Kategorie-Archiv: Software

Trello für die Cracks

Zumindest für die Projektleute in meinem Bekanntenkreis stellt sich Trello so langsam als die Software zur Organisation von Arbeitsabläufen allein und im Team heraus. Vor einiger Zeit ist Trello komplett in deutscher Sprache erschienen. Die Macher hatten Dies damals zum Anlass genommen, einige Boards zur Einführung in das Programm zur Verfügung zu stellen (hier der ToolBlog-Artikel dazu).

Wenn Sie über diese ersten Schritte hinaus sind und sich tiefer in Trello einarbeiten möchten, dann empfehle ich Ihnen den Beitrag von Lauren Moon: Dangerously Productive: Master Level Trello Tips. Lauren weist auf ein Board hin, dass mit und Trello ausschließlich für Lehr- und Lernzwecke erstellt wurde. Auf dem Board erfahren Sie u.a.:

  • Wie Sie Karten (Cards) aus einem Spreadsheet erstellen
  • Wie Sie Internetadressen auf Karten ziehen
  • Wie Sie eine neue Karte auf elegante Art jeder Position hinzufügen können
  • Wie Sie Ihre eigenen Karten mit „Q“ herausfiltern können
  • Wie Sie Markdown verwenden können um Text zu formatieren

Danke für das informative Board!

Bis ein anständiges Buch über Trello erscheint, müssen wir uns wohl derartige Hilfen überall zusammensuchen. Ich bleibe für Sie am Ball!

Ein Nachtrag (direkt nach Erscheinen)

Es gibt übrigens auch ein Ressourcen-Board direkt von Trello. Hier gibt es allerhand Hinweise zu Tipps, Erweiterungen, Utilities, Anleitungen usw.

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Kostenloses E-Book: Alles über E-Mail

Wenn Sie wissen möchten, was technisch hinsichtlich der guten alten Tante E-Mail alles so auf dem Markt ist, dann empfehle ich Ihnen das kostenlose E-Book, das Sie auf www.homepage-erstellen.de erhalten können: “E-Mail: Anbieter und Software” (pdf). Der Inhalt:

  • E-Mail, wie funktioniert das?
  • Kostenlose E-Mail Anbieter im Überblick
  • E-Mail-Konten von Webspace Providern
  • Alfahosting (kannte ich auch noch nicht)
  • E-Mail-Software (für mich Outlook, ist doch klar)
  • Tipps und Tricks
  • … und ein abschließendes Fazit

Letzteres kommt auch von mir. Wenn Sie jemandem einen kompakten schnellen Einstieg empfehlen müssen, dann ist dieses E-Book eine gute Wahl.

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Achtung! Der dicke Haken bei MS Outlook 2016 für Mac

Microsoft kann es einfach nicht lassen. Die neue Version von Outlook für den Mac kann ja schön sein wie sie will, aber wenn wichtige Funktionen nicht mehr enthalten sind, dann wird sie wertlos. „Verschlimmbessern“ nennt das der Volksmund. Und genau das ist bei Outook 2016 für den Mac wieder einmal passiert. Der Grund:

Es ist unmöglich, eine e-Mail direkt in eine Aufgabe zu überführen.

Dies ist aber der entscheidende Pluspunkt von Outlook. In der älteren Version Outlook 2011 für den Mac ging das, wenn auch nicht besonders elegant.

In der neuen Version ist dies nicht mehr möglich, wie dieser Thread belegt. Fazit: Ich habe das neue Office für Mac wieder deinstalliert und bin reumütig wieder zu Office 2011 zurückgekehrt. Gott sei Dank ging das problemlos. Was unter Windows passiert wäre, möchte ich mir gar nicht ausmalen.

Eine Frage bleibt aber offen:

Warum werden bei neuen Versionen auf äußerst selbstherrliche Weise einfach nützliche Funktionen gestrichen?

In diesem Fall wurde sogar eine USP gekillt, ein Feature also, das Outlook einzigartig gemacht hat. Da kann man nur mit dem Kopf schütteln.

PS: Falls ich mich getäuscht habe und die Funktion mittlerweile wieder läuft, dann bitte ich um Benachrichtigung, nehme alles zurück und entschuldige mich in aller Form.

