Kategorie-Archiv: Selbstorganisation

Zeitmanagement, Arbeitsorganisation, Selbstorganisation

Ein Aufgabenboard in Gmail

Für mich ein Musskriterium für die Verwendung einer oder mehrerer Apps zur Arbeitsorganisation ist die Zusammenarbeit von E-Mail-Programm und Aufgabenmanager. Es geht ganz einfach darum, aus einer E-Mail eine Aufgabe zu machen. Momentan kenne ich nur zwei ernst zu nehmende Programme, bei denen das reibungslos funktioniert: MS Outlook und Lotus Notes. Falls man nicht über ein integriertes Informationsmanagementsystem verfügt, kann man sich zumindest damit helfen, dass man die E-Mail zum Aufgabenmanager weiterschickt, sofern dieser das zulässt. Toodledo kann das, Todoist auch. Aber wie gesagt, sehr elegant ist das nicht.

Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Art von Personal Kanban organisieren und außerdem Gmail das Postprogramm Ihrer Wahl ist, dann ist vielleicht Sortd die richtige Software für Sie. Mit Sortd können Sie Ihre empfangenen E-Mail in vorstrukturierte Listen überführen. Wenn Sie hierbei an Trello denken, dann liegen Sie nicht falsch.

Um besser verstehen zu können, wie Sortd funktioniert und wie es verwendet wird, lesen Sie den Artikel von Mihir Patkar: Turn Gmail Into A Trello-Like Task Board With Sortd. Hier ist schon einmal ein Vorgeschmack per Video:

1 Antwort

Jan Fischbach über die optimale Auslastung

Vor einigen Wochen habe ich auf den Vortrag von Gunter Duck auf der diesjärigen re:publica hingewiesen, in dem er mit mathematischen Methoden den Sinn und Unsinn von Auslastungsgraden untersucht.

Jan Fischbach hat Duecks Idee noch einmal aufgegriffen und vertieft sie in seinem lesenswerten Beitrag “Warteschlangen im Management“. Er schreibt:

Gunter Duecks Empfehlung ist, die Auslastung unter 85% zu drücken. Ich gehe da noch weiter und schlage 75% vor. Eine Auslastung von 75-80% bedeutet, grundsätzlich einen Tag in der Arbeitswoche oder eine Woche in einem Monat freizuhalten.

Lassen Sie sich das bitte auf der Zunge zergehen. Das ist keine Lehrmeinung aus der Managementtheorie oder der Betriebswirtschaft, sondern schlicht Mathematik.

So, das musste mal gesagt werden!

Hinterlasse eine Antwort

Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit Produktivität

Vor einigen Tage erschien im ToolBlog ein Artikel mit dem Titel “Wieviel Zeit verschwenden Sie mit Produktivität?“. Offensichtlich habe ich mit dem Beitrag ins Schwarze getroffen, denn er wurde in kurzer Zeit sehr oft verlinkt bzw. weitergezwitschert.

Nun bin ich über ein Video gestolpert, in dem Gina Trapani, die Gründerin des Blogs „Lifehacker“ und David Allen vor „Productivity Porn“ warnen: Stop Wasting Time Getting Productive. So nennen sie die übertriebenen Beschäftigung mit Produktivitätstools. Dem kann ich mich nur anschließen. Nehmen Sie das, was Sie haben und lernen Sie den Gebrauch dieses Werkzeugs.

 

Hinterlasse eine Antwort

„Do it Tomorrow“ in der Kurzübersicht

Besonders im Vereinigten Königreich ist Mark Forster eine große Nummer im Zeitmanagement. Auch hier auf dem ToolBlog gab es schon einige Artikel zu diesem Autor:

Sein wohl erfolgreichstes Buch ist sicherlich „Do it Tomorow“. Ich bin dieser Aufforderung gefolgt und so liegt das Büchlein schon geraume Zeit bei mir im Bücherschrank. Angefangen mit dem Lesen hatte ich schon, doch wie bei so vielen Autoren dieses Genres, ist sein Schreibstil nicht gerade nervenzerfetzend.

Wenn es Ihnen genau so geht wie mir dann naht vielleicht jetzt die Rettung in Form einer Zusammenfassung: Do It Tomorrow – A Brief Summary. Wir können ja das Buch dann immer noch lesen. Allerdings ist es meines Wissens nach bislang nicht in Deutsch erschienen.

Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management

Price: EUR 5,90

3.6 von 5 Sternen (5 customer reviews)

32 used & new available from EUR 0,86

Hinterlasse eine Antwort

Ihre Planung auf einen Blick

Ich finde es sehr angenehm, auf einem Blick zu sehen, welche Aufgaben an einem Tag zu erledigen sind. Das fängt bei mir schon mit der Formulierung der Aufgaben an, die bei mir immer mit einem spezifischen Verb beginnen. Das ist nicht immer schönes Deutsch, aber praktisch allemal. Beispiele:

  • Schreiben: E-Mail wegen Reklamationsstatistik 1/15
  • Vereinbaren: Termin wegen Besprechung
  • Anrufen: Dr. Meier-Schulze wegen Rezept

Auf diese Weise sehe ich sofort, was zu tun ist.

