ToolBlog

Wir haben nun alles beisammen und legen die Register in das Ringbuch und beschriften Sie folgendermaßen:

Notizen/Eingang
Hier kommen leere Blätter der Ringbucheinlage hinein.
Dieses Fach nimmt später alle Ihre Notizen, Ideen, Telefonnotizen auf. Das Fach sollten Sie regelmäßig durchsehen und bearbeiten.

Kalender
Das Fach spricht für sich. Auf den Kalenderformblätter notieren Sie alles, was einen Zeitbezug hat: Besprechungstermine, Verabredungen und andere Dinge, die mit einem festen Zeitpunkt verbunden sind. Sonst nichts!

Aktionslisten
Dieses Fach ist für Ihre Kontextbezogenen Aktionslisten. Hier hinein legen Sie leere Ringbuchblätter. Oben links beschriften Sie die Blätter mit dem jeweiligen Kontext, wie “Büro”, “Zuhause”, “Telefon”, “Am Computer” usw. Die Liste “Warten auf” nicht vergessen! (Beispiel)

Projekte/Ziele
Hier kommen leere Ringbuchblätter zur Erinnerung für alles hinein, was mehr als einen Schritt zur Erledigung benötigt. Hier können Sie auch Notizen zu Ihren Zielen, Visionen, Strtegien hinterlegen. Dieser Abschnitt ist auch der Platz für die berühmte Liste “Vielleicht/Irgendwann”. Durchsicht zumindestens einmal die Woche!

Besprechungen
Hier ist Platz für die Formblätter zur Besprechungsvorbereitung und die Notizen nach der Cornell-Methode. Wenn Sie möchten, können Sie auch Aktionslisten für bestimmte Besprechungen oder Gesprächspartner anlegen.

Projektplanung
Laut David Allen nimmt dieses Fach unterstützendes Material für einzelne Projekte oder spezielle Themen auf. Da widerspricht sich der Meister etwas. Im Workshop meinte er, unterstützendes Material sollte immer an getrenntem Ort abgelegt werde. Dem schließe ich mich an und halte daher dieses Fach nicht für unbedingt nötig.

Sonstiges
Der Name spricht für sich. Hier sammeln Sie alles, was sonst nicht so richtig in die anderen Bereiche passt.

Kontakte
Das ist der Bereich für die Formblätter mit den Kontakten. Natürlich nur die wesentlichen Kontakte, Sie wollen ja kein Telefonbuch mit sich herumtragen.

Die restlichen Fächer können Sie ganz nach Geschmack und Bedarf einteilen, z. B.

Reisekosten
Sie ahnen, welche Formblätter in diesen Abschnitt gehören.

Fertig ist Ihr GTD-Planungsbuch!

Schreiben Sie mir doch einmal im Kommentar, wenn Sie Fragen haben oder wie Sie Ihr Buch gestaltet und welche Erfahrungen Sie damit gemacht haben. Viel Spaß!

Heute geht es im wahrsten Sinne des Wortes ins Eingemachte. Wir stellen uns nämlich die Einlageblätter für das Planungsbuch zusammen.
Einen Teil haben wir schon, nämlich die Ringbucheinlagen DIN A 4 liniert mit Doppelrand. Diese sind für Notizen und die kontextbezogenen Listen. Was wir sonst noch brauchen, machen wir uns selber oder finden es im Netz (eine gute Quelle ist zum Beispiel D*I*Y Planner).

Wir brauchen außerdem noch:

• Kalenderblätter, täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, ganz nach Belieben.
• Formblätter für Agenda und Besprechungsnotizen,
• Formblätter für Kontakte und
• andere nützliche Vordrucke, z. B. Fahrtenbuch, Reiskostenabrechnung usw.

Natürlich können Sie sich Kalender, Kontakte usw. aus Ihrem entsprechenden Computerprogramm ausdrucken. Ich bin altmodisch und benutze nach wie vor den Lotus Organizer. Hier gibt es eine Fülle unterschiedlicher DIN A 4 Formatvorlagen, die zu unserem Planungsbuch hervorragend passen.
Stellen Sie sich schon einmal die Formblätter zusammen. Morgen geht es im Endspurt an die Fertigstellung unseres Planbuches.

