Kategorie-Archiv: Teamwork

Führung, Teamarbeit, Kommunikation und Konflikte in der Arbeit.

Trello für die Cracks

Zumindest für die Projektleute in meinem Bekanntenkreis stellt sich Trello so langsam als die Software zur Organisation von Arbeitsabläufen allein und im Team heraus. Vor einiger Zeit ist Trello komplett in deutscher Sprache erschienen. Die Macher hatten Dies damals zum Anlass genommen, einige Boards zur Einführung in das Programm zur Verfügung zu stellen (hier der ToolBlog-Artikel dazu).

Wenn Sie über diese ersten Schritte hinaus sind und sich tiefer in Trello einarbeiten möchten, dann empfehle ich Ihnen den Beitrag von Lauren Moon: Dangerously Productive: Master Level Trello Tips. Lauren weist auf ein Board hin, dass mit und Trello ausschließlich für Lehr- und Lernzwecke erstellt wurde. Auf dem Board erfahren Sie u.a.:

  • Wie Sie Karten (Cards) aus einem Spreadsheet erstellen
  • Wie Sie Internetadressen auf Karten ziehen
  • Wie Sie eine neue Karte auf elegante Art jeder Position hinzufügen können
  • Wie Sie Ihre eigenen Karten mit „Q“ herausfiltern können
  • Wie Sie Markdown verwenden können um Text zu formatieren

Danke für das informative Board!

Bis ein anständiges Buch über Trello erscheint, müssen wir uns wohl derartige Hilfen überall zusammensuchen. Ich bleibe für Sie am Ball!

Ein Nachtrag (direkt nach Erscheinen)

Es gibt übrigens auch ein Ressourcen-Board direkt von Trello. Hier gibt es allerhand Hinweise zu Tipps, Erweiterungen, Utilities, Anleitungen usw.

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Achten Sie auf Ihren blinden Fleck!

Können Sie sich noch an den „Blinden Fleck“ aus dem Biologieunterricht erinnern? Wenn nicht, ist das auch nicht schlimm, denn dann hilft uns die allwissende Wikipedia auf die Sprünge:

Blinder Fleck (Auge), die Stelle im Gesichtsfeld, an der keine Aufnahme von Lichtreizen möglich ist.

Im Artikel steht dann weiter: “Normalerweise wird der Blinde Fleck nicht zur Kenntnis genommen […]“. Das heißt im Klartext, dass wir in der Regel gar nicht merken, dass wir einen solchen Blinden Fleck haben. Die Psychologie hat den Begriff übernommen (ebenfalls Wikipedia):

Blinder Fleck (Psychologie), Teil des Selbst, der von der Person bei sich selbst nicht wahrgenommen wird.

Judith E. Glaser überträgt den Begriff in die Kommunikation und benennt 5 „Conversational Blind Spots“:

  1. Die Annahme, andere sähen, fühlten, dächten genau so wie wir
  2. Die Unfähigkeit zu realisieren, dass wir mit Angst, Vertrauen und Misstrauen die Realität interpretieren und somit die Weise, wie wir über sie reden
  3. Die Unfähigkeit, sich in den anderen hinein zu versetzen, wenn wir sauer oder ängstlich sind
  4. Die Annahme, dass wir meinen, uns zu erinnern, was der andere gesagt hat. Tatsächlich erinnern wir uns nur an das, was er unserer Meinung nach gesagt hat
  5. Die Annahme, dass die Bedeutung der Aussage vom Sender statt vom Empfänger bestimmt wird

Judith empfiehlt uns auch ein paar Verhaltensweisen, wie wir den Folgen dieser Blinden Flecken entgehen können:

  • Aufmerksam sein und dem anderen mehr Raum im Gespräch geben
  • Diesen Raum durch offene Fragen teilen und dadurch die eigene Neugier aufrecht erhalten
  • Zuhören, um zu verbinden und nicht um zu urteilen oder abzulehnen
  • Nachhaken um tieferes Verstehen und engere Beziehung zu ermöglichen

Mich erinnern ihre Tipps an die drei Stufen der Wahrnehmung:

  1. Beobachten
  2. Deuten
  3. Bewerten

Vielleicht ist es im Gespräch unmöglich, auf der Stufe 1 “Beobachten” inne zu halten und auf das Deuten und Bewerten zu verzichten, aber wir sollten uns unserer Blinden Flecken bewusst sein. Nur so können wir unsere festgefahrenen Ansichten gegebenenfalls korrigieren.

