Kategorie-Archiv: Methoden

Warum es E-Mail immer geben wird

Ich habe natürlich darüber keine wissenschaftlichen Studien angestellt, dennoch behaupte ich, dass die Klagen über E-Mail fast so alt sind wie die E-Mail selbst. Es gibt eine Unzahl von Autoren, die über die E-Mail herziehen, das Spektrum reicht von Jammern bis zum heiligen Zorn. Allen gemeinsam ist, dass sie diesen Nachrichtenverkehr lieber heute als morgen auf den Mond schießen würden.

Nun aber droht uns Mathilde Collin mit der Aussage: Email Will Last Forever. Nachdem sich der erste Schreck gelegt hat, wollen wir einmal einen näheren Blick auf die Gründe für ihre Behauptung werfen. Mathilde meint:

  • E-Mail ist der leistungsstärkste Kommunikationskanal
  • E-Mail ist sehr flexibel
  • E-Mail wird sich im Geschäftsleben halten

Zwar meint auch Mathilde, dass mittlerweile weitere Kommunikationsmittel zur Verfügung stehen, die E-Mail aus den o.a. Gründen aber ihre Berechtigung behalten wird.

Was meinen Sie? Ist die E-Mail tatsächlich nur “etwas für alte Leute” oder wird sie weiterhin verwendet werden? Und wenn ja, zu welchem Zweck?

 

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Mark Forster’s Liste als App: BlancList

Besonders in Großbritannien gilt Mark Forster als der Guru in Sachen Selbstorganisation. Ob zu Recht, vermag ich nicht zu beurteilen, denn ich habe zu seinem Hauptwerk “Do It Tomorrow” nie den richtigen Zugang gefunden. Das hat aber nichts zu sagen, denn das mag an mir liegen.

Über seine SuperFocus – Methode habe ich im ToolBlog bereits berichtet. Nun gibt es wohl die passende Anwendung dafür: BlancList.

Wie gesagt, ich bin kein Spezialist in Sachen Mark Forster, aber ich weiß, unter den Leserinnen und Leser gibt es solche. Vielleicht kann ja die eine oder andere etwas zu BlancList sagen schreiben. Ich würde mich darüber sehr freuen.

 

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Die Werkzeuge von 61 Spezialisten

Vor einiger Zeit rief der Kollege Ivan Blatter zu einer Blogparade auf. Er bat Kolleginnen und Kollegen ihre drei wichtigsten Produktionswerkzeuge zu benennen und zu begründen, warum gerade diese ausgewählt wurden. Das Ergebnis konnte sich sehen lassen.

Etwas ähnliches hatte wohl Kosio Angelov im Kopf mit seinem Artikel “61 Productivity Experts Reveal Their 3 Favorite Productivity Tools“. Unter den 61 Experten finden sich Namen, die auch in unseren Breitengraden nicht ganz unbekannt sind, wie

  • David Seah
  • Steve Pavlina
  • Penelope Trunk (ihr Werkzeug Nr. 3 ist bemerkenswert)
  • Brian Tracy

um nur einige zu nennen.

Übrigens habe ich damals Ivans Frage sehr technisch aufgefasst. Heute würde ich sich die Meditation als zwar indirektes, aber dennoch wichtiges Produktivitätswerkzeug anführen, so wie Chris Bailey in dem Beitrag.

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[Foto von Jim Pennucci [via flickr]]

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Vom richtigen Umgang mit Haftnotizen

Seit Jahren benutze ich in meinen Workshops Klebezettel, auch bekannt unter dem Herstellernamen Post-it-Notes. Sie ersetzen bei mir Metaplankarten und Nadeln und sparen mir auf diese Weise den einen oder anderen Arbeitsgang. Michael Sahota hat in einem Beitrag einmal zusammengefasst, was beim Benutzen von Klebetetteln zu beachten ist: How to Go Fast With Sticky Notes. Die Tipps stellt er auch als Präsentation zur Verfügung. Sie können damit in Ihren eigenen Meetings die Teilnehmer über die richtige Handhabung informieren [via @olaflewitz].

Ich möchte Michaels Hinweise noch mit eigenen Erfahrungen ergänzen:

Besonders wichtig: Achten Sie auf das richtige Abziehen der Zettel vom Block. Sie sollten plan an der Fläche hängen. Wie das geht, zeigt dieses Video:

 

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Ist Ihre Aufgabenliste zu groß? Verwenden Sie die 5×3 – Methode!

Wenn Sie am Ende eines Arbeitstages frustriert sind, weil nur ein Bruchteil von dem geschafft ist, was Sie sich vorgenommen haben, dann ist Ihre Liste vielleicht zu umfangreich. Ein schwacher Trost: Sie haben ohnehin immer mehr Arbeit als Sie schaffen können, machen Sie sich da nichts vor.

