Kategorie-Archiv: Hardware

Wie Sie Ihr Notizbuch indizieren

Ich gebe zu, seit ich vor urvordenklicher Zeit über die Ablage-Methode von Noguchi gestolpert bin, gehe ich sofort in die geistige Grundstellung, sobald ich etwas von einem Kniff aus Japan höre. Hier ist wieder so einer.

Wenn Sie ein Notizbuch aus Fleisch und Blut Papier benutzen, haben Sie sich sicher schon oft gefragt, wie man die einzelnen Notizen indizieren kann. Schließlich wollen Sie die entsprechende Notiz schnell finden ohne lang herumblättern zu müssen. Adam vom Highfive Blog hat tatsächlich einen genialen Trick ausgegraben: A little known hack from Japan to get your notebook organized. Und so geht es (am besten Sie öffnen den Originalartikel wegen der Abbildungen):

  1. Sie schreiben sich die Notiz auf, wie Sie es gewohnt sind
  2. Auf der letzten Seite Ihres Notizbuchs vermerken Sie ein Stichwort, das diese Notiz beschreibt
  3. Auf exakt der gleichen Höhe, wo dieses Stichwort steht, machen Sie an der Seite der Notiz eine Markierung. Diese Markierung muss im Vorderschnitt des Notizbuchs sichtbar sein
  4. Diesen Vorgang wiederholen Sie mit weiteren Stichwörtern, bis Sie mit der Indizierung zufrieden sind

Ich finde diesen “Hack” genial und werde ihn auch sofort ausprobieren. Irgendwo muss noch eine älteres Notizbuch von mir herumliegen.

Beachten Sie bitte auch den umfangreichen Kommentar-Thread zum Artikel. Da ist bestimmt auch der eine oder andere Hinweis dabei.

 

Hinterlasse eine Antwort

Wie ich mich selbst organisiere: Meine Werkzeuge

Im August 2012 hatte ich zuletzt beschrieben, welche Werkzeuge ich für die Organisation meiner Arbeit benutze. Zwei Jahre sind eine lange Zeit und das Bessere ist der Feind des Guten. Das eine oder andere habe ich verändert, ersetzt oder gestrichen. Kurz: Es ist Zeit für ein Update.

Die wichtigste Neuerung: Ich habe mir für unterwegs ein MacBook Air zugelegt und ich bin mehr als zufrieden damit. Wer jetzt allerdings denkt, ich hätte meinen guten alten Windows-Rechner im Büro in die ewigen Jagdgründe geschickt, der irrt gewaltig. Nach wie vor arbeite ich gerne mit diesem Rechner und seinen zwei Bildschirmen.

Plattformübergreifende Werkzeuge besitzen für mich daher einen hohen Stellenwert. Hier mein Werkzeugkasten:

Plattformübergreifend

  • Office 365. Was soll ich sagen? Für mich gibt es ein Leben vor Office 365 und das andere danach.
  • Evernote zum Anlegen und Verwalten von Notizen
  • XMind als Mind-Mapping-Tool für das Planen persönlicher Projekte
  • Pinboard zum Ablegen interessanter Links
  • Fever als RSS-Reader
  • Librarything zur Verwaltung meiner Bücher

Windows

  • Microsoft Office 2010 und insbesondere
  • Microsoft Outlook 2010 (mein persönliches Cockpit: Ohne geht gar nicht)
  • MarkdownPad 2 zum bequemen schnellen Schreiben von Texten

Mac

iPhone, iPad

  • TaskTask zum Abgleich der Aufgaben über den Office-365-Server
  • Way of Life zum Besiegen innerer Schweinehunde
  • MS Office Lens und Post-it-PLus zum Erstellen von Fotoprotokollen
  • Captio hilft beim Verschicken schneller Notizen
  • flic zum schnellen Aufräumen der Fotosammlung
  • duet zur Verwendung des iPad als Zweitbildschirm am Mac
  • Drafts ist für mich das Programm für Notizen auf dem iPad
  • Paper zum Anfertigen von Skizzen auf dem iPad

Sonstige Hard- und Software

  • Fujitsu Snapscan iX500 in Verbindung mit Evernote (viel seltener als ich ursprünglich gedacht habe)
  • Meine Noguchi-Ablage