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Welcher Produktivitätstyp sind Sie?

Wir Menschen mögen das ja. Andere Menschen zu typisieren und in Schubladen zu stecken. Auf diese Weise lässt sich so ein komplexes Wesen wie der Mensch ein Stück weit trivialisieren und damit besser ausrechnen (hoffen wir zumindest).

Typisierungen gibt es viele, wir alle kennen MBTI, DISG und andere Varianten. Alle haben sie einen wissenschaftlichen Anspruch, dem sie jedoch selten genügen.

Carson Tate nimmt bezüglich der persönlichen Produktivität eine Typisierung vor (alle Typen gibt es natürlich auch in weiblicher Form): The 4 Types of Productivity Styles. Er unterscheidet:

  1. Den Priorisierer (er operiert gerne mit Zahlen, Daten, Fakten)
  2. Den Planer (geht gerne detailliert Schritt für Schritt vor)
  3. Den Arrangeur (arbeitet gerne teamorientiert und bedient die Beziehungsebene)
  4. Den Visualisierer (bevorzugt gesamthaftes Denken, integriert)

Carson beschreibt aber nicht nur die Eigenschaftsmerkmale dieser Typen, sondern erklärt auch deren Beitrag zur Teamarbeit. Außerdem nennt er Produktivitätstools, die sich für den jeweiligen Typ besonders eignen.

Mein Tipp: Nehmen Sie das Ganze nicht zu ernst.

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Nomen es Omen: Die Systematik von Dateinamen

Sie kennen das. In vielen Organisationen und Teams wurden vor gefühlten hundert Jahren die ersten Dateien auf der Festplatte abgelegt. In der Zwischenzeit sind die Dateiablagen quasi organisch gewachsen, es haben sich mehr oder weniger informelle Strukturen herausgebildet. Auf diese Weise findet man mehr schlecht als recht die Dateien, auf die man zurückgreifen möchte.

Wenn Ihnen und Ihrem Team der Datei-Verhau über den Kopf wächst, hilft es oft nur, Tabula Rasa zu machen und mit der Dateiablage ganz von vorn zu beginnen. Ein Schlüssel für eine zweckmäßige Ablage ist die Systematik, nach der Sie Ihre Dateien benennen.

Wie so etwas gehen könnte, erfahren Sie in einem Artikel der Firma exadox: File Naming Conventions References.

Sie finden in dem Beitrag eine Referenzliste für verschiedene Anwendungsfelder. Für jedes Feld können Sie in einem eigenen Artikel nachlesen, wie eine systematische Benennung der Dateien aufgebaut sein könnte.

Sicher nichts für Einzelpersonen und Freelancer wie mich. Ich könnte mir aber vorstellen, dass diese Hinweise für Teams und Organisationen durchaus nützlich sein können.

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Gunter Dueck über die optimale Auslastung

Dieses Jahr hat auf der re:publica auch Gunter Dueck eine Keynote gehalten. Ich muss gestehen, ich mag die Art wie er redet, nicht besonders. Für mich klingt ein bisschen nach dem kleinen Nils, der uns in einer Kindersendung die Welt erklärt. „Den kleinen Professor“ nennen so ein Verhalten die Transaktionsanalytiker.

Sei’s drum, das ist ein Stil- bzw. Geschmacksfrage. Was Gunter Dueck zu sagen hat, ist allemal be-merkenswert. Von seinem Vortrag habe ich mir gemerkt:

  • Die Herleitung einer optimalen Auslastung über die Warteschlangentheorie
  • Das Zitat über die Dummheit von Bertold Brecht (schon wieder!)
  • Den Unterschied zwischen doof einfach und genial einfach.

Mit diesem Vortrag wirbt Gunter Dueck natürlich auch für sein neues Buch „Schwarmdumm: So blöd sind wir nur gemeinsam“. Erfolgreich finde ich: Gelesen habe ich es bisher noch nicht, aber es steht auf dem Einkaufszettel ganz oben.

Schwarmdumm: So blöd sind wir nur gemeinsam

Price: EUR 24,99

4.6 von 5 Sternen (35 customer reviews)

67 used & new available from EUR 22,98

 

Nachtrag (13. Mai 2015)

Jan Fischbach geht in einem Blogbeitrag auf das Buch von G. Dueck und dort speziell auf “Warteschlangen im Management” ein. Lesenswert!

