Kategorie-Archiv: Methoden

Nomen es Omen: Die Systematik von Dateinamen

Sie kennen das. In vielen Organisationen und Teams wurden vor gefühlten hundert Jahren die ersten Dateien auf der Festplatte abgelegt. In der Zwischenzeit sind die Dateiablagen quasi organisch gewachsen, es haben sich mehr oder weniger informelle Strukturen herausgebildet. Auf diese Weise findet man mehr schlecht als recht die Dateien, auf die man zurückgreifen möchte.

Wenn Ihnen und Ihrem Team der Datei-Verhau über den Kopf wächst, hilft es oft nur, Tabula Rasa zu machen und mit der Dateiablage ganz von vorn zu beginnen. Ein Schlüssel für eine zweckmäßige Ablage ist die Systematik, nach der Sie Ihre Dateien benennen.

Wie so etwas gehen könnte, erfahren Sie in einem Artikel der Firma exadox: File Naming Conventions References.

Sie finden in dem Beitrag eine Referenzliste für verschiedene Anwendungsfelder. Für jedes Feld können Sie in einem eigenen Artikel nachlesen, wie eine systematische Benennung der Dateien aufgebaut sein könnte.

Sicher nichts für Einzelpersonen und Freelancer wie mich. Ich könnte mir aber vorstellen, dass diese Hinweise für Teams und Organisationen durchaus nützlich sein können.

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Die 70/20/10 Regel nach Google

Es gibt viele Ansätze, wie Sie Ihre Arbeitszeit ansetzten können. Auf eine interessante Weise der Arbeitseinteilung bin ich in einem Artikel von Noah Weiss gestoßen: Manage your time like Google invests its resources: 70/20/10..

Noah zitiert in seinem Beitrag einen Aussage von Eric Schmidt aus dem Jahr 2005:

Wir verwenden 70% unserer Zeit auf unser Kerngeschäft Suche und Werbung. Wir verwenden 20% auf angrenzende Geschäftsfelder: Google News, Google Earth und Google Local. Und 10% sind den Dingen gewidmet, die tatsächlich ganz neu sind.

In dem Artikel gibt Noah Beispiele für die Zeiteinteilung für verschiedene Rollen: Designer, Techniker und Vertriebsmitarbeiter.

Noah, der auch VP Product bei Foursquare ist, überträgt dieses Prinzip auf sein Konzept “#now, #next, #later“. Er teilt die Projektarbeit in diese drei Kategorien ein:

* #now: Zeitraum von 2 – 4 Wochen (“be-weekly sprints”)
* #next: Zeitraum von 1 – 3 Monaten
* #later: mehr als 3 Monate

Ich bin mir nicht sicher, ob sich diese Vorgehensweise 1:1 auf die persönliche Selbstorganisation anwenden lässt. Aber für mich war insbesondere der erste Artikel ein Anstoß, darüber nachzudenken, wie die Einteilung der eigenen Arbeitszeit auch vorgenommen werden kann.

Die Botschaft: Reservieren Sie einen gewichtigen Anteil Ihrer Zeit für die eigene Entwicklung.

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Die Galerie für Personal Kanban

Personal Kanban findet als Methode zum Organisieren von persönlichen Projekten immer mehr Anhänger. Aus diesem Grund hatte ich diesen Ansatz schon öfter im ToolBlog auf dem Schirm  auch wenn ich sie persönlich nicht anwende.

Gerry Kirk ist Trainer und Berater für Personal Kanban. In der Personal Kanban Gallery stellt er eine vielzahl von Beispielen zur Methode mit zahlreichen Bildern und einer knappen Beschreibung des Hintergrunds vor. Wenn Sie noch nicht recht wissen, wie Sie Personal Kanban einsetzen sollen, dann ist seine Übersicht bestimmt das richtige für Sie.

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Die 5 Komponenten einer Entscheidung

Von Heinz von Foerster stammt der Satz:

Nur die Fragen, die im Prinzip unentscheidbar sind, können wir entscheiden.

