Viele Anfragen, die ich zu Workshops über Selbstorganisation bekomme, beinhalten die Frage, wie man Outlook so einstellt, dass das Programm Getting Things Done unterstützt. Das ist auch nicht weiter verwunderlich, denn gefühlte 90% der Unternehmen setzen Outlook als Taskmanager ein. Lediglich gefühlte 2% lassen ihren Mitarbeitern eine Schulung angedeihen und so wurschtelt sich jeder so mit Outlook durch wie er/sie das eben am besten kann. Aufgrund der vielen Anfragen habe ich vor ca. 2 Jahren Outlook 2007 auf meinem Rechner installiert und nach einigen Anlaufschwierigkeiten bin ich von der Software durchaus angetan. Ich finde, Outlook wird oft zu Unrecht klein gemacht. Vor allem die Möglichkeit, e-Mails direkt in Aufgaben zu überführen, ist äußerst nützlich. Hier von mir ein paar Tipps zur Verwendung von Outlook.
Basteln unter der Motorhaube: Die Einrichtung
Die meisten Unternehmen lassen die Installation von Erweiterungen (Add-ins, Add-ons, Plug-ins) aus Sicherheitsgründen nicht zu. Diese Erweiterungen machen das Leben zwar etwas einfacher, aber die frohe Botschaft lautet: Sie brauchen diese Erweiterung nicht unbedingt. Um GTD-gerecht zu arbeiten, müssen Sie lediglich etwas Zeit investieren um Änderungen an den vorgegebenen Outlookeinstellungen vorzunehmen. Dies betrifft vor allem die Ansichten. Wie das geht, erfahren Sie in einer Anleitung der David Allen Company, die Sie für Outlook 2003 und 2007 für je 10 $ erwerben können. Beim momentanen Umrechnungskurs keine schlechte Investion.
Wollen Sie etwas tiefer in die Umsetzung von GTD mit Outlook einsteigen, empfehle ich Ihnen noch einmal das Buch von Sally McGhee und John Wittry: Take Back Your Life!: Using Microsoft® Office Outlook® 2007 to Get Organized and Stay Organized. Im Prinzip eine Nacherzählung der GTD-Workflows unter besonderer Berücksichtigung von Outlook.
Erweiterungen
Es gibt eine ganze Reihe von Erweiterungen, die den Umgang mit Outlook erleichtern sollen. Wie gesagt, die meisten Firmen erlauben derartige Add-ins nicht. Eine Ausnahme von der Regel scheint Jello Dashboard zu sein, dass rechnertechnisch wohl keine Einbettung in Outlook benötigt. Allerdings habe ich Jello Dashboard bislang noch nicht ausprobiert. Ich persönlich nutze diese Erweiterungen:
- Xobni zum leichteren Finden und Rückverfolgen von Korrespondenz (in der Grundversion kostenlos)
- Categorize plus pro zum erweiterten Verwalten von Kategorien, was für die @Kontexte wichtig ist ($29,95, Grundversion kostenlos)
- Das MindManager-Plug-in um meine Vorhaben > 10000 ft mit Outlook zu vernetzen (wird mit dem MindManager mitgeliefert)
- Attachment Remover Add-in zum komfortablen Abspeichern von Anhängen (kostenlos)
- Ein Test von Lookeen steht bei mir noch aus, die Erweiterung sieht aber vielversprechend aus.
Outlook als eigenständiger Ansatz
Ich selbst habe Outlook weitestgehend nach den Vorschlägen von Michael Linenberger eingerichtet: Total Workday Control Using Microsoft Outlook. Allerdings mit zusätzlichen Elementen über Kategorien etc. Linenberger konzentriert sich voll auf das Programm und hat über Outlook einen eigenen Ansatz entwickelt:
Total Workday Control Using Microsoft Outlook: Michael Linenberger: Englische Bücher
Take Back Your Life!: Using Microsoft® Office Outlook® 2007 to Get Organized and Stay Organized: Using Microsoft Outlook 2007 to get organized and stay organized Inside Out: Sally McGhee: Englische Bücher
