Kategorie-Archiv: Selbstorganisation

Zeitmanagement, Arbeitsorganisation, Selbstorganisation

Die Megaseite über das Notizen machen

Nachdem ich nun einige Wochen mit diversen Notizprogrammen auf dem iPad experimentiert und beschlossen habe, reumütig wieder zu Papier und Bleistift zurückzukehren, kommt mir ein einschlägiger Artikel von Kate Matsudaira gerade recht. Sie hat einen umfangreichen Beitrag verfasst, mit dem sie uns in die Kunst der Notizenanfertigung einführt: The Ultimate Guide to Note-Taking. Da unsere amerikanischen Freunde sehr großzügig mit dem Begriff “ultimate” umgehen, ist normalerweise Skepsis angebracht. Hier kann ich allerdings Entwarnung geben. Der Begriff steht völlig zu Recht in der Überschrift.

In dem Beitrag bekommen so ziemlich alle Zielgruppen für alle möglichen Zwecke Hinweise, wie sie ihr Notizbuch führen können. Sie finden geeignete Methoden für alle Denkstile, egal ob Sie eher ein analytischer Typ sind oder eher den visuellen Kanal bevorzugen. Vorgestellt werden Ansätze wie:

  • Struktur durch Gliederung (Outline)
  • Freie Satzbildung
  • SQ3R für effektives Lesen
  • Mapping (darf nicht fehlen)
  • Smart Wisdom (kannte ich bis jetzt auch noch nicht)
  • Diagramme und Prozesse
  • Cornell – Methode
  • Strukturierte geführte Notizen
  • Tabellen

Zu allen Methoden gibt Ihnen Kate anschaulichen Beispiele und beschreibt, wo die Methode gewinnbringend eingesetzt werden kann. Ihr Artikel ist mit Fotos aus ihrem eigenen Notizbuch reichhaltig und anschaulich bebildert. Man sagt mir nach, dass meine Handschrift schön und lesbar ist und meine eigenen Notizbücher ordentlich geführt sind. Wenn ich sie allerdings mit dem von Kate vergleiche, dann gebe ich gerne zu, da ist noch gewaltig Luft nach oben, Ihre Notizen sehen tatsächlich besser aus als gedruckt.

Ein toller Artikel. Danke, Jan, für den Hinweis.

Und ob der was für mich ist!

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Die richtigen Fragen zum Herunterschalten

Vor einiger Zeit meinten einige Journalisten in der Arbeitswelt einen neuen Hype auszumachen. „Downshifting“ hieß das Zauberwort. Die allwissende Wikipedia schreibt dazu:

Als Downshifting bezeichnet man einen Lebensstil mit dem Ziel, ein selbstbestimmteres, erfüllteres Leben zu führen. Es ist eine alternative Lebensart, die durch teilweisen und gezielten Konsumverzeicht größere persönliche Freiräume schafft.

Megan Starbuck stellt uns in diesem Zusammenhang “8 Questions to Feel More Free“, wenn wir zweifeln, ob wir uns von etwas trennen sollen oder nicht:

  1. Führt die Sache (der Umstand etc.) zu einem Gefühl des Eingesperrtseins?
  2. Könnte ich es (oder etwas anderes oder sogar besseres) später kaufen?
  3. Wäre ich ohne es glücklicher?
  4. Was könnte ich mit dem Platz machen, den ich sparen würde?
  5. Könnte jemand anderes mehr davon profitieren?
  6. Ist es die Mühe wert, es zu behalten?
  7. Würde ich es jetzt kaufen, wenn ich es in einem Geschäft entdeckte?
  8. Macht es mir Freude, es zu sehen oder daran zu denken?

Sie merken schon, diese Fragen folgen dem Grundsatz „der größte Reichtum ist die Armut an Bedürfnissen“. Ich glaube, dass diese Fragen durchaus eine Hilfestellung sein können, ob man ein bestimmte Sache behalten oder kaufen soll.

Ein Tipp von mir: Interpretieren Sie diese Fragen durchaus auch im übertragenen Sinn. Es könnte sich auch lohnen, sich anstatt von einer Sache auch von einer Gewohnheit zu trennen, um dadurch wertvolle (Lebens-) Zeit zu gewinnen.

Wenn Sie sich näher mit diesen Fragen beschäftigen möchten, dann empfehle ich Ihnen wärmstens das Buch von Jakob Lund Fisker: „Early Retirement Extreme“ (ich habe darüber schon im ToolBlog geschrieben).

