Kategorie-Archiv: Kleine Kniffe

“Life Hacks”, Tipps und Tricks. Kleine Dinge, die das Leben leichter machen.

E-Mails: Out of Office. Und danach?

Die Tipps für den Umgang mit der E-Mail-Flut sind unüberschaubar. Dennoch stößt man immer wieder einmal auf durchaus interessante Kniffe. Unter dem Titel “Die große Post-Flut” beantwortet Kathrin Fromm einige Fragen um das Thema “E-Mails in Abwesenheit”.  Erörtert wird zum Beispiel, ob man die E-Mails einfach ungelesen löschen darf (Nein) oder wann die Elektropost nach dem Urlaub beantwortet sein muss.

Diese Kniffe fand ich hilfreich:

  • Die Viertel – Regel (S. Hess):
    Die Frist für die Beantwortung der Urlaubsmail beträgt ein Viertel des Urlaubs. Bei vier Wochen Urlaub also eine Woche usw.
  • Der Hinweis auf die Abwesenheit und eine Bitte (S. Hess):
    “Sollte Ihre Mail ab da und da immer noch relevant sein, senden Sie sie mir bitte noch einmal.” Der Ton macht die Musik.
  • Noch ein Tipp von mir:
    Setzen Sie eine Filterregel für E-Mails mit /CC und verschieben Sie sie in einen eigenen Ordner. So verbleiben nur die Nachrichten im Eingang, die wirklich an Sie direkt gerichtet sind. Die anderen können warten.

Es gibt übrigens auch nützliche Hinweise in den Kommentaren zum Artikel.

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Wie Sie Ihren Geldbeutel organisieren

Ich gebe zu, dieses Problem raubt mir in keinster Weise den Schlaf, mein Portemonnaie ist wohlorganisiert. Allerdings staune ich schon, wie bei manchen Zeitgenossen dieses Utensil gefühlt eine 2-Zimmer-Wohnung darstellt. Da sind Prachtstücke von 7 cm Dicke keine Seltenheit. Bei unseren Damen passen solche Geldbeutel vielleicht in die Handtasche, wenn aber die Herren der Schöpfung solche Teile in die Gesäßtaschen schieben, sind spätere Haltungsschäden nicht auszuschließen.

Claire Tompkins scheint dieses Problem zu kennen und hat daher einen Artikel geschrieben: How to Organize Your Wallet. Hier erfahren Sie, welche Utensilien in die Geldbörse gehören und welche Sie ausmisten sollten.

Ach ja, und vergessen Sie das Geld nicht!

[Foto vonSteve Mays [via flickr]]

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Die große Sammlung der Tastaturkürzel

Wenn man viel mit dem Rechenknecht arbeitet, wird einem das Mausgeschubse auf die Dauer lästig. Man muss ständig eine Hand von der Tastatur nehmen, die Maus hin und herschieben um den entsprechenden Menüpunkt anzuwählen und zu -klicken.

Zwar kann man nicht immer auf die Maus verzichten, doch wo es geht, da sollte man es tun und stattdessen Tastaturkürzel (engl. Shortcuts) verwenden. Auf diesen Weise wird der Arbeitsfluss nicht unterbrochen, denn die Hände bleiben auf der Tastatur und schneller ist es obendrein noch.

Für die Freunde der Shortcuts gibt es ein eigenes Wiki: ShortcutWorld.com. Sauber getrennt nach den Betriebssystemen Windows, Mac OS und Linux finden Sie für eine Riesenanzahl von Programmen die entsprechenden Tastaturkürzel.

Wie immer bei Wikis ist die Mitarbeit willkommen. Wenn Sie also für ein bestimmtes Programm eine Liste der Tastaturbefehle erstellt haben, dann veröffentlichen Sie sie doch auf dieser Website.

Übrigens gibt es für die Mac – User ein nützliches Helferlein namens CheatSheet. Dabei handelt es sich um ein kleines Programm, das im Hintergrund läuft. Wenn Sie bei einer Anwendung, die cmd-Taste länger gedrückt halten, dann öffnet sich eine Liste der Tastaturkürzel, die zu der betreffenden Anwendung passt. Sehr praktisch!

Ob es zu CheatSheet eine Entsprechung für Windows gibt, entzieht sich meiner Kenntnis. Wenn Sie mehr wissen, dann hinterlassen Sie gerne eine Antwort.

 

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2014: So viel Zeit bleibt Ihnen noch

28Ich weiß ja nicht, was Sie zu Silvester alles vorhaben. Aber falls Sie eine Party organisieren wollen, dann ist es vielleicht gut zu wissen, wie viel Zeit einem noch zur Verfügung steht, bis die große Knallerei losgeht.

Das ToolBlog lässt Sie nicht im Stich und veröffentlicht einen Countdown zum Jahreswechsel:

Wenn Sie sich lieber Ihren eigenen Timer erstellen möchten, dann hier entlang.