Ich gebe zu, als ich dieses Zitat zum ersten Mal gehört habe, habe ich erst einmal mit dem Kopf geschüttelt. Es handelt sich um einer dieser Sätze, bei denen ich nachhören muss, um sie zu verstehen.

Wie auch immer, Entscheidungen werden unter Unsicherheit getroffen, die Folgen einer Entscheidung müssen wir in der Zukunft ausbaden. Das macht das Entscheidungen fällen so schwierig und unbeliebt. Und weil wir Menschen so verliebt in unseren Verstand sind, gibt es Entscheidungsregeln und -methoden wie Sand am Meer.

Kirstin Miller beschreibt in Ihrem Artikel “5 Components of a Foolproof Decision Making Process“. Die Komponenten sind (Bemerkungen von mir):

  1. Erkenne das Problem hinter der Entscheidung
    Es gilt das MiMo-Prinzip: Mist in, Mist out. Beschreiben Sie das Problem, das eine Entscheidung notwendig macht, so genau wie möglich.
  2. Entwickeln Sie Alternativen
    Hier ist die schiere Menge gefragt. Entwickeln Sie so viel Lösungsmöglichkeiten, wie Ihnen einfallen. Schreiben Sie alle auf, auch wenn Sie Ihnen auf den ersten Blick dämlich erscheinen.
    Denken Sie daran: Die erste Lösung ist nicht die beste, sondern oft nur die erstbeste.
  3. Bewerten Sie die Alternativen
    Werden Sie sich über die Kriterien klar, auf Grund derer Sie Ihre Entscheidung fällen wollen. Warum ist gerade das oder jenes für Sie wichtig?
  4. Treffen Sie Ihre Auswahl sorgfältig
    Wägen Sie Pro und Contra der einzelnen Alternativen auf Grund Ihrer Kriterien sorgsam gegeneinander ab. Achten Sie auf geheime Vorlieben.
  5. Hinterfragen Sie Ihre Entscheidung
    Horchen Sie in sich hinein. Wenn Sie bei der getroffenen Entscheidung immer noch Bauchschmerzen haben, gehen Sie diesem Gefühl unbedingt nach. Was bereitet diese Bauchschmerzen? Bedenken Sie auch ungewollte Folgen Ihrer Entscheidung.

Eines ist klar: Sie können eine Entscheidung noch so sorgfältig vorbereiten, es gibt keine Garantie dafür, dass es die richtige Entscheidung ist. Oder wie Wilhelm Busch sagt:

Ach, daß der Mensch so häufig irrt und nie recht weiß, was kommen wird.

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Die Pinnwand zum Ausprobieren: BoardThing

Eine App, die ich auf meinem iPad nicht missen möchte, ist iBrainstorm. Im Prinzip handelt es sich hierbei um eine virtuelle Pinnwand, mit der man dasselbe anstellen kann, wie mit einer “echten” Moderationswand. Man kann mit Karten ein Brainstorming durchführen und die Karten hinterher strukturieren. Affinitätsdiagramm nennt das der Experte, der Normalo kennt dies unter “Kartenabfrage” aus der Moderation. Zusätzlich können Sie auf die Pinnwand auch noch Striche, Figuren usw. zeichnen um das Ganze noch unübersichtlicher zu machen.

Leider gibt es iBrainstorm nur für iOS, ein ähnliches und kostenfreies Programm konnte ich für den Mac nicht finden, CMap Tools geht noch am ehesten in die Richtung, ist mir aber nicht einfach genug. Hier hat Microsoft die Nase vorn mit der hauseigenen kostenlosen Software “StickySorter” für Windows. Leider wird dieses kleine Helferlein offenbar nicht mehr weiterentwickelt, aber Sie können es an diversen Orten noch herunterladen (z. B. bei Computerbild).

