ToolBlog

Ich betätige mich hiermit einmal mehr als reiner Briefträger. Es gibt hin und wieder Tweets, die sind für das kurzlebige Gezwitscher einfach zu schade. Hinweise eben, die es wert sind, festgehalten zu werden. So auch zwei Tweets von @thomas_weller:

1. 27 Free Must-have Online Collaboration Tools
2. 15 Free Online Collaboration Tools and Apps

Wie die Titel schon sagen: Es handelt sich um Aufzählungen mehr oder weniger bekannter online-Werkzeuge zur Zusammenarbeit in Projekten. Alle Tools werden in beiden Artikeln zumindest kurz beschrieben. Wenn Sie die Erklärungen lieber auf Deutsch lesen wollen, dann sollten Sie auf web2null eine entsprechende Suchanfrage starten:

• Web 2.0 Suche nach: Projektmanagement und
• Web 2.0 Suche nach: Zusammenarbeit

Jetzt liegt es an Ihnen, herauszubekommen, was zu Ihnen, Ihrem Team und Ihrem Projekt passt.

Momentan bin ich dabei, wieder einmal meine Workshopdesigns zu überprüfen. Aus diesem Grund habe ich heute folgende Frage getwittert (#stfragt):

Was sind die wichtigste Fragen zur Präsentation? Was geht Ihnen im Kopf herum, wenn Sie präsentieren müssen?

Es kamen auch einige Antworten. Vielen Dank dafür:

• Was sollen meine Zuhörer mitnehmen? (@doxanize_chefin)
• Hoffentlich funktioniert die Sch…-technik! (@schnierer)
• Wer sitzt vor mir? Was wollen die hören? Was ist das Ziel (smart)? (@wissenmachtnix)
• kurz; 1 Message … auf Zielgruppe zugeschnittene Mittel und Methoden (@rykerstribe)
• Wie man es schon mal nicht macht: Video; das Tool spielt dabei keine Rolle… (@NWarnecke)
• "Was ist die Idee (in einem Satz!) die ich rüberbringen möchte?" (@implizit)

Wenn Ihnen dazu noch etwas einfällt, würde ich mich über einen Kommentar sehr freuen!

BTW: Ein paar Minuten später war ich schon wieder schlauer und habe die Frage etwas umformuliert.

Wenn Ihr einen Workshop zur Präsentation besuchen wolltet, welche Fragen möchtet Ihr am Ende beantwortet oder geklärt haben?

Die Anworten auf diese Frage nehme ich gerne hier oder auf der Facebook-Seite GTDeutsch entgegen. Ein herzliches TIA!

Eine der Organisationsprinzipien von Getting Things Done ist “Collect” bzw. “Capture”. Es besagt, das alle Informationen an einer Stelle, vorzugsweise dem Eingangskorb, gesammelt werden. Von dort aus werden Sie dann weiter verarbeitet. Im Laufe meiner eigenen Praxis und in meinen Workshops hat sich herausgestellt, dass es Sinn macht, gedanklich zwischen den Informationen selbst (“Stuff”) und den Sammelbehältnissen (“Capture Tools”) zu unterscheiden. Ich will das an meiner eigenen Arbeitsumgebung vorstellen, dann wird das klarer:

• Capture Tool: Stuff
• Kopf: Ideen, Gedanken, Wünsche, Pläne, offene Fragen etc.
• Notizbuch DIN A 4: Besprechungsnotizen, Tagungsaufschriebe, Projektnotizen
• Notizbuch DIN A 6: Spontane Einfälle (z. B. in der Kneipe: Adressen, alle möglichen Notizen und Geistesblitze)
• Diktiergerät: Einfälle während Autofahrten
• Eingangskorb: Papiernes, wie Briefpost, Artikel
• Geldbeutel: Quittungen, Tankrechnungen etc.

Das Ganze findet sein Gegenstück im virtuellen Bereich wieder, allerdings benutze ich dort nur ein Capture Tool, nämlich

• Evernote: Ideen, Gedanken, Wünsche, Pläne, offene Fragen etc.

Ich denke, das Prinzip ist klar geworden. Schauen Sie mal Ihre eigene Umgebung durch: Was sind Ihre Capture Tools? Wo sammeln Sie das anfallende “Zeug”? Beachten Sie:
So wenig Capture Tools wie möglich, so viele wie nötig, lautet die Devise.