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Wie Sie mit Schuhkartons eine Ablage einrichten

Gestern habe ich über die Noguchi-Methode berichtet, mit der Sie Papierdokumente ablegen und wiederfinden können. Heute geht es um größere Dinge als Papier. Dave Seah beschreibt in “Project Shoebox: Making a Physical Filing System“, wie er mit Schuhkartons eine Ablage für all die Kleinigkeiten eingerichtet hat, die im Alltag so anfallen.

  • Kleinteile von Elektrogeräten
  • USB-Sticks
  • Kabel aller Art
  • Unhandliche Gebrauchsanweisungen
  • Selten gebrauchte CD-ROMs u.v.m.

Die Kartons beschriftet er mit Haftklebezetteln mit kurzen Stichwörtern, die den Inhalt beschreiben.

Der Ausdruck Schuhkartons stimmt natürlich nicht ganz. Damit das Ganze ansehnlich wird, sollten Sie sich gleichartige Schachteln besorgen. So etwas bekommen Sie etwa im Büroartikelgeschäft oder in der Accessoiresabteilung der Möbelhäuser.

Ich selbst habe mir durchsichtige Plastikcontainer bei einem bekannten schwedischen Möbelgeschäft besorgt, dessen Namen ich nicht nennen will. Durchsichtig deshalb, damit ich sofort sehe, was drin ist. Zudem wird der Inhalt dann in Evernote abgelegt. So geht nichts verloren.

Plastikboxablage

Ach so. Bevor mich jemand fragt, warum ich Klopapierrollen archiviere, hier die Antwort: Die Hülsen dienen als Container für Kabel. Auf diese Weise können sie sich nicht verheddern und ich kann die Hülsen entsprechend beschriften. Clever, gell?

[via Lifehacker]

 

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Was tun, wenn sich die Dose nicht öffnen lässt?

Ich bin heute Strohwitwer und als solcher lasse ich mir heute das Essen aus der Dose schmecken. Das liegt weniger an der fehlenden Kompetenz als an der Faulheit. Was aber, wenn sich die Dose nicht oder nur schwer öffnen lässt? Kein Problem, denn es naht Hilfe in Form dieses Videos: Easy Hacks for Opening Hard-to-Open Items.

 

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Zurück von pdf zu Text, und ganz umsonst

Bei mir hat es das schon gegeben. Ich hatte vor Urzeiten ein Textdokument erstellt, abgespeichert und dann irgendwann gelöscht. Und dann kommt, was kommen muss: Ich habe das gelöschte Textfile wieder gebraucht. Das Einzige, was ich noch auf der Platte hatte, war (Gott sei Dank) noch eine pdf-Variante des Dokuments.

Auf welche Weise man aus dem pdf-File wieder ein editierbares Textdokument bekommt, zeigt uns Chris Hoffman: The 3 Best Free OCR Tools To Convert Your Files Back Into Editable Documents.

Das ganze funktioniert mit Texterkennung (OCR) und u.a. diesen Programmen:

  • Google Docs
  • FreeOCR
  • Cuneiform OpenOCR

Wie die Überschrift des Beitrags von Chris verrät, sind sämtliche Programme kostenlos. Ich wusste bis dato nicht, dass Google Docs eine eingebaute OCR-Funktion hat. Aber man lernt ja nie aus.

Im Artikel werden die drei Anwendungen ausführlich und reich bebildert erklärt. Man beachte auch die Kommentare, sie enthalten auch noch die eine oder andere wertvolle Information.

 

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Powerpoint: Welches Datenformat sollten Sie wählen?

Noch einmal zum Thema PowerPoint. Manchmal stellt sich die Frage, unter welchem Datenformat man seine Präsentation speichern sollte. Meine Antwort: Ziehen Sie alle Datenformate auf einen Stick, dann sind Sie auf der sicheren Seite. Vergessen Sie vor allem das pdf-Format nicht, denn das ist auf jeder Plattform lesbar.
Das dabei die Animationen veschütt gehen, ist nicht weiter tragisch, Sie stören ohnehin meistens.

Ned Potter hat sich bei seiner Antwort auf die o.a. Frage mehr Mühe gemacht als ich. Er hat dazu ein Entscheidungsdiagramm erstellt: A file-format decision tree for saving PowerPoint presentations.

Warum einfach, wenn es auch kompliziert geht?

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Der Spickzettel fürs öffentliche Redenschwingen

Vor einigen Tagen bin ich über eine nette Infografik gefallen. Hier sind die wichtigsten Punkte aufgelistet, die Sie bedenken sollten, wenn Sie einen erfolgreichen öffentlichen Vortrag vorbereiten und halten möchten. Es wird so ziemlich an alles gedacht, in aller Kürze und Würze.

Public_Speaking

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22 Produktivitätstipps (Infografik)

Gerade bin ich beim Ausmisten Aufräumen meines Archivs über eine nette Infografik gefallen, die ich den Toolblog-Lesern nicht vorenthalten möchte: 22 Powerful Productivity Hacks For Small Businesses. Hier ist sie:

Schauen Sie die Infografik einmal durch. Es sind wirklich interessante Tipps dabei. Zum Beispiel der mit der Katze (kann ich bestätigen).

 

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