ToolBlog

Das Besprechungen in ihrer klassischen Form in der Regel nicht besonders effizient sind, wenn es um den Austausch von Wissen geht, dürfte unbestritten sein. Als Kritikpunkte werden immer wieder

• verdeckte Konflikte
• dominante Teilnehmer
• Frontalbeschallung
• inhaltlicher Leerlauf

genannt. Kurz: Das Aufwand – Nutzen – Verhältnis herkömmlicher Besprechungen stimmt oft hinten und vorne nicht. Dennoch sind herkömmliche Besprechungen nicht totzukriegen. Warum führt man die Besprechungen besser so durch, wie man sie immer durchführt, wider besseres Wissen. Vielleicht sollte man einmal über die Gründe nachdenken. Gibt es irgendwelchen Sekundärgewinne unter der Decke?

Ich meine, ein Grund dafür, dass unsere Besprechungen so laufen, wie sie laufen, ist die mangelnde Methodenkenntnis, von – sicherheit ganz zu schweigen. Die International Labour Organization hat auf einer Website wirkungsvolle Methoden zusammengetragen, mit denen Sie den Austausch von Wissen in Ihrer Organisation fördern können: Knowledge sharing toolkit. Die einzelnen Methoden sind eingeteilt in die Kategorien:

• Erfahrungsaustausch und Netzwerke
• Wissensaudit und Planung
• Erfassung von Wissen und organisationales Lernen
• Methoden der Zusammenarbeit in Besprechungen

Es gibt nur wenige Dinge, die sich vermehren, wenn man sie teilt. Liebe zum Beispiel, oder eben Wissen.

Wenn die liebe Dagmar die Twittergemeinde aus Ravensburg zu einer Bierrunde zusammentrommelt, dann plant sie das immer mit Doodle. Sie stellt ein paar Terminvorschläge ins Netz und jeder Angeschriebene trägt ein, wann er kann oder eben nicht. Per Mehrheitsentscheidung kann dann blitzschnell festgelegt werden, wann das nächste “Twitterbier” stattfindet.

Die Macher von Doodle zeigen ein Herz für Welt1.0 – Bewohner und haben eine Variante in Papierform veröffentlicht: Doodle Unplugged. Dort können Sie ein Formular herunterladen, ausdrucken und dann reihum an die potenziellen Teilnehmer verschicken. Mit der Post oder wenn es ganz schnell gehen soll, auch per Fax.

Ich weiß noch nicht, woher der Auftrag für den Entwurf eines solchen Formulars kam, aus den Reihen des Bundestags vielleicht. Wer weiß…

Momentan bin ich dabei, meine persönlichen Projekte mit “Personal Kanban” zu organisieren. Ich denke, ich habe da einen praktikablen Weg unter Verwendung der Programme MindManager und Outlook gefunden. Wenn ich mehr Erfahrungen gesammelt habe, werde ich im Toolblog beschreiben, wie ich das Ganze aufgesetzt habe. Sollten Sie mehr über Personal Kanban wissen wollen, dann finden Sie hier im Toolblog einige Artikel zur Methode und zu einschlägigen Programmen.

Bei der Recherche bin nun ich auf Kanbanize gestoßen:

Kanbanize.com is a free web-based software tool that modernizes and builds on top of the well-known from Toyota’s factories visualization method – kanban.

Es ist webbasiert, das heißt von überall erreichbar. Ein unübersehbarer Vorteil gegenüber meiner lokalen Lösung, keine Frage. Alternativen zu Kanbanize sind:

• Simple Kanban
• flow.io
• Kanbanpad
• Digaboard
• Kanban Tool
• LeanKit

Sicher ist diese Liste nicht vollständig, wenn Sie ein weiteres Programm kennen, hinterlassen Sie doch einen Hinweis als Kommentar.

BTW: Kennen Sie eigentlich auch gute Kanban-Apps für iPad & Co.?

Wenn ich in Workshops zur Selbstorganisation nach der Hitliste der Zeitfresser frage, dann scheinen “Besprechungen” ein Evergreen zu sein. Tatsächlich meinen viele Leute, Besprechungen könne jeder veranstalten, der sprechen kann. Ganz so einfach ist es aber nicht. Der erste Schritt zu einer effizienten Besprechung besteht in einer sorgfältigen Vorbereitung. Wie das geht, beschreibt Miranda Duncan in einem umfangreichen Artikel: Effective Meeting Facilitation: The Sine Qua Non of Planning.

Laut Ihrer Ansicht sollten Sie eine Besprechung in drei grundlegenden Abschnitten planen:

1. Denken Sie vor einer Besprechung nach
2. Inszenieren Sie Ihre Besprechung
3. Werfen Sie einen Blick in den Methodenkasten

Besonders der 2. Abschnitt scheint mir sehr wichtig zu sein. Ich empfehle jedem Besprechungsleiter, vor der Besprechung ein Drehbuch (!) zu verfassen, mit einer Zeitübersicht, mit den zu verwendenden Medien, mit den anzuwendenden Methoden etc. Damit wir uns nicht missverstehen: Ich rede nicht von der Agenda. Das ist für den Besprechungsleiter zu wenig. Dort steht lediglich was, aber nicht wie etwas besprochen werden soll.