Als Übersicht für die anstehenden Tätigkeiten verwende ich die Aufgabenleiste in Outlook. Sie dient mir als Cockpit für den heutigen Arbeitstag und ist für mich das wichtigste Instrument für die Aufgabenplanung.

Dennoch schreibe ich mir manchmal zusätzlich wichtige Aufgaben auf einen Zettel. Überflüssig, weil doppelt gemoppelt. Eigentlich. Aber Julie Morgenstern von der New York Times hat eine Erklärung dafür:

The act of writing down and checking off a task can serve to “emblazon” it in your mind and offer positive reinforcement that is both visual and tactile.

Vermutlich ist es das. Und es gibt ja auch genug Autoren, die dem Schreiben mit dem Stift eine besondere Bedeutung beimessen.

Wenn Sie Ihre Aufgaben mit einem Blick überschauen und gleichzeitig mit Papier und Stift arbeiten möchten, dann hat Mihir Patka einige Vorschläge für Sie: 7 Single-Page Productivity Planners To Organize Your To-Do List. Jede dieser Vorlagen hat unterschiedliche Schwerpunkte. Das Storyline Productivity Schedule verfolgt eher den Ansatz der mentalen Fokussierung, der Productiviy Jumpstarter den Ansatz des Time-Boxing, bekannt geworden durch die Pomodoro-Technik. Über den Emergent Task Planer habe ich bereits im ToolBlog berichtet.

Wie gesagt, wenn die Handschrift Ihr Ding ist, probieren Sie eine dieser Vorlagen aus. Vielleicht berichten Sie sogar über Ihre Erfahrungen? Ich würde mich freuen.

Hinterlasse eine Antwort

Das Karteikartensystem von Ryan Holiday und der Zettelkasten nach Niklas Luhmann

Wir Menschen haben bekanntlich 5 verschiedene Sinneskanäle, von denen wir manche offensichtlich bevorzugen. So gibt es auditive oder visuelle Menschen. Oder eben auch Haptiker, die den Tastsinn bevorzugen. Meine liebe Frau gehört dazu. Während ich beispielsweise als visueller Typ Vokabeln mit dem elektronische Vokabelkasten und dem Rechenknecht memoriere, bevorzugt meine Frau einen „richtigen“ mit Karteikarten aus Papier.

Ryan Holiday scheint ebenfalls ein Haptiker zu sein. In seinem Artikel “The Notecard System: The Key For Remembering, Organizing And Using Everything You Read“ beschreibt er, wie er mit Karteikarten seine persönliche Datenbank organisiert hat. Offensichtlich mit Erfolg, denn Dank der Hilfe seines Ordnungssystems war er in der Lage in drei Jahren drei Bücher zu publizieren. Ob das wirklich auf seine Kartei zurückzuführen ist, weiß ich nicht, er behauptet es zumindest.

Interessant finde ich, wie Ryan Bücher während des Lesens durcharbeitet. Dabei schreibt er Bemerkungen in das Buch und markiert die entsprechenden Seiten mit Eselsohren oder Post-it-Notes. Ein paar Tage nach Beendigung der Lektüre überträgt er die Zitate in seine Kartei.
Ryan beschreibt auch, wie er die Karteikarten mit Ordnungsbegriffen für das leichte Wiederfinden versieht: Er schreibt den Begriff in die obere Ecke. Falls es mehrere Begriffe/Kategorien gibt, schreibt er diese Karten mehrfach.

Gerade für das Durcharbeiten von Fachbüchern finde ich die Vorgehensweise von Ryan sehr nützlich. Falls Sie nicht zu den Haptikern gehören, dann können Sie ja immer noch Notizen in Evernote & Co. anlegen.

Ein Gegenstück zu diesem System hatte ich im ToolBlog schon einmal beschrieben: Den Zettelkasten von Niklas Luhmann. Hier erklärt dieser sein System.

Vielleicht sollte ich noch einmal festhalten, dass Genies oft unordentlich sind, aber unordentliche Menschen nicht unbedingt zu den Genies gehören.

Übrigens gibt es auch den Zettelkasten nach Luhmann auch als Software für alle Plattformen, zur Verfügung gestellt von Daniel Lüdecke. Hier stimmt es wirklich: Der Name ist Programm: Zettelkasten.

Zu der Methode Zettelkasten gibt es übrigens auch ein eigenes Weblog von Christian Tietze. Wie es heißt, ahnen Sie sicher schon.

1 Antwort

Wieviel Zeit verschwenden Sie mit Produktivität?

Ich gebe zu, auf den ersten Blick erscheint diese Frage paradox. Ist sie aber nicht. Denn viele Leute beschäftigen sich mehr mit Produktivitätswerkzeugen als mit der Erledigung ihrer Arbeit. Da wird jeder neue Ansatz begierig aufgegriffen, jedes neue Tool sofort ausprobiert. Manchmal bleibt die Arbeit dabei auf der Strecke. Ein Artikel auf dailyplanit nimmt sich dieses Problems an: The Study of Productivity.

