Archiv für den Autor: Stephan List

Die Tweets der Woche (KW 27/15)

Die vergangene Woche habe ich mich voll darauf konzentriert, weitere Kurseinheiten zu meinen E-Kurs zur Selbstorganisation zu schreiben. Ich bin gut vorangekommen, wenn auch nicht so weit, wie ich mir vorgenommen hatte

Sei’s drum, hier die Tweets der Woche:

Weiterlesen

Hinterlasse eine Antwort

Achten Sie auf Ihren blinden Fleck!

Können Sie sich noch an den „Blinden Fleck“ aus dem Biologieunterricht erinnern? Wenn nicht, ist das auch nicht schlimm, denn dann hilft uns die allwissende Wikipedia auf die Sprünge:

Blinder Fleck (Auge), die Stelle im Gesichtsfeld, an der keine Aufnahme von Lichtreizen möglich ist.

Im Artikel steht dann weiter: “Normalerweise wird der Blinde Fleck nicht zur Kenntnis genommen […]“. Das heißt im Klartext, dass wir in der Regel gar nicht merken, dass wir einen solchen Blinden Fleck haben. Die Psychologie hat den Begriff übernommen (ebenfalls Wikipedia):

Blinder Fleck (Psychologie), Teil des Selbst, der von der Person bei sich selbst nicht wahrgenommen wird.

Judith E. Glaser überträgt den Begriff in die Kommunikation und benennt 5 „Conversational Blind Spots“:

  1. Die Annahme, andere sähen, fühlten, dächten genau so wie wir
  2. Die Unfähigkeit zu realisieren, dass wir mit Angst, Vertrauen und Misstrauen die Realität interpretieren und somit die Weise, wie wir über sie reden
  3. Die Unfähigkeit, sich in den anderen hinein zu versetzen, wenn wir sauer oder ängstlich sind
  4. Die Annahme, dass wir meinen, uns zu erinnern, was der andere gesagt hat. Tatsächlich erinnern wir uns nur an das, was er unserer Meinung nach gesagt hat
  5. Die Annahme, dass die Bedeutung der Aussage vom Sender statt vom Empfänger bestimmt wird

Judith empfiehlt uns auch ein paar Verhaltensweisen, wie wir den Folgen dieser Blinden Flecken entgehen können:

  • Aufmerksam sein und dem anderen mehr Raum im Gespräch geben
  • Diesen Raum durch offene Fragen teilen und dadurch die eigene Neugier aufrecht erhalten
  • Zuhören, um zu verbinden und nicht um zu urteilen oder abzulehnen
  • Nachhaken um tieferes Verstehen und engere Beziehung zu ermöglichen

Mich erinnern ihre Tipps an die drei Stufen der Wahrnehmung:

  1. Beobachten
  2. Deuten
  3. Bewerten

Vielleicht ist es im Gespräch unmöglich, auf der Stufe 1 “Beobachten” inne zu halten und auf das Deuten und Bewerten zu verzichten, aber wir sollten uns unserer Blinden Flecken bewusst sein. Nur so können wir unsere festgefahrenen Ansichten gegebenenfalls korrigieren.

Hinterlasse eine Antwort

Ein Aufgabenboard in Gmail

Für mich ein Musskriterium für die Verwendung einer oder mehrerer Apps zur Arbeitsorganisation ist die Zusammenarbeit von E-Mail-Programm und Aufgabenmanager. Es geht ganz einfach darum, aus einer E-Mail eine Aufgabe zu machen. Momentan kenne ich nur zwei ernst zu nehmende Programme, bei denen das reibungslos funktioniert: MS Outlook und Lotus Notes. Falls man nicht über ein integriertes Informationsmanagementsystem verfügt, kann man sich zumindest damit helfen, dass man die E-Mail zum Aufgabenmanager weiterschickt, sofern dieser das zulässt. Toodledo kann das, Todoist auch. Aber wie gesagt, sehr elegant ist das nicht.

Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Art von Personal Kanban organisieren und außerdem Gmail das Postprogramm Ihrer Wahl ist, dann ist vielleicht Sortd die richtige Software für Sie. Mit Sortd können Sie Ihre empfangenen E-Mail in vorstrukturierte Listen überführen. Wenn Sie hierbei an Trello denken, dann liegen Sie nicht falsch.

