Kategorie-Archiv: Besprechungen

Sind Besprechungen wirklich so schlimm?

Wenn man der öffentlichen und der veröffentlichten Meinung Glauben schenken kann, dann scheinen Meetings tatsächlich die Pest zu sein. Auch bei den Projektspezialisten, mit denen ich befreundet bin, löst das Wort “Besprechungen” Beißreflexe aus.

Ich denke, man tut den Besprechungen unrecht. Nicht Meetings per se verursachen den ganzen Ärger, sondern schlechte Meetings. Genau, wie schlechte PowerPoint-Präsentationen Langeweile verbreiten und nicht PowerPoint-Präsentationen an sich. Besprechungen sind dann schlecht, wenn sie

  • unnötig
  • nicht effektiv und
  • ineffizient

sind. Warum? Weil sie uns dann unsere kostbare Zeit stehlen. Die Leser erinnern sich: Über dieses Thema habe ich mich vor einiger Zeit mit Michael Gerharz unterhalten.

Auch Paul Boag versucht Antworten auf die Frage “Are Meetings That Evil?” zu geben. Für Paul sind diese Besprechungen gerechtfertigt und der Mühe wert:

  1. Kick-off Meetings
  2. Treffen zur Entwicklung von Ideen
  3. Besprechungen zum Thema “Lessons learned” (auf der Metaebene also)
  4. Feedback -Runden

Die Tipps, die er zum Gelingen einer Besprechung gibt, sind sattsam bekannt:

  • Halten Sie sich an eine Agenda
  • Beschränken Sie den Teilnehmerkreis
  • Behalten Sie Ihr Ziel im Auge
  • Halten Sie sich strikt an den festgelegte Zeitrahmen
  • Planen Sie keine wiederkehrenden Besprechungen. Planen Sie nur Meetings, die wirklich notwendig sind
  • Führen Sie eine Liste mit den nächsten Schritten und den getroffenen Entscheidungen
  • Verteilen Sie die Besprechungen nicht über den ganzen Tag
  • Halten Sie sich nicht an die Vorgaben der Kalender-Hersteller, sondern überlegen Sie, wie lange Sie tatsächlich für die Besprechung benötigen werden

Wie gesagt, bekannt ist das alles. Warum richten wir uns also nicht danach?

In dem Artikel empfiehlt Paul auch noch die RACI Matrix zur Verfolgung von Aufgaben. Die finde ich so interessant, dass ich ihr einen eigenen Beitrag widmen werde.

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Podcast 016 ½: Im Gespräch mit mir selbst

Bevor sich der geneigte Leser angesichts der merkwürdigen Überschrift Sorgen um meine seelische Gesundheit macht: Nein, ich höre weder Stimmer noch brabbele ich in mich hinein. Vielmehr war ich diesmal selbst Gast in einer Podcast – Plauderei.

Eingeladen hatte mich Michael Gerharz, der Autor des Blogs “Überzeugend präsentieren”. Eine Einladung von so illustrer Seite bekommt man natürlich nicht alle Tage und so habe ich gerne zugesagt. Zum Inhalt des Gesprächs schreibt Michael in seinem Blog:

Wir haben uns darüber unterhalten, warum Meetings wie Modern-Talking-Platten sind, warum wir zwar alle sprechen, aber noch lange nicht alle be-sprechen können, und wie man Meetings kürzer und effektiver macht.

Michael Gerharz noch einmal ein Dankeschön für die Einladung,
Ihnen viel Spaß beim Hören.

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Effiziente Meetings: Kleine Tipps und Tricks

Gestern bin ich über einen interessanten Beitrag von Thomas Mathoi gestolpert: Lean Coffee. Er beschreibt dort eine Methode zum Strukturieren von Meetings, die auf das Personal Kanban zurückgeht. Die Visualisierung bzw. Strukturierung erfolgt über ein Agenda – Board mit drei Spalten:

  1. Die Themen – Spalte:
    Sie dient der reinen Sammlung der Besprechungsthemen, auch “Themenspeicher” genannt. Am besten eignen sich dazu Post-it-Notes,
  2. Die Im-Gespräch-Spalte:
    Wenn über ein Thema gesprochen wird, wandert der entsprechende Haftklebezettel von der Themen-Spalte hier hin.
  3. Die Besprochen – Spalte:
    Wenn das Thema erledigt ist, wird der entsprechende Zettel hierhin geklebt.

Die Besprechung ist dann zu Ende, wenn alle Zettel in der Besprochen – Spalte hängen. Klar, so kann man es machen. Aber auch anders.

