ToolBlog

Pamela Pool stellt auf dem Blog Web Worker Daily ein Modell zum Setzen von Prioriäten vor: Not a GTD Disciple? Don’t Worry About It. Ihr entsprechendes Diagramm sieht so aus (pdf-Datei):

Wenn Ihnen die Skizze bekannt vorkommt, kann ich Ihnen auf die Sprünge helfen. Sie ist eine Variante des berühmten Prioritätenprinzips nach Eisenhower. Zitat Wikipedia:

Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt.

Die Einteilung erfolgt wie folgt (im englischen Sprachraum sind die Quadranten anders benannt):

• Die Y-Achse beschreibt die Wichtigkeit einer Aufgabe. Wenn eine Aufgabe oben angesiedelt ist, so ist sie wichtig. Ist sie unten angesiedelt ist sie unwichtig.
• Die X-Achse beschreibt die Dringlichkeit einer Aufgabe. Ist eine Aufgabe rechts (oben: links) angesiedelt, so ist die Aufgabe dringend. Ist die Aufgabe links (oben: rechts) angesiedelt, so ist sie nicht dringend.

Es ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten der Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit, deren Aufgaben jeweils eine bestimmte Art und Weise der Bearbeitung zugeordnet wird.

In Ihrem Artikel schreibt Pamela:

Compare this method to a complicated GTD diagram. [...] This UI/NUI/UNI/NUNI system (which is also lots of fun to say) is incredibly useful…

Kein Zweifel, das Ablaufdiagramm von GTD ist tatsächlich kompliziert, nicht nur auf den ersten Blick. Die Eisenhowermethode erscheint tatsächlich viel einfacher, nur ob sie “incrediby useful” ist, wage ich zu bezweifeln. Ich habe Heerscharen von Anwendern gesehen, die diese Methode nach langem Ausprobieren wieder verworfen haben ohne recht zu wissen, warum.

Die Gründe hierfür liegen m.E. in den Worten dringend und wichtig.

Wichtig: Was sind die Kriterien für “wichtig”, wie wird Wichtigkeit gemessen? Vor allem aber: Wer legt dies fest? Ich selbst, mein Chef, der Kunde, Kollegen, äußere Umstände? Wer ist tatsächlich in seiner Arbeit so selbstbestimmt, das er/sie über die Wichtigkeit eigenständig entscheiden kann? Und: Bleibt der Grad der Wichtigkeit über einen bestimmten Zeitraum konstant oder wechselt er öfter (Chef, Kunde, Umstände)? Können Sie selbst darüber entscheiden oder werden Sie von außen beeinflußt?

Dringend: Auch hier dieselben Fragen. Können Sie sich auf die Fristen verlassen? Wie flexibel kann/muss/soll die Planung sein? Wie erfolgt die Entscheidung darüber: Fremdbestimmt oder selbstbestimmt?

Ein Teilnehmer in einer meiner Workshops bemerkte einmal:

Eisenhower ist eine tolle Methode, wenn man Präsident oder General ist.

Das bringt die Sache auf den Punkt. Eisenhower war beides, er konnte bestimmen, was “wichtig” und “dringend” ist. Die meisten von uns haben diese Möglichkeit nicht. Dann springt seine Methode zu kurz und es hilft ein Ansatz weiter, der möglichst einfach ist, aber eben nicht einfacher (Einstein). Getting Things Done zum Beispiel.

Heute darf ich einen Workshop zur Selbstorganisation in Unna begleiten. Veranstalter ist das Institut für Jugendrecht, Organisationsentwicklung und Sozialmanagement, kurz IJOS. Wie ich gesehen habe, kommen die meisten Teilnehmer aus sozialen Arbeitsbereichen. Als Industriemensch bin ich natürlich gespannt, welche Unterschiede in der Arbeitsweise den Unterschied machen. Es ist immer wieder eine Herausforderung, die Arbeitsmethodik den unterschiedlichen Kontexten anzupassen. Mal sehen, was ich lernen kann.

…meinen zumindest die Internetzensoren von JusProg. Nähere Informationen bei Interessante Zeiten, Tim Schlotfeldt und Telepolis.

