Kategorie-Archiv: Selbstorganisation

Zeitmanagement, Arbeitsorganisation, Selbstorganisation

Die große Übersicht zu Personal Kanban

Wenn Sie sich für Personal Kanban interessieren, dann hilft Ihnen die Suche im ToolBlog weiter oder aber der Artikel von Alan Henry: Productivity 101: How to Use Personal Kanban to Visualize Your Work.
Alan gibt Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Aspekte der Methode, stellt Ihnen Apps und Werkzeuge vor und gibt Literaturempfehlungen für die weitere Vertiefun.

Wie ich bereits vor einigen Tagen gesagt hatte, konnte ich dieser Methode für die Organisation meiner eigenen Arbeit nicht so viel abgewinnen. Aber das will ja nichts heißen, deswegen viel Spaß beim Ausprobieren.

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GTD ® im Kanban-Stil

Ich gebe zu, mir ist als ehemaligem gelernten Ingenieur, Kanban lediglich als eine Methode der Produktionssteuerung bekannt gewesen. Dass Kanban auch in der Softwareentwicklung genutzt wird, habe ich erst später durch meine Freunde aus dem IT-Projektmanagement erfahren. Aber auch in der Selbstorganisation wird der Ansatz als „Personal Kanban“ genutzt, wie ich auch an dieser Stelle mehrfach berichtet habe.

Nachdem ich das einschlägige Buch von Jim Benson & Tonianne DeMaria Barry gelesen hatte, habe ich eine Zeitlang mit Personal Kanban experimentiert. Leider konnte ich nie so richtig den Zugang zu dieser Methode finden. So bin ich bei meiner alten Konfiguration GTD®/Linenberger plus Outlook treu geblieben.

Wenn Sie GTDer sind und dennoch Personal Kanban einmal ausprobieren möchten, dann folgen Sie doch der dreiteiligen Serie von Pascal Venier: Doing GTD Kanban Style (Teil 1Teil 2Teil 3). 
Nach einer kurzen Zusammenfassung von GTD® im ersten Teil erklärt Pascal, wie man die beiden Methoden gewinnbringend miteinander kombiniert.

Ich werde keinen neuen Anlauf machen. Aber wenn Sie mit dieser Kombinationen Erfahrungen gesammelt haben, geben Sie diese doch an uns weiter.

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Wie Sie richtig Ziele setzen

Die Teilnehmer an meinen Workshops und auch manche ToolBlog-Leser wissen, dass ich ein sehr ambivalentes Verhältnis zum Thema “Ziele” habe. Auf der einen Seite muss ich anerkennen, dass ein Ziel sehr wohl ungeahnte Kräfte freisetzen kann. Auf der anderen Seite sehe ich, wie in Unternehmen das “Ziel” wie eine Monstranz vor sich her getragen wird. Keiner traut sich mehr, sowohl Zielfindungsprozess als auch Ziele selbst kritisch zu hinterfragen. Von dem gedankenlosen (oder absichtsvollen) Durcheinandermixen von “vereinbaren” und “vorgeben” ganz zu schweigen.

Falls Sie sich von meinen kleinlichen Bedenken nicht abbringen lassen und partout Ziele definieren möchten, dann ist der Smart Goals Guide vielleicht der richtige Führer für Sie. Dem Thema “Ziele” widmen die Autoren ein ganzes Portal, auf dem Sie eine Vielzahl von Tipps zur Formulierung, Visualisierung und Umsetzung finden. Außerdem können Sie sich auf der Website ein paar Vorlagen herunterladen, die Sie im Umgang mit Zielen unterstützen.

BTW: Scharfe Augen werden beim Lesen der Überschrift bemerkt haben, dass ich geschrieben habe “Wie Sie richtig Ziele setzen” und nicht “wie Sie die richtigen Ziele setzen”.

Ich bitte dies sorgsam zu beachten. ;-)

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Schlaue Tipps produktiver Zeitgenossen

Produktivitätsfreaks haben etwas mit Weinkennern und Freunden guten Olivenöls gemeinsam. Jeder hat seinen Geheimtipp, auf den er/sie Stein auf Bein schwört. Jeff Haden hat die Kniffe besonders produktiver Mitmenschen gesammelt: 28 Steal-Worthy Tips From the Most Productive People on the Planet.

Mit dabei sind die üblichen Verdächtigen wie David Allen, Tim Ferriss oder Merlin Mann, aber auch Leute, die man nicht zu allererst in der Produktivitätsecke suchen würde, z. B. Napoleon Bonaparte oder Nassim Taleb.

