Kategorie-Archiv: Selbstorganisation

Zeitmanagement, Arbeitsorganisation, Selbstorganisation

Die Anleitung zu Trello

Es gibt Leute, die schwören auf Trello. Hinter dem wie immer ulkigen Namen verbirgt sich eine Web-Anwendung. Sie stellt Ihnen ein virtuelles Board zur Verfügung, auf dem Sie virtuelle Karten zu Organisationszwecken in unterschiedlicher Anordnung anpinnen können. Das Ganze funktioniert allein und im Team und ist ummesonscht.

Damit wir nicht allzu lange herumrätseln müssen, wie Trello zu bedienen ist, gibt uns BuildBetterSoftware.com eine reich bebilderte Bedienungsanleitung an die Hand: Using Trello for Agile Software Development: The Complete Guide.

Ob die Anleitung “komplett” ist, weiß ich nicht, aber für einen ersten Einstieg ist sie mehr als nützlich.

 

1 Antwort

Mark Forster’s Liste als App: BlancList

Besonders in Großbritannien gilt Mark Forster als der Guru in Sachen Selbstorganisation. Ob zu Recht, vermag ich nicht zu beurteilen, denn ich habe zu seinem Hauptwerk “Do It Tomorrow” nie den richtigen Zugang gefunden. Das hat aber nichts zu sagen, denn das mag an mir liegen.

Über seine SuperFocus – Methode habe ich im ToolBlog bereits berichtet. Nun gibt es wohl die passende Anwendung dafür: BlancList.

Wie gesagt, ich bin kein Spezialist in Sachen Mark Forster, aber ich weiß, unter den Leserinnen und Leser gibt es solche. Vielleicht kann ja die eine oder andere etwas zu BlancList sagen schreiben. Ich würde mich darüber sehr freuen.

 

Hinterlasse eine Antwort

Die Gesetze von Newton, angewendet auf die Produktivität

Wir alle kennen Sir Isaac Newton, den Giganten der Physik. In seiner Schrift “Philosophiae Naturalis Principia Mathematica” veröffentlichte er “drei Grundsätze (Gesetze) der Bewegung […], die als die newtonschen Axiome, Grundgesetze der Bewegung, newtonsche Prinzipien oder auch newtonsche Gesetze bekannt sind” (Quelle).
Die von ihm formulierten Gesetze waren bahnbrechend, auch für für Generationen von Schülern, die ja nach Talentlage mehr oder weniger daran verzweifelt sind.

James Clear hat sich den Spaß gemacht, die Newtonschen Gesetze auf die Produktivität anzuwenden: The Physics of Productivity: Newton’s Laws of Getting Stuff Done.
Die Gesetze lauten:

  1. Trägheitsprinzip: Ein Körper verharrt im Zustand der Ruhe oder der gleichförmigen Translation, sofern er nicht durch einwirkende Kräfte zur Änderung seines Zustands gezwungen wird.
  2. Aktionsprinzip: Die Änderung der Bewegung ist der Einwirkung der bewegenden Kraft proportional und geschieht nach der Richtung derjenigen geraden Linie, nach welcher jene Kraft wirkt.
  3. Reaktionsprinzip: Kräfte treten immer paarweise auf. Übt ein Körper A auf einen anderen Körper B eine Kraft aus (actio), so wirkt eine gleich große, aber entgegen gerichtete Kraft von Körper B auf Körper A (reactio).

Wenn ich die Gesetze so lese, fallen mir schon manche Parallelitäten zur menschlichen Produktivität ein.
Ob die Anwendung der Newtonschen Gesetze auf die Produktiviät sinnvoll ist, sei dahingestellt, interessant zu lesen sind die Ausführungen von James allemal, zumal sie auch mit anschaulichen Bildern illustriert sind.

494px-Sir_Isaac_Newton_by_Sir_Godfrey_Kneller,_Bt

Hinterlasse eine Antwort

Peter F. Drucker rät: Wie Sie sich selbst führen

Wenn Sie sich mit Management tiefer auseinandersetzen möchten, dann stoßen Sie früher oder später mit tödlicher Sicherheit auf den Namen Peter F. Drucker. Wer war dieser Mann? Wie immer weiß die Wikipedia Rat:

Peter Ferdinand Drucker (* 19. November 1909 in Wien; † 11. November 2005 in Claremont) war ein US-amerikanischer Ökonom österreichischer Herkunft. Seit den 1940er Jahren veröffentlichte er zahlreiche einflussreiche Werke über Theorie und Praxis des Managements. Er gilt als Pionier der modernen Managementlehre und als origineller und unabhängiger Denker.

Drucker hat sich auch mit Fragen des Selbstmanagements beschäftigt. Im Jahr 1999 ist in der Harvard Business Review ein Artikel von ihm erschienen mit dem kurzen prägnanten Titel: Managing Oneself (pdf).

Drucker schlägt vor, für sich selbst diese Fragen zu beantworten:

  • Was sind meine Stärken?
  • Wie arbeite ich?
  • Was sind meine Werte?
  • Wohin gehöre ich?
  • Wo kann ich einen Beitrag leisten?

