Kategorie-Archiv: Selbstorganisation

Zeitmanagement, Arbeitsorganisation, Selbstorganisation

Frage an die Leser: Was macht ein gutes Zeitmanagementsystem aus?

Es ist schon Jahre her, da konnte ich im Zug eine junge Dame beobachtete, die ihren nächsten Arbeitstag mit Hilfe eines damals bekannten Zeitmanagementsystems vorbereitete. Sie füllte Formulare aus, übertrug diverse Daten von einer Seite auf eine andere usw.  Zugestiegen war sie im Frankfurter Hauptbahnhof, als ich in Gießen ausstieg, war sie immer noch nicht fertig.

Damals dachte ich, dass dieses Zeitmanagementsystem sicher nicht das Gelbe von Ei ist, denn die Organisation des Systems dauerte offensichtlich genauso lange wie die Bearbeitung der Aufgaben selbst. Somit ist eine wichtige Anforderung an ein gutes System die leichte und schnelle Wartung des Systems selbst.

Aber es gibt sicher noch andere Anforderungen an ein “gutes” System. In meinen Workshops frage ich die Teilnehmer manchmal danach, hier eine kleine Auswahl der Antworten:

  • Kann als Nachweis für die eigene Auslastung genutzt werden
  • ist allgemein und überall nutzbar
  • ist permanent verfügbar
  • ist übersichtlich und überschaubar (Cockpitfunktion)
  • kann im im Arbeitsalltag umgesetzt werden
  • ist einfach zu führen und erfordert wenig Verwaltungsaufwand
  • Flexibel, nicht starr (System folge den Bedürfnissen des Anwenders, nicht umgekehrt)
  • Unabhängig von den eingesetzten Werkzeugen (Hard- und Software)
  • Der Gebrauch macht Spaß
  • Es geht nichts verloren, alles poppt zum richtigen Zeitpunkt auf

Meine Bitte an die Leserinnen und Leser: Wenn Ihnen hier noch etwas fehlt, das Ihnen wichtig ist, dann hinterlassen Sie doch bitte ein paar Stichworte als Antwort.

Aus Gründen. Vielen Dank! :-)

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10 Erkenntnisse aus 70 Stunden TED

Sie alle kennen die TED Talks. Unter diesem Label werden Vorträge veröffentlicht, die auf den TED-Konferenzen gehalten werden. Natürlich sind da auch Referate dabei, die sich mit persönlicher Produktivität beschäftigen.

Chris Bailey scheint sich gerne der Selbstkasteiung hinzugeben und hat in einer Woche 70 Stunden Videos mit einschlägigen Präsentationen angeschaut. Seine Erkenntnisse daraus hat er in 10 Punkten zusammengefasst: 10 things I learned about productivity watching 70 hours of TED talks last week. Hier seine gesammelten Lernerfahrungen:

  1. Koffein erhöht Konzentration und bringt Energie. Aber nur, wenn es auf die richtige Weise zuführt
  2. Halten Sie nach Meinungen Ausschau, die im Gegensatz zu Ihren eigenen stehen
  3. Einer der besten Wege, mit Menschen in Kontakt zu kommen, ist der Humor
  4. Meditation gibt Ihnen Perspektive, erlaubt eine einfachere Informationsverarbeitung und fährt Sie runter
  5. Es lohnt sich, sehr defensiv mit der eigenen Zeit umzugehen
    (Seine Bemerkung dazu habe ich allerdings nicht verstanden.)
  6. Sie benötigen 50 – 75% Ihrer Aufmerksamkeit um einen TED Talk, einen Podcast oder ein Audiobook zu hören
  7. Neugier ist das kraftvollste, was Sie besitzen
  8. Treten Sie einen Schritt zurück und genießen Sie Ihre Erfolge
  9. Pausen machen Sie produktiver als Sie glauben
  10. Wenn Sie sich inspirieren lassen möchten, dann umgeben Sie sich mit inspirierenden Menschen

Wie gesagt, die Nummer 5 habe ich nicht verstanden, die anderen leuchten mir unmittelbar ein. Mit der Humornummer wäre ich etwas vorsichtig. Nicht jeder hat den gleichen Humor wie man selbst. Wobei: In Kontakt kommt man damit immer. Nur vielleicht nicht so, wie man möchte.

Ein Verzeichnis der TED Talks finden Sie hier. Auch hier gilt: Es ist nicht alles Gold, was glänzt.

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E-Mails: Out of Office. Und danach?

Die Tipps für den Umgang mit der E-Mail-Flut sind unüberschaubar. Dennoch stößt man immer wieder einmal auf durchaus interessante Kniffe. Unter dem Titel “Die große Post-Flut” beantwortet Kathrin Fromm einige Fragen um das Thema “E-Mails in Abwesenheit”.  Erörtert wird zum Beispiel, ob man die E-Mails einfach ungelesen löschen darf (Nein) oder wann die Elektropost nach dem Urlaub beantwortet sein muss.

