Kategorie-Archiv: Selbstorganisation

Zeitmanagement, Arbeitsorganisation, Selbstorganisation

Wie Sie Ihre Arbeit mit Google Drive organisieren

Ich gebe zu, ich habe schon so manchen exotischen Ansatz zur Arbeitsorganisation gesehen. Aber immer wieder werde ich überrascht. Diesmal von Jordan Arbuckle. In seinem Beitrag “How to Organize, Improve, and Dominate Life with Google Drive” zeigt er uns, wie wir unser ganzes Arbeitsleben komplett mit Google Drive und den dazugehörigen Apps organisieren können.

Zunächst listet Jordan auf, was mit Google Drive alles möglich ist. Ich gebe zu, schon das hat mich beeindruckt. Danach geht er in die Vollen. Er gibt uns Tipps für:

  • Die persönlichen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Daily Kaizen)
  • Eine Tabelle zur Verfolgung der eigenen Fitness
  • Projekt- und Aufgabenmanagement
  • Finanzplanung
  • Zielfindungs- und Umsetzungsmanagement

und noch ein paar interessante Dinge mehr. Wie gesagt, alles wird mit Google-Drive-eigenen Bordmitteln realisiert, das meiste mit entsprechenden Spreadsheets. Alle “Module” werden beschrieben und Sie können die Vorlagen dafür herunterladen.

Auch wenn ich mich nicht auf diese Weise organisieren werde, so gebe ich doch zu, dass ich schwer beeindruckt bin. Da hat sich einer wirklich Gedanken gemacht. So geht es also auch!

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Interessante Tipps zu einem ewig jungen Thema: E-Mail

Ich glaube, seit es das Medium E-Mail gibt, beschweren sich die Nutzer darüber. Dennoch glaube ich, dass sich die E-Mail noch lange Jahre hält. Zumindest so lange, bis die Digital Immigrants den Löffel das Keyboard abgegeben haben. Sie wissen schon, Digital Immigrants sind Menschen meines  Alters, die noch mit der Briefpost aufgewachsen sind und ohne diese Analogie in den Zeiten des Internets aufgeschmissen wären.

Genauso groß wie der Ärger über das E-Mail ist die Anzahl der Ratschläge, wie mit E-Mail umzugehen ist. Sie brauchen nur einmal in diesem Blog danach zu suchen. Und doch gibt es immer wieder den einen oder anderen Artikel, der aus der Masse der 08/15 Ratgeber hervorsticht.

Mat Gemmell hat einen solchen Beitrag mit konventionellen, aber auch mit ungewöhnlichen E-Mail-Tipps geschrieben: Managing Email Realistically. Nachdem er uns erst einmal damit provoziert hat, dass GTD® nicht funktioniert und damit unsere Aufmerksamkeit bekommen hat, geht er zur Sache

Zunächst gibt er Hinweise, in welchen Abständen wir wem antworten sollten, wem sofort, wem innerhalb 24 Stunden, wem innerhalb einer Woche und wem gar nicht. Im Löschen von Mails ist er radikal und ich finde, so unrecht hat er nicht.

Sie finden außerdem den Hinweis, sich nur die ersten Zeilen einer Mail anzeigen zu lassen. Außerdem sollten Sie nie mehr als 10 Mail gleichzeitig im Eingangskorb haben usw. usw.
Besonders interessant finde ich den Tipp, bei unklarem Betreff oder Inhalt sofort um Klärung zu bitten. Er beschreibt die nützlichen Effekte dieses Vorgehens:

  • Man hat das E-Mail vom Hals und der Ball liegt im gegnerischen Spielfeld
  • Sie geben demjenigen Arbeit, der versucht hat, Ihnen Arbeit aufzudrücken
  • Sie zeigen sich als Person, die detailorientiert und präzise ist

Sie merken schon, Mat ist ein kleiner Zyniker. Wohl um diesen Eindruck etwas abzumildern, meint er:

Be polite

Nun gut. Das ist noch nicht alles. Wie gesagt, mir gefällt der Artikel. Ich habe das eine oder andere gefunden, das ich ausprobieren möchte.

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Die Galerie für Personal Kanban

Personal Kanban findet als Methode zum Organisieren von persönlichen Projekten immer mehr Anhänger. Aus diesem Grund hatte ich diesen Ansatz schon öfter im ToolBlog auf dem Schirm  auch wenn ich sie persönlich nicht anwende.