Wenn ich mich richtig erinnere, stammt auch der folgende Satz aus Nassim Talebs Buch „Der schwarze Schwan“:

Don’t just collect books you have read; collect the books you haven’t read.

Ich finde das absolut einleuchtend, weiß aber nicht recht, was das mit Produktivität zu tun hat. Außerdem trenne ich mich ungern von meinen Büchern, Vernunft hin oder her.

BTW: Ich muss immer ein bisschen über die Grandiosität unserer amerikanischen Freunde schmunzeln („Most productive people on the planet“). Ein Nummer kleiner können sie einfach nicht. ;-)

 

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Banale Handlungen mit großer Wirkung

„Kleine Ursache, große Wirkung“, sagt der Volksmund und so sind es auch oft die kleinen Verhaltensweisen im Tagesgeschäft, die unsere Produktivität beeinträchtigen. David Zaleski hat 7 einfache, aber wirksame Produktivitätskiller zusammengetragen: 7 mundane tasks that halt productivity. Als da sind:

  1. Den Laptop mit in die Besprechung bringen
  2. Unnötige Besprechungen abhalten
  3. Drumherum reden
  4. Dauernd auf das Smartphone starren
  5. Ständig auf Facebook & Co nachschauen
  6. Zu viele E-Mail und zu viele Leute auf /CC
  7. Mehrere Dinge gleichzeitig tun (Multitasking)

Zu jedem Punkt gibt es ein Videointerview, in dem Mitmenschen ihre Meinung zu den einzelnen Punkten äußern. Hier die Meinung zu „Laptop in Besprechungen“:

Ich denke, diese Punkte leuchten unmittelbar ein. Für mich ist in diesem Zusammenhang das 1. Thema, das mit den Laptops interessant. Unter den Firmen, die ich kenne, wird das unterschiedlich gehandhabt. Für oder gegen die Benutzung von Laptop-Computern in Besprechungen gibt es sicherlich für beide Seiten gute Argumente.

Meine Frage: Wie halten Sie es in Ihrem Unternehmen, was spricht für Sie dafür, was dagegen?

 

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Prioritäten: 4 schräge, aber interessante Tipps

Tipps und Tricks, wie Sie Ihre persönliche Produktivität steigern können, gibt es wie Sand am Meer. Vivian Giang hat ein paar eher ungewöhnliche ausgegraben: 4 Odd yet Effective Ways the Smartest People Prioritize Their Days. Stimmt, diese Hinweise sind auf den ersten Blick tatsächlich etwas “schräg”, aber es lohnt sich durchaus, sie ein zweites oder drittes Mal zu betrachten und tiefer darüber nachzudenken.

  1. Denken Sie über den Tod nach
  2. Tragen Sie jeden Tag dieselbe Kleidung
  3. Verstehen Sie den Unterschied zwischen wichtig und dringend
  4. Erstellen Sie eine Liste mit Dingen, die Sie unter allen Umständen vermeiden möchten

Punkt 2 teile ich nur insofern, als darin eine Aufforderung zur Vereinfachung steckt. Kleidung ist auch Ausdruck Ihrer Persönlichkeit. Für mich wäre es eine Horrorvorstellung, liefen alle Menschen in gleichen Klamotten durch die Gegend. So etwas kennen wir ja aus manchen Ländern der Welt.

Zu Punkt 3 ist schon viel gesagt worden. Hier geht es um mehr als die Anwendung des Eisenhower-Prinzips. Es geht darum, sich gewiss zu sein, was man wirklich möchte.

Wobei wir bei Punkt 1 wären. Die Zeit, die uns zur Verfügung steht, ist endlich. Man sollte mit seinen Vorhaben nicht zu lange warten. Dazu ein passender Tweet aus meiner Timeline:

Punkt 4 erscheint mir sehr wichtig. In meinen Workshops zur Karriereplanung empfehle ich den Teilnehmern immer, auch eine Liste mit Dingen aufzustellen, die sie auf keinen Fall tun möchten, d.h. wo sie auf keinen Fall arbeiten möchten, für wen sie auf keinen Fall arbeiten möchten usw. Diese Liste umreißt das Gebiet des no-go, in das man sich über die Jahre schnell verirren kann, wenn man keine derartige Landkarte mit sich führt.

