Einarbeitung reibungslos funktioniert, hat die Trello-Crew ein paar Board-Beispiele in deutscher Sprache ins Netz gestellt:

Falls Ihnen das nicht reicht, es gibt auch zu Trello ein Kindle-Buch, das ich aber nicht gelesen habe:
Dominic Wolff: Get Things Done with Trello (Link).

Es existieren neben einer mobilen Version der Website von Trello auch eigenentwickelte Apps für iOS, Android und Windows 8.

Trello wird bereits von namhaften deutschen Unternehmen eingesetzt, wie z. B. Sennheiser, Daimer u.a. Sie befinden sich also in bester Gesellschaft.

Ich werde mich nun und wohl auch eingehend mit Trello beschäftigen.
Widerstand scheint zwecklos.

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Wir müssen reden: Die 3-E-Mails-Regel

Wer glaubt, dass die E-Mail eine Renaissance erlebt, der irrt. Renaissance bedeutet bekanntlich „Wiedergeburt“ und eine solche setzt voraus, dass irgendetwas vorher tot war. Wer wollte ernsthaft behaupten, die E-Mail wäre jemals tot gewesen? Sie wurde vielleicht schon des öfteren totgesagt und sie wissen ja, Totgesagte leben länger. Aus diesem Grund wird m. E. die E-Mail noch lange Thema im ToolBlog sein.

Allerdings bringt der E-Mail-Verkehr doch auch einige Nachteile mit sich, wie wir wissen. Phil Simon führt in seinem Beitrag “The ‘3-email rule’ is the key to solving the biggest problem with your inbox“ einige auf und verlinkt auch auf Studien mit wissenschaftlichem Hintergrund dazu. Seine Schlussfolgerung jedoch ist einfach: Er wendet die 3-E-Mails-Regel an.

Die Signatur in seinen Nachrichten schließen mit dem Satz

I abide by a three-email-rule. After three, we talk.

Nach zweimal her und einmal hin greift er zum Hörer und ruft den Partner an. So vermeidet er das berüchtigte E-Mail-Pingpong und klärt die offenen Fragen im Gespräch.

Ein interessanter Gedanke, finde ich. Was meinen Sie dazu, passt das in Ihren Alltag?

[via Lifehacker]

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Notizen: Die Cornell – Methode in elektrisch

Über die Cornell – Methode zum Notizen machen habe ich im ToolBlog schon des öfteren berichtet. Ursprünglich war diese Methode für die Mitschrift während Vorlesungen an der Uni gedacht, sie eignet sich jedoch für andere Präsentationen oder auch für Besprechungen.

Thomas Mathoi stellt nun in seinem Blog die elektronische Variante der Cornell-Notizen vor: Notizen machen, aber richtig! Er verwendet dafür Evernote (wie könnte es anders sein!) und stellt uns auch eine entsprechende Vorlage zum Herunterladen zur Verfügung. Dankeschön dafür.

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Nomen es Omen: Die Systematik von Dateinamen

Sie kennen das. In vielen Organisationen und Teams wurden vor gefühlten hundert Jahren die ersten Dateien auf der Festplatte abgelegt. In der Zwischenzeit sind die Dateiablagen quasi organisch gewachsen, es haben sich mehr oder weniger informelle Strukturen herausgebildet. Auf diese Weise findet man mehr schlecht als recht die Dateien, auf die man zurückgreifen möchte.

Wenn Ihnen und Ihrem Team der Datei-Verhau über den Kopf wächst, hilft es oft nur, Tabula Rasa zu machen und mit der Dateiablage ganz von vorn zu beginnen. Ein Schlüssel für eine zweckmäßige Ablage ist die Systematik, nach der Sie Ihre Dateien benennen.

Wie so etwas gehen könnte, erfahren Sie in einem Artikel der Firma exadox: File Naming Conventions References.

Sie finden in dem Beitrag eine Referenzliste für verschiedene Anwendungsfelder. Für jedes Feld können Sie in einem eigenen Artikel nachlesen, wie eine systematische Benennung der Dateien aufgebaut sein könnte.

Sicher nichts für Einzelpersonen und Freelancer wie mich. Ich könnte mir aber vorstellen, dass diese Hinweise für Teams und Organisationen durchaus nützlich sein können.

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10 Tipps für den Umgang mit E-Mails

Wieder einmal bin ich über einen Hinweis auf einen Artikel gestoßen, in dem Sie Tipps für den Umgang mit E-Mails bekommen. Geschrieben hat ihn Belle Cooper und er trägt den Titel: 10 Realistic Ways to Keep Your Overflowing Inbox Under Control. Angesprungen hat mich der Beitrag wegen des Attributs „Realistisch“ und tatsächlich sind ein paar Hinweise dabei, über die man ernsthaft nachdenken kann:

  1. Verarbeiten Sie E-Mail sofort weiter
  2. Bringen Sie „vergessene“ Nachrichten an die Oberfläche, die eine Handlung erfordern
  3. Verwenden Sie einen eigenen Posteingang für Mail von externen Partnern (und vor allem einen für /CC)
  4. Holen Sie Ihre E-Mails nicht am Morgen oder zum Feierabend ab
  5. Ordnen Sie Ihre E-Mails bestimmten Bereichen zu, z. B. „E-Mails, die mit einer Handlung verbunden sind“, „E-Mails, die Sie beantworten müssen“ usw.
  6. Richten Sie eine „Yesterbox“ ein. Hier kommen die E-Mail vom Vortag hinein, die Sie am nächsten Morgen abarbeiten
  7. Checken Sie als erstes an einem Arbeitstag Ihre Mails (Bewusster Widerspruch zu 4.)
  8. Automatisieren Sie so viel wie möglich
  9. Fassen Sie sich kurz
  10. Verfassen Sie Mails mit geschlossenem Ende oder anders: Zwingen Sie den Adressaten zu einer Entscheidung

Zu jedem dieser Tipps gibt Belle ausführliche Erläuterungen speziell zu Gmail und nennt Links zu tiefer gehenden Artikeln.