7 Antworten

Wie ich mich selbst organisiere: Meine Werkzeuge

Im August 2012 hatte ich zuletzt beschrieben, welche Werkzeuge ich für die Organisation meiner Arbeit benutze. Zwei Jahre sind eine lange Zeit und das Bessere ist der Feind des Guten. Das eine oder andere habe ich verändert, ersetzt oder gestrichen. Kurz: Es ist Zeit für ein Update.

Die wichtigste Neuerung: Ich habe mir für unterwegs ein MacBook Air zugelegt und ich bin mehr als zufrieden damit. Wer jetzt allerdings denkt, ich hätte meinen guten alten Windows-Rechner im Büro in die ewigen Jagdgründe geschickt, der irrt gewaltig. Nach wie vor arbeite ich gerne mit diesem Rechner und seinen zwei Bildschirmen.

Plattformübergreifende Werkzeuge besitzen für mich daher einen hohen Stellenwert. Hier mein Werkzeugkasten:

Plattformübergreifend

  • Office 365. Was soll ich sagen? Für mich gibt es ein Leben vor Office 365 und das andere danach.
  • Evernote zum Anlegen und Verwalten von Notizen
  • XMind als Mind-Mapping-Tool für das Planen persönlicher Projekte
  • Pinboard zum Ablegen interessanter Links
  • Fever als RSS-Reader
  • Librarything zur Verwaltung meiner Bücher

Windows

  • Microsoft Office 2010 und insbesondere
  • Microsoft Outlook 2010 (mein persönliches Cockpit: Ohne geht gar nicht)
  • MarkdownPad 2 zum bequemen schnellen Schreiben von Texten

Mac

iPhone, iPad

  • TaskTask zum Abgleich der Aufgaben über den Office-365-Server
  • Way of Life zum Besiegen innerer Schweinehunde
  • MS Office Lens und Post-it-PLus zum Erstellen von Fotoprotokollen
  • Captio hilft beim Verschicken schneller Notizen
  • flic zum schnellen Aufräumen der Fotosammlung
  • duet zur Verwendung des iPad als Zweitbildschirm am Mac
  • Drafts ist für mich das Programm für Notizen auf dem iPad
  • Paper zum Anfertigen von Skizzen auf dem iPad

Sonstige Hard- und Software

  • Fujitsu Snapscan iX500 in Verbindung mit Evernote (viel seltener als ich ursprünglich gedacht habe)
  • Meine Noguchi-Ablage

Meiner Grundeinstellung “So wenig Tools wie möglich, so viel wie nötig”steht die Freude am Ausprobiern neuer Werkzeuge entgegen. “Software-Junkie” hat mich meine amerikanische Kollegin Mary Houpt genannt. Vielleicht hat sie recht.

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Ein Aufgabenboard in Gmail

Für mich ein Musskriterium für die Verwendung einer oder mehrerer Apps zur Arbeitsorganisation ist die Zusammenarbeit von E-Mail-Programm und Aufgabenmanager. Es geht ganz einfach darum, aus einer E-Mail eine Aufgabe zu machen. Momentan kenne ich nur zwei ernst zu nehmende Programme, bei denen das reibungslos funktioniert: MS Outlook und Lotus Notes. Falls man nicht über ein integriertes Informationsmanagementsystem verfügt, kann man sich zumindest damit helfen, dass man die E-Mail zum Aufgabenmanager weiterschickt, sofern dieser das zulässt. Toodledo kann das, Todoist auch. Aber wie gesagt, sehr elegant ist das nicht.

Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Art von Personal Kanban organisieren und außerdem Gmail das Postprogramm Ihrer Wahl ist, dann ist vielleicht Sortd die richtige Software für Sie. Mit Sortd können Sie Ihre empfangenen E-Mail in vorstrukturierte Listen überführen. Wenn Sie hierbei an Trello denken, dann liegen Sie nicht falsch.

