ToolBlog

Ich weiß schon, Ratschläge für den E-Mail-Verkehr gibt es wie Sand am Meer. Aber dennoch lohnt es sich ab und zu, sich einige grundlegende Prinzipien in Erinnerung zu rufen. Jocelyn K. Glei hat eine Liste nützlicher Verhaltensweisen zusammengestellt: Email Etiquette for the Super-Busy. Diese sind:

• Fassen Sie sich kurz
• Formulieren Sie notwendigen Handlungsschritte zu Anfang, nicht am Ende
• Nummerieren Sie Ihre Fragen durch
• Sagen Sie klar, wie es weitergehen soll
• Setzen Sie Fristen
• Benutzen Sie “Nur zur Info”, wenn die Nachricht nur zu Info sein soll
• Schreiben Sie eine kurze Zwischennotiz, wenn Sie die Mail nicht gleich beantworten können
• Schreiben Sie ein klares “Betreff” (kann man nicht oft genug sagen)
• Verschicken Sie kein Mail mit ärgerlichem oder provozierendem Inhalt
• Antworten Sie niemals “Allen”, es sei denn, Sie müssen wirklich

Sicher ist die Aufzählung nicht vollständig, aber die wesentlichen Dinge stehen schon drin. Wenn Sie möchten, können Sie die Liste noch ergänzen nach einem Artikel von Merlin Mann: Writing sensible email messages. Der Beitrag ist zwar nicht mehr jung, aber das ist das Medium e-Mail ja auch nicht.

Eine der Grundprinzipien der Methode GTD von David Allen lautet “Alles aus dem Kopf”. Grund: Der Kopf ist ein hervorragender Diener, aber ein schlechter Organisator. Er erinnert einen immer zu den unpassendsten Gelegenheiten an Dinge, die noch zu erledigen sind. Die Folge ist Ablenkung, denn ich konzentriere mich nicht mehr auf die Aufgaben im Hier und Jetzt.

Also heißt es mit einem “Mind-Sweep” den Kopf entleeren. Wie das zu bewerkstelligen ist, zeigt uns Mike Vardy: How to Do the Ultimate Brain Dump. Der mentale Kehraus läuft nach Mike in folgenden Schritten ab:

1. Nehmen Sie Papier und Bleistift zur Hand
2. Erstellen Sie Ihre Listen
3. Setzen Sie Ihre Listen auf den Prüfstand
4. Vervollständigen Sie Ihre Listen

Bei Schritt Nr. 2 empfiehlt Mike, drei verschiedene Listen anzulegen (Notwendig, nützlich, nice to have). Ich halte das für kontraproduktiv. Schreiben Sie vielmehr alles untereinander weg auf und sortieren Sie erst dann in verschiedene Listen, wenn Ihr Gehirn im wahrsten Sinn des Wortes nichts mehr hergibt. Sammeln und ordnen gleichzeitig sorgt in unserem Oberstübchen für Verwirrung und das stört die Kreativität. Meine Empfehlung daher:

1. Nehmen Sie Papier und Bleistift zur Hand
2. Schreiben Sie alles untereinander auf (keine Kritik, kein Nachdenken, Bedeutendes, Unbedeutendes)
3. Sortieren Sie Ihre Listen in “Unterlisten”, wie es für Sie Sinn macht (Projekte, Kontexte o. ä.)
4. Setzen Sie Ihre Listen auf den Prüfstand
5. Ergänzen Sie, wo notwendig.

Ich wiederhole: Alles aus dem Kopf und hinein in ein sicheres Organisationssystem (Sie wissen schon: Das “Trusted system”)

Vielleicht erst einmal ein Hinweis zu Anfang. Bevor Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre persönliche Produktivität erhöhen könnten, fragen Sie sich erst einmal, wozu das überhaupt gut sein soll. Wenn Ihnen auf Anhieb keine schlüssige Antwort darauf einfällt, dann sollten Sie vielleicht eher versuchen, Ihren Alltag zu entschleunigen. Nein, das war kein Scherz, sondern durchaus ernst gemeint. Produktivität ist kein Selbstzweck!