Early Retirement Extreme: A philosophical and practical guide to financial independence

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Wie man eine Checkliste aufsetzt

Wenn es um Abläufe geht, bei denen immer wieder dieselben Teilaufgaben abgearbeitet werden müssen, dann leistet uns die Checkliste gute Dienste. Das Gehirn ist es nicht gewohnt, auf Knopfdruck das gespeicherte Wissen preiszugeben, es besteht die Gefahr, einen wichtigen Schritt zu vergessen. Davor bewahrt uns die Checkliste, sie entlastet das Gehirn enorm. Das hat nichts mit Denkfaulheit oder ähnlichem zu tun, denn gerade Menschen mit anspruchsvollen Berufen wie Piloten, Chirurgen usw. nutzen Checklisten. Sie sind bestimmt nicht auf den Kopf gefallen und wissen genau, warum sie dies tun.

Bruce Harpham gibt uns in dem Artikel “How To Build A Checklist In 6 Steps“ eine Checkliste am die Hand, mit deren Hilfe wir unsere eigenen Checklisten zusammenbauen können. Hier die Schritte:

  1. Identifizieren Sie die „dummen“ Fehler, die einen Misserfolg verursachen können
  2. Bitten Sie andere Personen um zusätzlichen Input
  3. Erstellen Sie eine Liste der einfangen Handlungsschritte
  4. Erstellen Sie eine Liste der Informationsschritte
  5. Testen Sie die Checkliste
  6. Überarbeiten und verfeinern Sie die Checkliste

Als ich noch als Produktionsingenieur gearbeitet habe, haben wir Checklisten an vielen Stellen mit Erfolg eingesetzt. Verwenden Sie sie immer dann, wenn Prozesse automatisiert ablaufen sollen. Ich selbst habe mir Checklisten für die Erstellung von Fotoprotokollen, für die Wochendurchsicht oder zum Koffer packen erstellt.
Funktioniert!

Checkliste

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Produktivitätstipps aus dem Knast

Wie Andrew Medal selbst schreibt, hat er vor einigen Jahren einen folgenschweren Fehler begangen:

Ten years ago, I made one of the biggest mistakes in my life, and got into a fight in a Las Vegas nightclub. It eventually landed me in state prison for two to five years. So you see kids, decisions we make when we’re young can in fact affect our future.

Er beschloss, die Zeit zu nutzen und aus der misslichen Situation das Beste zu machen. Wie, das hat er in drei Artikeln beschrieben.

In dem Beitrag “3 Entrepreneurial Skills Inmates Perfect” nennt er drei Problemfelder, die Häftlinge und Unternehmer gleichermaßen meistern müssen: Politik, Bootstrapping und Hunger. Bootstrapping meint hier das “aus Nichts etwas machen”.

In “How My Life as an Entrepreneur Shaped My Time in Prison”  zeigt er, wie seine unternehmerische Einstellung seinen Gefängnisaufenthalt geprägt hat. Besonders nützlich zeigten sich:

  1. Effektives Zeitmanagement
  2. Das Einbeziehen von Unsicherheit und Durchhaltevermögen im Angesicht des Unbekannten
  3. Das Zusammenbringen der richtigen Leute und der richtigen Themen
  4. Die Anpassungsfähigkeit des Startup-Gründers an die Umgebung

In seinem letzten Beitrag “6 Life Hacks Learned in Prison That Will Maximize Your Productivity” empfiehlt er uns folgende Kniffe:

  1. Früh aufstehen
  2. Jeden Tag etwas zu Papier bringen
  3. Schreiben, um effektiv zu kommunizieren
  4. Jeden Tag lesen
  5. Bootstrapping (s. weiter oben)
  6. Das System innerhalb des Systems schlagen

Ich finde, besonders in seinem letzten Artikel gibt uns Andrew wertvolle Tipps, die zum Nachdenken anregen. Außerdem gibt es auch ein paar Seitenhiebe auf Tim Ferriss, womit er bei mir ohnehin Punkte sammelt. Hier der vielleicht beste Ratschlag, den Andrew uns zu bieten hat:

As a big mental note: prison totally sucks (…) — I’d recommend not going.

Kann ich nachvollziehen.

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Sie können diesen Artikel später immer noch lesen!

Es gibt Menschen, die dazu neigen, das Anpacken gewisser Aufgaben ständig vor sich her zu schieben. Dieses Verhalten ist immerhin so verbreitet, dass es in der Wikipedia einen eigenen Beitrag mit dem bezeichnenden Titel “Aufschieben” darüber gibt. Da ich selbst zu den Zeitgenossen gehöre, die gerne die Dinge vor sich herschieben, weiß ich auch, was uns am meisten quält: Es ist das schlechte Gewissen, heute wieder nicht zu Potte gekommen zu sein. Manchmal ist das so deprimierend, dass man gar nichts Neues mehr anfangen möchte.