Manche Autoren machen die Not zur Tugend. Michael Linenberger empfiehlt, sich jeden Tag nicht mehr als drei bis fünf Aufgaben vorzunehmen. Diese müssen dann aber konsequent an diesem Tag abgearbeitet werden. Die Liste mit diesen Tätigkeiten nennt er dann auch folgerichtig die “Critical-Now-List”. Es kommen nur und nur die Aufgaben auf diese Liste, bei denen Sie sogar Überstunden machen würden, um sie heute noch unbedingt erledigen zu können. Wie gesagt, drei bis fünf sind es, nicht mehr. Nähere Informationen finden Sie in seinem (kostenlosen) E-Book “The One Minute  To-Do List“.

Alex Dalenberg verfolgt mit seinem Artikel “Productivity overload? Keep it simple with a 3-item to-do list” einen ähnlichen Ansatz. Bei ihm sind es sogar nur drei kritische Aufgaben. Er verweist auf eine kleine Web-Anwendung namens Zenlist, auf der Sie Ihre drei Aufgaben hinterlegen können. Ein bisschen übertrieben, finde ich, es genügen auch ein Zettel und ein Bleistift. Aber jedem Kind seinen Luftballon, wie der Schwabe sagt.

Was die Amerikaner können, können wir schon lange. Matthias Büttner beschränkt sich auch auf drei Aufgaben pro Arbeistag und nennt das ganze die “Methode 5×3“. Er hat dazu ein kleines E-Book geschrieben und bietet über sein Unternehmen X17 eine entsprechende Variante seines Zeitplanbuchs an. Das Clevere: Das Büchlein mit patentierter Einsteckmechanik kommt im Querformat daher. Auf diese Weise können Sie es hervorragend vor die Computerttastatur legen und immer geöffnet halten.

5x3Buch

 

 

 

 

 

Ich selbst verwende die Critical-Now-List nach Linenberger und habe Outlook für Windows und für den Mac entsprechend eingerichtet. Und siehe da, es funktioniert.

 

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Wie Sie mit Schuhkartons eine Ablage einrichten

Gestern habe ich über die Noguchi-Methode berichtet, mit der Sie Papierdokumente ablegen und wiederfinden können. Heute geht es um größere Dinge als Papier. Dave Seah beschreibt in “Project Shoebox: Making a Physical Filing System“, wie er mit Schuhkartons eine Ablage für all die Kleinigkeiten eingerichtet hat, die im Alltag so anfallen.

  • Kleinteile von Elektrogeräten
  • USB-Sticks
  • Kabel aller Art
  • Unhandliche Gebrauchsanweisungen
  • Selten gebrauchte CD-ROMs u.v.m.

Die Kartons beschriftet er mit Haftklebezetteln mit kurzen Stichwörtern, die den Inhalt beschreiben.

Der Ausdruck Schuhkartons stimmt natürlich nicht ganz. Damit das Ganze ansehnlich wird, sollten Sie sich gleichartige Schachteln besorgen. So etwas bekommen Sie etwa im Büroartikelgeschäft oder in der Accessoiresabteilung der Möbelhäuser.

Ich selbst habe mir durchsichtige Plastikcontainer bei einem bekannten schwedischen Möbelgeschäft besorgt, dessen Namen ich nicht nennen will. Durchsichtig deshalb, damit ich sofort sehe, was drin ist. Zudem wird der Inhalt dann in Evernote abgelegt. So geht nichts verloren.

Plastikboxablage

Ach so. Bevor mich jemand fragt, warum ich Klopapierrollen archiviere, hier die Antwort: Die Hülsen dienen als Container für Kabel. Auf diese Weise können sie sich nicht verheddern und ich kann die Hülsen entsprechend beschriften. Clever, gell?

[via Lifehacker]

 

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Die Ablage nach Noguchi heiß diskutiert

Wie die geneigten Leser dieses Blogs wissen, bin ich ein großer Fan der Papierablage nach Noguchi. Über diese Methode habe  ich schon des öfteren an dieser Stelle geschrieben. Alan Henry hat das Thema in seinem Artikel “The Noguchi Filing System Keeps Paper Documents Organized On Its Own” noch einmal aufgegriffen. Dort verweist er auf einen einen Beitrag von David Caolo: The Noguchi Filing System.

Nun ist das System an sich nicht besonders schwer zu begreifen, weswegen ich mir an dieser Stelle die Beschreibung spare. Was die beiden Artikel aber interessant macht, sind die Kommentare dazu. Sie finden dort allerhand nützliche Fragen und Antworten rund um Noguchi. Allerdings gibt es auch Fehlschlüsse. So stellt Alan Henry etwas Personal Kanban als Alternative zur Noguchi-Ablage vor. Beides hat aber leider überhaupt nichts miteinander zu tun.

Die meisten Kommentare beschäftigen sich mit ganz handfesten Fragen der Umsetzung. Und ich denke, da ist der eine oder andere nützliche Hinweis dabei.