 

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List – Ideen

An diesem Wortspiel konnte ich jetzt nicht vorbeigehen, auch wenn es noch so sehr kalauert. Nein, mit der Überschrift sind nicht meine Ideen gemeint, sondern Ideen für allerhand Listen, in denen Sie mehr oder wichtige Dinge aufführen möchten. Listen waren schon immer ein wichtiges Organisationsmittel, man denke etwa an die Kontextlisten von David Allen oder die 1-Minute-ToDo-List von Michael Linenberger.

Emmie Martin hat eine Liste mit Ideen für Listen aufgestellt (schon wieder so ein müdes Wortspiel): 22 Lists Everyone Should Make. Die Vorschläge umfassen das ganze Spektrum von banal bis überlegenswert. Mir gefallen besonders:

  • Rezepte, die ich ausprobieren will (Bei mir Saft- und Suppenrezepte)
  • Restaurants, die ich besuchen möchte
  • Die Reisewunschliste (Habe ich schon)
  • Orte, die ich an meinem Wohnort (Ravensburg) besichtigen möchte
  • Eine Wunschliste für Geburtstag, Weihnachten usw.

Lassen Sie sich von Emmies Liste anregen. Ich bin mir sicher, Sie bekommen auch noch einige zusätzliche Ideen.

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[Foto von sunshinecity [via flickr]]

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Cyborganize, das neue GTD®?

Manchmal bewundere ich das Selbstvertrauen mancher Zeitgenossen. Kürzlich bin ich über eine Website über eine Organisationsmethode namens Cyborganize gestolpert. Das Wort steht für “Computerize Your Brain’s ORGanization”. Erfunden hat das Ganze Joseph Buchignani. Er schreibt ohne falsche Bescheidenheit über die Methode:

Cyborganize reduces mental resistance to zero. It is lossless AND frictionless. It’s agile enough to manage minute-to-minute task shifts, yet powerful enough to effortlessly accumulate and focus years of information into book form.

und weiter…

Cyborganize is a next-generation productivity system. Getting Things Done was the first generation […] Like GTD, Cyborganize manages your tasks and related info. But it is also a knowledge management system, a writing system, and a focus enhancer. It can handle much larger info volumes than GTD, and requires less maintenance and self-discipline.

Wenn dem wirklich so ist, dann kann man Joseph nur gratulieren. Auf jeden Fall hat er sich mit der Website viel Mühe gegeben und erklärt sowohl den theoretischen Hintergrund als auch seinen Ansatz sehr ausführlich.

Joseph reklamiert für sich, ein System entwickelt zu haben, in dem Prinzipien, der Workflow und die dazu gehörende Software genau aufeinander abgestimmt und alle integriert sind. Wie das ganze funktioniert, können wir dann eingehend auf der Website studieren. Die Programme, die verwendet werden, sind uns wohlbekannt: WordPress, BrainStormWFO, Tiddlywiki und Emacs Org Mode. Nichts aufwändiges also.

Wenn Sie mich noch gestern nach einem solchen integrierten System gefragt hätten, dann hätte ich Sie auf Linenberger verwiesen. Da kannte ich Buchignani noch nicht. Ich weiß nicht, ob, und wenn ja, wann ich sein System testen werden, daher die Frage:

Arbeitet einer der Leser oder Leserinnen mit Cyborganize? Wann ja, welche Erfahrungen hat er/sie damit gemacht?

 

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Wie Sie Ihre Woche planen

Heute ist Freitag und das Wochenende naht. Allerdings ist nach einer Arbeitswoche vor einer Arbeitswoche. Und falls Sie sich zur Angewohnheit gemacht haben, vor dem Start ins Wochenende Ihre nächste Arbeitswoche zu planen, dann ist das zum einen sehr löblich, zum anderen auch kein Problem mehr. Denn hierbei unterstützt Sie ein Artikel von Brett & Kate McKay: Heading Out on Your Own – Day 5: Create a Weekly Attack Plan.

Ich möchte darauf hinweisen, dass ich nicht mit allen Vorschlägen im Artikel konform gehe. Zum Beispiel halte ich wenig von Coveys Beispiel mit den “großen Brocken”.  Auch das Reservieren von Zeitblöcken über die ganze Woche hinweg halte ich schlichtweg für nicht umsetzbar.
Aber was mir nicht recht ist, ist Ihnen vielleicht billig.

Der Beitrag ist übrigens ein Teil einer ganzen Reihe von Organisationstipps für den Alltag unter dem Titel “Heading Out on Your Own”. Surfen Sie ruhig ein bisschen herum, ich bin mir sicher, da ist die eine oder andere Perle dabei.

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