ToolBlog

Gerne habe ich die Einladung zur Mitgliedschaft im GettingThingsDone- Network angenommen. Das ToolBlog ist bislang das einzige deutschsprachige Blog im Netzwerk. Dankeschön!

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Es gibt immer mal wieder offene Fragen zu dem berühmten Tickler-File mit den noch berühmteren 43 Folders. Im Prinzip handelt es sich um eine mehr oder weniger raffinierte Methode, Schriftstücke mit Zeitbezug so abzulegen, dass sie quasi automatisch rechtzeitig wiedervorgelegt werden. Bei “El canasto” habe ich ein Foto entdeckt, das zeigt, wie ein solches Ticklerfile aussehen könnte, wenn man es als Hängeregister gestaltet. Die Funktionsweise des Tickler Files ist einfach, aber schwer zu beschreiben. Vielleicht hilft Ihnen das Handout weiter, das ich einmal erstellt habe. Wenn nicht, lassen Sie mich es wissen, ich erkläre Ihnen, wie es funktioniert.

An dieser Stelle habe ich des öfteren über mehr oder weniger erfolgreiche Versuche berichtet, GTD per Add-In in Outlook zu integrieren. Das Ganze geht natürlich auch zu Fuß oder per Hand, je nachdem, wie man es sieht. Eine kurze Anleitung wie das geht, können Sie auf der Website von David Allen als pdf-Datei herunterladen. Ich bin die Tage auf Outlook umgestiegen und werde das Ganze einmal bei Gelegenheit ausprobieren.
Eine andere Frage: Wer hat denn Allens offizielles Add-In für Outlook bereits ausprobiert? Läuft das problemlos mit der deutschsprachigen Outlookversion und wenn ja, wie ist das Urteil darüber. Würde mich einmal brennend interessieren.

Der Meister sagt:

Ist Ihr Ablagesystem nicht schnell, funktional und erfreulich, dann widersetzen Sie sich dem ganzen Prozess. *)

So ist es. Dies ganzen unerfreulichen Stapel auf dem Schreibtisch entstehen dann, wenn man es vor sich herschiebt, die Papiere zweckmäßig abzulegen. Wann schieben wir etwas vor uns her? Wenn etwas unangenehm ist.
Als einfaches Ablagesystem empfiehlt David Allen in seiner GTD-Bibel die ABC-Ablage.
Charles Cave hat eine leicht verständliche Anleitung veröffentlicht, die erklärt, wie Sie so eine ABC-Ablage einrichten können: “Setting up your A-to- Z Filing Systems”.

Der Inhalt:

• Pflege und Anlegen von Handakten (so lautet die Übersetzung von reference file tatsächlich!)
• Einrichtung des Ablagesystems
• Erfolgsfaktoren
• Wiederauffindbarkeit
• Archivierung
• Der laufende Betrieb
• Eine aussagekräftige Bezeichnung finden
• Viele schmale Hefter
• Was ist zu tun, wenn zu viele Schriftstücke im Hefter sind?
• Das jährliche Aufräumen
• E-Mail-Ordner
• Fazit

Ich finde die ABC-Ablage hervorragend, allerdings würde ich sie mit der Noguchi-Ablagemethode kombinieren. In die ABC-Ablage kommen dann die “heiligen Dokumente”, das sind die Papiere, die sich in den N.-Ablage dauerhaft auf der rechten Seite befinden.

*) Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag.

Die letzten Tage hatte ich Gelegenheit, zwei kleine Helferlein auszuprobieren, das dritte kannte ich schon, es erschien jedoch eine neue Version.

TweakGDS
Wer die Google Desktop Search im Einsatz hat und das Programm unter C:\ installiert hat, wird sich vielleicht darüber wundern, das der vorhandene Speicherplatz dieser Partition dahin schmilzt wie Schnee an der Sonne. Schuld daran könnte die Indexdatei sein, die GDS zum leichteren Wiederauffinden von Dateien anlegt. Schön wäre es, wenn man diese Indexdatei verschieben könnte. Nein, lassen Sie es bleiben, auf den Hilfeseiten von Google steht darüber nichts. Aber es geht, nämlich dann, wenn Sie ein Werkzeug namens TweakGDS zu Hilfe nehmen. Nun klappt es auch mit dem Verschieben, und das kostenfrei.

PhraseExpress
Es gibt eine ganze Menge Programme zur Manipulation der Zwischenablage und zur Verwaltung von Textbausteinen. Was mir an PhraseExpress besonders gut gefallen hat: Es funktioniert in jedem Programm und ist kinderleicht zu bedienen. In einem ausführlichen Video können Sie sich ansehen, wie das Ganze funktioniert. Für Privatanwender ist das Ganze kostenfrei.

