ToolBlog

Mind-Mapping lernen mit einem Video mit Tony Buzan, dem Meister persönlich:

[youtube MlabrWv25qQ]

Ich habe vor einigen Minuten an entsprechender Stelle eine neue Liste aufgemacht mit gesammelten Links zu kostenlosen Kontaktmanagern. Momentan benutze ich Open Contacts, doch wer weiß, das Bessere ist immer der Feind des Guten. Wer also ein gutes kostenloses Adressprogramm kennt, der oder die möge es in o. a. Liste eintragen. Danke schon einmal. Hier geht es zur Liste…

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Gestern und vorgestern durfte ich zusammen mir der Betriebsärztin einen Workshop zum Thema “Selbstmanagement” für Ingenieure eines großen Automobilzulieferers begleiten. Ein wichtiger Bestandteil bei dieser Veranstaltung ist die persönliche Arbeitsorganisation. Klar, hier ist GTD die Methode der Wahl. Vor einiger Zeit habe ich zu GTD ein paar Folien zu einer Präsentation zusammengestellt, die ich den Teilnehmern, aber auch den Lesern des ToolBlogs nicht vorenthalten möchte. Sie können die Präsentation als pdf-Datei herunterladen.

Vielen Dank, Frau Hegele-Doering, für die gute Zusammenarbeit.

Vielleicht die passende Gelegenheit, das fällige Update für den Besprechungsraum vorzunehmen, z. B. mit Beamer, Copyboard oder Moderatorenkoffer: Angebote bei Plus. Denn ohne Werkzeug läuft auch in der Besprechung nichts!

Die eCommerce-Verbindungsstelle hat ein kleines Handbuch zum sicheren Surfen im Internet als pdf-Datei zum Download veröffentlicht. Er umfasst 32 Seiten und beschäftigt sich mit den Themen:

• Grundregeln für sicheres Surfen,
• Virenschutz,
• Bezahlen im Internet,
• Gütesiegel für Internetshops,
• Elektronische Signatur,
• Datenschutz.

[via kostenlos.de]

• Sind Zielsetzung und Zweck der Besprechung hinreichend klar und formuliert?
• Wie oft und in welchen Abständen soll die Besprechung stattfinden? Wenn sich Besprechungen wiederholen, sollten Sie einen entsprechendnen Zeitplan festlegen (z. B. jeden ersten Donnerstag im Monat).
• Wer soll an der Besprechung teilnehmen? Wer entscheidet, ob jemand bei der Besprechung fehlen darf?
• Haben jeder Teilnehmer und der Besprechungsleiter einen Stellvertreter für die Besprechungen? Dieser ist auf dem laufenden zu halten. Von der Priorität der jeweiligen Sitzung hängt es ab, ob der Stellvertreter eingesetzt wird.
• Ist ein Besprechungsleiter und ein Schriftführer benannt? Leitung und Protokollführung sollte nicht von einer Person durchgeführt werden.
• Sind die richtigen Teilnehmer ausgewählt? Wer kann in der Besprechung etwas lernen^*), wer kann in der Besprechung etwas beitragen?
• Die Gruppengröße bestimmen. Bei Arbeitsgruppen möglichst nicht über 15 Teilnehmer gehen.
• Teilnehmer rechtzeitig einladen und ausführlich informieren:
• Welche Unterlagen sollen die Mitarbeiter selbst beschaffen und mitbringen?
• Wer soll einen Bericht abgeben, eine kurze Präsentation halten oder eine Stellungnahme abgeben?
• Welches schriftliche Material sollte vorher an die Teilnehmer gesendet werden?
• Sind Datum und Uhrzeit festgelegt und abgestimmt? Die Dauer der Besprechung muss unbedingt abgesprochen, geplant und angegeben werden. Wichtig: Start und Ende angeben.
• Ist das Besprechungszimmer frei und entsprechend ausgestattet? Sind die erforderlichen Medien vorhanden und einsatzbereit? Sind ggf. Getränke organisiert?
• Haben Sie als Besprechungsleiter Ihr Drehbuch erstellt?

Ich erinnere mich mit Grausen an die Hemdenfaltorgien während der Grundausbildung bei der Bundeswehr. Wie man T-Shirts professionell falten kann, zeigt ein Video bei YouTube. Ob das bei Oberhemden auch funktioniert?

[youtube NkCrAsFBB8k]

Nachtrag: Mittlerweile habe ich herausbekommen, dass es sogar eine komplette Website zum Thema gibt. Mit Video und genauer Bastelanleitung!