Alle Capture Tools landen alle im Eingangskorb (das Papierzeug ist da ohnehin schon), wo sie spätestens zur Wochendurchsicht geleert werden. Wie so etwas geht, zeigt Ihnen der nette Herr zu Anfang dieses Videos:

Der Kopf kommt natürlich nicht in den Eingangskorb. Vielmehr gilt das Prinzip “alles aus dem Kopf”. Er sollte schnellstmöglich geleert werden, z. B. mit einem regelmäßige Mind Sweep. Am besten ist es, Sie schreiben sofort alles auf. Dazu haben Sie ja schließlich Ihr Notizbuch. Oder wie David Allen sagt: Der Kopf ist dazu da, Ideen zu bekommen und nicht, Ideen zu behalten.

Das Netbook war nie als Laptop-Ersatz konzipiert. Vielmehr sollte man unterwegs über das Internet auf die wichtigsten Daten zugreifen können und nebenbei ein kleines bisschen Büroarbeit erledigen ohne sich dabei den Rücken krumm zu schleppen. Eine konsequente Umsetzung des 80/20-Prinzips, wenn Sie so wollen. Allerdings muss man dazu ein paar Kompromisse eingehen. Vor allem der Bildschirm und die Tastatur lassen in der Regel “normales” Arbeiten im Dauerzustand nicht zu. Vor einiger Zeit hat Evan Wondrasek ein paar Werkzeuge vorgestellt, die die Arbeit mit dem Netbook optimieren: 5 Killer Optimization Apps To Maximize Your Netbook’s Potential. Einige davon sind auch auf meinem Samsung NC-10 im Einsatz:

• Winsupermaximize
  Mit diesem Werkzeug können Sie die nutzbare Fläche Ihres Bildschirms vergrößern. Das kann bei den kleinen Netbooks schon Wunder wirken.
• Dropbox
  Ein virtuelle Dateiablage zur Vergrößerung Ihres Speicherplatzes und zum ständigen Zugriff auf Ihre Daten online von unterwegs.
• VirtuaWin
  Ein Programm zur Erstellung und Verwaltung mehrerer Bedienoberflächen. Man kann dann zwischen den Oberflächen hin- und herspringen.
• Daemon Tools Lite
  Das Tool simuliert ein komplettes CD-Laufwerk. Das ist praktisch, denn kein Netbook hat ein integriertes CD-Laufwerk. So geht es: Mit dem “normalen” Computer stellen Sie ein Abbild der CD-ROM her. Das können Sie auch mit Daemon Tools Lite machen, wenn Sie es dort ebenfalls installieren. Dann kopieren Sie diese Kopie auf das Netbook. Die Emulation sorgt dann für das Abspielen. So haben Sie die wichtigen CDs immer an Bord bzw. auf dem Netbook. Ohne? Für mich undenkbar.
• Google Chrome
  Diesen Browser benutze ich auf dem Netzbook auch immer. Schlank und schnell ohne den üblichen Zierrat. Für Netbooks wie gemacht.

Ich bin mir sicher, Sie haben auch das eine oder andere Helferlein, das Sie auf Ihrem Netbook nicht mehr missen möchten. Wir sind neugierig. Lassen Sie es uns wissen!

Kennen Sie Delicious? Wenn nicht, dann sollten Sie es kennenlernen. Delicious ist ein Internetdienst, mit dem Sie Ihre Internetlesezeichen (zu deutsch: Bookmarks) ablegen, organisieren und mit anderen teilen können. Ich selbst kann mir meinen Alltag ohne Delicious gar nicht mehr vorstellen. Ken Clark beschreibt, wie Sie Delicious auch für Getting Things Done nutzen können: 11 Ways to Use Delicious for Getting Things Done (GTD). Schauen wir einmal näher hin:

1. Bücher, die Sie lesen möchten
2. Lesen/Besprechen
3. Ideen
4. Restaurants
5. Rezepte
6. Wunschliste
7. Plätze, die Sie besuchen möchten/Reisetipps
8. Ratschläge
9. Software, die Sie begutachten möchten
10. Dinge, die zu erledigen sind
11. Alle o.a. Themen mit einem Tag Bundle organisieren

Die GTDer unter Ihnen haben es längst bemerkt. Ken bildet so die Referenzliste ab. Alle Themen werden mit entsprechenden Etiketten (Tag) versehen. Falls ein Thema für “Irgendwann/Vielleicht” vorgesehen ist, stellt Ken dem entsprechenden Tag ein “@” voran.

