Kategorie-Archiv: Selbstorganisation

Zeitmanagement, Arbeitsorganisation, Selbstorganisation

Die Dateiablage einmal anders

Es gibt viele Möglichkeiten, die eigene Dateiablage zu organisieren. Wenn ist um die Papierablage geht bin ich z. B. Fan der Ablage nach Noguchi, bei Computerdaten verlasse ich mich (zumeist) auf die Suchfunktion des Betriebssystems oder auf spezielle Programme wie Lookeen oder Devonsphere Express.

Einen anderen interessanten Ansatz, seine Dateien abzulegen, verfolgt Brooks Duncan in seinem Beitrag “A Filing System That Keeps You Motivated“.
Er schlägt vor, die Rollen zu definieren, die man im Leben einnimmt und dementsprechende Kategorien für die Ablage zu definieren. So findet man dann in der Dateiablage Kategorien wie

  • Familienvater/Familienmutter
  • Sohn/Tochter
  • Führungskraft usw.

Diese unterschiedlichen Rollen können auch bestimmten Projekten zugeordnet sein, wie

  • Bauherr
  • Urlaubsreisender o.ä.

Brooks schreibt, dass er diese Einteilung überall vornimmt, also auch z.B. im E-Mail-Programm. Er glaubt, dass die Organisation der Dateien gemäß der Rollen, die man im Leben einnimmt, auch zu der eigenen Motivation beiträgt. Er begründet dies in seinem Artikel auch ausführlich.

Mag sein. Ich finde diese Herangehensweise durchaus interessant, kann Sie mir aber für meine eigene Organisation schwer vorstellen. Was meinen Sie dazu?

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Die 10 Gewohnheiten hoch unkonzentrierter Menschen

Ehrlich gesagt, ich weiß gar nicht, ob ich „unfocused“ mit „unkonzentriert“ richtig übersetze. Falls es treffendere Begriffe gibt, mögen mich Leser, die des Englischen mächtiger sind als ich, darauf hinweisen.

Wie auch immer, Kyle Robbins beschreibt in Ihrem Artikel die “10 Habits of Highly Unfocused People“, die da sind:

  1. Sie sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht
  2. Sie planen nicht
  3. Sie haben kein Zeitgefühl
  4. Sie lassen sich leicht ablenken
  5. Sie kommen zu spät
  6. Sie tun sich schwer, Prioritäten zu setzen
  7. Sie warten bis zum letzten Drücker
  8. Sie sind unordentlich oder unorganisiert
  9. Sie sind unzuverlässig
  10. Sie machen sich um alles Sorgen

Da wir wissen, dass Effizienz umgekehrt proportional zur Konzentration (Fokussierung) ist, müssen wir jetzt nur herausfinden, welche dieser Eigenschaften zu uns passt und dann das Gegenteil tun. Leichter gesagt als getan, denn wir alle wissen, wie schwer Gewohnheiten zu ändern sind. Wenn Sie eine der o.a. Gewohnheiten bei sich feststellen, dann formulieren Sie, was sie anstatt dessen tun wollen. Ein Ziel hin zu etwas ist allemal wirkungsvoller als ein Ziel weg von etwas. Beispiel: Nehmen Sie sich vor, zu jedem Termin dieser Woche 5 Minuten früher zu erscheinen. Verwenden Sie dabei die Kettenregel von Jerry Seinfeld. Auf diese Weise schaffen Sie es einfacher, neue Gewohnheiten zu entwickeln und vor allem beizubehalten. Viel Erfolg!

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Die 70/20/10 Regel nach Google

Es gibt viele Ansätze, wie Sie Ihre Arbeitszeit ansetzten können. Auf eine interessante Weise der Arbeitseinteilung bin ich in einem Artikel von Noah Weiss gestoßen: Manage your time like Google invests its resources: 70/20/10..

Noah zitiert in seinem Beitrag einen Aussage von Eric Schmidt aus dem Jahr 2005:

Wir verwenden 70% unserer Zeit auf unser Kerngeschäft Suche und Werbung. Wir verwenden 20% auf angrenzende Geschäftsfelder: Google News, Google Earth und Google Local. Und 10% sind den Dingen gewidmet, die tatsächlich ganz neu sind.