Um besser verstehen zu können, wie Sortd funktioniert und wie es verwendet wird, lesen Sie den Artikel von Mihir Patkar: Turn Gmail Into A Trello-Like Task Board With Sortd. Hier ist schon einmal ein Vorgeschmack per Video:

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Das Karteikartensystem von Ryan Holiday und der Zettelkasten nach Niklas Luhmann

Wir Menschen haben bekanntlich 5 verschiedene Sinneskanäle, von denen wir manche offensichtlich bevorzugen. So gibt es auditive oder visuelle Menschen. Oder eben auch Haptiker, die den Tastsinn bevorzugen. Meine liebe Frau gehört dazu. Während ich beispielsweise als visueller Typ Vokabeln mit dem elektronische Vokabelkasten und dem Rechenknecht memoriere, bevorzugt meine Frau einen „richtigen“ mit Karteikarten aus Papier.

Ryan Holiday scheint ebenfalls ein Haptiker zu sein. In seinem Artikel “The Notecard System: The Key For Remembering, Organizing And Using Everything You Read“ beschreibt er, wie er mit Karteikarten seine persönliche Datenbank organisiert hat. Offensichtlich mit Erfolg, denn Dank der Hilfe seines Ordnungssystems war er in der Lage in drei Jahren drei Bücher zu publizieren. Ob das wirklich auf seine Kartei zurückzuführen ist, weiß ich nicht, er behauptet es zumindest.

Interessant finde ich, wie Ryan Bücher während des Lesens durcharbeitet. Dabei schreibt er Bemerkungen in das Buch und markiert die entsprechenden Seiten mit Eselsohren oder Post-it-Notes. Ein paar Tage nach Beendigung der Lektüre überträgt er die Zitate in seine Kartei.
Ryan beschreibt auch, wie er die Karteikarten mit Ordnungsbegriffen für das leichte Wiederfinden versieht: Er schreibt den Begriff in die obere Ecke. Falls es mehrere Begriffe/Kategorien gibt, schreibt er diese Karten mehrfach.

Gerade für das Durcharbeiten von Fachbüchern finde ich die Vorgehensweise von Ryan sehr nützlich. Falls Sie nicht zu den Haptikern gehören, dann können Sie ja immer noch Notizen in Evernote & Co. anlegen.

Ein Gegenstück zu diesem System hatte ich im ToolBlog schon einmal beschrieben: Den Zettelkasten von Niklas Luhmann. Hier erklärt dieser sein System.

Vielleicht sollte ich noch einmal festhalten, dass Genies oft unordentlich sind, aber unordentliche Menschen nicht unbedingt zu den Genies gehören.

Übrigens gibt es auch den Zettelkasten nach Luhmann auch als Software für alle Plattformen, zur Verfügung gestellt von Daniel Lüdecke. Hier stimmt es wirklich: Der Name ist Programm: Zettelkasten.

Zu der Methode Zettelkasten gibt es übrigens auch ein eigenes Weblog von Christian Tietze. Wie es heißt, ahnen Sie sicher schon.

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Personal Kanban mit Outlook

Immer mehr Leute sind von der Methode „Personal Kanban“ angetan und verwenden Sie zur Organisation ihrer persönlichen Projekte. Diese Begeisterung konnte ich bislang noch nicht teilen, auch wenn ich mit Personal Kanban schon über längere Zeit experimentiert habe.

Vielleicht lag es bislang daran, dass mein bevorzugtes Programm MS Outlook und Personal Kanban nicht so recht zusammengingen. Doch aufgemerkt, die Lösung naht. Donna Michelle Anderson beschreibt in ihrem Artikel “You CAN create a Kanban view for your Outlook Tasks!“, wie Sie Outlook entsprechend frisieren können (Teil 1 und Teil 2).

Sagen wir mal so: Es geht und das Ergebnis ist beeindruckend. Aber Sie müssen schon ordentlich unter der Motorhaube von Outlook herumschrauben. Ich werde mir das wohl nicht zutrauen und so wird mir Personal Kanban wohl weiterhin verschlossen bleiben. Zumindest in der Kombination mit meinem Lieblingstool Outlook.

BTW: Im ersten Teil schreibt Donna:

Yes. über-blogger Jan Fischbach coded a POMODORO TIMER into his OUTLOOK TASK VIEW.

Über-Blogger Jan Fischbach. Donnerwetter. So möchte ich auch mal genannt werden.

