Archiv für den Autor: Stephan List

Die Google-Bibel: Effizient arbeiten mit Google Tools

Vor einigen Tagen hat mich ToolBlog-Leser Jürgen Plieninger auf einen Umstand hingewiesen, der mir, ahem, etwas peinlich ist. In dem Artikel “Alles über Google: Der Google Guide” hatte ich auf eine Website hingewiesen, die ganz offensichtlich gewaltig in die Jahre gekommen ist. Leider muss ich zugeben, dass ich überhaupt nicht auf die Jahresdaten geachtet habe.
Nun ja, wie auch immer, nach Begriffen des Computerzeitalters stammt die von mir empfohlene Seite aus der Bronzezeit. Ich bitte diesen Lapsus zu entschuldigen.

Mit einer Literaturempfehlung möchte ich diese Scharte wieder auswetzen. Jochen und Markus Hegele haben ein Buch zu den Programmen rund um Google geschrieben, das so aktuell ist wie ein Buch nur sein kann: Effizient arbeiten mit Google Tools.

Obwohl das Buch nicht als Schwarte, sondern durchaus schlank daher kommt, werden dennoch so ziemlich alle Themen rund um die Software-Angebote von Google behandelt. Sie erfahren:

  • wie Sie Ihr persönliches Informationsmanagement mit Google-Werkzeugen gestalten können (E-Mail, Kontakte, Termine und Aufgaben),
  • wie Sie mit anderen Zeitgenossen via Hangout kommunizieren können,
  • was Sie alles mit Google+ anstellen können und wie Sie es einrichten,
  • wie Sie Google Drive sinnvoll nutzen können.

Das ist nur eine Auswahl. Sie finden auch Informationen über Teamseiten, Foren, den Browser Chrome und einige Empfehlungen für Google Apps. Hinweise auf Links auf weiterführende Informationen und Anwendungen runden den Inhalt ab.

Was mir an diesem Buch besonders gefällt, ist die Dosierung der Informationen. In einem flotten Stil geschrieben, bekommen Sie alle Informationen, die Sie für einen soliden Einstieg in die jeweilige Anwendung brauchen. Nicht mehr und nicht weniger. Dabei verlieren sich die Autoren nicht in der Beschreibung einzelner Features oder Menüpunkte, sondern behalten die praktische Anwendung stets im Auge.

Kurz und klein: Mir gefällt dieses Buch. Es liegt bei mir griffbereit auf dem Schreibtisch zum Nachschlagen für alle Google-Fälle.

BTW:
An dieser Stelle hätte ich gerne ein Bild des Buches mit einem Link zu Amazon eingefügt. Leider funktioniert das nicht mit den Hilfsmitteln, die von Amazon zur Verfügung gestellt werden. Wegen Reichtum geschlossen.

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Nur 10 Folien – Mehr brauchen Sie nicht für Ihren Pitch

Ich mag Denglisch nicht. Aber manchmal möchte ich schon gerne englische Ausdrücke verwenden. “Pitch” ist zum Beispiel viel kürzer und prägnanter als das deutsche “Verkaufsgespräch“. Allerdings trifft das “Verkaufsgespräch” den englischen Ausdruck nicht immer. Manchmal ist mit Pitch auch ein Agenturpitch gemeint. Ähnlich zwar, aber nicht dasselbe.

Letzteren hat Guy Kawasaki wohl im Sinn gehabt als er seinen Artikel “The Only 10 Slides You Need in Your Pitch” geschrieben hat. Auch hier folgt Guy ganz konsequent seiner 10/20/30-Regel:

  1. Nicht mehr als 10 Folien
  2. Dauer unter 20 Minuten
  3. Schriftgröße mindestens 30 pt

Eine Infografik zeigt, wie diese Regel auf einen “Pitch” angewandt wird. Schauen Sie hier:

Weiterlesen

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Podcast 016: Im Gespräch mit Frank Blome

Diesmal habe ich mit Frank Blome über Projektmanagement gesprochen.
Themen waren unter anderem:

  • Die Entstehungsgeschichte der ProjectWizards
  • Über die Projektmanagementsoftware Merlin Project und wie der Name entstanden ist
  • Was das Neue beim neuen Merlin ist
  • Warum Software mit jeder Version immer komplizierter wird (Beispiel Evernote)
  • Dezentrale Teams und wie man sie führt
  • Chatkultur im Team und die dazu gehörende Software
  • Wie man im Team Verbindlichkeit herstellt und man Aufgaben erledigt
  • Rollen bei den ProjectWizards: Verkäufer, Trainer, Botschafter
  • Wie sich Frank selbst organisiert
  • Warum er öfters in San Francisco ist

Hier die Links zum Podcast:

Viel Spaß beim Hören!

 

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10 Erkenntnisse aus 70 Stunden TED

Sie alle kennen die TED Talks. Unter diesem Label werden Vorträge veröffentlicht, die auf den TED-Konferenzen gehalten werden. Natürlich sind da auch Referate dabei, die sich mit persönlicher Produktivität beschäftigen.