So ganz überzeugt mich das Konzept nicht. Aber vielleicht bringt es Sie auf die richtigen Ideen.

Kürzlich bin ich von einem Kunden gefragt worden, wo ich immer die Bilder für meine Präsentationen her bekäme. Nun, meistens wird ja bei der Gelegenheit immer iStockphoto empfohlen. Vielleicht müsste ich rot werden, wenn ich sage, dass ich diesen Dienst nicht empfehle und zwar schlicht und einfach, weil er mir zu teuer ist. Es kann aber auch durchaus sein, dass ich bislang nur die Preisgestaltung nicht begriffen habe. Dies sind meine Quellen für kostengünstige oder gar freie Fotos:

• Stock.XCHNG (die sind aber irgendwie mit iStockphoto verbandelt)
• morgueFile
• Pixelio
• piqs.de
• aboutpixel

Malte Landwehr hat einmal eine Übersicht über Bildquellen ins Netz gestellt: 117 Quellen für kostenlose Bilder. Vielen Dank dafür!

Wenn Sie auf der Suche nach guten Bildern sind, dann hilft Ihnen vielleicht eine spezielle Suchmaschine wie everystockphoto: “We are a search engine for free photos. These come from many sources and are license-specific.”

Jan Schultink weist in seinem Blog auf eine ganz besondere Anwendung hin: SpiderPic – price comparison shopping is coming to stock images. SpiderPic sucht nicht nur nach Bildern, sondern sagt Ihnen auch, wo sie am günstigsten zu kaufen sind. Das Angebot ist so neu, dass Sie sich erst eine Einladung verschaffen müssen. Aber das wird noch.

unterlegt mit phantastischen Folien von Garr Reynolds…

BTW: Es geht darum, wie man eine präsentiert, um als Gründer Risikokapital zu erhalten. Die Regeln gelten aber genauso für andere Referate.

vc = venture capitalist

Kurz vor Weihnachten hatte ich Ihnen den Pomodoro-Helper vorgestellt. Ich benutze die Anwendung seitdem sehr gerne, auch jetzt in diesen Minuten gerade wieder. Allerdings müssen Sie online sein um das Programm betreiben zu können. Wenn Sie gerade keinen Internetanschluss haben, nützt Ihnen der Pomodoro-Helper wenig. Da aber momentan der große Hype ausgebrochen ist, was die Tomatentechnik angeht, ließ auch eine offline-Lösung nicht lange auf sich warten: PomoTime v1.4.0. Mit dem Programm wird die Tomatentechnik vor allem in der Optik sehr schön umgesetzt (Screenshots). Wenn Sie also öfters offline arbeiten müssen, könnte PomoTime genau das sein, was Sie brauchen. Das Programm läuft unter Windows und koscht nix.

Das Wort “GTD-System” wäre nicht meine Wortwahl gewesen. Aber egal, der Inhalt der Beitrags von GTD-Coach Kelly Forrister ist äußerst nützlich: How to choose a GTD system. Sie hat in einer Art Checkliste einige Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Wahl eines GTD-Systems (blöd ist, mir fällt nichts besseres ein) bedenken sollten. Hier sind sie (Bemerkungen von mir):