Vor einiger Zeit habe ich an dieser Stelle auf die Anwendung minutes.io verwiesen, mit der Sie auf die Schnelle Besprechungsnotizen aufnehmen können. Ein ähnliches Konzept verfolgt Agreedo. Mit diesem webbasierten Programm können Sie:

• Strukturierte Besprechungsprotokolle anfertigen
• Ergebnisse einer Besprechung festhalten und nachverfolgen und
• Folgebesprechungen planen

Das Ganze funktioniert bislang kostenlos und in unserer Muttersprache. Eine kurze Bedienungsanleitung, allerdings in Englisch, hat Bakari Chavanu verfasst: Agreedo: Write & Manage Your Business Meeting Minutes For Free Online. Sie können aber auch das einschlägige Video studieren:

Es kann ja nur vermutet werden, was ineffiziente Besprechungen unsere Wirtschaft täglich kostet. Wenn Sie es etwas genauer wissen möchten, empfehle ich Ihnen den Meeting – Ticker. Dort können Sie zu jedem Zeitpunkt ablesen, wie viel Euro Sie bereits mit Ihrer Besprechung verbraten haben. Am besten, Sie projizieren den Ticker mit einem Projektor für alle sichtbar an die Wand. Vielleicht lässt sich das Meeting dann etwas straffen.

So etwas habe ich schon lange gesucht. Wenn man ein Webinar unserer amerikanischen Gurus besuchen will, dann muss man die Zeitverschiebung einkalkulieren. Nun gut, ich gebe zu, ganz so schwierig ist das nicht, aber mitunter lästig wie ein Kropf. Und manchmal habe ich mich auch vertan, was dann besonders ärgerlich war. Wenn Sie in der Zeitrechnung ebenso denkfaul und schwerfällig sind wie ich, dann dürfte Ihnen Worldtime Buddy gefallen. Sie fügen einfach die gewünschten Orte hinzu, stellen einen Schieberegler auf die gewünschte Uhrzeit und – schwuppdiwupp – können Sie die Zeiten in den bevorzugten Zeitzonen ablesen. Die Anwendung macht genau das, was sie soll. Einfach, ohne viel Drumherum.

Seit ich vor gefühlten zwanzig Jahren Sprengers “Myhos Motivation” verschlungen gelesen habe, hege ich für diesen Begriff sehr zwiespältige Gefühle. Ich denke, das Thema “Motivation” ist viel zu komplex, als dass man ihm mit einfachen Rezepten beikommen könnte. Ich teile auch Sprengers Ansicht, dass Führungskräfte den lieben langen Tag genug damit zu tun haben, die Mitarbeiter nicht zu de – motivieren. Motivation verhält sich ähnlich wie die Gesundheit: Wir wissen, wie wir sie ruinieren können, aber die Wege, sie zu erhalten, sind so individuell wie die Menschen, die sie gerne hätten.

Meine skeptischen Worte sollen Sie aber nicht davon abhalten, den Artikel von Jürgen Fleig zu lesen: Teams motivieren für den Projekterfolg. In fließendem Managersprech erklärt er die 5 entscheidenden “P”s für das erfolgreiche Führen von Projektteams:

1. Pitch
2. Plan
3. Performance
4. Platform
5. Payoff

Der interessanteste Abschnitt für mich ist die Checkliste am Ende des Artikels. Hier fasst der Autor noch einmal die entscheidenden Erfolgskriterien unter den o. a. Überschriften zusammen.

BTW: Mich würde interessieren, ob sich tatsächlich jemand von diesem Management – Denglisch beeindrucken lässt. Oder geht es Ihnen wie mir? Ich bin froh, dass ich wieder neue Kästchen für mein Bullshit – Bingo bekommen habe.

Sie kennen sicher die oben angeführte verzweifelte Frage, wenn man einem Freund/einer Freundin etwas schenken möchte, “der/die schon alles hat”. Fabian Hemmert hat eine Webanwendung geschrieben, die Ihnen hilft, gemeinsam mit Ihren Bekannte ein geeignetes Geburtstags-, Weihnachts- oder sonstiges Geschenk zu finden: Simple Present. Die Organisation des passenden Geschenks läuft in drei Schritten ab:

1. Es werden Geschenkideen gesammelt
2. Danach wird das Geld für das Geschenk eingetrieben gesammelt
3. Das Geschenk wird eingekauft

Beim letzten Schritt gibt es eine Art Ranking, d. h. die beliebteste Geschenkidee wird zuerst finanziert, dann die zweitpopulärste usw.

Wenn Sie das Programm einmal ausprobieren wollen, dann können sie sofort loslegen, es ist kein Registrieren notwendig.

Manchmal kann die Wahl tatsächlich zur Qual werden. Damit wir uns nicht allzu sehr quälen müssen, holen wir in der Regel die Meinung Dritter ein. In Zeiten des Internets geht das natürlich auch und gerade mit Hilfe des Rechenknechts. Eine Anwendung, die beim Ideensuche und bei der Entscheidungsfindung helfen soll, ist “tricider”. Ohne sich anmelden zu müssen, können sie eine Frage stellen und danach an Freunde, Verwandte und Bekannte schicken, die dann das ihre dazu beisteuern können. Am Ende des Prozesses kann die Gemeinde sogar abstimmen. Wenn Sie Glück haben, entstehen interessante Threads, die tatsächlich zur Klärung eines Sachverhalts beitragen können. Das Problem: Sie können so viel Für und Wider sammeln, wie Sie wollen. Entscheiden müssen letztendlich doch wieder Sie selbst.