Kategorie-Archiv: Software

10 Tipps für den Umgang mit E-Mails

Wieder einmal bin ich über einen Hinweis auf einen Artikel gestoßen, in dem Sie Tipps für den Umgang mit E-Mails bekommen. Geschrieben hat ihn Belle Cooper und er trägt den Titel: 10 Realistic Ways to Keep Your Overflowing Inbox Under Control. Angesprungen hat mich der Beitrag wegen des Attributs „Realistisch“ und tatsächlich sind ein paar Hinweise dabei, über die man ernsthaft nachdenken kann:

  1. Verarbeiten Sie E-Mail sofort weiter
  2. Bringen Sie „vergessene“ Nachrichten an die Oberfläche, die eine Handlung erfordern
  3. Verwenden Sie einen eigenen Posteingang für Mail von externen Partnern (und vor allem einen für /CC)
  4. Holen Sie Ihre E-Mails nicht am Morgen oder zum Feierabend ab
  5. Ordnen Sie Ihre E-Mails bestimmten Bereichen zu, z. B. „E-Mails, die mit einer Handlung verbunden sind“, „E-Mails, die Sie beantworten müssen“ usw.
  6. Richten Sie eine „Yesterbox“ ein. Hier kommen die E-Mail vom Vortag hinein, die Sie am nächsten Morgen abarbeiten
  7. Checken Sie als erstes an einem Arbeitstag Ihre Mails (Bewusster Widerspruch zu 4.)
  8. Automatisieren Sie so viel wie möglich
  9. Fassen Sie sich kurz
  10. Verfassen Sie Mails mit geschlossenem Ende oder anders: Zwingen Sie den Adressaten zu einer Entscheidung

Zu jedem dieser Tipps gibt Belle ausführliche Erläuterungen speziell zu Gmail und nennt Links zu tiefer gehenden Artikeln.

Ich finde, sehr viel dieser Tipps werden durch das konsequente Befolgen z. B. des GTD®- oder Linenberger-Workflows schon von vornherein umgesetzt, wie Tipp 1,2 oder 5.

Wenn Sie in einer Organisation mit ausgesprochener Absicherungsmentalität arbeiten, dann empfehle ich Ihnen ebenfalls, über eine Regel alle Mails, bei denen Sie auf /CC stehen, automatisch in einen eigenen Ordner ablegen zu lassen. Sonst müllen Sie Ihren Eingangskorb mit Nachrichten zu, die man Ihnen nur geschickt hat, um sich selbt abzusichern. Bei Bedarf können Sie diese ja immer noch wieder hervorholen.

[via 99U]

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Mind-Mapping (und noch viel mehr) in Google Drive

Vielleicht ist das für viele Leserinnen und Leser kalter Kaffee, für mich war es neu. Durch einen Artikel von Angela Alcorn habe ich gelernt, wie man die unterschiedlichsten Apps mit Google Drive verbinden und von dort direkt starten kann. Angela erklärt dies anhand der Mind-Mapping-App MindMup: Try MindMup Mind-Mapping Via Google Drive. Und so geht es:

1. Öffnen Sie Ihr Google-Drive-Verzeichnis
2. Klicken Sie links oben in das rote Feld “NEU”. Es öffnet sich ein Menü.
3. Fahren Sie mit der Maus auf “Mehr”, so dass ein Untermenü aufklappt
4. Klicken Sie auf “+ Weitere Apps verknüpfen”
5. Wählen Sie aus der Unzahl von angebotenen Apps die gewünschte aus

MindMup ist übrigens wirklich eine nette App für das Mind-Mapping zwischendurch. Und ummesonscht, was für die Schwaben unter den Lesern sehr wichtig ist.

Wie gesagt, die Anzahl der Apps, die Sie mit Google Drive verknüpfen können, ist sehr groß. Ich bin mir sicher, es ist auch die dabei, die genau für Ihre Zwecke passt. Leider sind nicht alles Angebote kostenfrei.

Und: Sie müssen natürliche einen Account bei Google haben.

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Produktiv auf dem Weg zur Arbeit

Viele Leserinnen und Leser nehmen öffentliche Verkehrsmittel für den Weg zur Arbeit. In meiner Studienzeit musste ich mit der Straßenbahn in Darmstadt immer eine dreiviertel Stunde hin und wieder zurück in meine Bude fahren. Damels gab es noch kein Smartphone. Aus diesem Grund habe ich entweder die Tageszeitung gelesen oder vor mich hingeträumt. Letzteres vor allem auf dem Weg zurück.
Das Tagträumen pflege ich immer noch, besonders auf längeren Zugstrecken. Dabei hatte ich schon die besten Ideen und kann es aus diesem Grund nur empfehlen.