Gerry Kirk ist Trainer und Berater für Personal Kanban. In der Personal Kanban Gallery stellt er eine vielzahl von Beispielen zur Methode mit zahlreichen Bildern und einer knappen Beschreibung des Hintergrunds vor. Wenn Sie noch nicht recht wissen, wie Sie Personal Kanban einsetzen sollen, dann ist seine Übersicht bestimmt das richtige für Sie.

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Der ideale Zeitpunkt für die Wochendurchsicht (Weekly Review)

Eine der wichtigsten Elemente eines funktionierenden Systems zur Selbstorganisation ist die Wochendurchsicht. GTD®-Jünger kennen sie unter dem Begriff “Weekly Review”, andere Autoren nenne sie “Stille Stunde”. Warum ist sie so wichtig?

In der Wochendurchsicht begeben Sie sich in eine Außenperspektive, um mit Abstand Ihre Arbeitsorganisation zu begutachten und zu überprüfen, ob “Sie noch in der Spur sind”. Flapsig ausgedrückt, Sie verlassen das Hamsterrad, um von außen auf das Hamsterrad zu schauen und zu überprüfen, ob es rund läuft.

Ich führe die Wochendurchsicht am liebsten am Samstag Vormittag durch. Dies habe ich mir auch so als wiederkehrende Aufgaben einschließlich entsprechender Checkliste eingerichtet. Der Samstag ist für mich deswegen ein geeigneter Termin, weil ich dann mit der Wochendurchsicht die Woche abschließen und mit freiem Kopf ins Wochenende gehen kann.

Letzte Woche habe ich das aus Jux und Dollerei auch so getwittert:

Chris OH kam daraufhin die Frage:

Hier meine persönliche Antwort:  Grundsätzlich können Sie die Wochendurchsicht so einplanen, wie es für Sie am besten in den eigenen Ablauf passt. Viele der Teilnehmer meiner Workshops ziehen den Freitag Nachmittag aus ähnlichen Gründen vor, aus denen ich mich für den Samstag Vormittag entschieden habe. Sie möchten die Arbeitswoche sauber abschließen und unbelastet ins Wochenende gehen. Deshalb finde ich auch den o.a. Vorschlag von Chris nicht so günstig. Man hat einfach keinen “ordentlichen” Wochenabschluss, sondern statt dessen schon wieder einige offene Punkte.  Aber, wie gesagt, das ist mein persönliches Gefühl, Sie müssen es nicht teilen. 

Bleibt die Frage: Wie halten Sie es mit der Wochendurchsicht?

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David Allen über die Neuauflage seines Bestsellers

Bei den GTD®- Fanboy und -Girls hat es sich herumgesprochen. Mittlerweise gibt es eine neue überarbeitete Fassung seines Bestsellers “Getting Things Done” auf dem Markt. Amiel Handelsman hatte Gelegenheit, mit dem Meister über das Buch zu sprechen: David Allen on the Updated (2015) Version of Getting Things Done. Hier das Gespräch zum Nachhören:

Ehrlich gesagt, bei mir steht die Lektüre lediglich auf der @Irgendwann/Vielleicht-Liste. Mittlerweile habe ich mich doch etwas von der reinen Lehre entfernt, was ich auch ganz folgerichtig empfinde. Schließlich gibt es auch noch andere Ansätze, die mir ebenso einleuchten. Der Mix machts. Das Beste aus allen Welten sozusagen.

Wann eine deutsche Version des Updates in die Regale kommt, weiß ich nicht. Ich hoffe nur, dass die Übersetzung dann nicht wieder so grottenschlecht ist wie bei der ersten Version und der Übersetzer sich zumindest ein bisschen mit der Materie beschäftigt.

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

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Frage an die Leser: Was macht ein gutes Zeitmanagementsystem aus?

Es ist schon Jahre her, da konnte ich im Zug eine junge Dame beobachtete, die ihren nächsten Arbeitstag mit Hilfe eines damals bekannten Zeitmanagementsystems vorbereitete. Sie füllte Formulare aus, übertrug diverse Daten von einer Seite auf eine andere usw.  Zugestiegen war sie im Frankfurter Hauptbahnhof, als ich in Gießen ausstieg, war sie immer noch nicht fertig.

Damals dachte ich, dass dieses Zeitmanagementsystem sicher nicht das Gelbe von Ei ist, denn die Organisation des Systems dauerte offensichtlich genauso lange wie die Bearbeitung der Aufgaben selbst. Somit ist eine wichtige Anforderung an ein gutes System die leichte und schnelle Wartung des Systems selbst.