Eine neue Netzanwendung scheint die Lücke nun zu füllen: BoardThing. Auf den ersten Blick ist alles vorhanden, was eine virtuelle Pinnwand braucht. Sie können sammeln, arrangieren und auf dem Board zeichnen. Auch die entfernte Zusammenarbeit mit anderen Nutzern ist möglich. Außerdem können die “Karten” auch aus Videos, Links oder ähnlichem bestehen. Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Momentan wird die App noch getestet, aber Sie können sich am Ausprobieren beteiligen, indem Sie auf dem üblichen Weg um eine Einladung bitten. Bei mir ging das problemlos und schnell. Wenn Sie einen Einladung erhalten haben, können wir uns ja einmal treffen und zusammen versuchsweise eine Pinnwand erstellen.

 

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4 Dinge, die bei virtuellen Meetings schief gehen können

Gestern hatte ich mit einem Studienfreund ein längeres Gespräch über Google Hangout. Es ging um die Vorbereitung einer größeren Konferenz im Herbst diesen Jahres.

Für die Kommunikation über große Entfernungen sind Skype & Co mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Die Technik macht es möglich – wenn sie funktioniert. Allerdings können auch Probleme auftreten, die die Freude am Gedankenaustausch erheblich trüben. Ashley Coolman zählt “4 Problems with Virtual Meetings” auf und beschreibt, wie wir sie lösen können:

  1. Man muss dasselbe dauernd wiederholen
    Das passiert dann, wenn jemand nicht zuhört (und eine/r ist immer dabei).
    Die Lösung:
    Merken Sie sich die Namen der Teilnehmer und sprechen Sie einzelne Teilnehmer immer wieder mit Namen an.
  2. Sie haben keine Ahnung, wer Sie gerade anspricht
    Die Lösung:
    Stellen Sie sicher, dass jeder Ihren Namen oder noch besser Ihr Gesicht kennt. Letzteres kann mit einem Foto oder über Videochat bewerkstelligen.
  3. Ihr Programm stürzt ab
    Die Lösung:
    Hier hilft nur Plan B. Vielleicht überlegen Sie sich, wie Sie in Null Komma Nichts von Google Hangout zu Skype wechseln können. Dazu müssen natürlich alle Teilnehmer auf die Schnelle in der Lage sein.
  4. Ihr Hund bellt wie verrückt
    … oder andere lästige Hintergrundgeräusche.
    Die Lösung:
    Stellen Sie Regeln für die online-Konferenz auf und weisen Sie im Vorfeld auf diese Möglichkeiten hin. So kann jeder Teilnehmer entsprechende Maßnahmen treffen.

Klar, diese Punkte decken nicht alle Eventualitäten ab, aber ein paar entscheidende. Sie wissen ja, “Planung ist das Ersetzen des Zufalls durch den Irrtum”.

Was haben Sie denn schon Kurioses in virtuellen Meetings erlebt. Das würde mich mal interessieren, schließlich bin ich neugierig.

 

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Die 7 Zutaten für ein gutes Brainstorming

Groß ist die Zahl derer die wissen, was ein Brainstorming ist und wie man es durchführt. Klein jedoch die Schar jener, die ein erfolgreiches Brainstorming erlebt haben. Das geht so weit, dass manche Autoren generell den Nutzen und die Wirksamkeit dieser Kreativitätsmethode in Zweifel ziehen. Ich habe im Toolblog darüber berichtet.

Für diejenigen, die das Brainstorming noch nicht in den Schornstein geschrieben haben, gibt Linda Tischler ein paar Tipps, wie es vielleicht doch funktionieren könnte: Seven Secrets to Good Brainstorming. Dies sind ihre Geheimnisse:

  1. Schärfste Fokussierung
  2. Regeln vereinbaren und auf Einhaltung achten
  3. Die Ideen durchnummerieren
  4. Als Moderator die Phasen des Brainstormings beachten und wissen, was zu tun ist
  5. Brainstorming möglichst als Kartenabfrage (Haftzettel) durchführen
  6. Warm-up vor dem eigentlichen Brainstorming vorsehen
  7. Proben, Muster etc., die mit dem Problem zu tun haben, einbeziehen

Ich weiß zwar nicht, was an diesen Tipps „geheimnisvoll“ sein soll, aber insbesondere die Hinweise 2 und 5 kann ich nur bestätigen. Tipp Nr. 3 kann durchaus für die weitere Verarbeitung der Ideen z.B. durch Priorisieren, nützlich sein.