In dem Artikel gibt Noah Beispiele für die Zeiteinteilung für verschiedene Rollen: Designer, Techniker und Vertriebsmitarbeiter.

Noah, der auch VP Product bei Foursquare ist, überträgt dieses Prinzip auf sein Konzept “#now, #next, #later“. Er teilt die Projektarbeit in diese drei Kategorien ein:

* #now: Zeitraum von 2 – 4 Wochen (“be-weekly sprints”)
* #next: Zeitraum von 1 – 3 Monaten
* #later: mehr als 3 Monate

Ich bin mir nicht sicher, ob sich diese Vorgehensweise 1:1 auf die persönliche Selbstorganisation anwenden lässt. Aber für mich war insbesondere der erste Artikel ein Anstoß, darüber nachzudenken, wie die Einteilung der eigenen Arbeitszeit auch vorgenommen werden kann.

Die Botschaft: Reservieren Sie einen gewichtigen Anteil Ihrer Zeit für die eigene Entwicklung.

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10 Tipps für den Umgang mit E-Mails

Wieder einmal bin ich über einen Hinweis auf einen Artikel gestoßen, in dem Sie Tipps für den Umgang mit E-Mails bekommen. Geschrieben hat ihn Belle Cooper und er trägt den Titel: 10 Realistic Ways to Keep Your Overflowing Inbox Under Control. Angesprungen hat mich der Beitrag wegen des Attributs „Realistisch“ und tatsächlich sind ein paar Hinweise dabei, über die man ernsthaft nachdenken kann:

  1. Verarbeiten Sie E-Mail sofort weiter
  2. Bringen Sie „vergessene“ Nachrichten an die Oberfläche, die eine Handlung erfordern
  3. Verwenden Sie einen eigenen Posteingang für Mail von externen Partnern (und vor allem einen für /CC)
  4. Holen Sie Ihre E-Mails nicht am Morgen oder zum Feierabend ab
  5. Ordnen Sie Ihre E-Mails bestimmten Bereichen zu, z. B. „E-Mails, die mit einer Handlung verbunden sind“, „E-Mails, die Sie beantworten müssen“ usw.
  6. Richten Sie eine „Yesterbox“ ein. Hier kommen die E-Mail vom Vortag hinein, die Sie am nächsten Morgen abarbeiten
  7. Checken Sie als erstes an einem Arbeitstag Ihre Mails (Bewusster Widerspruch zu 4.)
  8. Automatisieren Sie so viel wie möglich
  9. Fassen Sie sich kurz
  10. Verfassen Sie Mails mit geschlossenem Ende oder anders: Zwingen Sie den Adressaten zu einer Entscheidung

Zu jedem dieser Tipps gibt Belle ausführliche Erläuterungen speziell zu Gmail und nennt Links zu tiefer gehenden Artikeln.

Ich finde, sehr viel dieser Tipps werden durch das konsequente Befolgen z. B. des GTD®- oder Linenberger-Workflows schon von vornherein umgesetzt, wie Tipp 1,2 oder 5.

Wenn Sie in einer Organisation mit ausgesprochener Absicherungsmentalität arbeiten, dann empfehle ich Ihnen ebenfalls, über eine Regel alle Mails, bei denen Sie auf /CC stehen, automatisch in einen eigenen Ordner ablegen zu lassen. Sonst müllen Sie Ihren Eingangskorb mit Nachrichten zu, die man Ihnen nur geschickt hat, um sich selbt abzusichern. Bei Bedarf können Sie diese ja immer noch wieder hervorholen.

[via 99U]

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Produktiv auf dem Weg zur Arbeit

Viele Leserinnen und Leser nehmen öffentliche Verkehrsmittel für den Weg zur Arbeit. In meiner Studienzeit musste ich mit der Straßenbahn in Darmstadt immer eine dreiviertel Stunde hin und wieder zurück in meine Bude fahren. Damels gab es noch kein Smartphone. Aus diesem Grund habe ich entweder die Tageszeitung gelesen oder vor mich hingeträumt. Letzteres vor allem auf dem Weg zurück.
Das Tagträumen pflege ich immer noch, besonders auf längeren Zugstrecken. Dabei hatte ich schon die besten Ideen und kann es aus diesem Grund nur empfehlen.