Ich finde, sehr viel dieser Tipps werden durch das konsequente Befolgen z. B. des GTD®- oder Linenberger-Workflows schon von vornherein umgesetzt, wie Tipp 1,2 oder 5.

Wenn Sie in einer Organisation mit ausgesprochener Absicherungsmentalität arbeiten, dann empfehle ich Ihnen ebenfalls, über eine Regel alle Mails, bei denen Sie auf /CC stehen, automatisch in einen eigenen Ordner ablegen zu lassen. Sonst müllen Sie Ihren Eingangskorb mit Nachrichten zu, die man Ihnen nur geschickt hat, um sich selbt abzusichern. Bei Bedarf können Sie diese ja immer noch wieder hervorholen.

[via 99U]

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Mind-Mapping (und noch viel mehr) in Google Drive

Vielleicht ist das für viele Leserinnen und Leser kalter Kaffee, für mich war es neu. Durch einen Artikel von Angela Alcorn habe ich gelernt, wie man die unterschiedlichsten Apps mit Google Drive verbinden und von dort direkt starten kann. Angela erklärt dies anhand der Mind-Mapping-App MindMup: Try MindMup Mind-Mapping Via Google Drive. Und so geht es:

1. Öffnen Sie Ihr Google-Drive-Verzeichnis
2. Klicken Sie links oben in das rote Feld “NEU”. Es öffnet sich ein Menü.
3. Fahren Sie mit der Maus auf “Mehr”, so dass ein Untermenü aufklappt
4. Klicken Sie auf “+ Weitere Apps verknüpfen”
5. Wählen Sie aus der Unzahl von angebotenen Apps die gewünschte aus

MindMup ist übrigens wirklich eine nette App für das Mind-Mapping zwischendurch. Und ummesonscht, was für die Schwaben unter den Lesern sehr wichtig ist.

Wie gesagt, die Anzahl der Apps, die Sie mit Google Drive verknüpfen können, ist sehr groß. Ich bin mir sicher, es ist auch die dabei, die genau für Ihre Zwecke passt. Leider sind nicht alles Angebote kostenfrei.

Und: Sie müssen natürliche einen Account bei Google haben.

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Produktiv auf dem Weg zur Arbeit

Viele Leserinnen und Leser nehmen öffentliche Verkehrsmittel für den Weg zur Arbeit. In meiner Studienzeit musste ich mit der Straßenbahn in Darmstadt immer eine dreiviertel Stunde hin und wieder zurück in meine Bude fahren. Damels gab es noch kein Smartphone. Aus diesem Grund habe ich entweder die Tageszeitung gelesen oder vor mich hingeträumt. Letzteres vor allem auf dem Weg zurück.
Das Tagträumen pflege ich immer noch, besonders auf längeren Zugstrecken. Dabei hatte ich schon die besten Ideen und kann es aus diesem Grund nur empfehlen.

Wenn Sie jedoch auf Ihrem Weg zur Arbeit unbedingt produktiv sein möchten, dann befolgen Sie die Tipps von Lindsay Kolowich: 10 Easy Ways to Make Your Commute More Productive. Fast alles lässt sich mit dem Smartphone mit den dazugehörigen Apps bewerkstelligen. Hier die Vorschläge von Lindsay (meine Apps dazu in der Klammer):

1. Erstellen Sie die Aufgabenliste für den Tag
(Meine App: TaskTask)
2. Leeren Sie den E-Mail-Eingangskorb
(iPhone E-Mail, Gmail)
3. Überprüfen Sie den Fortschritt bei Ihren Zielen
(Way of Life)
4. Lernen Sie eine Fremdsprache
(Spanisch: busuu)
5. Hören Sie Podcasts
(iPhone Podcast)
6. Lesen Sie vorgemerkte Artikel
(wie im Artikel)
7. Überfliegen Sie Ihre abonnierten RSS-Feeds
(fire)
8. Bringen Sie das Social-Media-Gedöns hinter sich
9. Entrümpeln Sie Ihre Timeline bei Twitter
(Twindr aus dem Artikel ist sehr empfehlenswert!)
10. Setzen Sie sich ein Tagesziel

Weiterhin kann ich Ihnen empfehlen:

12. Lesen Sie ein E-Book
(Kindle)
13. Misten Sie Ihre Fotos auf dem Smartphone aus (Flic)
14. Hören Sie Musik (Spotify)

Bitte sehen Sie mir nach, dass ich keine Links für Android-Smartphones parat haben. Ich bin mir sicher, es gibt zu jeder iPhone-App das passende Gegenstück.

Hier ein ganz besonderer “Bonus”-Tipp von mir:

Üben Sie sich in Achtsamkeit und/oder meditieren Sie!

U-Bahn

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