Man kann an diesen Fragen erkennen, dass es Drucker in erster Linie um Effektivität ging. Von ihm stammt der Satz:

Es ist wichtiger, das Richtige zu tun, als etwas richtig zu tun.

Das finde ich auch und Effizienz hilft dabei, die Zeit für das Wesentliche zu finden. Das eine kommt ohne das andere nicht aus.

5789354451_f45e734c68_b

[Foto von Jeff McNeill [via flickr]]

Hinterlasse eine Antwort

Buch “Zeitmanagement – Zeit optimal nutzen” in der 4. Auflage

Auf das o.a. Buch von Matthias Büttner habe ich bereits vor Jahren hingewiesen. Für mich ist es eines der besten Bücher auf dem Markt. Matthias Büttner bringt die wesentlichen Aspekte kurz und knackig auf den Punkt. Da wird keine Zeit vergeudet, schließlich geht es ja um Zeitmanagement.

Mittlerweile ist das Büchlein in der 4. Auflage erschienen.
Sie können es in drei Varianten für kleines Geld erwerben:

  1. in der Kindle-Version bei Amazon (94 Seiten) für 4,90€02-Titelblatt-Cover-V0-3-gesamtauflage-10000-Bücher-800x1280mit-Rahmen-187x300
  2. in der PDF-Version direkt beim Autor (94 Seiten) für 4,90€ per E-Mail
  3. in der gedruckten Version im Format A6 (64 Seiten) für 4,90€ im X47-Shop

Für die Versionen 1 & 2 gibt es von Matthias ein Angebot:

Sie bekommen von mir das PDF oder die Kindle-Version kostenfrei und Sie versprechen mir, dass Sie ein Feedback zu dem Buch abgeben. (E-Mail)

Das ist doch ein fairer Vorschlag, oder?

 

4 Antworten

Wie Sie Prioritäten setzen

Wenn ich in meinen Workshops zur Selbstorganisation die Erwartungen der Teilnehmer abfrage, dann steht eine Frage auf der Hitliste ganz oben:

Wie priorisiere ich richtig?

Tri Cooke stellt in seinem Artikel “Three Popular Ways to Prioritize a Hectic Schedule” die Methoden von Steven Covey, David Allen und Brian Tracy gegenüber.

Steven Covey benutzt im Prinzip in erweiterter Form das Eisenhower-Prinzip (dringend vs. wichtig). Brian Tracy benutzt ebenfalls vier Quadranten, verwendet aber als Dimensionen “Wünschen” und “Müssen”. David Allen priorisiert nur implizit nach den Kriterien Kontext, Zeit, Energie und eigentlicher Priorität.

Darüber hinaus gefallen mir persönlich auch das 3-N-Prinzip (“Notwendig, nützlich, nice to have” oder der Ansatz von Michael Linenberger:

  1. Critical Now
  2. Opportunity Now
  3. Over the Horizon

Ich selbst priorisiere meine Aufgaben nach Linenberger und habe Outlook dafür entsprechend eingerichtet.

532076662_55fac597b9_z

[Foto von R/DV/RS [via flickr]]

3 Antworten

Sammeln: So wenig Behälter wie möglich

Wie die erfahrenen GTDer unter den Lesern wissen, besteht die effiziente Selbstorganisation nach David Allen aus 5 Schritten:

  1. Sammeln
  2. Abklären
  3. Organisieren
  4. Durchsehen
  5. Tun

Beim Sammeln sollte man sich überlegen, welche “Behälter” man für die Informationen verwendet. Ich selbst benutze

  • Meinen Geldbeutel: Für Tankquittungen etc.
  • Einen Notizblock: Nomen est omen
  • Einen Plastikhefter: Für alles, was unterwegs anfällt (Hotelrechnungen u.ä.)
  • Mein iPhone mit Evernote und/oder Outlook

Das iPhone ist eigentlich gar kein “Behältnis”, sondern dient dazu, von unterwegs Aufgaben an Outlook  oder Notizen an Evernote zu schicken.

Welche Behälter Sie benutzen, hängt natürlich von Ihrer Arbeitsweise ab. Allerdings sollten Sie so wenig wie möglich und so viel wie nötig in Gebrauch haben. Und immer dieselben, damit sich eine bestimmte Routine beim Sammeln einstellt.

Beispiele für das Sammeln finden Sie in dem Artikel “Information In Too Many Places? Simplify!” von LJ Earnest oder in dem 4-teiligen Beitrag von Mike Schmitz: A Primer to Quick Capturing for GTD.

Ein Behälter sollte für uns alle tabu sein: Der Kopf.
Warum das so ist, sagt uns David Allen:

The mind is for having ideas not holding them!

So ist es!

 

Hinterlasse eine Antwort

Produktiv mit ADHS

Produktiv mit ADHS? Wenn Sie mit dieser Abkürzung nichts anzufangen wissen, dann lassen Sie uns zusammen einen Blick in die allwissende Wikipedia werfen:

Die Aufmerksamkeitsdefizit-/Hyperaktivitätsstörung (ADHS) […] ist eine bereits im Kindesalter beginnende psychische Störung, die sich durch Beeinträchtigungen in den Bereichen Aufmerksamkeit und Impulsivität sowie bei zwei der drei Typen ausgeprägte körperliche Unruhe (Hyperaktivität) äußert.

