Kategorie-Archiv: Besprechungen

Besprechungen: Gehen statt stehen statt sitzen

Unsere Besprechungen werden oft mit dem Wort “Sitzungen” besser unschrieben. Schließlich sitzen wir zumeist während unserer Meetings. “Sich de Arsch broit hocka”, sagt dazu der Schwabe. Nun wissen wir, dass dieses ständige Sitzen sehr ungesund ist. So ungesund, dass Nilofer Merchant es als das “Zigaretten rauchen unserer Generation” bezeichnet hat. Aus diesem Grund fordert Sie: Kill Your Meeting Room — The Future’s in Walking and Talking. Ich meine, Sie hat durchaus recht und es gibt noch andere Argumente für das Gehen außer den Gesundheitsaspekt. Gehen fordert die Durchblutung, das wiederum hilft beim Denken und der Rhythmus der Schritte ist außerdem gut für die gemeinsame Wellenlänge, in Fachkreisen auch Rapport genannt.

In diesem TED-Video erläutert Nilofer ihre Meinung: Got a meeting? Take a walk!

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10 Tipps für eine gute Besprechung

Besprechungen stehen ganz oben auf der Hitliste der Zeitdieben. Ein Evergreen sozusagen. Nun halte ich nichts davon, Besprechungen generell zu verteufeln. Wie wir wissen, findet menschliche Kommunikation nicht nur auf der Sachebene statt sondern auch auf der Beziehungsebene. Wir brauchen Besprechungen, allerdings keine, die mangelhaft vorbereitet und schlecht durchgeführt sind. Auf facilitate.com finden Sie “10 Tips for Good Meeting Design“. Hier die Tipps:

  1. Planen Sie die Besprechung sorgfältig
    Planen ist mehr als nur die Agenda. Wenn Sie der Besprechungsleiter sind, sollten Sie über ein Drehbuch nachdenken.
  2. Denken Sie an die 3 wesentlichen Bestandteile einer Besprechung:
    1. Ziele: Was soll dabei herauskommen?
    2. Teilnehmer: Bedürfnisse, Aufgaben, Beziehungen?
    3. Werkzeuge: Welche Methoden führen effizient zum Ziel?
  3. Machen Sie den Erfolg messbar
  4. Beschränken Sie die Teilnehmerzahl
    Grundsatz: So wenig wie möglich, so viel wie nötig
  5. Denken Sie an Zweck, Menschen, Prozess und den Ablauf
    (Purpose, People, Process, Progress)
  6. Legen Sie die Verantwortlichkeiten des Einladenden fest
    Nein, das ist nicht zwangsläufig der Besprechungsleiter!
  7. Legen Sie die Verantwortlichkeiten der Teilnehmer fest
  8. Wie können sich die Teilnehmer vorbereiten, damit im Meeting konzentriert gearbeitet werden kann?
  9. Überlegen Sie, wie die Diskussion der einzelnen Tagesordnungspunkte erfolgen soll
  10. Wie soll die Besprechung nachbereitet werden? Welche Aktivitäten sollen folgen?

Es lohnt sich, den Artikel zu lesen, denn es gibt zu jedem Tipp entsprechende Hintergrundinformationen. Man merkt dem Beitrag an, dass er von professionellen “Facilitators” verfasst wurde, denn er geht über die üblichen Binsenweisheiten hinaus.

Meeting

[Foto von Andrew Magill  [via flickr]]

 

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Wie Sie Teambesprechungen gestalten

Ist das eigentlich nicht doppelt gemoppelt? Wie sollte man sonst eine Besprechung abhalten, wenn nicht im Team? Sei’s drum. Hier erklärt die Chefin von projectmanager.com, wie Sie das machen können:

BTW: projectmanager.com hat einen eigenen Videokanal auf Youtube. Stöbern Sie doch dort ein bisschen herum Vielleicht ist das eine oder andere dabei.

 

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Don’t Suck at Meetings!

Normalerweisen lesen Sie im Toolblog deutsche Überschriften. Allerdings weiß ich nicht, wie “Don’t Suck at Meetings” druckreif zu übersetzen ist. Schließlich möchte ich mit dem Toolblog nicht auf den Index kommen. Sagen wir es so: In der Infografik mit diesem Titel geht es um diverse Untugenden, die Besprechungen zu einem der übelsten Zeitdiebe überhaupt machen.