Ach ja, dies ist meine Ablage im Büro:

Stephan List's Ablage

 

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Vom Segen der Checklisten

Wenn Sie immer wieder Aufgaben zu erledigen haben, die aus immer denselben wiederkehrenden Schritten bestehen, dann sollten Sie über den Einsatz von Checklisten nachdenken. Checkliste haben eine Menge Vorteile:

  1. Checklisten stellen sicher, dass das zwingend Notwendige getan wird
  2. Checklisten machen Speicherplatz in Ihrem Gehirn frei
  3. Checklisten erziehen zur Disziplin
  4. Checklisten sparen Zeit und Energie

Dies zumindest ist die Meinung von Brett & Kate McKay. In ihrem Artikel “The Power of Checklists” stellen Sie einige interessante Beispiele v,a, aus dem Bereich der Luftfahrt, der Medizin und im Bauwesen vor. Die beiden geben uns auch Tipps, wie man eine gute Checkliste erstellt:

  1. Analysieren Sie Ihre Fehler und suchen Sie nach “Killerkriterien”
  2. Konzentrieren Sie sich auf Dinge, die man gerne übersieht oder übergeht
  3. Denken Sie darüber nach, ob Sie eine Checklist für Kommunikation brauchen (Informationen an wen/von wem?)
  4. Überlegen Sie, welche Art Checklist Sie benötigen:
    • Zu tun – Erledigt oder
    • Lesen – Dann tun
  5. Unterziehen Sie die fertige Checklist dem Praxistest und modifizieren Sie sie, wenn nötig

Denken Sie daran: Checklisten sind nicht für Dummies. Was solchen intelligenten Menschen wie Piloten, Ärzte usw. in Ihrer verantwortungsvollen Tätigkeit recht ist, kann uns nur billig sein. Brett & Kate McKay geben uns ganz “normale” Beispiele etwa für das Erstellen von YouTube-Videos, Reisen oder für das Denken (!).

Checklisten lassen sich im übrigen hervorragend mit Evernote oder mit “Erinnerungen” auf dem Mac erstellen.
Ich selbst verwende ebenfalls Checklisten. Für meine Podcasts und für meine Wochendurchsicht etwa.

Und Sie?

Gemini XII

[Foto von Erik Charlton [via flickr]]

[via Lifehacker]

 

 

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Apps für Glück und Persönliches Wachstum

Wenn Sie mich fragen, was Glück ist, dann werde ich Ihnen wohl die Antwort schuldig bleiben. Ich glaube, Glück ist ein sehr individuelles Phänomen, das schwer allgemeingültig zu beschreiben ist, wenngleich es sogar einen Staat gibt, der genau dies versucht. Immerhin misst man im Königreich Bhutan den Erfolg des Regierens am Bruttonationalglück. Aber ich schweife ab…

Rosemary Rice hat für sich, wenn nicht eine Definition, so doch die Baustein für Glück und persönliche Entwicklung gefunden. Nicht nur das, sie zählt auch Apps auf, die Ihnen im Gebrauch dieser Elemente unterstützen können. Beides finden Sie in Ihrem Beitrag “Apps for Happiness and Personal Development“. Rosemary nennt Apps für die Bereiche

  • Änderungen von Gewohnheiten
  • Atmung und guter Schlaf
  • Sport und Ernährung
  • Meditation
  • Emotionales Bewusstsein u.a.

Am Ende des Artikels berechnet Rosemary aus, wie viel Zeit täglich dazu verwendet, um am Glück zu arbeiten und sich persönlich zu entwickeln.

Wir wollen ja produktiv sein, oder ? ;)

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Materialien zu Business Modell You

Das letzte Wochenende habe ich in Amsterdam bei Tim Clark und Mercedes Hoss-Weis die Masterclass für das Konzept Business Model You® besucht. Anbei der Tätigkeitsnachweis, ein bisschen Stolz darf sein ;-) :

BMY Zertifikat

Business Model You® ist ein spezielle Anpassung des bekannten Modells “Business Model Generation” von Osterwalder u.a. auf Einzelpersonen. Ich habe mich ein wenig umgetan. Das Ergebnis meiner Recherchen möchte ich Ihnen nicht vorenthalten. Hier eine Liste von Ressourcen zum Thema:

Bücher:

Vorlagen für die Canvas zum Ausdrucken:

Die Canvas für den Rechenknecht:

Für den Mac gibt es ein Programm, das ich Ihnen an dieser Stelle aber nicht empfehlen kann. Versuchen Sie es doch einmal mit der Anleitung von Daud Malik: Turn your Mac’s Dashboard into the Business Model Generation Canvas.

Ich selbst ziehe die Post-it-, Filzstift-, Postermethode vor, werde aber bei Gelegenheit einmal Business Model Fiddle probieren.

Wie Sie diese Canvas mit Leben füllen ausfüllen, zeigt Ihnen in einem umfangreichen Beitrag Alex Cowan: The 30 Minute Business Plan: Business Model Canvas Made Easy. Oder Sie lassen es sich von Tim Clark direkt erklären:

How to Diagram Your Personal Business Model the Quick Way from Business Model You, LLC on Vimeo.

Warum ich diese Masterclass besucht habe und wie Sie in meine Angebotspalette passt, darüber werde ich in den nächsten Wochen auf diesem Bildschirm berichten.

 

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