Meiner Grundeinstellung “So wenig Tools wie möglich, so viel wie nötig”steht die Freude am Ausprobiern neuer Werkzeuge entgegen. “Software-Junkie” hat mich meine amerikanische Kollegin Mary Houpt genannt. Vielleicht hat sie recht.

tools-191794_1280

Hinterlasse eine Antwort

Ihre Planung auf einen Blick

Ich finde es sehr angenehm, auf einem Blick zu sehen, welche Aufgaben an einem Tag zu erledigen sind. Das fängt bei mir schon mit der Formulierung der Aufgaben an, die bei mir immer mit einem spezifischen Verb beginnen. Das ist nicht immer schönes Deutsch, aber praktisch allemal. Beispiele:

  • Schreiben: E-Mail wegen Reklamationsstatistik 1/15
  • Vereinbaren: Termin wegen Besprechung
  • Anrufen: Dr. Meier-Schulze wegen Rezept

Auf diese Weise sehe ich sofort, was zu tun ist.

Als Übersicht für die anstehenden Tätigkeiten verwende ich die Aufgabenleiste in Outlook. Sie dient mir als Cockpit für den heutigen Arbeitstag und ist für mich das wichtigste Instrument für die Aufgabenplanung.

Dennoch schreibe ich mir manchmal zusätzlich wichtige Aufgaben auf einen Zettel. Überflüssig, weil doppelt gemoppelt. Eigentlich. Aber Julie Morgenstern von der New York Times hat eine Erklärung dafür:

The act of writing down and checking off a task can serve to “emblazon” it in your mind and offer positive reinforcement that is both visual and tactile.

Vermutlich ist es das. Und es gibt ja auch genug Autoren, die dem Schreiben mit dem Stift eine besondere Bedeutung beimessen.

Wenn Sie Ihre Aufgaben mit einem Blick überschauen und gleichzeitig mit Papier und Stift arbeiten möchten, dann hat Mihir Patka einige Vorschläge für Sie: 7 Single-Page Productivity Planners To Organize Your To-Do List. Jede dieser Vorlagen hat unterschiedliche Schwerpunkte. Das Storyline Productivity Schedule verfolgt eher den Ansatz der mentalen Fokussierung, der Productiviy Jumpstarter den Ansatz des Time-Boxing, bekannt geworden durch die Pomodoro-Technik. Über den Emergent Task Planer habe ich bereits im ToolBlog berichtet.

Wie gesagt, wenn die Handschrift Ihr Ding ist, probieren Sie eine dieser Vorlagen aus. Vielleicht berichten Sie sogar über Ihre Erfahrungen? Ich würde mich freuen.

Hinterlasse eine Antwort

Das Karteikartensystem von Ryan Holiday und der Zettelkasten nach Niklas Luhmann

Wir Menschen haben bekanntlich 5 verschiedene Sinneskanäle, von denen wir manche offensichtlich bevorzugen. So gibt es auditive oder visuelle Menschen. Oder eben auch Haptiker, die den Tastsinn bevorzugen. Meine liebe Frau gehört dazu. Während ich beispielsweise als visueller Typ Vokabeln mit dem elektronische Vokabelkasten und dem Rechenknecht memoriere, bevorzugt meine Frau einen „richtigen“ mit Karteikarten aus Papier.

Ryan Holiday scheint ebenfalls ein Haptiker zu sein. In seinem Artikel “The Notecard System: The Key For Remembering, Organizing And Using Everything You Read“ beschreibt er, wie er mit Karteikarten seine persönliche Datenbank organisiert hat. Offensichtlich mit Erfolg, denn Dank der Hilfe seines Ordnungssystems war er in der Lage in drei Jahren drei Bücher zu publizieren. Ob das wirklich auf seine Kartei zurückzuführen ist, weiß ich nicht, er behauptet es zumindest.

Interessant finde ich, wie Ryan Bücher während des Lesens durcharbeitet. Dabei schreibt er Bemerkungen in das Buch und markiert die entsprechenden Seiten mit Eselsohren oder Post-it-Notes. Ein paar Tage nach Beendigung der Lektüre überträgt er die Zitate in seine Kartei.
Ryan beschreibt auch, wie er die Karteikarten mit Ordnungsbegriffen für das leichte Wiederfinden versieht: Er schreibt den Begriff in die obere Ecke. Falls es mehrere Begriffe/Kategorien gibt, schreibt er diese Karten mehrfach.