Wenn Sie jedoch auf Ihrem Weg zur Arbeit unbedingt produktiv sein möchten, dann befolgen Sie die Tipps von Lindsay Kolowich: 10 Easy Ways to Make Your Commute More Productive. Fast alles lässt sich mit dem Smartphone mit den dazugehörigen Apps bewerkstelligen. Hier die Vorschläge von Lindsay (meine Apps dazu in der Klammer):

1. Erstellen Sie die Aufgabenliste für den Tag
(Meine App: TaskTask)
2. Leeren Sie den E-Mail-Eingangskorb
(iPhone E-Mail, Gmail)
3. Überprüfen Sie den Fortschritt bei Ihren Zielen
(Way of Life)
4. Lernen Sie eine Fremdsprache
(Spanisch: busuu)
5. Hören Sie Podcasts
(iPhone Podcast)
6. Lesen Sie vorgemerkte Artikel
(wie im Artikel)
7. Überfliegen Sie Ihre abonnierten RSS-Feeds
(fire)
8. Bringen Sie das Social-Media-Gedöns hinter sich
9. Entrümpeln Sie Ihre Timeline bei Twitter
(Twindr aus dem Artikel ist sehr empfehlenswert!)
10. Setzen Sie sich ein Tagesziel

Weiterhin kann ich Ihnen empfehlen:

12. Lesen Sie ein E-Book
(Kindle)
13. Misten Sie Ihre Fotos auf dem Smartphone aus (Flic)
14. Hören Sie Musik (Spotify)

Bitte sehen Sie mir nach, dass ich keine Links für Android-Smartphones parat haben. Ich bin mir sicher, es gibt zu jeder iPhone-App das passende Gegenstück.

Hier ein ganz besonderer “Bonus”-Tipp von mir:

Üben Sie sich in Achtsamkeit und/oder meditieren Sie!

U-Bahn

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Wie Sie Ihre Arbeit mit Google Drive organisieren

Ich gebe zu, ich habe schon so manchen exotischen Ansatz zur Arbeitsorganisation gesehen. Aber immer wieder werde ich überrascht. Diesmal von Jordan Arbuckle. In seinem Beitrag “How to Organize, Improve, and Dominate Life with Google Drive” zeigt er uns, wie wir unser ganzes Arbeitsleben komplett mit Google Drive und den dazugehörigen Apps organisieren können.

Zunächst listet Jordan auf, was mit Google Drive alles möglich ist. Ich gebe zu, schon das hat mich beeindruckt. Danach geht er in die Vollen. Er gibt uns Tipps für:

  • Die persönlichen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Daily Kaizen)
  • Eine Tabelle zur Verfolgung der eigenen Fitness
  • Projekt- und Aufgabenmanagement
  • Finanzplanung
  • Zielfindungs- und Umsetzungsmanagement

und noch ein paar interessante Dinge mehr. Wie gesagt, alles wird mit Google-Drive-eigenen Bordmitteln realisiert, das meiste mit entsprechenden Spreadsheets. Alle “Module” werden beschrieben und Sie können die Vorlagen dafür herunterladen.

Auch wenn ich mich nicht auf diese Weise organisieren werde, so gebe ich doch zu, dass ich schwer beeindruckt bin. Da hat sich einer wirklich Gedanken gemacht. So geht es also auch!

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So bringen Sie Licht ins Dunkel: Lookeen

Die treuen Leserinnen und Leser des ToolBlogs wissen, dass ich mit der bordeigenen Windows-Suche seit Jahren über Kreuz bin. Immer habe ich den Eindruck, dass die Hälfte der möglichen Suchergebnisse auf der dunklen Hälfte des Computers im Verborgenen bleibt.

Was habe ich schon alles ausprobiert. Da gab zum Beispiel Suchprogramme für den Desktop wie zum Beispiel Copernic Desktop Suche und verwandte. Ich habe sogar in meinen Geldbeutel gegriffen, um eine passende Lösung für all die Suchprobleme zu finden (Archivarius 3000, unterirdisch). Schlussendlich habe ich das berühmte Handtuch geworfen und mich zähneknirschend mit der eingebauten Windows-Suche begnügt.