Wenn Sie jedoch auf Ihrem Weg zur Arbeit unbedingt produktiv sein möchten, dann befolgen Sie die Tipps von Lindsay Kolowich: 10 Easy Ways to Make Your Commute More Productive. Fast alles lässt sich mit dem Smartphone mit den dazugehörigen Apps bewerkstelligen. Hier die Vorschläge von Lindsay (meine Apps dazu in der Klammer):

1. Erstellen Sie die Aufgabenliste für den Tag
(Meine App: TaskTask)
2. Leeren Sie den E-Mail-Eingangskorb
(iPhone E-Mail, Gmail)
3. Überprüfen Sie den Fortschritt bei Ihren Zielen
(Way of Life)
4. Lernen Sie eine Fremdsprache
(Spanisch: busuu)
5. Hören Sie Podcasts
(iPhone Podcast)
6. Lesen Sie vorgemerkte Artikel
(wie im Artikel)
7. Überfliegen Sie Ihre abonnierten RSS-Feeds
(fire)
8. Bringen Sie das Social-Media-Gedöns hinter sich
9. Entrümpeln Sie Ihre Timeline bei Twitter
(Twindr aus dem Artikel ist sehr empfehlenswert!)
10. Setzen Sie sich ein Tagesziel

Weiterhin kann ich Ihnen empfehlen:

12. Lesen Sie ein E-Book
(Kindle)
13. Misten Sie Ihre Fotos auf dem Smartphone aus (Flic)
14. Hören Sie Musik (Spotify)

Bitte sehen Sie mir nach, dass ich keine Links für Android-Smartphones parat haben. Ich bin mir sicher, es gibt zu jeder iPhone-App das passende Gegenstück.

Hier ein ganz besonderer “Bonus”-Tipp von mir:

Üben Sie sich in Achtsamkeit und/oder meditieren Sie!

U-Bahn

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Noch mehr Tipps zur Gestaltung Ihrer To-Do-Liste

Die zweckmäßige Gestaltung der eigenen Aufgabenliste war im ToolBlog schon öfter Thema. Ich denke, daran wird sich auch in Zukunft nichts ändern. Schließlich ist die To-Do-Liste ein ähnlicher Dauerbrenner wie der Umgang mit E-Mails.

Jeri Dansky stellt uns in dem Beitrag “6 approaches to creating an effective to-do list” seine Ideen für eine sinnvolle Gestaltung der Liste vor. Sie orientieren sich weitgehend, Sie ahnen es, an David Allen und lauten:

  1. Trennen Sie Aufgaben von Projekten
  2. Führen Sie eine “Irgendwann/Vielleicht”-Liste
  3. Ordnen Sie Ihre Aufgaben Kontexten zu
  4. Priorisieren Sie nicht
  5. Sammeln Sie alles, was Sie tun müssen

Jeri weist in dem Artikel aber auch darauf hin, wie Sie auch anders an die Liste herangehen können:

  • Die brillante (aber nicht funktionierende) Eisenhower-Matrix nach Covey
  • Die 3+2- Regel: 3 große Aufgaben, 2 kleine
  • Die 1-3-5-Regel: 1 große Aufgabe, 3 mittlere, 5 kleine Aufgaben
  • Das Priorisieren nach Art einer Dame namens Julie Morgenstern
    (Dauer schätzen und dann entscheidenSo eine Art ALPEN.)
  • Die emotionale Liste nach Robyn Scott
    (Liste aufgestellt nach den Emotionen, die mit der Aufgabe verbunden sind)
  • Die Kalendermethode von Daniel Markowitz
    (Verzicht auf die Aufgabenliste, stattdessen Blocken von Zeiten für die jeweilíge Aufgabe im Kalender). Diese Methode funktioniert in meinen Augen am allerwenigsten von allen. 

Auch wenn ich mich jetzt wiederhole: Ich empfehle die One-Minute-To-Do-List von Michael Linenberger (Download pdf-Datei). Sie entspricht in etwas der Liste nach der 3+2 Regel.

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Wie Sie Ihre Arbeit mit Google Drive organisieren

Ich gebe zu, ich habe schon so manchen exotischen Ansatz zur Arbeitsorganisation gesehen. Aber immer wieder werde ich überrascht. Diesmal von Jordan Arbuckle. In seinem Beitrag “How to Organize, Improve, and Dominate Life with Google Drive” zeigt er uns, wie wir unser ganzes Arbeitsleben komplett mit Google Drive und den dazugehörigen Apps organisieren können.