Aus meiner Erfahrung heraus ist es bez. Nr. 1 wichtig, die richtige Frage zu stellen oder ein geeignetes Anliegen zu formulieren. Achten Sie darauf, dass die Frage kurz, knapp und vor allem offen sein muss. Schließlich wollen Sie ja so viel Ideen wie möglich.

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Warum es E-Mail immer geben wird

Ich habe natürlich darüber keine wissenschaftlichen Studien angestellt, dennoch behaupte ich, dass die Klagen über E-Mail fast so alt sind wie die E-Mail selbst. Es gibt eine Unzahl von Autoren, die über die E-Mail herziehen, das Spektrum reicht von Jammern bis zum heiligen Zorn. Allen gemeinsam ist, dass sie diesen Nachrichtenverkehr lieber heute als morgen auf den Mond schießen würden.

Nun aber droht uns Mathilde Collin mit der Aussage: Email Will Last Forever. Nachdem sich der erste Schreck gelegt hat, wollen wir einmal einen näheren Blick auf die Gründe für ihre Behauptung werfen. Mathilde meint:

  • E-Mail ist der leistungsstärkste Kommunikationskanal
  • E-Mail ist sehr flexibel
  • E-Mail wird sich im Geschäftsleben halten

Zwar meint auch Mathilde, dass mittlerweile weitere Kommunikationsmittel zur Verfügung stehen, die E-Mail aus den o.a. Gründen aber ihre Berechtigung behalten wird.

Was meinen Sie? Ist die E-Mail tatsächlich nur “etwas für alte Leute” oder wird sie weiterhin verwendet werden? Und wenn ja, zu welchem Zweck?

 

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Mark Forster’s Liste als App: BlancList

Besonders in Großbritannien gilt Mark Forster als der Guru in Sachen Selbstorganisation. Ob zu Recht, vermag ich nicht zu beurteilen, denn ich habe zu seinem Hauptwerk “Do It Tomorrow” nie den richtigen Zugang gefunden. Das hat aber nichts zu sagen, denn das mag an mir liegen.

Über seine SuperFocus – Methode habe ich im ToolBlog bereits berichtet. Nun gibt es wohl die passende Anwendung dafür: BlancList.

Wie gesagt, ich bin kein Spezialist in Sachen Mark Forster, aber ich weiß, unter den Leserinnen und Leser gibt es solche. Vielleicht kann ja die eine oder andere etwas zu BlancList sagen schreiben. Ich würde mich darüber sehr freuen.

 

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Die Werkzeuge von 61 Spezialisten

Vor einiger Zeit rief der Kollege Ivan Blatter zu einer Blogparade auf. Er bat Kolleginnen und Kollegen ihre drei wichtigsten Produktionswerkzeuge zu benennen und zu begründen, warum gerade diese ausgewählt wurden. Das Ergebnis konnte sich sehen lassen.

Etwas ähnliches hatte wohl Kosio Angelov im Kopf mit seinem Artikel “61 Productivity Experts Reveal Their 3 Favorite Productivity Tools“. Unter den 61 Experten finden sich Namen, die auch in unseren Breitengraden nicht ganz unbekannt sind, wie

  • David Seah
  • Steve Pavlina
  • Penelope Trunk (ihr Werkzeug Nr. 3 ist bemerkenswert)
  • Brian Tracy

um nur einige zu nennen.

Übrigens habe ich damals Ivans Frage sehr technisch aufgefasst. Heute würde ich sich die Meditation als zwar indirektes, aber dennoch wichtiges Produktivitätswerkzeug anführen, so wie Chris Bailey in dem Beitrag.

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[Foto von Jim Pennucci [via flickr]]

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