Im Kontext mit Outlook hatte ich vor Jahren einmal Lookeen im Einsatz. Lookeen ist eine Erweiterung für Outlook, durchsucht aber nicht nur die Inhalte der Nachrichten, sondern auch andere Dokumente, die sich auf den anderen unzähligen Ordnen auf der Festplatte befinden. Mir wurde jüngst ein Exemplar zum Testen zur Verfügung gestellt und ja, dieses Programm kommt meinen Anforderungen sehr nahe.

Lookeen fügt sich nahtlos in Outlook ein, lässt sich aber auch ohne Outlook starten. Die Suche wird schnell durch eine entsprechende Indizierung. Hier empfehle ich Ihnen, das Indexverzeichnis dahin umzulegen, wo es ausreichend Platz gibt, denn die Indexdatei kann schon einigermaßen groß werden.

In das Suchfeld geben Sie Ihren Suchtext ein und schwuppdiwupp sagt Ihnen das Programm, was es unter dem Stichwort alles gefunden hat. Durchsucht werden dabei:

  • E-Mails
  • Kontakte
  • Aufgaben
  • Anhänge
  • Dateien

Damit bei der Auswertung der Suche nicht das große Rätselraten beginnt, was sich wohl hinter dem kryptischen Dateinamen verbirgt, können Sie in einer Dateivorschau das gefundene Dokument schon einmal anschauen. Ansonsten können Sie in der Darstellung anhand der Spalten selbst einstellen, wie viel und welche Informationen Sie zu den Suchergebnissen geliefert bekommen wollen. Natürlich können Sie bevorzuge Suchvorgänge als Favoriten abspeichern oder diesen in einer Verlaufsanzeige noch einmal nachvollziehen. Manchmal kann das nützlich sein.

Trotz der vielen Einstellmöglichkeiten ist das Design klar und übersichtlich gehalten. Nichts lenkt von den wichtigen Funktionen ab.

Fazit: Lookeen gefällt mir nach einigen Wochen Gebrauch immer besser. Vielleicht ist es wirklich das Tool, das ich bis jetzt gesucht habe. Wenn Sie auf dem Rechner in der Dateiablage den gleiche Verhau haben wie ich, dann kann die Anschaffung durchaus lohnen. Neu organisieren werde ich meine Dateiablage nicht mehr. Warum soll ich suchen, wenn es der Rechner auch kann?

Die Software wird in drei Varianten zu unterschiedlichen Preisen vertrieben.

Für den Mac empfehle ich Ihnen übrigens DEVONsphere Express. Das Programm macht seinen Job hervorragend.

Nachtrag (9. April 2015):

Heute wurde Lookeen Free veröffentlicht, eine kostenfreie Version unseres Programms, die sich an Home-User richtet. Lookeen Free bietet die starke Desktopsuche aus Lookeen 10 ohne Einschränkungen für das eigene Hauptlaufwerk (C:/).  Lookeen Free steht jetzt zum Download unter www.free.lookeen.de bereit.

Ist doch nett, oder?

 

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Die Google-Bibel: Effizient arbeiten mit Google Tools

Vor einigen Tagen hat mich ToolBlog-Leser Jürgen Plieninger auf einen Umstand hingewiesen, der mir, ahem, etwas peinlich ist. In dem Artikel “Alles über Google: Der Google Guide” hatte ich auf eine Website hingewiesen, die ganz offensichtlich gewaltig in die Jahre gekommen ist. Leider muss ich zugeben, dass ich überhaupt nicht auf die Jahresdaten geachtet habe.
Nun ja, wie auch immer, nach Begriffen des Computerzeitalters stammt die von mir empfohlene Seite aus der Bronzezeit. Ich bitte diesen Lapsus zu entschuldigen.

Mit einer Literaturempfehlung möchte ich diese Scharte wieder auswetzen. Jochen und Markus Hegele haben ein Buch zu den Programmen rund um Google geschrieben, das so aktuell ist wie ein Buch nur sein kann: Effizient arbeiten mit Google Tools.

Obwohl das Buch nicht als Schwarte, sondern durchaus schlank daher kommt, werden dennoch so ziemlich alle Themen rund um die Software-Angebote von Google behandelt. Sie erfahren:

  • wie Sie Ihr persönliches Informationsmanagement mit Google-Werkzeugen gestalten können (E-Mail, Kontakte, Termine und Aufgaben),
  • wie Sie mit anderen Zeitgenossen via Hangout kommunizieren können,
  • was Sie alles mit Google+ anstellen können und wie Sie es einrichten,
  • wie Sie Google Drive sinnvoll nutzen können.