J.D. Meier nennt seine Methode Ten at Ten Meetings. Der Ansatz besteht aus folgenden drei Schritten:

  1. Einplanen:
    Vor Montag bis Donnerstag werden 10 Minuten für ein Treffen anberaumt. Nur am Nachmittag. Der Freitag bleibt frei.
  2. Drei einfache Fragen:
    Die Teilnehmer laufen umher und beantworten die Fragen:

    1. Was hast Du bisher erledigt?
    2. Was hast Du heute schon erledigt?
    3. Wo brauchst Du Unterstützung?
  3. Konzentration
    Die Teilnehmer konzentrieren sich auf die drei Fragen innerhalb des Zeitrahmens von 10 Minuten.

In diesem Zusammenhang möchte ich auch noch einmal auf das 22-Minuten-Meeting hinweisen. Schauen Sie hier:

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Besprechungen: Gehen statt stehen statt sitzen

Unsere Besprechungen werden oft mit dem Wort “Sitzungen” besser unschrieben. Schließlich sitzen wir zumeist während unserer Meetings. “Sich de Arsch broit hocka”, sagt dazu der Schwabe. Nun wissen wir, dass dieses ständige Sitzen sehr ungesund ist. So ungesund, dass Nilofer Merchant es als das “Zigaretten rauchen unserer Generation” bezeichnet hat. Aus diesem Grund fordert Sie: Kill Your Meeting Room — The Future’s in Walking and Talking. Ich meine, Sie hat durchaus recht und es gibt noch andere Argumente für das Gehen außer den Gesundheitsaspekt. Gehen fordert die Durchblutung, das wiederum hilft beim Denken und der Rhythmus der Schritte ist außerdem gut für die gemeinsame Wellenlänge, in Fachkreisen auch Rapport genannt.

In diesem TED-Video erläutert Nilofer ihre Meinung: Got a meeting? Take a walk!

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10 Tipps für eine gute Besprechung

Besprechungen stehen ganz oben auf der Hitliste der Zeitdieben. Ein Evergreen sozusagen. Nun halte ich nichts davon, Besprechungen generell zu verteufeln. Wie wir wissen, findet menschliche Kommunikation nicht nur auf der Sachebene statt sondern auch auf der Beziehungsebene. Wir brauchen Besprechungen, allerdings keine, die mangelhaft vorbereitet und schlecht durchgeführt sind. Auf facilitate.com finden Sie “10 Tips for Good Meeting Design“. Hier die Tipps:

  1. Planen Sie die Besprechung sorgfältig
    Planen ist mehr als nur die Agenda. Wenn Sie der Besprechungsleiter sind, sollten Sie über ein Drehbuch nachdenken.
  2. Denken Sie an die 3 wesentlichen Bestandteile einer Besprechung:
    1. Ziele: Was soll dabei herauskommen?
    2. Teilnehmer: Bedürfnisse, Aufgaben, Beziehungen?
    3. Werkzeuge: Welche Methoden führen effizient zum Ziel?
  3. Machen Sie den Erfolg messbar
  4. Beschränken Sie die Teilnehmerzahl
    Grundsatz: So wenig wie möglich, so viel wie nötig
  5. Denken Sie an Zweck, Menschen, Prozess und den Ablauf
    (Purpose, People, Process, Progress)
  6. Legen Sie die Verantwortlichkeiten des Einladenden fest
    Nein, das ist nicht zwangsläufig der Besprechungsleiter!
  7. Legen Sie die Verantwortlichkeiten der Teilnehmer fest
  8. Wie können sich die Teilnehmer vorbereiten, damit im Meeting konzentriert gearbeitet werden kann?
  9. Überlegen Sie, wie die Diskussion der einzelnen Tagesordnungspunkte erfolgen soll
  10. Wie soll die Besprechung nachbereitet werden? Welche Aktivitäten sollen folgen?

Es lohnt sich, den Artikel zu lesen, denn es gibt zu jedem Tipp entsprechende Hintergrundinformationen. Man merkt dem Beitrag an, dass er von professionellen “Facilitators” verfasst wurde, denn er geht über die üblichen Binsenweisheiten hinaus.

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[Foto von Andrew Magill  [via flickr]]

 

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Wie Sie Teambesprechungen gestalten

Ist das eigentlich nicht doppelt gemoppelt? Wie sollte man sonst eine Besprechung abhalten, wenn nicht im Team? Sei’s drum. Hier erklärt die Chefin von projectmanager.com, wie Sie das machen können:

BTW: projectmanager.com hat einen eigenen Videokanal auf Youtube. Stöbern Sie doch dort ein bisschen herum Vielleicht ist das eine oder andere dabei.

 

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Don’t Suck at Meetings!