Diese Kniffe fand ich hilfreich:

  • Die Viertel – Regel (S. Hess):
    Die Frist für die Beantwortung der Urlaubsmail beträgt ein Viertel des Urlaubs. Bei vier Wochen Urlaub also eine Woche usw.
  • Der Hinweis auf die Abwesenheit und eine Bitte (S. Hess):
    “Sollte Ihre Mail ab da und da immer noch relevant sein, senden Sie sie mir bitte noch einmal.” Der Ton macht die Musik.
  • Noch ein Tipp von mir:
    Setzen Sie eine Filterregel für E-Mails mit /CC und verschieben Sie sie in einen eigenen Ordner. So verbleiben nur die Nachrichten im Eingang, die wirklich an Sie direkt gerichtet sind. Die anderen können warten.

Es gibt übrigens auch nützliche Hinweise in den Kommentaren zum Artikel.

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Steter Tropfen höhlt den Stein: Produktiv mit 10-Minuten-Aufgaben

Sie alle kennen sicherlich die 2-Minuten-Regel von David Allen. Demnach sollten Sie alles, was 2 Minuten oder weniger erledigt werden kann, sofort selbst tun. Denn alles, was sie statt dessen tun, verzögert die Fertigstellung der Aufgabe unnötig.

Die 10-Minuten-Aufgaben, von denen Jayson Demers in seinem Beitrag “How 10 Minutes of Work a Day Can Maximize Your Productivity“ spricht, haben einen etwas anderen Hintergrund. Bei diesen Tätigkeiten handelt es sich um kleinere Aufgaben (Jayson spricht gar von „Projekten), deren Erledigung einen hohen Produktivitätsgewinn versprechen, wie zum Beispiel

  • Kleinere Handgriffe
  • Lektürehäppchen
  • Mini-Körperübungen

Die 10-Minuten-Zeitfenster zwackt sich Jayson ab, indem er konsequent seinen Tag zerlegt und indem er scheinbar unproduktive Zeiten nutzt, wie zum Beispiel die Fahrt ins Büro.

Klingt gut. Dennoch sollten wir nicht vergessen, dass es der mentalen Hygiene dient, derlei 10-Minuten-Fenster auch für eine willkommene Pause zu nutzen.

[via Lifehacker]

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Wie Sie Ihre Aufgabenliste gestalten können

Ich glaube, die Zahl der Empfehlungen, wie man eine Aufgabenliste (To-do-list) aufbauen sollte, geht ins unendliche. Meine Wahl fiel auf die One-Minute-To-Do-List nach Michael Linenberger, über die er ein, übrigens kostenloses, E-Book geschrieben hat.

Natürlich geht es auch anders. So schlägt Seat Ogle in seinem Beitrag “The to-do list method that actually works” folgende Aufteilung vor:

  1. Zuerst kommt etwas, das leicht geht und Spaß macht
    (zum Aufwärmen sozusagen)
  2. Die schwerste Aufgabe für den Tag oder die, die am wenigsten Spaß macht
  3. … dann die zweitunangenehmste
  4. Irgendetwas anderes, was an dem Tag zu tun ist und
  5. zum Schluss die reinenSpaßtätigkeiten

Dem ersten Schritt stimme ich ausdrücklich zu. Auch ich fange nicht mit dem größten Brocken an, wie es Covey und andere empfehlen, sondern bringe mich mit einer angenehmen Routinetätigkeit in “Stimmung”.

Sean nennt seine Aufgabe übrigens “The Top 5 Method”. Mich wundert, dass er diesen Titel noch nicht hat schützen lassen. ;-)

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Die große Übersicht zu Personal Kanban

Wenn Sie sich für Personal Kanban interessieren, dann hilft Ihnen die Suche im ToolBlog weiter oder aber der Artikel von Alan Henry: Productivity 101: How to Use Personal Kanban to Visualize Your Work.
Alan gibt Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Aspekte der Methode, stellt Ihnen Apps und Werkzeuge vor und gibt Literaturempfehlungen für die weitere Vertiefun.

Wie ich bereits vor einigen Tagen gesagt hatte, konnte ich dieser Methode für die Organisation meiner eigenen Arbeit nicht so viel abgewinnen. Aber das will ja nichts heißen, deswegen viel Spaß beim Ausprobieren.

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GTD ® im Kanban-Stil

Ich gebe zu, mir ist als ehemaligem gelernten Ingenieur, Kanban lediglich als eine Methode der Produktionssteuerung bekannt gewesen. Dass Kanban auch in der Softwareentwicklung genutzt wird, habe ich erst später durch meine Freunde aus dem IT-Projektmanagement erfahren. Aber auch in der Selbstorganisation wird der Ansatz als „Personal Kanban“ genutzt, wie ich auch an dieser Stelle mehrfach berichtet habe.

Nachdem ich das einschlägige Buch von Jim Benson & Tonianne DeMaria Barry gelesen hatte, habe ich eine Zeitlang mit Personal Kanban experimentiert. Leider konnte ich nie so richtig den Zugang zu dieser Methode finden. So bin ich bei meiner alten Konfiguration GTD®/Linenberger plus Outlook treu geblieben.