• Gibt es irgendwelche Werkzeuge, die Sie bereits jetzt verwenden (z.B. ein im Unternehmen gebräuchlicher Kalender)?
  Halten Sie den Aufwand klein und überlegen Sie, was Sie von dem, was Sie jetzt schon haben, nutzen können. Sie müssen nicht das Rad neu erfinden.
• Wo befinden sich Ihr E-Mail-Programm? Vielleicht nicht kriegsentscheidend, aber es ist sicher nützlich E-Mails und Aufgaben nah beieinander zu haben.
  Für mich persönlich ein zentraler Punkt. Und man kann es drehen, wie man es will, da haben Outlook und Notes der ach so bunten Konkurrenz nach wie vor einiges voraus. Für mich ist es z.B. unverzichtbar, aus einer Mail auf direktem Weg eine Aufgabe zu generieren.
• Wer muss sonst noch Zugriff zu Ihren Daten haben? Sollten Sie einen gemeinsamen Server haben oder ist es ok, wenn Sie die Daten lokal vorhalten?
  Wer nimmt Notizen und/oder Termine entgegen, wenn Sie nicht im Büro sind? Hat der-/diejenige Zugriff zu Ihrem Kalender? Oder wollen Sie das gar nicht?
• Was bevorzugen Sie: Papier und  Bleistift oder den Computer?
  Es gibt Leute, die schwören auf ihr Notizbuch. Und obwohl ich mich in meiner Begeisterung für Gadgets alles Art kaum übertreffen lasse, muss ich zugeben, die Leute haben gute Argumente.
• Ist die Sicherheit ein Punkt, der zu bedenken ist?
  Klar, fragen Sie die IT-Abteilung Ihres Vertrauens.
• Wie legen Sie ein Back-up an, wenn notwendig?
  Die Datensicherung wird oft lax bis gar nicht gehandhabt. Allerdings, wenn Sie GTD ernsthaft betreiben und Ihre Daten gehen verloren, dann haben Sie ein echtes Problem. Denn im Kopf dürften Sie keine Daten mehr haben (“off your head…”). Deshalb: Sichern, sichern, sichern.
• Was würden Sie im besten Fall mit sich herumtragen?
  Gott sei Dank gibt es mittlerweile iPhones, Netbooks und Moleskines. Da hält sich das Gewicht in Grenzen.
• Mit welchen Werkzeugen sind Sie bereits jetzt vertraut?
  Noch einmal: Erfinden Sie nicht das Rad wieder neu. Wenn etwas funktioniert, dann behalten Sie es bei. Sie wollen produktiv sein und nicht Ihre kostbare Zeit mit der Einarbeitung in irgendwelche neuen Programme verbraten.
• Würden Sie tatsächliches nahezu alles in dieses System packen?
  Ich persönlich bevorzuge es, alles an einem Platz zu haben, auch virtuell. So wenig verschiedene Anwendungen wie nötig, wo wenig wie möglich.
• Ist es skalierbar?
  Hier zeigt mir Kelly meine Grenzen in der englischen Sprache. Ich vermute, Sie meint damit, ob das System aufbaufähig ist. Ich kann mich aber auch täuschen.
• Können Sie es leicht erlernen?
  Wenn Sie schon unbedingt etwas Neues lernen müssen, dann sorgen Sie dafür, dass die Lernkurve so steil wie möglich ist. Ich denke, da sind die Apple-Nutzer mit ihren Programmen im Vorteil.
• Was würden Sie dafür ausgeben?
  Würden Sie überhaupt etwas dafür ausgeben oder können Sie bereits vorhandenes Werkzeug nutzen (“Bordmittel”, s.o.)? Das wäre dann besonders preiswert.
• Was braucht es für die Synchronisation?
  O ja, wie bekommen Sie Ihre verschiedenen Werkzeuge synchronisiert? Hier können Sie Wochen in einschlägigen Benutzerforen verbringen.

Ich bin Kelly dankbar dafür, dass sie einen wichtigen Faktor in den Vordergrund stellt: Den gesunden Menschenverstand nämlich. Das System ist für Sie da und nicht Sie für das System. Sie erinnern sich: “GTD is tool-agnostic”. Wenn Sie Getting Things Done richtig betreiben, ist das Werkzeug bei weitem nicht das entscheidende Kriterium.

Vielleicht erinnern Sie sich an das Periodensystem aus dem Chemieunterricht? Nein, ich will jetzt gar nicht wissen, mit welchen Gefühlen diese Erinnerungen verbunden sind. Vielmehr möchte ich Sie darauf hinweisen, in welch vielfältiger Form das Periodensystem verwendet wird. Mittlerweile gibt es dafür sogar eine eigene Datenbank: INTERNET Database of Periodic Tables. Na gut, ich gebe zu, mit persönlicher Produktivität hat das nichts zu tun, aber interessant finde ich es allemal.