Der Autoren des Beitrags fragen uns, wie viel Zeit wir damit verbringen

  • Artikel über die Routinen anderer Leute zu lesen
  • Zeitmanagement-Tipps zu verfolgen
  • das Setup der bekannten Gurus zu betrachten
  • verschiedene Tools auszuprobieren
  • Bücher über Produktivität zu lesen
  • einschlägige Videos zu schauen u.v.m

Kein Zweifel, die Gefahr, vor lauter Produktivität ineffizient zu werden, ist ganz real. Und ja, ich fühle mich angesprochen. Deshalb habe ich diese Dinge zu meinem Beruf gemacht. Anders konnte ich der Gefahr nicht entgehen. 😉

3 Antworten

Eine Checkliste für E-Mails

Manchmal werde ich in meinen Workshops gefragt, warum das Medium E-Mail so „miss”braucht wird. Meine Antwort ist relativ simpel: Weil man es kann. Tatsächlich schicken manche Zeitgenossen elektronische Nachrichten in der Weltgeschichte herum, ohne auch nur einen Moment vor Betätigung des „Senden“-Knopfs nachgedacht zu haben.

Für diese Menschen ist eine Checkliste gedacht, die Dave LeClair in seinem Beitrag “Before You Send an Email, Run it Through This Checklist“ vorstellt. Diese Punkte sollte man beachten:

  1. Schreiben Sie eine Betreffzeile (und zwar eine aussagekräftige!)
  2. Vermeiden Sie eine flapsige Anrede
  3. Kontrollieren Sie Ihre Nachricht noch einmal auf Fehler
  4. Setzen Sie den Absender immer zuletzt ein (so können Sie noch einmal überprüfen, ob Sie alles zusammen haben: Anhänge, Signatur etc.)
  5. Strukturieren Sie Ihren Text, damit er besser lesbar wird
  6. Schreiben Sie kein Follow-up. Wenn es dringend ist, greifen Sie stattdessen zum Hörer
  7. Versehen Sie die Nachricht nur dann mit dem Status „Wichtig“, wenn sie wirklich wichtig ist

Die Liste ist sicher nicht vollständig, aber wichtige Dinge stehen schon einmal drin. Wenn Sie es ansprechender haben möchten, dann betrachten Sie die einschlägige Infografik. Allerdings ist die in Englisch.

1 Antwort

Agile Results in 7 Tagen

Vor geraumer Zeit hatte ich an dieser Stelle schon einmal auf das Buch „Getting Results the Agile Way“ von J. D. Meier hingewiesen. Leider habe ich nie einen rechten Zugang zu diesem Werk gefunden. Vielleicht ändert sich das jetzt im Verlauf von einer Woche.

Der Autor J. D. Meier hat auf seinem Blog eine Art 7-Tage-Einstiegskurs zur Methode veröffentlicht. Das Ziel:

Learn how to get started quickly with Agile Results, even if you’ve never read the book.

Von Sonntag (Start) bis Samstag (Ende) bekommen Sie in verdaubaren Häppchen das Wesentliche zur Methode erklärt. Hier der Link für den nächsten Sonntag: Day 1 of 7 Days of Agile Results – Sunday (Getting Started).

Falls Sie danach doch noch die Nase in das Buch stecken möchten, dann folgen Sie diesem Link:

Getting Results the Agile Way: A Personal Results System for Work and Life

Price: EUR 12,48

4.7 von 5 Sternen (3 customer reviews)

13 used & new available from EUR 12,48

Hinterlasse eine Antwort

Welcher Produktivitätstyp sind Sie?

Wir Menschen mögen das ja. Andere Menschen zu typisieren und in Schubladen zu stecken. Auf diese Weise lässt sich so ein komplexes Wesen wie der Mensch ein Stück weit trivialisieren und damit besser ausrechnen (hoffen wir zumindest).

Typisierungen gibt es viele, wir alle kennen MBTI, DISG und andere Varianten. Alle haben sie einen wissenschaftlichen Anspruch, dem sie jedoch selten genügen.

Carson Tate nimmt bezüglich der persönlichen Produktivität eine Typisierung vor (alle Typen gibt es natürlich auch in weiblicher Form): The 4 Types of Productivity Styles. Er unterscheidet:

  1. Den Priorisierer (er operiert gerne mit Zahlen, Daten, Fakten)
  2. Den Planer (geht gerne detailliert Schritt für Schritt vor)
  3. Den Arrangeur (arbeitet gerne teamorientiert und bedient die Beziehungsebene)
  4. Den Visualisierer (bevorzugt gesamthaftes Denken, integriert)

Carson beschreibt aber nicht nur die Eigenschaftsmerkmale dieser Typen, sondern erklärt auch deren Beitrag zur Teamarbeit. Außerdem nennt er Produktivitätstools, die sich für den jeweiligen Typ besonders eignen.

Mein Tipp: Nehmen Sie das Ganze nicht zu ernst.

Hinterlasse eine Antwort