ToolBlog

Hätte ich auch nicht gedacht, dass ich im Toolblog einmal über Rechentricks schreiben würde. Aber die 10 einfachen Mathematik Tricks sind teilweise wirklich erstaunlich. Stefan Graf hat den englischsprachigen Artikel ins Deutsche übertragen – vielen Dank dafür. Wenn Ihnen das noch nicht reichen sollte, dann lesen Sie das kostenlose e-Buch von Patrick Revey (Registrierung erforderlich, via AllesGelingt.de).

Das musste mal gesagt geschrieben werden. Paul Gardner hat sich einmal fünf Fehler angeschaut, die typischerweise beim Implemetieren von GTD gemacht werden: Do You Make These Mistakes With GTD? Als da sind:

1. Es zu kompliziert zu machen
2. Denken, es gebe nur einen Weg zu GTD
3. Dinge doppelt in den Eingang aufnehmen
4. Die 2-Minuten-Regel mißachten
5. Die Wochendurchsicht (das Weekly Review) ausfallen lassen
6. Nicht ALLES ins System aufzunehmen
7. Die ganze Zeit dafür zu verwenden, die Listen zu pflegen ohne tatsächlich was zu TUN

Mir gefällt die Liste sehr gut, die Fehler 5 und 7 habe ich auch schon gemacht und mich dann gewundert, warum ich nicht vorangekommen bin (der Crazy-Maker ließ grüßen). David Allen zitiert in seinem letzten Buch Albert Einstein: “Man sollte die Dinge so einfach wie möglich machen, aber nicht einfacher”.

Wie ich schon berichtet habe, bin ich seit dem GTD Summit unter die Zwitscherer gegangen. Für die Leser, die noch nicht wissen, was Twitter ist, sei das einschlägige Video von Common Craft empfohlen. Twitter lässt sich im übrigen hervorragend in meinen Lieblingsbrowser Firefox integrieren. Wie, das zeigt Ihnen Quick Online Tips: 10 Cool Firefox Extensions for Twitter. Was ich sofort ausprobieren werde, ist Twitter Search. Probieren Sie es aus, Sie werden staunen, was Sie alles finden.

Lifehacker berichtete gestern über eine Outlook-Erweiterung, mit der Sie Anhänge von E-Mails in Outlook komfortabel speichern können: SaveAllAttachements. Der Programmzusatz arbeitet mit der 2007er-Version von Outlook zusammen und ist kostenfrei. Ich selbst arbeite mit der Alternative Outlook Attachment Remover, ebenfalls kostenlos und wenn ich mich richtig erinnere, auch für ältere Outlookversionen geeignet. Ich finde das Programm sehr praktisch, denn es hilft, die pst-Datei von Outlook klein zu halten. Sie könnten die Anhänge speichern, wo Sie wollen, dennoch gibt es keine Probleme beim Wiederfinden. Entweder können Sie einen entsprechenden Link im Nachrichtentext setzen oder den Speicherort im Klartext vermerken lassen. So ist alles aufgeräumt.

Gestern hatte ich einen interessanten anregenden Coaching-Tag zum Thema Produktivität und Selbstmanagement. Der Mind-Sweep durfte natürlich nicht fehlen. Dabei habe ich verwundert festgestellt, dass ich vor einiger Zeit die entsprechenden Reizwortlisten zwar als Mind-Maps veröffentlicht habe, jedoch lediglich im pdf-Format. Das nützt natürlich nicht allzu viel, wenn Sie die Triggerlists direkt im MindManager bearbeiten wollen. Die mmap-Dateien werden hiermit nachgereicht. Ich bitte um Entschuldigung.

