Kategorie-Archiv: Kleine Kniffe

“Life Hacks”, Tipps und Tricks. Kleine Dinge, die das Leben leichter machen.

Wie Sie Ihr Notizbuch indizieren

Ich gebe zu, seit ich vor urvordenklicher Zeit über die Ablage-Methode von Noguchi gestolpert bin, gehe ich sofort in die geistige Grundstellung, sobald ich etwas von einem Kniff aus Japan höre. Hier ist wieder so einer.

Wenn Sie ein Notizbuch aus Fleisch und Blut Papier benutzen, haben Sie sich sicher schon oft gefragt, wie man die einzelnen Notizen indizieren kann. Schließlich wollen Sie die entsprechende Notiz schnell finden ohne lang herumblättern zu müssen. Adam vom Highfive Blog hat tatsächlich einen genialen Trick ausgegraben: A little known hack from Japan to get your notebook organized. Und so geht es (am besten Sie öffnen den Originalartikel wegen der Abbildungen):

  1. Sie schreiben sich die Notiz auf, wie Sie es gewohnt sind
  2. Auf der letzten Seite Ihres Notizbuchs vermerken Sie ein Stichwort, das diese Notiz beschreibt
  3. Auf exakt der gleichen Höhe, wo dieses Stichwort steht, machen Sie an der Seite der Notiz eine Markierung. Diese Markierung muss im Vorderschnitt des Notizbuchs sichtbar sein
  4. Diesen Vorgang wiederholen Sie mit weiteren Stichwörtern, bis Sie mit der Indizierung zufrieden sind

Ich finde diesen “Hack” genial und werde ihn auch sofort ausprobieren. Irgendwo muss noch eine älteres Notizbuch von mir herumliegen.

Beachten Sie bitte auch den umfangreichen Kommentar-Thread zum Artikel. Da ist bestimmt auch der eine oder andere Hinweis dabei.

 

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Hintergrundgeräusche für die Arbeit

Es gibt tatsächliche Menschen, die uns empfehlen, ständig Ohrenstöpsel oder Kopfhörer zu tragen, um uns von störenden Umgebungsgeräuschen abzuschirmen. Den Nutzen dieses Vorschlags haben mir leidgeprüfte Bewohner von Großraumbüros durchaus bestätigt.

Nun ist Hintergrundgeräusch nicht gleich Hintergrundgeräusch. Es ist bekannt, dass manche Geräusche durchaus als angenehm empfunden werden und angeblich sogar die Konzentration steigern können.

Leider gibt es keine Norm für die Empfindung, ob ein Geräusch angenehm ist oder nicht. „Was dem einen sin Uhl, ist dem anderen sin Nachtigall“, heißt ein altes Sprichwort.

Schön, dass Sie auf der Website bg – Background audio for work & relaxation aus einer Fülle von Hintergrundgeräuschen auswählen können. Die Optionen reichen von Café bis Sunny. Da ist für jeden etwas dabei.

bg_-_Background_audio_for_work_and_relaxation

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Die besten Zeitspartipps für den Alltag

Als ich den Titel für diesen Beitrag geschrieben haben, ging mir die Frage durch den Kopf, was “Zeit sparen” eigentlich heißt. Wenn wir etwas sparen, dann legen wir es zurück, um es später zu verwenden. Mit Geld oder Nahrung geht das, mit Zeit mit Sicherheit nicht.

In seinem Artikel “Productivity: What are the best day-to-day time-saving hacks?” schreibt Marius Ursache deshalb auch:

It’s not about time. It’s about energy.

Deswegen könnte man seine Tipps auch eher als Energiespartipps bezeichnen. Ich will nicht alle aufführen, hier sind die, die mir am besten gefallen:

  • Die 2-Minuten-Regel
  • Die 5-Minuten-Regel (das ist nicht dasselbe!)
  • So wenig Tools wie möglich, wo viel wie nötig
  • Time-Boxing
  • E-Mail-Planung und ein leerer Eingangskorb
  • Kleine Aufgaben zusammenfassen
  • Strukturiertes Aufschieben

Es gibt aber noch eine Menge mehr, es gibt sicher auch Hinweise, die Sie besonders “anspringen”. Versäumen Sie dabei auch nicht, durch die vielen Kommentare zu Scrollen, auch da ist das eine oder andere Schmankerl dabei.

Marius hat seine Erkenntnisse übrigens in einer Präsentation verarbeitet, die Sie auf Slideshare betrachten können. Ich hätte sie hier gerne direkt eingebunden, aber das kann in der Juristenrepublik Deutschland leider zu Schwierigkeiten führen. So ist das halt bei uns.