Da hatte ich mich geirrt. Das Weekly Review, das GTD-Coach Kelly Forrister über Twitter veranstaltet, findet morgen statt. Näheres hier. Folgen können Sie Kelly auf diese Arten:

• Follow GTDCoachKelly on Twitter
• Search the hashtag “#Tweekly” on Twitter
• Follow the Twitterfountain on GTD Times (siehe unten)

Ich wäre gerne dabei gewesen. Ich gebe morgen aber selbst einen Workshop zum Thema Arbeitsorganisation.Ich werde aber die Twittersuche bemühen, sobald ich wieder zuhause bin. Schließlich will ich wissen, was da gelaufen ist.

Wie meine Leser wissen, bin ich ein großer Fan des Mind-Mappings, sowohl von Hand als auch mit dem Computer. Auf dem Computer benutze ich den MindManager und bis jetzt ist mir noch kein besseres Programm untergekommen. Nun wäre es noch schön, wenn man die MindManager-Maps irgendwo im Internet ablegen könnte zwecks Austausch mit anderen Zeitgenossen.

Vom Hersteller des MindManagers gibt es dazu zwei Angebote. Das eine heißt Mindjet Connect, das andere MindManager Web. Beide kosten rund 150 €/Jahr, wo die Unterschiede liegen hat sich mir bislang noch nicht erschlossen. Es gibt wahrscheinlich keine, denn in Connect ist Web enthalten und in Web Connect. So weit, so verwirrend. Was gibt es sonst noch?

• Biggerplate: “Biggerplate is a sharing and exchange facility for people who use MindManager visual mapping software. The site allows you to quickly and easily share maps that you have created, and also enables you to download maps created by others. Joining biggerplate is free, and all you need to make use of this site is MindManager installed on your computer, and a biggerplate username and password.”
• Mappio: “Upload your FreeMind, MindManager and JPG mind maps!”
• NovaMind Connect: Das Gegenstück zu MindJet Connect für NovaMind. Ich muss bekennen, ich kenne dieses Programm nicht.
• XMind Share: Artikel im Toolblog.

Weitere Informationen finden Sie in einem Artikel von Chuck Frey: Mind map galleries provide places to share your maps and get inspired.

Es gibt einen alten Trainerspruch: “Wie isst man einen Elefanten? Indem man ihn in Scheiben schneidet.”

Wenn ich in den Workshops gefragt werde, wie man gemäß Getting Things Done Handlungen (Actions) von Projekten unterscheidet, dann fällt mir immer dieser Satz ein. Zur Erinnerung: David Allen definiert Projekte abweichend vom klassischen Projektmanagement als Aufgabe bestehend aus mehr als einer Handlung, zu erledigen innerhalb eines Jahres, Ebene 10000 ft. Ein Projekt besteht also immer aus mehreren Handlungen. Oder um bei dem obigen Bild zu bleiben: Das Projekt ist der Elefant, der in Scheiben (Handlungen) geschnitten werden muss.

Bei der Formulierung von Projektzielen und Handlungen (Next Actions) ist der Gebrauch der richtigen Verben von Bedeutung.
Was war ein Verb nochmal? Wikipedia hilft weiter:

Das Verb ist ein fachsprachlicher Ausdruck der traditionellen Grammatik für eine Wortart, die eine Tätigkeit, ein Geschehen oder einen Zustand ausdrückt, und erfasst Wörter wie gehen, denken, leben und verblühen.

An den Verben also sollt ihr sie erkennen:

Merken Sie den Unterschied? Im Prinzip sind die Verben der linken Spalte eine Untermenge der rechten Spalte (Die Mathematiker unter Ihnen mögen mir verzeihen). Sie müssen die Handlungen der linken Spalte ausführen, tun, machen um die Ergebnisse der rechten zu erreichen. Physical Next Actions eben oder der Elefant in Scheiben geschnitten. Mittlerweile bin ich sehr konsequent, wenn ich meine Handlungen formuliere. Ich schreibe zuerst das Verb hin und dann den Inhalt. Meine Formulierungen sehen dann so aus:

• Anrufen: H. Fritz Mustermann
• Buchen: Flug nach Berlin
• Schreiben: Artikel für das Toolblog usw.