Normalerweisen lesen Sie im Toolblog deutsche Überschriften. Allerdings weiß ich nicht, wie “Don’t Suck at Meetings” druckreif zu übersetzen ist. Schließlich möchte ich mit dem Toolblog nicht auf den Index kommen. Sagen wir es so: In der Infografik mit diesem Titel geht es um diverse Untugenden, die Besprechungen zu einem der übelsten Zeitdiebe überhaupt machen.

Don't suck at meetings

Offensichtlich war diese Infografik so erfolgreich, dass die Macher mittlerweile eine gleichnamige Website erstellt haben. Sie finden dort allerhand, Zitate, Erfahrungen und Meinungen zum Thema Besprechungen. Wenn Sie wollen, können Sie sich auch mit eigenen Beiträgen beteiligen. Vielleicht wird die Seite noch einmal eine Schatzsammlung und kann als inspirierende Quelle für Karikaturen á la Dilbert oder TV-Serien wie Stromberg dienen.

 

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Wie Sie Ihre Besprechungen kürzen

Wenn ich in meinen Workshops zur Selbstorganisation nach den berüchtigten “Zeitfressern” frage, stehen Besprechungen in der Hitliste weit oben. Angesprochen werden in der Regel Ineffektivität (man macht das Falsche) als auch Ineffizienz (man macht es falsch) von Meetings.

Insbesondere gegen Ineffizienz hilft Methodensicherheit bei den Besprechungsleitern. Es reicht eben nicht, die Agenda zu verschicken und dann mehr oder weniger gut fachlich vorbereitet in den Besprechungsraum zu gehen. Vielmehr sollte man sich vorher überlegt haben, welche Werkzeuge zum Einsatz kommen sollen. Am besten schreibt man sich zuvor ein Drehbuch.

Fred Kofman hat sich  Gedanken zu ineffizienten Besprechungen gemacht und rät “Cut Your Meeting Time by 90%“. In dem Artikel behauptet er: “The only goal for a meeting is “to decide and commit.”” Ich halte das, mit Verlaub, für Unsinn. Für mich gibt es vier hauptsächliche Gründe oder besser Zwecke für Meetings:

  1. Informationen geben
  2. Ideen finden
  3. Probleme lösen
  4. Entscheidungen treffen

Allerdings gibt es für diese vier Ziele auch verschiedene Werkzeuge. Schließlich schlagen wir einen Nagel ja auch nicht mit einer Kneifzange in die Wand.

BTW: Für die Teilnahme an einer Besprechung gibt es nach Harrison Owen, dem Schöpfer der Open Space Technolog, nur zwei zwingende Gründe: Entweder Sie können etwas beitragen oder etwas lernen. Sollte keiner der beiden Gründe zutreffen, gehen Sie besser wieder an Ihren Schreibtisch und widmen sich Ihren eigentlichen Aufgaben.

 

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Besprechungstipps von Donald Rumsfeld

Kennen Sie Donald Rumsfeld noch? Genau, das war der Sympathieträger aus der Regierungsmannschaft von George Bush, der als Verteidigungsminister maßgeblich den Einmarsch in den Irak vorantrieb. Ein Charmebolzen, der damals mit seiner Unterscheidung zwischen dem alten und dem neuen Europa für hohen Unterhaltungswert sorgte. Genau dieser hat in einem Beitrag ein paar Tipps für effiziente Besprechungen veröffentlicht: Donald Rumsfeld’s Rules for Successful Meetings. Seine Ratschläge lauten wir folgt:

  1. Überlegen Sie, ob Sie überhaupt ein Meeting benötigen
  2. Stellen Sie sich hin, dann trödeln Sie auch nicht herum
  3. Achten Sie auf eine begrenzte Teilnehmerzahl
  4. Starten und beenden Sie Besprechungen pünktlich
  5. Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Sicht der Dinge darzustellen
  6. Achten Sie auf relevante Informationen
  7. Achten Sie auf eventuell auftretenden Groupthink (Definition)
  8. Fassen Sie am Ende die entscheidenden Punkte noch einmal zusammen

Ich habe hier nur noch einmal die Tipps in Überschriften zusammengefasst. Interessant ist, wie Rumsfeld seine Hinweise zu effizienten Meetings kommentiert. Mäuschen in seinen Besprechungen möchte ich gerne einmal sein, Teilnehmer weniger. Es gibt Menschen, die betreten einen Raum, und es herrscht sofort gute Laune. Und es gibt Menschen, die lassen bei dieser Gelegenheit die Raumtemperatur schlagartig um mehrere Grad sinken. Entscheiden Sie selbst, zu welchem Menschenschlag Rumsfeld gehören mag.

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