Chris Bailey scheint sich gerne der Selbstkasteiung hinzugeben und hat in einer Woche 70 Stunden Videos mit einschlägigen Präsentationen angeschaut. Seine Erkenntnisse daraus hat er in 10 Punkten zusammengefasst: 10 things I learned about productivity watching 70 hours of TED talks last week. Hier seine gesammelten Lernerfahrungen:

  1. Koffein erhöht Konzentration und bringt Energie. Aber nur, wenn es auf die richtige Weise zuführt
  2. Halten Sie nach Meinungen Ausschau, die im Gegensatz zu Ihren eigenen stehen
  3. Einer der besten Wege, mit Menschen in Kontakt zu kommen, ist der Humor
  4. Meditation gibt Ihnen Perspektive, erlaubt eine einfachere Informationsverarbeitung und fährt Sie runter
  5. Es lohnt sich, sehr defensiv mit der eigenen Zeit umzugehen
    (Seine Bemerkung dazu habe ich allerdings nicht verstanden.)
  6. Sie benötigen 50 – 75% Ihrer Aufmerksamkeit um einen TED Talk, einen Podcast oder ein Audiobook zu hören
  7. Neugier ist das kraftvollste, was Sie besitzen
  8. Treten Sie einen Schritt zurück und genießen Sie Ihre Erfolge
  9. Pausen machen Sie produktiver als Sie glauben
  10. Wenn Sie sich inspirieren lassen möchten, dann umgeben Sie sich mit inspirierenden Menschen

Wie gesagt, die Nummer 5 habe ich nicht verstanden, die anderen leuchten mir unmittelbar ein. Mit der Humornummer wäre ich etwas vorsichtig. Nicht jeder hat den gleichen Humor wie man selbst. Wobei: In Kontakt kommt man damit immer. Nur vielleicht nicht so, wie man möchte.

Ein Verzeichnis der TED Talks finden Sie hier. Auch hier gilt: Es ist nicht alles Gold, was glänzt.

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E-Mails: Out of Office. Und danach?

Die Tipps für den Umgang mit der E-Mail-Flut sind unüberschaubar. Dennoch stößt man immer wieder einmal auf durchaus interessante Kniffe. Unter dem Titel “Die große Post-Flut” beantwortet Kathrin Fromm einige Fragen um das Thema “E-Mails in Abwesenheit”.  Erörtert wird zum Beispiel, ob man die E-Mails einfach ungelesen löschen darf (Nein) oder wann die Elektropost nach dem Urlaub beantwortet sein muss.

Diese Kniffe fand ich hilfreich:

  • Die Viertel – Regel (S. Hess):
    Die Frist für die Beantwortung der Urlaubsmail beträgt ein Viertel des Urlaubs. Bei vier Wochen Urlaub also eine Woche usw.
  • Der Hinweis auf die Abwesenheit und eine Bitte (S. Hess):
    “Sollte Ihre Mail ab da und da immer noch relevant sein, senden Sie sie mir bitte noch einmal.” Der Ton macht die Musik.
  • Noch ein Tipp von mir:
    Setzen Sie eine Filterregel für E-Mails mit /CC und verschieben Sie sie in einen eigenen Ordner. So verbleiben nur die Nachrichten im Eingang, die wirklich an Sie direkt gerichtet sind. Die anderen können warten.

Es gibt übrigens auch nützliche Hinweise in den Kommentaren zum Artikel.

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Schlafen Sie Polyphasisch!

In meinem biblischen Alter tritt ein Phänomen auf, dass in Fachkreisen als “senile Bettflucht” bezeichnet wird. Ich kann mich erinnern, dass ich in jungen Jahren (oft zum Ärger meiner Eltern) schlafen konnte, oft bis in die Mittagszeit.

Diese Zeiten scheinen vorbei zu sein. Zwar habe ich keine Probleme mit dem Einschlafen, mit dem Durchschlafen auch nicht, aber morgens um ca. 06:30 Uhr ist die Nacht zu Ende. Dabei ist es völlig schnurz, wann ich am Vorabend zu Bett gegangen bin. Klar, dass bei mir an den Wochenenden “Extreme Couching” einen gewissen Stellenwert bekommen hat.

Dieser Tage bin ich auf das Konzept “Polyphasischer Schlaf” gestoßen. Die allwissende Wikipedia erklärt uns den Begriff:

Polyphasischer Schlaf (oder mehrphasiger Schlaf) ist ein Schlafmuster, bei dem der Schlafbedarf auf mindestens dreimal Schlafen pro Tag verteilt wird.

und weiter:

Zuweilen wird der Begriff auch als künstlich umgestellter Schlafrhythmus des Erwachsenen aufgeführt, wodurch ein Auskommen mit verhältnismäßig wenig Schlaf möglich sein soll.