Probieren Sie es aus. Am Anfang etwas ungewohnt, aber Übung macht den Meister. Auf jeden Fall eine wichtige Hilfe beim Sortieren der Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen. Und denken Sie daran: Immer wenn Ihnen bei der Formulierung einer Aufgabe ein Verb der rechten Spalte unterkommt, dann erinnern sich an den Elefanten und die Scheiben, denn wahrscheinlich handelt es sich um ein Projekt.

Momentan befinde ich mich kurz vor der Zielgerade bei der Lektüre von David Allens letzten Buch “Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life“. Ich weiß, die Meinungen über dieses Buch gehen auseinander. Kritiker empfinden es als Aufguss seines Bestsellers “Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity“. Das kann man so sehen, für mich ist es jedoch ein Aufguss im Sinne eines guten Eintopfs. Der schmeckt umso besser, je häufiger man ihn aufwärmt. Bei GTD hatte ich immer ein bisschen das Gefühl, dass der Autor alles zwischen die Buchdeckel gepackt hatte, was er gerade gedanklich mit sich herumtrug. Ein Mindsweep sozusagen, mitunter etwas unstrukturiert. Bei MIAW holt er nach, was er versäumt hat und fügt die einzelnen Bausteine zu einem systematischen Ganzen zusammen. Das gelingt ihm m.E. so gut, dass ich nicht mehr weiß, was ich Interessenten zum Einstieg in die Methode empfehlen soll, zuerst GTD, dann MIAW oder doch lieber umgekehrt.  Beides hat was für sich.

In den nächsten Wochen möchte ich mit dem MindManager das Buch als Mind-Map zusammenfassen. Schritt für Schritt werde ich durch das Buch gehen und notieren, was mir in den einzelnen Abschnitten persönlich wichtig war. Eine Mind-Map, die wächst. Wenn Sie möchten, schauen Sie immer mal wieder vorbei, um zu sehen, was sich in der Zwischenzeit getan hat. Falls Sie die Map gleich komplett herunterladen wollen, verweise ich Sie an Bert Plat, er hat seine schon fertig.

Ich gebe zu, die Überschrift ist dämlich, denn man sollte das Wort “cool” nicht wörtlich übersetzen. Mehr als 50 starke, tolle oder was auch immer Laptoptaschen sind bei Hongkiat.com zu sehen. Das noch tollere daran ist, dass es sich hierbei beileibe nicht um Designereinzelstücke handelt. Vielmehr können Sie die Teile tatsächlich irgendwo erwerben. Sogar die Preisspanne wird angegeben. Mir persönlich gefällt das Red Maloo laptop Sleeve am besten (s.u.).

[via Presurfer]

Wenn Sie öfters beruflich oder privat Referate oder Präsentationen zu halten haben, dann könnte Sie die Stückliste interessieren, die Scott McLeod zusammengestellt hat: 8 unverzichtbare Artikel für Präsentatoren. Als da sind:

• Fernbedienung
• Stoppuhr mit Countdown-Funktion
• Dasselbe als Softwareprogramm
• Kabelloses Breitband
• USB-Speicherstick
• Diverse Audio- und Videokabel
• Portable Lautsprecher
• Steckdosenleisten

Und vielleicht noch ein Sackkarre, um das Zeug durch die Gegend zu fahren.

Auf den Erfinder des Brainstorming, Alex Osborn,  geht auch die berühmte Checkliste zurück, die Sie anregen soll, neue Ideen zu entwickeln, indem bestehende Lösungsmerkmale systematisch variiert werden. Eine Ableitung dieser Checkliste ist die SCAMPER-Methode. SCAMPER steht für

• S Substitute (Was kann ich ersetzen?)
• C Combine (Was kann neu kombiniert werden?)
• A Add (Was kann ich hinzufügen?)
• M Modify (Was kann ich verändern?)
• P Put “Put to another use” (Was kann ich auf andere Weise nutzen?)
• E Eliminate (Was kann ich weglassen?)
• R Reverse (Was könnte ich ins Gegenteil verkehren?)

Michael Deutch hat die SCAMPER-Technik mit dem Mind-Mapping kombiniert: SCAMPER Your Way To Success! Wenn Sie den MindManager benutzen, können Sie sogar eine entsprechende Vorlage herunterladen.