Doch es geht auch anders. Anstatt die Aufschieberitis als Schwäche zu verdammen, könnte man ja auch die Not zur Tugend machen. Wie das geht, hat uns vor einiger Zeit der Philosoph John Perry in einem Essay mit dem Titel “Structured Procrastination: Do Less, Deceive Yourself, And Succeed Long-Term” gezeigt. Das Grundprinzip:

Um ein Überflieger zu sein, arbeite stets an etwas Wichtigem, um zu vermeiden, etwas zu tun, das noch wichtiger ist.

Wenn Sie überprüfen möchten, dass Sie tatsächlich etwas während des Aufschiebens geleistet haben, empfiehlt sich die Getan-Liste. Hier schreiben Sie alles auf, was Sie statt der eigentlichen Aufgabe an diesem Tag alles erledigt haben. Das verschafft Erfolgserlebnisse und minimiert die Minderwertigkeitsgefühle.

John Perry hat sein Essay zusammen mit einigen Ergänzungen in einem Buch veröffentlicht, das ich den Aufschiebern unter den Lesern ans Herz legen möchte: Einfach liegen lassen. Im Gegensatz zu den meisten Ratgebern zur Selbstorganisation ist dieses Büchlein kurzweilig und witzig geschrieben. Ich habe mehr als einmal (über mich) schmunzeln müssen. Ich finde es so gut, dass ich es in meine Büchertipps aufnehmen werde.

Einfach liegen lassen: Das kleine Buch vom effektiven Arbeiten durch gezieltes Nichtstun

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Für die Freunde bewegter Bilder gibt es hier ein Gespräch mit John Perry  über das Aufschieben. Lassen Sie sich nicht durch die Bücherwand beeindrucken. Die beiden sind sicher noch nicht dazu gekommen, das alles zu lesen.

Nachtrag (14. 7. 2015)

Auf “Lazy Literature” gibt es auch ein ausführliches Interview mit John Perry auf deutsch.

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Wie ich mich selbst organisiere: Meine Werkzeuge

Im August 2012 hatte ich zuletzt beschrieben, welche Werkzeuge ich für die Organisation meiner Arbeit benutze. Zwei Jahre sind eine lange Zeit und das Bessere ist der Feind des Guten. Das eine oder andere habe ich verändert, ersetzt oder gestrichen. Kurz: Es ist Zeit für ein Update.

Die wichtigste Neuerung: Ich habe mir für unterwegs ein MacBook Air zugelegt und ich bin mehr als zufrieden damit. Wer jetzt allerdings denkt, ich hätte meinen guten alten Windows-Rechner im Büro in die ewigen Jagdgründe geschickt, der irrt gewaltig. Nach wie vor arbeite ich gerne mit diesem Rechner und seinen zwei Bildschirmen.

Plattformübergreifende Werkzeuge besitzen für mich daher einen hohen Stellenwert. Hier mein Werkzeugkasten:

Plattformübergreifend

  • Office 365. Was soll ich sagen? Für mich gibt es ein Leben vor Office 365 und das andere danach.
  • Evernote zum Anlegen und Verwalten von Notizen
  • XMind als Mind-Mapping-Tool für das Planen persönlicher Projekte
  • Pinboard zum Ablegen interessanter Links
  • Fever als RSS-Reader
  • Librarything zur Verwaltung meiner Bücher

Windows

  • Microsoft Office 2010 und insbesondere
  • Microsoft Outlook 2010 (mein persönliches Cockpit: Ohne geht gar nicht)
  • MarkdownPad 2 zum bequemen schnellen Schreiben von Texten

Mac

iPhone, iPad

  • TaskTask zum Abgleich der Aufgaben über den Office-365-Server
  • Way of Life zum Besiegen innerer Schweinehunde
  • MS Office Lens und Post-it-PLus zum Erstellen von Fotoprotokollen
  • Captio hilft beim Verschicken schneller Notizen
  • flic zum schnellen Aufräumen der Fotosammlung
  • duet zur Verwendung des iPad als Zweitbildschirm am Mac
  • Drafts ist für mich das Programm für Notizen auf dem iPad
  • Paper zum Anfertigen von Skizzen auf dem iPad

Sonstige Hard- und Software

  • Fujitsu Snapscan iX500 in Verbindung mit Evernote (viel seltener als ich ursprünglich gedacht habe)
  • Meine Noguchi-Ablage

Meiner Grundeinstellung “So wenig Tools wie möglich, so viel wie nötig”steht die Freude am Ausprobiern neuer Werkzeuge entgegen. “Software-Junkie” hat mich meine amerikanische Kollegin Mary Houpt genannt. Vielleicht hat sie recht.