Zunächst listet Jordan auf, was mit Google Drive alles möglich ist. Ich gebe zu, schon das hat mich beeindruckt. Danach geht er in die Vollen. Er gibt uns Tipps für:

  • Die persönlichen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Daily Kaizen)
  • Eine Tabelle zur Verfolgung der eigenen Fitness
  • Projekt- und Aufgabenmanagement
  • Finanzplanung
  • Zielfindungs- und Umsetzungsmanagement

und noch ein paar interessante Dinge mehr. Wie gesagt, alles wird mit Google-Drive-eigenen Bordmitteln realisiert, das meiste mit entsprechenden Spreadsheets. Alle “Module” werden beschrieben und Sie können die Vorlagen dafür herunterladen.

Auch wenn ich mich nicht auf diese Weise organisieren werde, so gebe ich doch zu, dass ich schwer beeindruckt bin. Da hat sich einer wirklich Gedanken gemacht. So geht es also auch!

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Interessante Tipps zu einem ewig jungen Thema: E-Mail

Ich glaube, seit es das Medium E-Mail gibt, beschweren sich die Nutzer darüber. Dennoch glaube ich, dass sich die E-Mail noch lange Jahre hält. Zumindest so lange, bis die Digital Immigrants den Löffel das Keyboard abgegeben haben. Sie wissen schon, Digital Immigrants sind Menschen meines  Alters, die noch mit der Briefpost aufgewachsen sind und ohne diese Analogie in den Zeiten des Internets aufgeschmissen wären.

Genauso groß wie der Ärger über das E-Mail ist die Anzahl der Ratschläge, wie mit E-Mail umzugehen ist. Sie brauchen nur einmal in diesem Blog danach zu suchen. Und doch gibt es immer wieder den einen oder anderen Artikel, der aus der Masse der 08/15 Ratgeber hervorsticht.

Mat Gemmell hat einen solchen Beitrag mit konventionellen, aber auch mit ungewöhnlichen E-Mail-Tipps geschrieben: Managing Email Realistically. Nachdem er uns erst einmal damit provoziert hat, dass GTD® nicht funktioniert und damit unsere Aufmerksamkeit bekommen hat, geht er zur Sache

Zunächst gibt er Hinweise, in welchen Abständen wir wem antworten sollten, wem sofort, wem innerhalb 24 Stunden, wem innerhalb einer Woche und wem gar nicht. Im Löschen von Mails ist er radikal und ich finde, so unrecht hat er nicht.

Sie finden außerdem den Hinweis, sich nur die ersten Zeilen einer Mail anzeigen zu lassen. Außerdem sollten Sie nie mehr als 10 Mail gleichzeitig im Eingangskorb haben usw. usw.
Besonders interessant finde ich den Tipp, bei unklarem Betreff oder Inhalt sofort um Klärung zu bitten. Er beschreibt die nützlichen Effekte dieses Vorgehens:

  • Man hat das E-Mail vom Hals und der Ball liegt im gegnerischen Spielfeld
  • Sie geben demjenigen Arbeit, der versucht hat, Ihnen Arbeit aufzudrücken
  • Sie zeigen sich als Person, die detailorientiert und präzise ist

Sie merken schon, Mat ist ein kleiner Zyniker. Wohl um diesen Eindruck etwas abzumildern, meint er:

Be polite

Nun gut. Das ist noch nicht alles. Wie gesagt, mir gefällt der Artikel. Ich habe das eine oder andere gefunden, das ich ausprobieren möchte.

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Die Galerie für Personal Kanban

Personal Kanban findet als Methode zum Organisieren von persönlichen Projekten immer mehr Anhänger. Aus diesem Grund hatte ich diesen Ansatz schon öfter im ToolBlog auf dem Schirm  auch wenn ich sie persönlich nicht anwende.

Gerry Kirk ist Trainer und Berater für Personal Kanban. In der Personal Kanban Gallery stellt er eine vielzahl von Beispielen zur Methode mit zahlreichen Bildern und einer knappen Beschreibung des Hintergrunds vor. Wenn Sie noch nicht recht wissen, wie Sie Personal Kanban einsetzen sollen, dann ist seine Übersicht bestimmt das richtige für Sie.

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