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Wie Sie mit versnobten Typen umgehen

Sie kennen diese Menschen. Kaum, dass man sie begrüßt hat, erzählen sie davon, was sie alles Tolles tun, haben, können, wissen. Und wenn die eigenen Leistungen nicht reichen um die vermeintliche Überlegenheit zu beweisen, dann werden noch die Kinder herangezogen. Solche Zeitgenossen bezeichnet man auch als Snobs:

Der aus dem Englischen eingedeutschte Begriff Snob bezeichnet eine Person, die durch ihr Verhalten oder ihre Aussagen offensiv Reichtum und gesellschaftliche Überlegenheit gegenüber Personen vermeintlich oder tatsächlich niedrigeren Ranges zur Schau stellt. (Wikipedia)

Um die eigenen Nerven zu schonen, ist es manchmal nötig, sich gegen solche Zeitgenossen zu wehren. Wie das gehen könnte, sagt uns ein Artikel aus wikiHow: How to Deal With Snobby People. Die Autoren empfehlen ein dreigeteiltes Vorgehen:

  1. Stehen Sie Ihren Mann (Ihre Frau)
    1. Gehen Sie mit Snobs nicht ins Rennen
    2. Schlagen Sie sie mit Höflichkeit
    3. Bewahren Sie Ihr Selbstvertrauen
    4. Machen Sie sich nicht über ihren Geschmack lustig
    5. Wenn Sie den Snob gut genug kennen, sprechen Sie über sein (ihr) Verhalten
    6. Zeigen Sie ihnen, dass Sie nicht verletzbar sind
  2. Nehmen Sie sie für sich ein
    1. Finden Sie Gemeinsamkeiten
    2. Lassen Sie die Snobs an den Vorurteilen über Sie zweifeln
    3. Vertiefen Sie ihr Wissen über die Dinge, die Sie mögen
    4. Vermeiden Sie Themen, die wahrscheinlich zu Konflikten führen
    5. Denken Sie auch an die Leute, die drumherum zuhören
    6. Vermeiden Sie, im Gegenzug selbst wie ein Snob zu agieren
  3. Lassen Sie die Snobs nicht an sich heran
    1. Haben Sie Mitleid mit Ihnen
    2. Vergewissern Sie sich, dass sie tatsächlich versnobt sind und nicht etwa nur schüchtern oder schwierig in Gesellschaft
    3. Meiden Sie sie, wo Sie nur können
    4. Lassen Sie sie nicht Ihr eigenes Selbstbild verbiegen
    5. Wenn notwendig, ignorieren Sie sie
    6. Erinnern Sie sich an die vielen Nicht-Snobs, mit denen Sie gerne zusammen sind

Die einzelnen Schritte werden im Artikel näher ausgeführt und sind auch bebildert. Ehrlich gesagt, ich würde die Reihenfolge umdrehen und mit dem 3. Teil anfangen.

Wie gehen Sie mit solchen Zeitgenossen um?

 

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Die Pinnwand zum Ausprobieren: BoardThing

Eine App, die ich auf meinem iPad nicht missen möchte, ist iBrainstorm. Im Prinzip handelt es sich hierbei um eine virtuelle Pinnwand, mit der man dasselbe anstellen kann, wie mit einer “echten” Moderationswand. Man kann mit Karten ein Brainstorming durchführen und die Karten hinterher strukturieren. Affinitätsdiagramm nennt das der Experte, der Normalo kennt dies unter “Kartenabfrage” aus der Moderation. Zusätzlich können Sie auf die Pinnwand auch noch Striche, Figuren usw. zeichnen um das Ganze noch unübersichtlicher zu machen.

Leider gibt es iBrainstorm nur für iOS, ein ähnliches und kostenfreies Programm konnte ich für den Mac nicht finden, CMap Tools geht noch am ehesten in die Richtung, ist mir aber nicht einfach genug. Hier hat Microsoft die Nase vorn mit der hauseigenen kostenlosen Software “StickySorter” für Windows. Leider wird dieses kleine Helferlein offenbar nicht mehr weiterentwickelt, aber Sie können es an diversen Orten noch herunterladen (z. B. bei Computerbild).