Wenn Sie GTDer sind und dennoch Personal Kanban einmal ausprobieren möchten, dann folgen Sie doch der dreiteiligen Serie von Pascal Venier: Doing GTD Kanban Style (Teil 1Teil 2Teil 3). 
Nach einer kurzen Zusammenfassung von GTD® im ersten Teil erklärt Pascal, wie man die beiden Methoden gewinnbringend miteinander kombiniert.

Ich werde keinen neuen Anlauf machen. Aber wenn Sie mit dieser Kombinationen Erfahrungen gesammelt haben, geben Sie diese doch an uns weiter.

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Wie Sie richtig Ziele setzen

Die Teilnehmer an meinen Workshops und auch manche ToolBlog-Leser wissen, dass ich ein sehr ambivalentes Verhältnis zum Thema “Ziele” habe. Auf der einen Seite muss ich anerkennen, dass ein Ziel sehr wohl ungeahnte Kräfte freisetzen kann. Auf der anderen Seite sehe ich, wie in Unternehmen das “Ziel” wie eine Monstranz vor sich her getragen wird. Keiner traut sich mehr, sowohl Zielfindungsprozess als auch Ziele selbst kritisch zu hinterfragen. Von dem gedankenlosen (oder absichtsvollen) Durcheinandermixen von “vereinbaren” und “vorgeben” ganz zu schweigen.

Falls Sie sich von meinen kleinlichen Bedenken nicht abbringen lassen und partout Ziele definieren möchten, dann ist der Smart Goals Guide vielleicht der richtige Führer für Sie. Dem Thema “Ziele” widmen die Autoren ein ganzes Portal, auf dem Sie eine Vielzahl von Tipps zur Formulierung, Visualisierung und Umsetzung finden. Außerdem können Sie sich auf der Website ein paar Vorlagen herunterladen, die Sie im Umgang mit Zielen unterstützen.

BTW: Scharfe Augen werden beim Lesen der Überschrift bemerkt haben, dass ich geschrieben habe “Wie Sie richtig Ziele setzen” und nicht “wie Sie die richtigen Ziele setzen”.

Ich bitte dies sorgsam zu beachten. ;-)

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Schlaue Tipps produktiver Zeitgenossen

Produktivitätsfreaks haben etwas mit Weinkennern und Freunden guten Olivenöls gemeinsam. Jeder hat seinen Geheimtipp, auf den er/sie Stein auf Bein schwört. Jeff Haden hat die Kniffe besonders produktiver Mitmenschen gesammelt: 28 Steal-Worthy Tips From the Most Productive People on the Planet.

Mit dabei sind die üblichen Verdächtigen wie David Allen, Tim Ferriss oder Merlin Mann, aber auch Leute, die man nicht zu allererst in der Produktivitätsecke suchen würde, z. B. Napoleon Bonaparte oder Nassim Taleb.

Wenn ich mich richtig erinnere, stammt auch der folgende Satz aus Nassim Talebs Buch „Der schwarze Schwan“:

Don’t just collect books you have read; collect the books you haven’t read.

Ich finde das absolut einleuchtend, weiß aber nicht recht, was das mit Produktivität zu tun hat. Außerdem trenne ich mich ungern von meinen Büchern, Vernunft hin oder her.

BTW: Ich muss immer ein bisschen über die Grandiosität unserer amerikanischen Freunde schmunzeln („Most productive people on the planet“). Ein Nummer kleiner können sie einfach nicht. ;-)

 

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Banale Handlungen mit großer Wirkung

„Kleine Ursache, große Wirkung“, sagt der Volksmund und so sind es auch oft die kleinen Verhaltensweisen im Tagesgeschäft, die unsere Produktivität beeinträchtigen. David Zaleski hat 7 einfache, aber wirksame Produktivitätskiller zusammengetragen: 7 mundane tasks that halt productivity. Als da sind:

  1. Den Laptop mit in die Besprechung bringen
  2. Unnötige Besprechungen abhalten
  3. Drumherum reden
  4. Dauernd auf das Smartphone starren
  5. Ständig auf Facebook & Co nachschauen
  6. Zu viele E-Mail und zu viele Leute auf /CC
  7. Mehrere Dinge gleichzeitig tun (Multitasking)

Zu jedem Punkt gibt es ein Videointerview, in dem Mitmenschen ihre Meinung zu den einzelnen Punkten äußern. Hier die Meinung zu „Laptop in Besprechungen“:

Ich denke, diese Punkte leuchten unmittelbar ein. Für mich ist in diesem Zusammenhang das 1. Thema, das mit den Laptops interessant. Unter den Firmen, die ich kenne, wird das unterschiedlich gehandhabt. Für oder gegen die Benutzung von Laptop-Computern in Besprechungen gibt es sicherlich für beide Seiten gute Argumente.

Meine Frage: Wie halten Sie es in Ihrem Unternehmen, was spricht für Sie dafür, was dagegen?

 

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