• Triggerlist privat (mmap-Datei)
• Triggerlist beruflich (mmap-Datei)

Kürzlich twitterte ein Zeitgenosse die Frage, warum es so viele GTD-Anwendungen für Apple und so wenig für Windows gäbe. Gute Frage. Vielleicht liegt es daran, dass Outlook der Quasi-Standard für Arbeitsorganisation auf dem PC ist? Was mich bis dato an Outlook am meisten stört, sind die fehlenden Synchronisationsmöglichkeiten für die Aufgaben (Tasks) mit online-Anwendungen und dem iPhone. Der Abgleich des Kalenders und der Kontakte funktionieren soweit, bei den Aufgaben hingegen sieht es düster aus. Als ich den Entwickler der GTD-Anwendung Nozbe, Michael Sliwinski während des GTD Summits darauf ansprach, verzog er ein bisschen säuerlich das Gesicht. Offensichtlich ist die Anbindung der Aufgaben von Outlook an die Außenwelt nicht wirklich trivial.

Wie auch immer, trotz dieses, allerdings schwerwiegenden, Kritikpunkts schätze ich Outlook sehr, auch und gerade zur Umsetzung des Getting Things Done Ansatzes. Um Outlook für GTD optimal nutzen zu können, müssen Sie allerdings ein paar Anpassungen vornehmen. Wie das geht, können Sie folgenden Anleitungen entnehmen:

• Broschüre der David Allen Company. Hier finden Sie alles, was Sie brauchen um Outlook für GTD nutzen zu können. Zusätzliche Tipps gibt es obendrein. Kurz und knackig!
• Total Workday Control Using Microsoft Outlook von Michael Linenberger. Die reine GTD-Lehre ist es nicht, die Linenberger vertritt. Dennoch halte ich die Vorschläge des Autoren für so überzeugend, dass ich mein eigenes Outlook danach eingerichtet habe. Für mich bis jetzt state of the art.
• Momentan lese ich Take Back Your Life!: Using Microsoft Outlook 2007 to get organized and stay organized von Sally McGhee und John Wittry. Kurz gesagt, für mich eine gelungene Nacherzählung des berühmten Buches von David Allen mit Fokus auf die Umsetzung mit Outlook. Eine gelungene Nacherzählung zwar, aber eben eine Nacherzählung. Dennoch finden Sie in dem Buch auch den einen oder anderen Tipp, der über die Verwendung von Outlook hinausgeht. Ich finde die Anschaffung durchaus lohnend.

BTW: Irgendwo habe ich gelesen, dass sich Microsoft selbst um die Anbindung des iPhones an Outlook kümmern will. Anlass zur Hoffnung?

Während des GTD-Summits lernte ich Leslie Harradine kennen, die früher einmal Coach bei der David Allen Company war. Mittlerweile lebt und arbeitet sie in Baden-Baden. Dort findet auch vom 7. – 8. Mai ein Seminar zu Getting Things Done statt, das Leslie begleiten wird. Der Workshop wird in Englisch gehalten, für eine deutsche Übersetzung ist gesorgt. Für nähere Informationen nehmen Sie bitte direkten Kontakt auf.

Pomodoro-Technique nennt Francesco Cirillo seine ausgefeilte Methode des Timeboxing. Ihr Zweck:

The aim of the Pomodoro Technique is to use time as a valuable ally in accomplishing what we want to do in the way we want to do it, and to enable us to continually improve the way we work or study.

Ich habe mich mit dieser Technik ein wenig befasst und halte sie für überaus nützlich. Besonders wenn Sie dazu neigen, sich von/bei der Arbeit ablenken zu lassen, sollten Sie die Pomodoro-Technique ernsthaft in Erwägung ziehen.

Auf der Pomodoro-Website können Sie eine ausführliche Anleitung als pdf-Datei herunterladen. Wenn Sie lieber ein kürzere Präsentation anschauen wollen, bitte sehr:

Von dem Autoren dieser schönen Präsentation gibt es auch eine lange Fassung und einen Vorabdruck seines Buches zum herunterladen (Danke, Dan Fernandez)

So, und wenn das immer noch nicht reicht, dann helfen Ihnen vielleicht diese Präsentationen weiter:

• You say tomato, I say pomodoro
• The Pomodoro Technique

Wenn Sie bezüglich der Pomodorotechnik auf dem neuesten Stand bleiben wollen dann folgen Sie Francesco Cirillo einfach, auf seinem Blog und auf Twitter.