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Welcher Produktivitätstyp sind Sie?

Wir Menschen mögen das ja. Andere Menschen zu typisieren und in Schubladen zu stecken. Auf diese Weise lässt sich so ein komplexes Wesen wie der Mensch ein Stück weit trivialisieren und damit besser ausrechnen (hoffen wir zumindest).

Typisierungen gibt es viele, wir alle kennen MBTI, DISG und andere Varianten. Alle haben sie einen wissenschaftlichen Anspruch, dem sie jedoch selten genügen.

Carson Tate nimmt bezüglich der persönlichen Produktivität eine Typisierung vor (alle Typen gibt es natürlich auch in weiblicher Form): The 4 Types of Productivity Styles. Er unterscheidet:

  1. Den Priorisierer (er operiert gerne mit Zahlen, Daten, Fakten)
  2. Den Planer (geht gerne detailliert Schritt für Schritt vor)
  3. Den Arrangeur (arbeitet gerne teamorientiert und bedient die Beziehungsebene)
  4. Den Visualisierer (bevorzugt gesamthaftes Denken, integriert)

Carson beschreibt aber nicht nur die Eigenschaftsmerkmale dieser Typen, sondern erklärt auch deren Beitrag zur Teamarbeit. Außerdem nennt er Produktivitätstools, die sich für den jeweiligen Typ besonders eignen.

Mein Tipp: Nehmen Sie das Ganze nicht zu ernst.

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Trello spricht Deutsch!

Ich weiß, dass viele Leserinnen und Lesern des ToolBlogs begeisterte Nutzer von Trello sind. Offensichtlich werden es immer mehr. Aus diesem Grund startet Trello heute auch mit einem eigenen Ableger in Deutschland.

Mit Trello können Sie allein oder im Team Projekte organisieren. “In der web-optimierten Anwendung ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen zu erstellen. Sie können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhänge und einen festgelegten Termin versehen werden.” (Wikipedia).

Damit die Einarbeitung reibungslos funktioniert, hat die Trello-Crew ein paar Board-Beispiele in deutscher Sprache ins Netz gestellt:

Falls Ihnen das nicht reicht, es gibt auch zu Trello ein Kindle-Buch, das ich aber nicht gelesen habe:
Dominic Wolff: Get Things Done with Trello (Link).

Es existieren neben einer mobilen Version der Website von Trello auch eigenentwickelte Apps für iOS, Android und Windows 8.

Trello wird bereits von namhaften deutschen Unternehmen eingesetzt, wie z. B. Sennheiser, Daimer u.a. Sie befinden sich also in bester Gesellschaft.

Ich werde mich nun und wohl auch eingehend mit Trello beschäftigen.
Widerstand scheint zwecklos.

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Wir müssen reden: Die 3-E-Mails-Regel

Wer glaubt, dass die E-Mail eine Renaissance erlebt, der irrt. Renaissance bedeutet bekanntlich „Wiedergeburt“ und eine solche setzt voraus, dass irgendetwas vorher tot war. Wer wollte ernsthaft behaupten, die E-Mail wäre jemals tot gewesen? Sie wurde vielleicht schon des öfteren totgesagt und sie wissen ja, Totgesagte leben länger. Aus diesem Grund wird m. E. die E-Mail noch lange Thema im ToolBlog sein.

Allerdings bringt der E-Mail-Verkehr doch auch einige Nachteile mit sich, wie wir wissen. Phil Simon führt in seinem Beitrag “The ‘3-email rule’ is the key to solving the biggest problem with your inbox“ einige auf und verlinkt auch auf Studien mit wissenschaftlichem Hintergrund dazu. Seine Schlussfolgerung jedoch ist einfach: Er wendet die 3-E-Mails-Regel an.

Die Signatur in seinen Nachrichten schließen mit dem Satz

I abide by a three-email-rule. After three, we talk.

Nach zweimal her und einmal hin greift er zum Hörer und ruft den Partner an. So vermeidet er das berüchtigte E-Mail-Pingpong und klärt die offenen Fragen im Gespräch.

Ein interessanter Gedanke, finde ich. Was meinen Sie dazu, passt das in Ihren Alltag?

[via Lifehacker]

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