Steve Pavlina hat 3 Listen veröffentlicht mit jeweils 33 Tipps zur Steigerung der persönlichen Produktivität:

1. 33 Rules to Boost Your Productivity
2. 33 Rules to Boost Your Productivity – Volume 2
3. 33 Rules to Boost Your Productivity – Volume 3

Vorsicht, nicht alle Hinweise sind ernst gemeint. Schmunzeln ist erlaubt!

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die uns den entscheidenden Zuwachs an Produktivität bescheren. Terrence O’Brian hat eine entsprechende Liste veröffentlicht: The Ultimate Guide to Productivity: Git ‘Er Done With Helpful Hacks and Hints. Über das “ultimate” lässt sich zwar wie so oft trefflich streiten, aber einige nützliche Fundstücke gibt es schon. Terence hat die Zusammenstellung mit folgenden Überschriften versehen:

• Zwei Monitore sind besser als einer
• Lerne Tastaturkürzel (mit weiterführenden Links)
• Synchronisiere Deine Termine (dto.)
• Eliminiere Ablenkungen (dto.)
• Kaufe eine externe Maus für Deinen Laptop
• Besorge Dir einen Passwortmanager (mit Links)
• Nutze virtuelle Desktops (dto.)
• Nutze die Vorteile von Widgets
• Benutze Benachrichtigungswerkzeuge
• Richte ein System zur Organisation ein

Ehrlich gesagt, manche dieser Tipps würde ich so nicht geben. Benachrichtigungswerkzeuge halte ich für kontraproduktiv, ebenso z. T. Widgets.
Aber gut, jedem Kind seinen Luftballon.

Es scheint ein Paradox zu sein. Es gab wohl noch nie so viel Hilfsmittel, die uns bei der Organisation unserer Arbeit unterstützen. Täglich erscheint neue einschlägige Soft- und Hardware auf dem Markt. Auf der anderen Seite klagt aber ein Großteil der Menschen über eine überbordende Informationsflut, der man kaum noch Herr werden könne.

In der online- Ausgabe der New York Times hat David Allen einen Artikel zu diesem (scheinbaren?) Widerspruch geschrieben: When Office Technology Overwhelms, Get Organized.

In dem Beitrag führt David noch einmal seine berühmten 5 Schritte der Selbstorganisation auf:

1. Capture everything that has your attention
2. Clarify what each item means to you
3. Organize reminders of your resulting to-do lists
4. Regularly review and reflect
5. Deploy your attention and resources appropriately (Engage)

Diese Schritte sind die Leitplanken, die uns durch die Turbulenzen eines immer hektischer werdenden Arbeitsleben führen sollen. Denn, so sagt David Allen…

The challenge is how to participate productively in this new and turbulent world, and not be paralyzed by it.

So ist es.

Bei meinen Büchertipps (siehe Seitenleiste rechts) fehlt ein Werk, das im Kontext der Selbstorganisation immer wieder besprochen und empfohlen wird: “Eat That Frog” von Brian Tracy. Es taucht in meiner Literaturliste schlicht und einfach deswegen nicht auf, weil ich es bis jetzt noch nicht gelesen habe. Vielleicht muss ich das auch nicht, denn William Ryan hat eine hervorragende ausführliche Zusammenfassung des Buchs veröffentlicht: Summary of Eat That Frog.

Brian Tracy war bislang nicht mein Fall. Aber wer weiß, vielleicht lese ich das Buch doch noch einmal … irgendwann, vielleicht.

Ich bin der festen Überzeugung, dass auch in unseren digitalen Zeiten die Visitenkarte noch lange ihren festen Platz im Geschäftsleben beibehalten wird. Vielleicht liegt es daran, dass Sie ein hervorragender kinästhetischer Anker ist, um sich an die Menschen zu erinnern, mit denen man in Kontakt gekommen ist. Wie auch immer, Toolblogleser Jens Bemme stellte mir vor einigen Wochen die Frage Aufgabe, wie Visitenkarten denn zu organisieren seien.

So halte ich es: Das Einpflegen von Visitenkarten in Outlook ist fester Bestandteil meiner Wochendurchsicht (Weekly Review). Die Visitenkarten landen alle in meinem Eingangskorb und werden dann in Outlook eingelesen und wenn möglich mit einem Foto versehen, dass ich per Google, Xing oder sonst woher aus dem Internet hole. Um die Eingabe zu vereinfachen, überlege ich mir derzeit den Einsatz einer entsprechenden iPhone-App, wie zum Beispiel CardReader oder ScanBizCards Business Card Reader. Ein Muss für diese Programme ist die Exportmöglichkeit als csv-Datei oder als vCard.