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Ein Aufgabenboard in Gmail

Für mich ein Musskriterium für die Verwendung einer oder mehrerer Apps zur Arbeitsorganisation ist die Zusammenarbeit von E-Mail-Programm und Aufgabenmanager. Es geht ganz einfach darum, aus einer E-Mail eine Aufgabe zu machen. Momentan kenne ich nur zwei ernst zu nehmende Programme, bei denen das reibungslos funktioniert: MS Outlook und Lotus Notes. Falls man nicht über ein integriertes Informationsmanagementsystem verfügt, kann man sich zumindest damit helfen, dass man die E-Mail zum Aufgabenmanager weiterschickt, sofern dieser das zulässt. Toodledo kann das, Todoist auch. Aber wie gesagt, sehr elegant ist das nicht.

Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Art von Personal Kanban organisieren und außerdem Gmail das Postprogramm Ihrer Wahl ist, dann ist vielleicht Sortd die richtige Software für Sie. Mit Sortd können Sie Ihre empfangenen E-Mail in vorstrukturierte Listen überführen. Wenn Sie hierbei an Trello denken, dann liegen Sie nicht falsch.

Um besser verstehen zu können, wie Sortd funktioniert und wie es verwendet wird, lesen Sie den Artikel von Mihir Patkar: Turn Gmail Into A Trello-Like Task Board With Sortd. Hier ist schon einmal ein Vorgeschmack per Video:

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Jan Fischbach über die optimale Auslastung

Vor einigen Wochen habe ich auf den Vortrag von Gunter Duck auf der diesjärigen re:publica hingewiesen, in dem er mit mathematischen Methoden den Sinn und Unsinn von Auslastungsgraden untersucht.

Jan Fischbach hat Duecks Idee noch einmal aufgegriffen und vertieft sie in seinem lesenswerten Beitrag “Warteschlangen im Management“. Er schreibt:

Gunter Duecks Empfehlung ist, die Auslastung unter 85% zu drücken. Ich gehe da noch weiter und schlage 75% vor. Eine Auslastung von 75-80% bedeutet, grundsätzlich einen Tag in der Arbeitswoche oder eine Woche in einem Monat freizuhalten.

Lassen Sie sich das bitte auf der Zunge zergehen. Das ist keine Lehrmeinung aus der Managementtheorie oder der Betriebswirtschaft, sondern schlicht Mathematik.

So, das musste mal gesagt werden!

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Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit Produktivität

Vor einigen Tage erschien im ToolBlog ein Artikel mit dem Titel “Wieviel Zeit verschwenden Sie mit Produktivität?“. Offensichtlich habe ich mit dem Beitrag ins Schwarze getroffen, denn er wurde in kurzer Zeit sehr oft verlinkt bzw. weitergezwitschert.

Nun bin ich über ein Video gestolpert, in dem Gina Trapani, die Gründerin des Blogs „Lifehacker“ und David Allen vor „Productivity Porn“ warnen: Stop Wasting Time Getting Productive. So nennen sie die übertriebenen Beschäftigung mit Produktivitätstools. Dem kann ich mich nur anschließen. Nehmen Sie das, was Sie haben und lernen Sie den Gebrauch dieses Werkzeugs.

 

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„Do it Tomorrow“ in der Kurzübersicht

Besonders im Vereinigten Königreich ist Mark Forster eine große Nummer im Zeitmanagement. Auch hier auf dem ToolBlog gab es schon einige Artikel zu diesem Autor:

Sein wohl erfolgreichstes Buch ist sicherlich „Do it Tomorow“. Ich bin dieser Aufforderung gefolgt und so liegt das Büchlein schon geraume Zeit bei mir im Bücherschrank. Angefangen mit dem Lesen hatte ich schon, doch wie bei so vielen Autoren dieses Genres, ist sein Schreibstil nicht gerade nervenzerfetzend.

Wenn es Ihnen genau so geht wie mir dann naht vielleicht jetzt die Rettung in Form einer Zusammenfassung: Do It Tomorrow – A Brief Summary. Wir können ja das Buch dann immer noch lesen. Allerdings ist es meines Wissens nach bislang nicht in Deutsch erschienen.

Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management

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