Gerade für das Durcharbeiten von Fachbüchern finde ich die Vorgehensweise von Ryan sehr nützlich. Falls Sie nicht zu den Haptikern gehören, dann können Sie ja immer noch Notizen in Evernote & Co. anlegen.

Ein Gegenstück zu diesem System hatte ich im ToolBlog schon einmal beschrieben: Den Zettelkasten von Niklas Luhmann. Hier erklärt dieser sein System.

Vielleicht sollte ich noch einmal festhalten, dass Genies oft unordentlich sind, aber unordentliche Menschen nicht unbedingt zu den Genies gehören.

Übrigens gibt es auch den Zettelkasten nach Luhmann auch als Software für alle Plattformen, zur Verfügung gestellt von Daniel Lüdecke. Hier stimmt es wirklich: Der Name ist Programm: Zettelkasten.

Zu der Methode Zettelkasten gibt es übrigens auch ein eigenes Weblog von Christian Tietze. Wie es heißt, ahnen Sie sicher schon.

1 Antwort

Die Überzeugungskraft des Haftklebezettels

Für mich ist der Haftklebezettel oder die Post-it®-Note eine der nützlichsten Erfindungen des 20. Jahrhunderts. Manchmal frage ich mich, warum bislang noch kein Nobelpreis für die wirklich wichtigen Dinge des Lebens gestiftet worden ist.

Post-it®-Notes verwende ich immer dann, wenn ich Gedanken immer wieder neu strukturieren möchte, z. B. bei der Anwendung von Problemlösungsmethoden (Ishikawa- Diagramm), Techniken zur Ideenfindung (Kartenabfrage) oder bei der Planung von Projekten. Auch bei der Selbstorganisation leisten die Zettel gute Dienste (Personal Kanban).

Programme, die die Haftzettel in elektronischer abbilden, gibt es für sämtliche Betriebssysteme und auch webbasiert in Hülle und Fülle. Interessanterweise konnte ich ihnen bislang nicht viel abgewinnen. Offensichtlich ist das haptische Element doch von einiger Bedeutung.

Nun sind auch Wissenschaftler dem Erfolg der Post-it®-Note auf den Grund gegangen. Kevin Hogan verweist in seinem Artikel “The Surprising Persuasiveness of a Sticky Note“ auf entsprechende raffinierte Experimente von Randy Garner an der Sam Houston State University in Huntsville hin. Der Befund:

  1. Haftklebezettel regen die Kreativität an. Sie wirken immer etwas unordentlich und das mag unser Gehirn nicht.
  2. Dadurch erregen die Zettel eine Menge Aufmerksamkeit.
  3. Sie tragen alle eine persönliche Handschrift
    (das erklärt vielleicht auch, warum m.E. die elektronische Form nur suboptimal ist).
  4. Sie repräsentieren die Kommunikation zwischen den Beteiligten untereinander
    (das habe ich allerdings nicht ganz verstanden)

Nun wissen wir nicht nur, dass der Haftklebezettel erfolgreich ist, sondern auch, warum.

Post-it®

2 Antworten

Wie Sie Ihren Geldbeutel organisieren

Ich gebe zu, dieses Problem raubt mir in keinster Weise den Schlaf, mein Portemonnaie ist wohlorganisiert. Allerdings staune ich schon, wie bei manchen Zeitgenossen dieses Utensil gefühlt eine 2-Zimmer-Wohnung darstellt. Da sind Prachtstücke von 7 cm Dicke keine Seltenheit. Bei unseren Damen passen solche Geldbeutel vielleicht in die Handtasche, wenn aber die Herren der Schöpfung solche Teile in die Gesäßtaschen schieben, sind spätere Haltungsschäden nicht auszuschließen.

Claire Tompkins scheint dieses Problem zu kennen und hat daher einen Artikel geschrieben: How to Organize Your Wallet. Hier erfahren Sie, welche Utensilien in die Geldbörse gehören und welche Sie ausmisten sollten.

Ach ja, und vergessen Sie das Geld nicht!