Eine neue Netzanwendung scheint die Lücke nun zu füllen: BoardThing. Auf den ersten Blick ist alles vorhanden, was eine virtuelle Pinnwand braucht. Sie können sammeln, arrangieren und auf dem Board zeichnen. Auch die entfernte Zusammenarbeit mit anderen Nutzern ist möglich. Außerdem können die “Karten” auch aus Videos, Links oder ähnlichem bestehen. Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Momentan wird die App noch getestet, aber Sie können sich am Ausprobieren beteiligen, indem Sie auf dem üblichen Weg um eine Einladung bitten. Bei mir ging das problemlos und schnell. Wenn Sie einen Einladung erhalten haben, können wir uns ja einmal treffen und zusammen versuchsweise eine Pinnwand erstellen.

 

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Banale Handlungen mit großer Wirkung

„Kleine Ursache, große Wirkung“, sagt der Volksmund und so sind es auch oft die kleinen Verhaltensweisen im Tagesgeschäft, die unsere Produktivität beeinträchtigen. David Zaleski hat 7 einfache, aber wirksame Produktivitätskiller zusammengetragen: 7 mundane tasks that halt productivity. Als da sind:

  1. Den Laptop mit in die Besprechung bringen
  2. Unnötige Besprechungen abhalten
  3. Drumherum reden
  4. Dauernd auf das Smartphone starren
  5. Ständig auf Facebook & Co nachschauen
  6. Zu viele E-Mail und zu viele Leute auf /CC
  7. Mehrere Dinge gleichzeitig tun (Multitasking)

Zu jedem Punkt gibt es ein Videointerview, in dem Mitmenschen ihre Meinung zu den einzelnen Punkten äußern. Hier die Meinung zu „Laptop in Besprechungen“:

Ich denke, diese Punkte leuchten unmittelbar ein. Für mich ist in diesem Zusammenhang das 1. Thema, das mit den Laptops interessant. Unter den Firmen, die ich kenne, wird das unterschiedlich gehandhabt. Für oder gegen die Benutzung von Laptop-Computern in Besprechungen gibt es sicherlich für beide Seiten gute Argumente.

Meine Frage: Wie halten Sie es in Ihrem Unternehmen, was spricht für Sie dafür, was dagegen?

 

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4 Dinge, die bei virtuellen Meetings schief gehen können

Gestern hatte ich mit einem Studienfreund ein längeres Gespräch über Google Hangout. Es ging um die Vorbereitung einer größeren Konferenz im Herbst diesen Jahres.

Für die Kommunikation über große Entfernungen sind Skype & Co mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Die Technik macht es möglich – wenn sie funktioniert. Allerdings können auch Probleme auftreten, die die Freude am Gedankenaustausch erheblich trüben. Ashley Coolman zählt “4 Problems with Virtual Meetings” auf und beschreibt, wie wir sie lösen können:

  1. Man muss dasselbe dauernd wiederholen
    Das passiert dann, wenn jemand nicht zuhört (und eine/r ist immer dabei).
    Die Lösung:
    Merken Sie sich die Namen der Teilnehmer und sprechen Sie einzelne Teilnehmer immer wieder mit Namen an.
  2. Sie haben keine Ahnung, wer Sie gerade anspricht
    Die Lösung:
    Stellen Sie sicher, dass jeder Ihren Namen oder noch besser Ihr Gesicht kennt. Letzteres kann mit einem Foto oder über Videochat bewerkstelligen.
  3. Ihr Programm stürzt ab
    Die Lösung:
    Hier hilft nur Plan B. Vielleicht überlegen Sie sich, wie Sie in Null Komma Nichts von Google Hangout zu Skype wechseln können. Dazu müssen natürlich alle Teilnehmer auf die Schnelle in der Lage sein.
  4. Ihr Hund bellt wie verrückt
    … oder andere lästige Hintergrundgeräusche.
    Die Lösung:
    Stellen Sie Regeln für die online-Konferenz auf und weisen Sie im Vorfeld auf diese Möglichkeiten hin. So kann jeder Teilnehmer entsprechende Maßnahmen treffen.

Klar, diese Punkte decken nicht alle Eventualitäten ab, aber ein paar entscheidende. Sie wissen ja, “Planung ist das Ersetzen des Zufalls durch den Irrtum”.

Was haben Sie denn schon Kurioses in virtuellen Meetings erlebt. Das würde mich mal interessieren, schließlich bin ich neugierig.

 

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