Weitere Tipps zur Organisation von Visitenkarten finden Sie in diesem Artikel auf VisitenkartenNews.de.

Wenn Sie des Englischen mächtig sind, empfehle ich Ihnen diese Artikel:

• How to Organize Business Cards
• Organizing Business Cards
• How to Organize Business Cards

Sie können auch ein Programm wie Shoeboxed verwenden. Sehen Sie hier:

Und schließlich wäre da noch unsere eierlegenden Wollmilchsau: Evernote.

Seit geraumer Zeit organisiere ich meine persönlichen Projekte nach dem Personal-Kanban-Ansatz. Dazu verwende ich die Programme MindManager und Outlook, die prächtig miteinander harmonieren. Nun bin ich über eine webbasierte Kanban-Anwendung gestolpert, die sich ebenfalls mit Outlook zusammen benutzen lässt: kanban2go.

Dabei arbeitet kanban2go nicht nur mit Outlook zusammen, sondern ebenso mit anderen beliebten Programmen wie Evernote, Twitter, iCal usw. Man kann auch die einzelnen Aufgaben mit e-Mail weiterversenden, so dass der Zusammenarbeit mit anderen Zeitgenossen nichts im Wege steht. Mir gefällt kanban2go recht gut, riskieren Sie doch ebenfalls einen Blick. Das Programm ist kostenfrei.

Wenn Sie sich über Personal Kanban informieren wollen, dann finden Sie im Toolblog einschlägige Quellen. Sollten Sie einen Kindle benutzen, empfehle ich Ihnen das einschlägige Buch von Tonianne DeMaria Barry und Jim Benson.

Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life eBook: Tonianne DeMaria Barry, Jim Benson: Kindle-Shop

Wenn manche Leute denken, GTD sei kompliziert, dann haben Sie oft die berühmten Kontexte im Sinn. Dabei ist das Grundprinzip gar nicht so schwer zu verstehen. Meine Oma hatte einen Zettel auf dem Kühlschrank, auf dem Sie immer notierte, was Sie beim nächsten Einkauf erledigen wollte. Wohlgemerkt, sie machte sich nicht unmittelbar vor dem Einkaufen eine Liste, sondern jedes Mal, wenn ihr etwas einfiel, schrieb sie es auf diesen Zettel. Auf diese Weise stellte sie sicher, beim nächsten Einkauf immer die relevanten Dinge auf dem Zettel zu haben und nichts zu vergessen. “Trusted system”, nennt dies der Meister.

Diesem Einkaufszettelprinzip folgen die Kontextlisten. Sie führen eben nicht nur die eine Einkaufsliste, sondern jeweils eine Liste für die Arbeitskontexte, in denen sie sich bewegen (@Besprechung. @Telefon…).

Sven Fechner weitet das Konzept der Kontexte weiter aus: A Fresh Take on Contexts. Anstatt der “klassischen” Kontexte hat er für sich eingeführt:

• Short dashes (kurze Aktivitäten)
• Brain dead (Tätigkeiten, die man auch machen kann, wenn man ausgelaugt ist)
• Routine
• Volle Aufmerksamkeit (full focus)
• Nachdenken (Thinking)
• Anrufe (Calls)
• Herumhängen (Hanging around)

Sven beschreibt die einzelnen Kontexte genauer und die Erfahrungen, die er mit ihnen gemacht hat. Auch wenn man seinen Ausführungen nicht folgt, so zeigt sein Beitrag dennoch, wie flexibel Sie das Kontextsystem gestalten können.

Es gibt Leute, die behaupten, die beste E-Mail ist die, die gar nicht verschickt wird. Tatsächlich hören wir allerorts das Klagelied über die E-Mail-Flut, in der nahezu jeder Werktätige abzusaufen droht. Um dieser fatalen Entwicklung entgegen zu wirken, habe die Autoren von Co.Design ein nützliches Diagramm veröffentlicht. Es soll Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie ein E-Mail verschicken sollen oder nicht: Should You Send That Email? Here’s A Flowchart For Deciding.