Das ist nur eine Auswahl. Sie finden auch Informationen über Teamseiten, Foren, den Browser Chrome und einige Empfehlungen für Google Apps. Hinweise auf Links auf weiterführende Informationen und Anwendungen runden den Inhalt ab.

Was mir an diesem Buch besonders gefällt, ist die Dosierung der Informationen. In einem flotten Stil geschrieben, bekommen Sie alle Informationen, die Sie für einen soliden Einstieg in die jeweilige Anwendung brauchen. Nicht mehr und nicht weniger. Dabei verlieren sich die Autoren nicht in der Beschreibung einzelner Features oder Menüpunkte, sondern behalten die praktische Anwendung stets im Auge.

Kurz und klein: Mir gefällt dieses Buch. Es liegt bei mir griffbereit auf dem Schreibtisch zum Nachschlagen für alle Google-Fälle.

Effizient arbeiten mit Google Tools

Price: EUR 24,99

5.0 von 5 Sternen (2 customer reviews)

81 used & new available from EUR 17,60

 

Nachtrag (3. April 2015):

Der geneigte Leser beachte auch den Hinweis von ToolBlog-Leser auf das Blog zum Buch.

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Alles über Google: Der Google Guide

Bei Suchmaschinen gilt seit Jahren die eherne Regel:

Es gibt zwei Arten von Suchmaschinen: Google und die anderen

Was hatten wir nicht alles an guten Suchmaschinen: Yahoo, Alta Vista, Lycos, Infoseek usw. Bis dann Google mit seiner bestechenden Einfachheit kam. Suchbegriff eingeben, abschicken und Suchergebnis betrachten. Das war es und bis heute hat sich daran nichts grundlegend geändert.

Was viele allerdings nicht wissen, dass eine einfache Benutzung auf diese Weise dem Fahren eines Autos mit angezogener Handbremse ähnelt. Mit Google kann man viele interessante Dinge tun. So viele, dass Nancy Blachmann eigene eigene Website darüber veröffentlicht hat, den Google Guide. Sie schreibt dazu:

Google Guide is an online interactive tutorial and reference for experienced users, novices, and everyone in between. I developed Google Guide because I wanted more information about Google’s capabilities, features, and services than I found on Google’s website.

Sie können auf dem Google Guide bestimmte Kategorien auswählen oder sich als Beginner, Experte oder Teenager (!) durch den Inhalt klicken.

Es gibt übrigens auch eine deutsche Variante des Google Guides, die von Peter Gasser betreut wird.

Kurzum: Wenn Sie richtig in Google einsteigen oder Ihre Kenntnisse vertiefen möchten, dann wird Ihnen hier geholfen.

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Erweiterungen für Evernote

Wie meine Leserinnen und Leser wissen, nutze ich Evernote sehr intensiv für den ursprünglichen Zweck dieses Programms: Dem Erstellen und Organisieren von Notizen aller Art. Mittlerweile geht der Funktionsumfang über die Notizfunktion weit hinaus und ich bin mir sicher, dass ich nur einen Bruchteil der Möglichkeiten von Evernote nutze.

Wem das alles noch zu wenig ist, der kann Evernote auch durch Erweiterungen aufbohren. Enrico Nahler stellt entsprechende Programme vor: Become an Evernote Productivity Ninja in 2015 by using this Top 10 List of Companion Apps. Sie finden in seinem Beitrag Hinweise zu Anwendungen für die E-Mail-Organisation (Boxer), zur Verwaltung von echten Haftzetteln (Post-it Plus) oder zur Aufgabenverwaltung (azendoo).

Post-it Plus habe ich in Gebrauch und kann es durchaus empfehlen, allerdings eher mit dem iPad als mit dem iPhone. Auf letzterem muss man doch arg herumpfriemeln

Was ich sicher einmal ausprobieren werde, ist RefME. Das Programm dient zur Erfassung und Verwaltung von Literaturstellen mit dem iPhone. Sowas kann die Arbeit unendlich erleichtern, wenn es richtig funktioniert. 

Ich bin mir sicher, es gibt noch viel mehr nützliche Evernote-Erweiterungen da draußen. Welche haben Sie im Einsatz?