[Foto vonSteve Mays [via flickr]]

Hinterlasse eine Antwort

Die minimalistische Kleiderordnung

Vor einiger Zeit hat mich Toolblog-Leser Daniel auf die Möglichkeit hingewiesen, wie durch die clevere Auswahl und Zusammenstellung der eigenen Kleidungsstück die persönliche Produktivität gesteigert werden kann. In einem Kommentar schrieb er:

Entsprechend würden nicht alle Leute mit der gleichen Kleidung rumlaufen, sondern jede Person würde immer die gleiche, persönlich ausgewählte Kleidung tragen (Steve Jobs Jeans, Jeff Bezos Khakis, etc.). Das würde nicht nur das Erkennen von Personen vereinfachen, sondern auch den Start in den Tag.

Das mit dem Start in den Tag leuchtet mir unmittelbar ein. Vor allem denke ich aber an die Klamotteneinkaufstouren, die mir ein Gräuel sind und die man auf  diese Weise stark vereinfachen kann.

Daniel empfiehlt auch einen Artikel auf Projekt333, in dem u.a. mit einem Video erklärt wird, wie Sie bei der Vereinfachung seiner Garderobe vorgehen können: 4 Ways to Get Creative with a Tiny Wardrobe.

Auch Melanie Pinola hat sich zum Thema Gedanken gemacht. In ihrem Beitrag “Create a Minimalist Wardrobe with These Essential Clothing Items“ weist sie auf zwei Infografiken hin, in der Männlein und Weiblein gezeigt bekommen, wie sie auf einfache, aber wirkungsvolle Weise ihre Garderobe gestalten können.

Die Infografik für die Damen finden Sie in dem Artikel „A guide to organising your wardrobe“, das Gegenstück für Männer auf „Lifestyle by PS“: Wardrobe essentials for men – Build your wardrobe from the ground up. In letzterem Beitrag finden Sie auch einen Link zu einem kostenlosen E-Book, in dem Sie die Prinzipien der Kleiderwahl noch einmal ausführlich nachlesen können.

Die männliche Version der Infografik sehen Sie hier:

Weiterlesen

Hinterlasse eine Antwort

Die Werkzeuge von 61 Spezialisten

Vor einiger Zeit rief der Kollege Ivan Blatter zu einer Blogparade auf. Er bat Kolleginnen und Kollegen ihre drei wichtigsten Produktionswerkzeuge zu benennen und zu begründen, warum gerade diese ausgewählt wurden. Das Ergebnis konnte sich sehen lassen.

Etwas ähnliches hatte wohl Kosio Angelov im Kopf mit seinem Artikel “61 Productivity Experts Reveal Their 3 Favorite Productivity Tools“. Unter den 61 Experten finden sich Namen, die auch in unseren Breitengraden nicht ganz unbekannt sind, wie

  • David Seah
  • Steve Pavlina
  • Penelope Trunk (ihr Werkzeug Nr. 3 ist bemerkenswert)
  • Brian Tracy

um nur einige zu nennen.

Übrigens habe ich damals Ivans Frage sehr technisch aufgefasst. Heute würde ich sich die Meditation als zwar indirektes, aber dennoch wichtiges Produktivitätswerkzeug anführen, so wie Chris Bailey in dem Beitrag.

5363515039_c05e9fc9b9_z

[Foto von Jim Pennucci [via flickr]]

Hinterlasse eine Antwort

Vom richtigen Umgang mit Haftnotizen

Seit Jahren benutze ich in meinen Workshops Klebezettel, auch bekannt unter dem Herstellernamen Post-it-Notes. Sie ersetzen bei mir Metaplankarten und Nadeln und sparen mir auf diese Weise den einen oder anderen Arbeitsgang. Michael Sahota hat in einem Beitrag einmal zusammengefasst, was beim Benutzen von Klebetetteln zu beachten ist: How to Go Fast With Sticky Notes. Die Tipps stellt er auch als Präsentation zur Verfügung. Sie können damit in Ihren eigenen Meetings die Teilnehmer über die richtige Handhabung informieren [via @olaflewitz].

Ich möchte Michaels Hinweise noch mit eigenen Erfahrungen ergänzen:

Besonders wichtig: Achten Sie auf das richtige Abziehen der Zettel vom Block. Sie sollten plan an der Fläche hängen. Wie das geht, zeigt dieses Video:

 

1 Antwort