EverNote
Ein Programm, das bei mir in täglichem Gebrauch ist, trägt den Namen EverNote. Sie können damit Notizen anlegen, die auf einer Art Rolle abgespeichert werden. Für mich immer wieder verblüffend ist die rasend schnelle Suchfunktion. EverNote ist mittlerweile in der Version 2.0 zu haben.

Zwar sind die Laptops von heute nicht mehr die Schlepptops vergangener Zeiten, dennoch gibt es Reisen, auf denen man gerne auf jedes überflüssiges Gramm Gepäck verzichtet. Gott sei Dank gibt es den USB- Stick, eine wahrhaft segensreiche Erfindung. Makeuseof hat eine Liste mit 100 Anwendungen veröffentlicht, die Sie auf Ihrem Speicherstick spazieren führen können. Die Liste ist unterteilt in verschiedene Anwendungsgebiete, selbst “Portable Games” gibt es.
Ein passendes Internetcafé findet sich in der Regel immer, so dass dem Datenaustausch unterwegs nichts mehr im Wege steht.

Vielleicht haben Sie mit japanischen Geschäftspartnern zu tun und wollen diese einmal richtig überraschen? Vielleicht ist dann die Website Japanese 101 genau das Richtige für Sie. Hier ist alles zusammengetragen, was Sie benötigen um auf Japanisch einigermaßen über die Runden zu kommen. Die Phrasen reichen von “Hello” (Konnichiwa) bis “Where is the toilet?” (Toire wa doko desu ka?).
BTW: Letztere Frage ist in den Staaten nicht angebracht. Dort fragt man vornehm: “Where is the restroom?”
Übrigens gibt auf der Site 101languages.net noch andere derartige sprachliche Überlebenspakete, z.B für Baskisch, Hindi, Vietnamesisch u.a.

Ich ärgere mich manchmal, dass ich vergesse, mir bestimmte Zitate für den späteren Gebrauch zu notieren. Etwa zehn Jahre muss es her sein, dass einer der üblichen Internetverdächtigen prophezeite, irgendwann seien die bekannten Desktopcomputer mit lokal installierter Software unnötig. Man müsste dann nur eine einfache Kiste mit Internetzugang haben, da die benötigte Software auf irgendeinem Server läge. Ich glaube, die Aussage kam damals vom AOL- oder Sun- oder Oraclechef, ich weiß es nicht mehr. Damals waren die technischen Voraussetzungen noch nicht so weit und das Ganze verlief ein bisschen im Sande.
Aber nur ein bisschen, wie wir heute wissen. Die Webofficeangebote schießen wie Pilze aus dem Boden und werden immer besser.
Scrapblog heißt eine Anwendung, mit der Sie interaktiv im Netz ein Fotosammelalbum erstellen können. Was ich auf dem Einführungsvideo gesehen habe, hat mir die Sprache verschlagen. Mit Scrapblog können Texte schreiben, Bilder verschönern, Rahmen drumherum erstellen, d. h. im Prinzip alles, was Sie früher mit Papier, Schere und Klebestift gemacht haben. Sie haben darüber hinaus Anschluss zu Flickr, WordPress u.v.m.
Ich frage mich, was da wohl noch alles kommt und wie lange es dauert bis die Aussage weiter oben tatsächlich vollständig umgesetzt ist.

[via Lifehacker]

Im GTD-Forum wird derzeit intensiv die chaotische Ablage von Referenzmaterial diskutiert. Ich habe eine Kollegen, der die Schriftstücke, die er aufheben will, in durchnummerierte Schachteln verstaut und in einer Datenbank vermerkt, wo er das jeweilige Papier abgelegt hat. Ganz chaotisch ist das natürlich nicht, denn der Computer übernimmt nicht die gesamte Lagerung, sondern nur das Sich-Merken, wo das Dokument liegt. Auf jeden Fall scheint das gut zu funktionieren, mein Kollege schwört auf das System. Einen ähnlichen Ansatz verfolgt wohl auch die Software “Papertiger“, wenn ich das die Lehrvideos richtig verstanden habe.
Ich selber habe mich auch einmal an der Chaotischen Ablage versucht, bin aber kläglich gescheitert, sie war mir wohl noch nicht chaotisch genug. Ich halte mich lieber an Noguchi, wie Sie wissen.

Bei teachSam, das auch sonst allerlei Nützliches bietet, finden Sie eine hervorragende Zusammenstellung verschiedener Arbeitstechniken. Besonders interessant finde ich die Kapitel Arbeit mit Texten, Portfolio und Bibliothek, das ist der Ort, wo noch richtige Bücher herumstehen.
Der Download der verschiedenen Formulare und Infopapiere ist zwar kostenpflichtig, aber bezahlbar, irgendwie muss so ein Projekt ja auch finanziert werden.