 

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18 Tipps rund um GTD®

Auch wenn Sie nicht unbedingt mit der Selbstorganisationsmethode GTD® von David Allen arbeiten, so finden Sie dennoch allerlei nützliche Tipps in dem Artikel “18 Tricks to Instantly Improve your GTD System“ eines Autors mit dem putzigen Namen gtdfrk.

Seine (ihre?) 18 Tipps sind geordnet nach den 5 Hauptkategorien nach David Allen:

  1. Sammeln (Collect)
  2. Verarbeiten (Process)
  3. Organisieren (Organize)
  4. Durchsehen (Review)
  5. Tun (Do)

Es handelt sich um ganz praktische Dinge, wie z. B. so oft wie möglich Checklisten zu benutzen, kleinere ähnliche Tätigkeiten zusammenzufassen oder die Handlungen vom Ergebnis her zu denken.

Die Tipps finde ich gut, nur mit der Frosch-Esserei als erste Tat am Morgen kann ich mich immer noch nicht anfreunden.

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Notizen: Die Cornell – Methode in elektrisch

Über die Cornell – Methode zum Notizen machen habe ich im ToolBlog schon des öfteren berichtet. Ursprünglich war diese Methode für die Mitschrift während Vorlesungen an der Uni gedacht, sie eignet sich jedoch für andere Präsentationen oder auch für Besprechungen.

Thomas Mathoi stellt nun in seinem Blog die elektronische Variante der Cornell-Notizen vor: Notizen machen, aber richtig! Er verwendet dafür Evernote (wie könnte es anders sein!) und stellt uns auch eine entsprechende Vorlage zum Herunterladen zur Verfügung. Dankeschön dafür.

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Lifehacks unserer Großeltern und anderer Urahnen

Vor langer Zeit hatte ich im ToolBlog schon einmal über eine Sammlung von alten, aber durchaus nützlichen Lifehacks berichtet: Was Oma noch wusste: Lifehacks unserer Großeltern. Diese Tipps standen früher auf Zigarettenschachteln und waren somit das einzig Vernünftige, was mit diesen Packungen verbunden war.

In dem Artikel habe ich auf einen Beitrag verlinkt, in dem 10 dieser Kniffe vorgestellt wurden. Und jetzt kommt noch mehr: 40 Vintage Life Hacks from 100 Years Ago. Leider lassen sich Überschneidungen nicht vermeiden. Wenn Sie die komplette Sammlung sehen möchten, dann werden Sie bei der New York Public Library fündig, die alle 100 Kärtchen digitalisiert hat.

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Lassen Sie das Internet für sich arbeiten

Wenn Sie eine bestimmte Tätigkeit immer wieder ausführen müssen, dann sollten Sie dringend über Automatisierungsmöglichkeiten nachdenken. Für den häuslichen Rechnenknecht gibt es eine große Anzahl von Programmen, die auf Knopfdruck einzelne Arbeitsschritte nacheinander ausführen und Ihnen so viel Zeit und Mühe sparen. Mittlerweile gibt es derartige Hilfen auch im Internet, wie Belle Beth Cooper schreibt: The Beginner’s Guide to Putting the Internet to Work for You. Vorgestellt werden:

IFTTT
Zapier
Alfred für den Mac (hat mit Internet nichts zu tun)
Keyboard Maestro für den Mac
Buffer (klar, Belle arbeitet dort)

Als Alternative für Keyboard Maestro gibt es für Windows das kostenlose AutoHotkey.
Zu meinem Leidwesen muss ich gestehen, dass ich Alfred und Keyboard Maestro bis heute nicht verstanden habe. Bis heute bin ich in den Anfängen stecken geblieben. Dasselbe gilt für AutoHotkey. Mir ist das alles etwas zu kompliziert.

BTW: Ich benutze gerne Programme für die Vervollständigung von Text. Für den Mac nehme ich dazu aText, das dasselbe leistet wie der TextExpander. Nur muss man nicht so tief in die Tasche greifen. Für Windows nehme ich FastKeys.

Für den Mac habe ich übrigens ein Buch zum Automatisieren der Aufgaben auf dem Mac entdeckt:

Take Control of Automating Your Mac

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Vielleicht gibt es so etwas ja auch für Windows-Rechner oder in Deutsch. Für sachdienliche Hinweise bin ich Ihnen dankbar.