Aber es gibt sicher noch andere Anforderungen an ein “gutes” System. In meinen Workshops frage ich die Teilnehmer manchmal danach, hier eine kleine Auswahl der Antworten:

  • Kann als Nachweis für die eigene Auslastung genutzt werden
  • ist allgemein und überall nutzbar
  • ist permanent verfügbar
  • ist übersichtlich und überschaubar (Cockpitfunktion)
  • kann im im Arbeitsalltag umgesetzt werden
  • ist einfach zu führen und erfordert wenig Verwaltungsaufwand
  • Flexibel, nicht starr (System folge den Bedürfnissen des Anwenders, nicht umgekehrt)
  • Unabhängig von den eingesetzten Werkzeugen (Hard- und Software)
  • Der Gebrauch macht Spaß
  • Es geht nichts verloren, alles poppt zum richtigen Zeitpunkt auf

Meine Bitte an die Leserinnen und Leser: Wenn Ihnen hier noch etwas fehlt, das Ihnen wichtig ist, dann hinterlassen Sie doch bitte ein paar Stichworte als Antwort.

Aus Gründen. Vielen Dank! :-)

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10 Erkenntnisse aus 70 Stunden TED

Sie alle kennen die TED Talks. Unter diesem Label werden Vorträge veröffentlicht, die auf den TED-Konferenzen gehalten werden. Natürlich sind da auch Referate dabei, die sich mit persönlicher Produktivität beschäftigen.

Chris Bailey scheint sich gerne der Selbstkasteiung hinzugeben und hat in einer Woche 70 Stunden Videos mit einschlägigen Präsentationen angeschaut. Seine Erkenntnisse daraus hat er in 10 Punkten zusammengefasst: 10 things I learned about productivity watching 70 hours of TED talks last week. Hier seine gesammelten Lernerfahrungen:

  1. Koffein erhöht Konzentration und bringt Energie. Aber nur, wenn es auf die richtige Weise zuführt
  2. Halten Sie nach Meinungen Ausschau, die im Gegensatz zu Ihren eigenen stehen
  3. Einer der besten Wege, mit Menschen in Kontakt zu kommen, ist der Humor
  4. Meditation gibt Ihnen Perspektive, erlaubt eine einfachere Informationsverarbeitung und fährt Sie runter
  5. Es lohnt sich, sehr defensiv mit der eigenen Zeit umzugehen
    (Seine Bemerkung dazu habe ich allerdings nicht verstanden.)
  6. Sie benötigen 50 – 75% Ihrer Aufmerksamkeit um einen TED Talk, einen Podcast oder ein Audiobook zu hören
  7. Neugier ist das kraftvollste, was Sie besitzen
  8. Treten Sie einen Schritt zurück und genießen Sie Ihre Erfolge
  9. Pausen machen Sie produktiver als Sie glauben
  10. Wenn Sie sich inspirieren lassen möchten, dann umgeben Sie sich mit inspirierenden Menschen

Wie gesagt, die Nummer 5 habe ich nicht verstanden, die anderen leuchten mir unmittelbar ein. Mit der Humornummer wäre ich etwas vorsichtig. Nicht jeder hat den gleichen Humor wie man selbst. Wobei: In Kontakt kommt man damit immer. Nur vielleicht nicht so, wie man möchte.

Ein Verzeichnis der TED Talks finden Sie hier. Auch hier gilt: Es ist nicht alles Gold, was glänzt.

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E-Mails: Out of Office. Und danach?

Die Tipps für den Umgang mit der E-Mail-Flut sind unüberschaubar. Dennoch stößt man immer wieder einmal auf durchaus interessante Kniffe. Unter dem Titel “Die große Post-Flut” beantwortet Kathrin Fromm einige Fragen um das Thema “E-Mails in Abwesenheit”.  Erörtert wird zum Beispiel, ob man die E-Mails einfach ungelesen löschen darf (Nein) oder wann die Elektropost nach dem Urlaub beantwortet sein muss.

Diese Kniffe fand ich hilfreich:

  • Die Viertel – Regel (S. Hess):
    Die Frist für die Beantwortung der Urlaubsmail beträgt ein Viertel des Urlaubs. Bei vier Wochen Urlaub also eine Woche usw.
  • Der Hinweis auf die Abwesenheit und eine Bitte (S. Hess):
    “Sollte Ihre Mail ab da und da immer noch relevant sein, senden Sie sie mir bitte noch einmal.” Der Ton macht die Musik.
  • Noch ein Tipp von mir:
    Setzen Sie eine Filterregel für E-Mails mit /CC und verschieben Sie sie in einen eigenen Ordner. So verbleiben nur die Nachrichten im Eingang, die wirklich an Sie direkt gerichtet sind. Die anderen können warten.

Es gibt übrigens auch nützliche Hinweise in den Kommentaren zum Artikel.

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