GTDTiddlyWiki heißt eine Modifikation von TiddlyWiki, mit der man seine Angelegenheiten nach der GTD-Methode verwalten kann. Bei Lifehacker erschien dazu ein, allerdings englischsprachiges, Manual zur Bedienung dieses Tools. Wer sich mit Englisch schwer tut, dem sei die deutsche Anleitung für das “normale” TiddlyWiki von Swen Schneider empfohlen. Mit etwas GTD-Kenntnissen dürfte es nicht schwer fallen, auch GTDTiddlyWiki zu verstehen.

Nachtrag: Eine andere Variante von TiddlyWiki zu GTD-Zwecken ist MonkeyGTD, das Ingo Terpelle in einer deutschen Version ins Netz gestellt hat.

…und wer da sucht, der findet.

heißt es in der Bibel (Mt 7,8). Auch wenn das tröstlich klingt, so gibt es doch Sinnvolleres zu tun als seine Zeit mit Suchen zu verplempern. Ein Ablagesystem muss also her. Maximaler Nutzen bei minimalem Aufwand heißt die Devise. Pflegen will ich es nicht, aber alles sofort wiederfinden. Mit der klassischen Ablage nach Rubriken stand ich schon immer auf dem Kriegsfuß:

• Es ist nicht immer einfach, zu entscheiden, unter welcher Rubrik ein Dokument einsortiert werden soll, besonders wenn es in mehrere Rubriken passen würde.
• Aus diesem Grund weiß ich oft, dass ich das Dokument abgelegt habe, aber leider nicht mehr wo.

Dabei spielt es keine Rolle, ob ich Ordner oder Mappen als Behälter nehme, ich finde da wie dort nichts.

Doch aufgemerkt, es gibt einen Silberstreif am Horizont und zwar am fernöstlichen. Auf Yukio Noguchi (*feix*) geht ein Ablageverfahren zurück, das völlig auf Rubriken verzichtet. Dokumente werden hier nur entlang der Zeitachse abgelegt. Und das geht so:

1. Decken Sie sich mit einer Menge DIN-C-4-Briefumschläge ein. Das sind die, mit denen Sie DIN-A-4-Dokumente verschicken.
2. Machen Sie aus den Briefumschlägen Tüten, indem Sie die Lasche zum Zukleben abschneiden.
3. Bei der Durchsicht stecken Sie ein Dokument immer in eine Tüte.
4. Beschriften Sie die Tüte am äußersten Rand mit Stichworten, die das Dokument treffend beschreiben (“Tagging” nennt das der Experte heutzutage) und mit dem Datum des Eingangs.
5. Stellen Sie die Tüten hochkant in ein Regalfach nach der Regel, je neuer oder aktueller die Tüte, desto weiter links. Neue Tüten kommen also immer ganz nach links. Je älter die Dokumente sind, desto weiter nach rechts wandern sie folglich.
6. Aber: Wenn Sie ein Dokument einmal entnehmen müssen, stecken Sie das Dokument wieder in die Tüte und stellen es wieder ganz links ins Regal.

Regel:
Neue und entnommene Dokumente kommen immer ganz links ins Fach!

Effekt:
Über einen gewissen Zeitraum wird es Dokumente geben, die auf Dauer auf die rechte Seite wandern und dort auch bleiben. Das sind die “heiligen Dokumente”. Sie sollten Sie in gewissen Abständen durchsehen und entfernen. Was Sie damit machen, bleibt Ihnen überlassen, aber entfernen Sie sie. Neue und benötigte Papiere finden Sie immer auf der linken Seite.
Hier gibt es weitergehende Informationen zum Noguchi-System:

• Dave Gray beschreibt in einem Beitrag mit Skizze, wie Sie aus Umschlägen Tüten herstellen und wie das Verfahren funktioniert.
• Debra Hamel stellt die Methode ausführlich dar und zeigt Fotos eines Umschlags und ihres Regals.
• Deeper Motive erklärt mit einem Schema, wie die Dokumente mit der Zeit von links nach rechts wandern.
• Bei Everythang on anything gibt es eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Tütenproduktion.
• Jonny Goldstein hat ein Video zum Noguchi-Verfahren gedreht, das Sie sich auf seinem Blog anschauen können.
• Paper Bits macht zur Methode und zum Video hier und dort kritische Anmerkungen.
• Jazzmasterson zeigt in einem kommentierten Foto, wie Umschläge und Bücher in seinem Regal wunderbar miteinander harmonieren.

BTW: Ich habe heute bereits einen großen Pack Umschläge bestellt.

Da gebe ich Lifehacker uneingeschränkt Recht:

We’ve seen online calendars and to-do lists aplenty, but not many contact managers.

Mit BigContacts wird das anders. Momentan benutze ich als Desktop-Lösung Open Contacts, bin aber nicht restlos zufrieden damit. Ein Grund mehr BigContacts einmal auszuprobieren.