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Produktiv auf dem Weg zur Arbeit

Viele Leserinnen und Leser nehmen öffentliche Verkehrsmittel für den Weg zur Arbeit. In meiner Studienzeit musste ich mit der Straßenbahn in Darmstadt immer eine dreiviertel Stunde hin und wieder zurück in meine Bude fahren. Damels gab es noch kein Smartphone. Aus diesem Grund habe ich entweder die Tageszeitung gelesen oder vor mich hingeträumt. Letzteres vor allem auf dem Weg zurück.
Das Tagträumen pflege ich immer noch, besonders auf längeren Zugstrecken. Dabei hatte ich schon die besten Ideen und kann es aus diesem Grund nur empfehlen.

Wenn Sie jedoch auf Ihrem Weg zur Arbeit unbedingt produktiv sein möchten, dann befolgen Sie die Tipps von Lindsay Kolowich: 10 Easy Ways to Make Your Commute More Productive. Fast alles lässt sich mit dem Smartphone mit den dazugehörigen Apps bewerkstelligen. Hier die Vorschläge von Lindsay (meine Apps dazu in der Klammer):

1. Erstellen Sie die Aufgabenliste für den Tag
(Meine App: TaskTask)
2. Leeren Sie den E-Mail-Eingangskorb
(iPhone E-Mail, Gmail)
3. Überprüfen Sie den Fortschritt bei Ihren Zielen
(Way of Life)
4. Lernen Sie eine Fremdsprache
(Spanisch: busuu)
5. Hören Sie Podcasts
(iPhone Podcast)
6. Lesen Sie vorgemerkte Artikel
(wie im Artikel)
7. Überfliegen Sie Ihre abonnierten RSS-Feeds
(fire)
8. Bringen Sie das Social-Media-Gedöns hinter sich
9. Entrümpeln Sie Ihre Timeline bei Twitter
(Twindr aus dem Artikel ist sehr empfehlenswert!)
10. Setzen Sie sich ein Tagesziel

Weiterhin kann ich Ihnen empfehlen:

12. Lesen Sie ein E-Book
(Kindle)
13. Misten Sie Ihre Fotos auf dem Smartphone aus (Flic)
14. Hören Sie Musik (Spotify)

Bitte sehen Sie mir nach, dass ich keine Links für Android-Smartphones parat haben. Ich bin mir sicher, es gibt zu jeder iPhone-App das passende Gegenstück.

Hier ein ganz besonderer “Bonus”-Tipp von mir:

Üben Sie sich in Achtsamkeit und/oder meditieren Sie!

U-Bahn

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E-Mails: Out of Office. Und danach?

Die Tipps für den Umgang mit der E-Mail-Flut sind unüberschaubar. Dennoch stößt man immer wieder einmal auf durchaus interessante Kniffe. Unter dem Titel “Die große Post-Flut” beantwortet Kathrin Fromm einige Fragen um das Thema “E-Mails in Abwesenheit”.  Erörtert wird zum Beispiel, ob man die E-Mails einfach ungelesen löschen darf (Nein) oder wann die Elektropost nach dem Urlaub beantwortet sein muss.

Diese Kniffe fand ich hilfreich:

  • Die Viertel – Regel (S. Hess):
    Die Frist für die Beantwortung der Urlaubsmail beträgt ein Viertel des Urlaubs. Bei vier Wochen Urlaub also eine Woche usw.
  • Der Hinweis auf die Abwesenheit und eine Bitte (S. Hess):
    “Sollte Ihre Mail ab da und da immer noch relevant sein, senden Sie sie mir bitte noch einmal.” Der Ton macht die Musik.
  • Noch ein Tipp von mir:
    Setzen Sie eine Filterregel für E-Mails mit /CC und verschieben Sie sie in einen eigenen Ordner. So verbleiben nur die Nachrichten im Eingang, die wirklich an Sie direkt gerichtet sind. Die anderen können warten.

Es gibt übrigens auch nützliche Hinweise in den Kommentaren zum Artikel.

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Wie Sie Ihren Geldbeutel organisieren

Ich gebe zu, dieses Problem raubt mir in keinster Weise den Schlaf, mein Portemonnaie ist wohlorganisiert. Allerdings staune ich schon, wie bei manchen Zeitgenossen dieses Utensil gefühlt eine 2-Zimmer-Wohnung darstellt. Da sind Prachtstücke von 7 cm Dicke keine Seltenheit. Bei unseren Damen passen solche Geldbeutel vielleicht in die Handtasche, wenn aber die Herren der Schöpfung solche Teile in die Gesäßtaschen schieben, sind spätere Haltungsschäden nicht auszuschließen.

Claire Tompkins scheint dieses Problem zu kennen und hat daher einen Artikel geschrieben: How to Organize Your Wallet. Hier erfahren Sie, welche Utensilien in die Geldbörse gehören und welche Sie ausmisten sollten.

Ach ja, und vergessen Sie das Geld nicht!

[Foto vonSteve Mays [via flickr]]

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