Don't suck at meetings

Offensichtlich war diese Infografik so erfolgreich, dass die Macher mittlerweile eine gleichnamige Website erstellt haben. Sie finden dort allerhand, Zitate, Erfahrungen und Meinungen zum Thema Besprechungen. Wenn Sie wollen, können Sie sich auch mit eigenen Beiträgen beteiligen. Vielleicht wird die Seite noch einmal eine Schatzsammlung und kann als inspirierende Quelle für Karikaturen á la Dilbert oder TV-Serien wie Stromberg dienen.

 

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Wie Sie Ihre Besprechungen kürzen

Wenn ich in meinen Workshops zur Selbstorganisation nach den berüchtigten “Zeitfressern” frage, stehen Besprechungen in der Hitliste weit oben. Angesprochen werden in der Regel Ineffektivität (man macht das Falsche) als auch Ineffizienz (man macht es falsch) von Meetings.

Insbesondere gegen Ineffizienz hilft Methodensicherheit bei den Besprechungsleitern. Es reicht eben nicht, die Agenda zu verschicken und dann mehr oder weniger gut fachlich vorbereitet in den Besprechungsraum zu gehen. Vielmehr sollte man sich vorher überlegt haben, welche Werkzeuge zum Einsatz kommen sollen. Am besten schreibt man sich zuvor ein Drehbuch.

Fred Kofman hat sich  Gedanken zu ineffizienten Besprechungen gemacht und rät “Cut Your Meeting Time by 90%“. In dem Artikel behauptet er: “The only goal for a meeting is “to decide and commit.”” Ich halte das, mit Verlaub, für Unsinn. Für mich gibt es vier hauptsächliche Gründe oder besser Zwecke für Meetings:

  1. Informationen geben
  2. Ideen finden
  3. Probleme lösen
  4. Entscheidungen treffen

Allerdings gibt es für diese vier Ziele auch verschiedene Werkzeuge. Schließlich schlagen wir einen Nagel ja auch nicht mit einer Kneifzange in die Wand.

BTW: Für die Teilnahme an einer Besprechung gibt es nach Harrison Owen, dem Schöpfer der Open Space Technolog, nur zwei zwingende Gründe: Entweder Sie können etwas beitragen oder etwas lernen. Sollte keiner der beiden Gründe zutreffen, gehen Sie besser wieder an Ihren Schreibtisch und widmen sich Ihren eigentlichen Aufgaben.

 

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Besprechungstipps von Donald Rumsfeld

Kennen Sie Donald Rumsfeld noch? Genau, das war der Sympathieträger aus der Regierungsmannschaft von George Bush, der als Verteidigungsminister maßgeblich den Einmarsch in den Irak vorantrieb. Ein Charmebolzen, der damals mit seiner Unterscheidung zwischen dem alten und dem neuen Europa für hohen Unterhaltungswert sorgte. Genau dieser hat in einem Beitrag ein paar Tipps für effiziente Besprechungen veröffentlicht: Donald Rumsfeld’s Rules for Successful Meetings. Seine Ratschläge lauten wir folgt:

  1. Überlegen Sie, ob Sie überhaupt ein Meeting benötigen
  2. Stellen Sie sich hin, dann trödeln Sie auch nicht herum
  3. Achten Sie auf eine begrenzte Teilnehmerzahl
  4. Starten und beenden Sie Besprechungen pünktlich
  5. Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Sicht der Dinge darzustellen
  6. Achten Sie auf relevante Informationen
  7. Achten Sie auf eventuell auftretenden Groupthink (Definition)
  8. Fassen Sie am Ende die entscheidenden Punkte noch einmal zusammen

Ich habe hier nur noch einmal die Tipps in Überschriften zusammengefasst. Interessant ist, wie Rumsfeld seine Hinweise zu effizienten Meetings kommentiert. Mäuschen in seinen Besprechungen möchte ich gerne einmal sein, Teilnehmer weniger. Es gibt Menschen, die betreten einen Raum, und es herrscht sofort gute Laune. Und es gibt Menschen, die lassen bei dieser Gelegenheit die Raumtemperatur schlagartig um mehrere Grad sinken. Entscheiden Sie selbst, zu welchem Menschenschlag Rumsfeld gehören mag.