So wie ich das Ganze verstanden habe, ist das Symptom “Viel anfangen, nichts fertig bekommen” eines von vielen, mit denen ADHS beschrieben wird (Nein, der Umkehrschluss ist nicht zulässig!).

Bei Paul Gambill wurde die Diagnose ADHD, wie ADHS im Englischen heißt, gestellt. Auf seinem Blog beschreibt er, wie er seine persönlichen Produktivität trotzdem aufrecht erhält: Dealing with ADHD, one reminder alarm at a time. Hier sind seine Hinweise:

  1. In dem Moment, in dem man denkt: “Das sollte ich tun”, den Gedanken sofort notieren und wenn möglich mit einer Erinnerung versehen
  2. Alles aufschreiben
  3. Unzulänglichkeiten akzeptieren
  4. Einen persönlichen Kalender führen und einen Kalender, den man mit seinem Partner teilt
  5. Eine Uhr tragen (und benutzen)
  6. Verstehen lernen, welchen Einfluss Chemikalien auf die mentale und phyische Wahrnehmungsschärfe nehmen
  7. Die Arbeitszeit und die freie Zeit in Segmente teilen
  8. So regelmäßig wie möglich Sport treiben
  9. Die kleinen Dinge zuerst erledigen, dann zu den größeren übergehen
  10. Ein Programm zur Organisation der Aufgaben benutzen
  11. Lernen, in welcher Stimmung man ist und wie sie sich auf die Arbeit auswirkt

Paul gibt zu den einzelnen Punkten die eine oder andere Erläuterung.

Vieles werden erfahrene Leser wiedererkennen: Das Alles-aus-dem-Kopf-Prinzip, Time-Boxing oder die Arten der Priorisierung in GTD® zum Beispiel. Ich kann mich besonders gut mit Punkt 9 identifizieren. Ich weiß, die Covey-Jünger folgen dem Prinzip, erst den unangenehmen dicken Brocken zu erledigen und dann erst die kleinen Dinge zu tun. Aber Paul und ich sehen das eben anders.

Ich möchte auch noch einmal auf ein Interview zur Aufmerksamkeitsdefiziteigenschaft (ADE) hinweisen, über das ich vor Jahren berichtet habe: Information Overkill.

 

2 Antworten

Ist Ihre Aufgabenliste zu groß? Verwenden Sie die 5×3 – Methode!

Wenn Sie am Ende eines Arbeitstages frustriert sind, weil nur ein Bruchteil von dem geschafft ist, was Sie sich vorgenommen haben, dann ist Ihre Liste vielleicht zu umfangreich. Ein schwacher Trost: Sie haben ohnehin immer mehr Arbeit als Sie schaffen können, machen Sie sich da nichts vor.

Manche Autoren machen die Not zur Tugend. Michael Linenberger empfiehlt, sich jeden Tag nicht mehr als drei bis fünf Aufgaben vorzunehmen. Diese müssen dann aber konsequent an diesem Tag abgearbeitet werden. Die Liste mit diesen Tätigkeiten nennt er dann auch folgerichtig die “Critical-Now-List”. Es kommen nur und nur die Aufgaben auf diese Liste, bei denen Sie sogar Überstunden machen würden, um sie heute noch unbedingt erledigen zu können. Wie gesagt, drei bis fünf sind es, nicht mehr. Nähere Informationen finden Sie in seinem (kostenlosen) E-Book “The One Minute  To-Do List“.

Alex Dalenberg verfolgt mit seinem Artikel “Productivity overload? Keep it simple with a 3-item to-do list” einen ähnlichen Ansatz. Bei ihm sind es sogar nur drei kritische Aufgaben. Er verweist auf eine kleine Web-Anwendung namens Zenlist, auf der Sie Ihre drei Aufgaben hinterlegen können. Ein bisschen übertrieben, finde ich, es genügen auch ein Zettel und ein Bleistift. Aber jedem Kind seinen Luftballon, wie der Schwabe sagt.

Was die Amerikaner können, können wir schon lange. Matthias Büttner beschränkt sich auch auf drei Aufgaben pro Arbeistag und nennt das ganze die “Methode 5×3“. Er hat dazu ein kleines E-Book geschrieben und bietet über sein Unternehmen X17 eine entsprechende Variante seines Zeitplanbuchs an. Das Clevere: Das Büchlein mit patentierter Einsteckmechanik kommt im Querformat daher. Auf diese Weise können Sie es hervorragend vor die Computerttastatur legen und immer geöffnet halten.

5x3Buch

 

 

 

 

 

Ich selbst verwende die Critical-Now-List nach Linenberger und habe Outlook für Windows und für den Mac entsprechend eingerichtet. Und siehe da, es funktioniert.

 

Hinterlasse eine Antwort