Um besser verstehen zu können, wie Sortd funktioniert und wie es verwendet wird, lesen Sie den Artikel von Mihir Patkar: Turn Gmail Into A Trello-Like Task Board With Sortd. Hier ist schon einmal ein Vorgeschmack per Video:

1 Antwort

Jan Fischbach über die optimale Auslastung

Vor einigen Wochen habe ich auf den Vortrag von Gunter Duck auf der diesjärigen re:publica hingewiesen, in dem er mit mathematischen Methoden den Sinn und Unsinn von Auslastungsgraden untersucht.

Jan Fischbach hat Duecks Idee noch einmal aufgegriffen und vertieft sie in seinem lesenswerten Beitrag “Warteschlangen im Management“. Er schreibt:

Gunter Duecks Empfehlung ist, die Auslastung unter 85% zu drücken. Ich gehe da noch weiter und schlage 75% vor. Eine Auslastung von 75-80% bedeutet, grundsätzlich einen Tag in der Arbeitswoche oder eine Woche in einem Monat freizuhalten.

Lassen Sie sich das bitte auf der Zunge zergehen. Das ist keine Lehrmeinung aus der Managementtheorie oder der Betriebswirtschaft, sondern schlicht Mathematik.

So, das musste mal gesagt werden!

Hinterlasse eine Antwort

Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit Produktivität

Vor einigen Tage erschien im ToolBlog ein Artikel mit dem Titel “Wieviel Zeit verschwenden Sie mit Produktivität?“. Offensichtlich habe ich mit dem Beitrag ins Schwarze getroffen, denn er wurde in kurzer Zeit sehr oft verlinkt bzw. weitergezwitschert.

Nun bin ich über ein Video gestolpert, in dem Gina Trapani, die Gründerin des Blogs „Lifehacker“ und David Allen vor „Productivity Porn“ warnen: Stop Wasting Time Getting Productive. So nennen sie die übertriebenen Beschäftigung mit Produktivitätstools. Dem kann ich mich nur anschließen. Nehmen Sie das, was Sie haben und lernen Sie den Gebrauch dieses Werkzeugs.

 

Hinterlasse eine Antwort

„Do it Tomorrow“ in der Kurzübersicht

Besonders im Vereinigten Königreich ist Mark Forster eine große Nummer im Zeitmanagement. Auch hier auf dem ToolBlog gab es schon einige Artikel zu diesem Autor:

Sein wohl erfolgreichstes Buch ist sicherlich „Do it Tomorow“. Ich bin dieser Aufforderung gefolgt und so liegt das Büchlein schon geraume Zeit bei mir im Bücherschrank. Angefangen mit dem Lesen hatte ich schon, doch wie bei so vielen Autoren dieses Genres, ist sein Schreibstil nicht gerade nervenzerfetzend.

Wenn es Ihnen genau so geht wie mir dann naht vielleicht jetzt die Rettung in Form einer Zusammenfassung: Do It Tomorrow – A Brief Summary. Wir können ja das Buch dann immer noch lesen. Allerdings ist es meines Wissens nach bislang nicht in Deutsch erschienen.

Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management

Price: EUR 5,90

3.6 von 5 Sternen (5 customer reviews)

32 used & new available from EUR 0,86

Hinterlasse eine Antwort

Ihre Planung auf einen Blick

Ich finde es sehr angenehm, auf einem Blick zu sehen, welche Aufgaben an einem Tag zu erledigen sind. Das fängt bei mir schon mit der Formulierung der Aufgaben an, die bei mir immer mit einem spezifischen Verb beginnen. Das ist nicht immer schönes Deutsch, aber praktisch allemal. Beispiele:

  • Schreiben: E-Mail wegen Reklamationsstatistik 1/15
  • Vereinbaren: Termin wegen Besprechung
  • Anrufen: Dr. Meier-Schulze wegen Rezept

Auf diese Weise sehe ich sofort, was zu tun ist.

Als Übersicht für die anstehenden Tätigkeiten verwende ich die Aufgabenleiste in Outlook. Sie dient mir als Cockpit für den heutigen Arbeitstag und ist für mich das wichtigste Instrument für die Aufgabenplanung.

Dennoch schreibe ich mir manchmal zusätzlich wichtige Aufgaben auf einen Zettel. Überflüssig, weil doppelt gemoppelt. Eigentlich. Aber Julie Morgenstern von der New York Times hat eine Erklärung dafür:

The act of writing down and checking off a task can serve to “emblazon” it in your mind and offer positive reinforcement that is both visual and tactile.

Vermutlich ist es das. Und es gibt ja auch genug Autoren, die dem Schreiben mit dem Stift eine besondere Bedeutung beimessen.