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Typen in Besprechungen

Wir mögen es, unsere Mitmenschen in Schubladen zu stecken. Eine bekannte Typensammlung für Besprechungen stammt von der Arbeitsgemeinschaft der deutschen Schülervertretungen (!) aus dem Jahr 1954. Im “Besprechungszoo” beschreiben Tierbilder die unterschiedlichen Charaktere der Besprechungsteilnehmer. Ulrich Grannemann beschreibt den Besprechungszoo in einem einschlägigen Artikel, das originale Bild können Sie bei Klaus Vogler bewundern.

Nate Bold nimmt die Idee von den unterschiedlichen Besprechungstypen noch einmal auf: How People Sit in Meetings and What it Really Means. Mir gefällt sein Artikel ausnehmend gut, noch besser aber gefallen mir seine Visualisierungen. Schauen Sie sich seinen Beitrag einmal an und lassen Sie sich überraschen!

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Der Unterschied zwischen einem World Café und einem Knowledge Café

Ich denke, mittlerweile habe ich mir in einschlägigen Kreisen den Ruf eines Korinthenkackers hart erarbeitet. Immer wieder belächelt man mich oder verdreht die Augen, wenn ich mich nicht damit abfinden will, dass Open Space Konferenzen und Barcamps in einen Topf geworfen werden. Dabei sehe ich die Gemeinsamkeiten durchaus, aber ich sehe eben auch die Unterschiede. Und für mich sind das “Unterschiede, die den Unterschied machen”, um es mit einem Zitat von Gregory Bateson auszudrücken.

Offensichtlich existieren derartige Unterschiede auch zwischen den Formaten “World Café” und “Knowledge Café”. Zumindest meint dies der Erfinder des letzteren, David Gurteen. Die Unterschiede benennt er in seinem Artikel “Some differences between the knowledge cafe and the world cafe”. Laut Gurteen gibt es im Gegensatz zum World Café im Knowledge Café

  1. Keine Gastgeber
  2. Keine Flipcharts
  3. Kein Herumwandern zwischen den Tischen als Gruppen

Da kann man mal sehen. Vielleicht finden Sie die Unterschiede gering, Gurteen findet sie immerhin so gravierend, dass er einen eigenen Beitrag darüber verfasst hat (s. Bateson). Übrigens ist mit der Unterscheidung keinesfalls eine Wertung verbunden, wie uns Korinthenkackern immer wieder heimlich unterstellt wird. Gurteen meint:

That’s not to say that the one process is better or worse than the other. Which format to chose should rest on the purpose of the cafe. And both cafe formats should always be adapted and blended to suit their purpose.

So ist es. Nicht besser, nicht schlechter, sondern anders.

 

AD - World Cafe 4

 

Bild von Sociate (Jerry Michalski) via Flickr

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Besprechungstipps aus dem Hause Brother

Besprechungen ziehen sich manchmal dahin wie zäher Kleister. Die Firma Brother, die wir alle als Büromaschinenhersteller kennen, gibt Ihnen nun “5 Tipps zur Beschleunigung Ihrer Besprechungen”. Ehrlich gesagt, finde ich die Tipps eher banal, bis auf einen:

Bitten Sie um eine Agenda!

Stimmt eigentlich. Wann immer Sie aufgefordert werden, an einem Meeting teilzunehmen, sollten Sie darauf bestehen, dass Sie die Tagesordnung bekommen. Schließlich ist es Ihre Zeit, die eventuell vergeudet wird. Nun gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Es gibt gar keine Tagesordnung. Dann gehen Sie nicht hin. Eine Fahrt ins Blaue gehört in die Freizeit, nicht ins Büro.
  2. Denken Sie beim Blick auf die Agenda an den Hinweis von Harrison Owen, dem Schöpfer der Open Space Technology. Es gibt nur zwei Gründe, an einer Besprechung teilzunehmen. Entweder Sie können etwas beitragen oder Sie können etwas lernen. Dazwischen gibt es nichts. So einfach ist das.

Ich bin mir sicher, auf diese Weise trennt sich die Spreu vom Weizen.

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