Wie immer bei derartigen Methoden steht die wissenschaftliche Beweisführung noch aus. Wenn Sie sich mit dem polyphasischen Schlaf näher befassen möchten, dann empfehle ich Ihnen die Website von Dr. Piotr Wozniak. Dort hat er für das Thema eine komplette Abteilung eingerichtet: Polyphasic Sleep: Facts and Myths.

Sie erfahren dort nicht nur etwas über den theoretischen Hintergrund des Konzepts, sondern auch einiges über die Schlafgewohnheiten berühmter Mitmenschen wie Napoleon, Leonardo da Vinci oder Benjamin Franklin.

Wer weiß, vielleicht kann ich mit Polyphasischem Schlaf meine Not zur Tugend machen? Haben Sie Erfahrungen damit?

BTW: Der Schlaf unserer Leni scheint extrem polyphasisch zu sein. ;-)

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Alles über Google: Der Google Guide

Bei Suchmaschinen gilt seit Jahren die eherne Regel:

Es gibt zwei Arten von Suchmaschinen: Google und die anderen

Was hatten wir nicht alles an guten Suchmaschinen: Yahoo, Alta Vista, Lycos, Infoseek usw. Bis dann Google mit seiner bestechenden Einfachheit kam. Suchbegriff eingeben, abschicken und Suchergebnis betrachten. Das war es und bis heute hat sich daran nichts grundlegend geändert.

Was viele allerdings nicht wissen, dass eine einfache Benutzung auf diese Weise dem Fahren eines Autos mit angezogener Handbremse ähnelt. Mit Google kann man viele interessante Dinge tun. So viele, dass Nancy Blachmann eigene eigene Website darüber veröffentlicht hat, den Google Guide. Sie schreibt dazu:

Google Guide is an online interactive tutorial and reference for experienced users, novices, and everyone in between. I developed Google Guide because I wanted more information about Google’s capabilities, features, and services than I found on Google’s website.

Sie können auf dem Google Guide bestimmte Kategorien auswählen oder sich als Beginner, Experte oder Teenager (!) durch den Inhalt klicken.

Es gibt übrigens auch eine deutsche Variante des Google Guides, die von Peter Gasser betreut wird.

Kurzum: Wenn Sie richtig in Google einsteigen oder Ihre Kenntnisse vertiefen möchten, dann wird Ihnen hier geholfen.

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Die 5 Komponenten einer Entscheidung

Von Heinz von Foerster stammt der Satz:

Nur die Fragen, die im Prinzip unentscheidbar sind, können wir entscheiden.

Ich gebe zu, als ich dieses Zitat zum ersten Mal gehört habe, habe ich erst einmal mit dem Kopf geschüttelt. Es handelt sich um einer dieser Sätze, bei denen ich nachhören muss, um sie zu verstehen.

Wie auch immer, Entscheidungen werden unter Unsicherheit getroffen, die Folgen einer Entscheidung müssen wir in der Zukunft ausbaden. Das macht das Entscheidungen fällen so schwierig und unbeliebt. Und weil wir Menschen so verliebt in unseren Verstand sind, gibt es Entscheidungsregeln und -methoden wie Sand am Meer.

Kirstin Miller beschreibt in Ihrem Artikel “5 Components of a Foolproof Decision Making Process“. Die Komponenten sind (Bemerkungen von mir):

  1. Erkenne das Problem hinter der Entscheidung
    Es gilt das MiMo-Prinzip: Mist in, Mist out. Beschreiben Sie das Problem, das eine Entscheidung notwendig macht, so genau wie möglich.
  2. Entwickeln Sie Alternativen
    Hier ist die schiere Menge gefragt. Entwickeln Sie so viel Lösungsmöglichkeiten, wie Ihnen einfallen. Schreiben Sie alle auf, auch wenn Sie Ihnen auf den ersten Blick dämlich erscheinen.
    Denken Sie daran: Die erste Lösung ist nicht die beste, sondern oft nur die erstbeste.
  3. Bewerten Sie die Alternativen
    Werden Sie sich über die Kriterien klar, auf Grund derer Sie Ihre Entscheidung fällen wollen. Warum ist gerade das oder jenes für Sie wichtig?
  4. Treffen Sie Ihre Auswahl sorgfältig
    Wägen Sie Pro und Contra der einzelnen Alternativen auf Grund Ihrer Kriterien sorgsam gegeneinander ab. Achten Sie auf geheime Vorlieben.
  5. Hinterfragen Sie Ihre Entscheidung
    Horchen Sie in sich hinein. Wenn Sie bei der getroffenen Entscheidung immer noch Bauchschmerzen haben, gehen Sie diesem Gefühl unbedingt nach. Was bereitet diese Bauchschmerzen? Bedenken Sie auch ungewollte Folgen Ihrer Entscheidung.

Eines ist klar: Sie können eine Entscheidung noch so sorgfältig vorbereiten, es gibt keine Garantie dafür, dass es die richtige Entscheidung ist. Oder wie Wilhelm Busch sagt:

Ach, daß der Mensch so häufig irrt und nie recht weiß, was kommen wird.

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