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Die Pinnwand zum Ausprobieren: BoardThing

Eine App, die ich auf meinem iPad nicht missen möchte, ist iBrainstorm. Im Prinzip handelt es sich hierbei um eine virtuelle Pinnwand, mit der man dasselbe anstellen kann, wie mit einer “echten” Moderationswand. Man kann mit Karten ein Brainstorming durchführen und die Karten hinterher strukturieren. Affinitätsdiagramm nennt das der Experte, der Normalo kennt dies unter “Kartenabfrage” aus der Moderation. Zusätzlich können Sie auf die Pinnwand auch noch Striche, Figuren usw. zeichnen um das Ganze noch unübersichtlicher zu machen.

Leider gibt es iBrainstorm nur für iOS, ein ähnliches und kostenfreies Programm konnte ich für den Mac nicht finden, CMap Tools geht noch am ehesten in die Richtung, ist mir aber nicht einfach genug. Hier hat Microsoft die Nase vorn mit der hauseigenen kostenlosen Software “StickySorter” für Windows. Leider wird dieses kleine Helferlein offenbar nicht mehr weiterentwickelt, aber Sie können es an diversen Orten noch herunterladen (z. B. bei Computerbild).

Eine neue Netzanwendung scheint die Lücke nun zu füllen: BoardThing. Auf den ersten Blick ist alles vorhanden, was eine virtuelle Pinnwand braucht. Sie können sammeln, arrangieren und auf dem Board zeichnen. Auch die entfernte Zusammenarbeit mit anderen Nutzern ist möglich. Außerdem können die “Karten” auch aus Videos, Links oder ähnlichem bestehen. Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Momentan wird die App noch getestet, aber Sie können sich am Ausprobieren beteiligen, indem Sie auf dem üblichen Weg um eine Einladung bitten. Bei mir ging das problemlos und schnell. Wenn Sie einen Einladung erhalten haben, können wir uns ja einmal treffen und zusammen versuchsweise eine Pinnwand erstellen.

 

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Von pdf zurück: Able2Extract

Kürzlich wurde mir eine interessante Anwendung zum Testen zur Verfügung gestellt: Able2Extract PDF Converter 9. Das Programm dient dazu, pdf-Dateien in beschreibbare Office-Dokumente zu überführen und umgekehrt. 

Die Umwandlung von Office nach pdf ist nichts besonderes, das machen tausend andere Programme, Anwendungen oder Druckertreiber auch. Somit geschenkt. 
Der Transfer von fertigen pdf-Dateiein in Office-Dokumente ist jedoch nicht trivial und funktioniert oft mehr schlecht als recht, wie ich schon selbst leidvoll erfahren durfte. Hier kommt Able2Extract ins Spiel. Die Bedienung ist einfach: Man lädt das pdf-Dokument, entscheidet, was genau übersetzt werden soll (Teile oder das gesamte Dokument), wählt dann das Zielformat und drückt den Knopf. Das war es dann. 

Als Zielformate stehen zur Verfügung:

  • MS Office (Word, Excel, Powerpoint)
  • OpenOffice (Writer, Calc, Impress)
  • HTML
  • Autocad oder
  • Bild

Wenn es sich um ein größeres Projekt handelt, kann man auch eine Stapelverarbeitung einrichten (Batch). Ausprobiert habe ich bislang den Transfer zu Word, PowerPoint und OpenOffice. 
Die Bedienung ist wirklich einfach, nahezu selbsterklärend und die Ausgabequalität verblüffend, zumindest für mich. Meistens gehen ja bei derartigen Aktionen die Formatierungen verschütt. Nicht so hier. Das Originalformat bleibt weitestgehend erhalten, von ein paar wirklich marginalen Ausrutschern einmal abgesehen. Ich war jedesmal beeindruckt. Lang warten muss man auf das Ergebnis übrigens nicht. Die Verarbeitung geht recht flott.

Allerdings hat diese Verarbeitungsqualität auch ihren Preis: Für die Vollversion müssen Sie $99,95 berappen. Für den einmaligen Gebrauch hin und wieder ist der Preis sicherlich zu hoch. Aber wenn Sie öfter pdf – Dateien konvertieren müssen, dann wäre für mich Able2Extract PDF Converter 9 ein heißer Favorit.

BTW: Die Katze im Sack müssen Sie nicht kaufen. Sie können auch erst einmal eine Testversion herunterladen.
 

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