Wenn Sie Ihre Aufgaben mit einem Blick überschauen und gleichzeitig mit Papier und Stift arbeiten möchten, dann hat Mihir Patka einige Vorschläge für Sie: 7 Single-Page Productivity Planners To Organize Your To-Do List. Jede dieser Vorlagen hat unterschiedliche Schwerpunkte. Das Storyline Productivity Schedule verfolgt eher den Ansatz der mentalen Fokussierung, der Productiviy Jumpstarter den Ansatz des Time-Boxing, bekannt geworden durch die Pomodoro-Technik. Über den Emergent Task Planer habe ich bereits im ToolBlog berichtet.

Wie gesagt, wenn die Handschrift Ihr Ding ist, probieren Sie eine dieser Vorlagen aus. Vielleicht berichten Sie sogar über Ihre Erfahrungen? Ich würde mich freuen.

Hinterlasse eine Antwort

Das Karteikartensystem von Ryan Holiday und der Zettelkasten nach Niklas Luhmann

Wir Menschen haben bekanntlich 5 verschiedene Sinneskanäle, von denen wir manche offensichtlich bevorzugen. So gibt es auditive oder visuelle Menschen. Oder eben auch Haptiker, die den Tastsinn bevorzugen. Meine liebe Frau gehört dazu. Während ich beispielsweise als visueller Typ Vokabeln mit dem elektronische Vokabelkasten und dem Rechenknecht memoriere, bevorzugt meine Frau einen „richtigen“ mit Karteikarten aus Papier.

Ryan Holiday scheint ebenfalls ein Haptiker zu sein. In seinem Artikel “The Notecard System: The Key For Remembering, Organizing And Using Everything You Read“ beschreibt er, wie er mit Karteikarten seine persönliche Datenbank organisiert hat. Offensichtlich mit Erfolg, denn Dank der Hilfe seines Ordnungssystems war er in der Lage in drei Jahren drei Bücher zu publizieren. Ob das wirklich auf seine Kartei zurückzuführen ist, weiß ich nicht, er behauptet es zumindest.

Interessant finde ich, wie Ryan Bücher während des Lesens durcharbeitet. Dabei schreibt er Bemerkungen in das Buch und markiert die entsprechenden Seiten mit Eselsohren oder Post-it-Notes. Ein paar Tage nach Beendigung der Lektüre überträgt er die Zitate in seine Kartei.
Ryan beschreibt auch, wie er die Karteikarten mit Ordnungsbegriffen für das leichte Wiederfinden versieht: Er schreibt den Begriff in die obere Ecke. Falls es mehrere Begriffe/Kategorien gibt, schreibt er diese Karten mehrfach.

Gerade für das Durcharbeiten von Fachbüchern finde ich die Vorgehensweise von Ryan sehr nützlich. Falls Sie nicht zu den Haptikern gehören, dann können Sie ja immer noch Notizen in Evernote & Co. anlegen.

Ein Gegenstück zu diesem System hatte ich im ToolBlog schon einmal beschrieben: Den Zettelkasten von Niklas Luhmann. Hier erklärt dieser sein System.

Vielleicht sollte ich noch einmal festhalten, dass Genies oft unordentlich sind, aber unordentliche Menschen nicht unbedingt zu den Genies gehören.

Übrigens gibt es auch den Zettelkasten nach Luhmann auch als Software für alle Plattformen, zur Verfügung gestellt von Daniel Lüdecke. Hier stimmt es wirklich: Der Name ist Programm: Zettelkasten.

Zu der Methode Zettelkasten gibt es übrigens auch ein eigenes Weblog von Christian Tietze. Wie es heißt, ahnen Sie sicher schon.

1 Antwort

Andere Länder, andere Sitten: Eine Übersicht

Wenn ich die letzten 20 Jahre Training Revue passieren lasse, dann stelle ich fest, dass meine Teilnehmer mittlerweile ordentlich in der Welt herumkommen. Kaum jemand, der nicht während des Studiums ein Auslandssemester absolviert hat oder von der Firma nach Übersee entsandt wurde. Auch kann ich immer mehr Teilnehmer aus anderen Ländern, meist aus dem asiatischen Raum, willkommen heißen.

Auch wenn die Welt immer kleiner wird und wir uns aufeinander einstellen, so sind die Regeln des Anstands doch recht unterschiedlich. CT Business Travel hat die wichtigsten auf einer Infografik zusammengefasst: Business Etiquette Around The World.

Die Grafik ist sehr schön und informativ, lässt sich aber mit dem angegebenen Code leider nicht einbetten. Schade.

Hinterlasse eine Antwort