BTW: Leider sind nicht alle Vordrucke durchgängig in Deutsch, ich bitte um Nachsicht. Falls Sie bessere, vor allem deutschsprachige Alternativen kennen, hinterlassen Sie doch bitte einen entsprechenden Kommentar. TIA!

Es gibt eine Gruppe von Menschen, die sich hartnäckig dem Gebrauch von Laptops, PIMs und anderem elektronischen Schnickschnack verweigert. Sie müssen mit dem Bleistift die erledigten Aufgaben abhaken, Schriftstücke abheften und Seiten umblättern können. Und das nicht virtuell, sondern physisch. Für die Haptiker unter uns zeigte David Allen während seines Workshops ein Planungsbuch, das man mit wenig Aufwand an Zeit und Kosten selbst herstellen kann. Die amerikanische Version gibt es nach Registrierung kostenlos auf dem Downloadbereich seiner Website (“Organizing a Paper Organizer”), die deutschsprachige Version gibt es hier im ToolBlog.

Die Zutaten:

Man nehme…

• Ein Ringbuch DIN A 4 mit 2- oder 4-Ring-Mechanik (Beispiel),
• Ringbucheinlagen DIN A 4 liniert mit Doppelrand (Beispiel),
• Register blanko in 10er-Einteilung (Beispiel),
• einen Einfach- oder Doppellocher,
• PC mit Internetanschluss nebst Drucker zum Ausdrucken diverser Formblätter.

Solange Sie die o. a. Zutaten besorgen, stelle ich die Links zu den Formblättern zusammen. Die gibt es dann morgen.

BTW: Die Beispiel und Abbildungen sind aus dem Boettler-Shop oder von Printus. Ich bin weder verwandt noch verschwägert, Provision bekomme ich auch nicht. Aber die Fotos waren am besten…

In den letzten Tagen hatte ich interessante Diskussionen über die Vor- und Nachteile verschiedener Ansätze im Selbstmanagement. Ich bin ja nun ein großer Freund von Davis Allens “GTD”-Methode. Aber auch sie kann Ihnen das “Nein”-Sagen nicht abnehmen, weder gegenüber Ihrem Chef, noch Ihren Kollegen, Ihrer Familie und mit wem Sie sonst noch alles Vereinbarungen bewusst oder auch unbewusst getroffen haben.

David Allen schreibt dazu:

Sie müssen wissen, was Ihre Aufmerksamkeit beansprucht, und dann:

• Ihre Abmachungen rückgängig machen,
• Ihre Abmachungen einhalten oder
• Ihre Abmachungen neu verhandeln.

Übrigens: Auch mit sich selbst haben Sie Vereinbarungen getroffen, die mitunter neu verhandelt werden müssen. Manchmal ergibt das die unangenehmsten Konflikte.

Kein noch so gutes System des Selbstmanagement hat eine eingebaute Konfliktvermeidungsautomatik, auch GTD nicht. Wenn Sie sich derartiges erhoffen, dann werden Sie jedes mal enttäuscht werden.

Im Blog “Black Belt Productivity” erschien dazu ein lesenswerter Artikel: “Are You Over Committed?” (in etwa “Sind Sie überverpflichtet?”).

Für die Ruhe auf diesem Blog in den letzten Tagen gibt es einen Grund: Ich war bei einem Seminar mit David Allen zu “Getting Things Done” in Washington und bin Sonntag morgen erst wieder zurück gekommen. Da ich nicht alles doppelt schreiben möchte, verweise ich auf einen Beitrag zur Veranstaltung in Interessante Zeiten. Natürlich habe ich aus den USA einige Anregungen mitgebracht, über die ich hier berichten werde. Abwarten und Tee trinken.

Planung ist ja bekanntlich das Ersetzen des Zufalls durch den Irrtum und das Kernanliegen des Projektmanagements. Dennoch gehen Projekte immer wieder schief, wie uns das Beispiel Toll Collect lehrt (schon vergessen?). Was ist also zu beachten? Fragen wir die Leute, die es wissen müssen. Projektexperten der NASA haben in 100 Regeln zusammengefasst, was Projektmanagement erfolgreich macht.

Gerade eben bin ich gefragt worden, ob ich freie Software zum Projektmanagement empfehlen könne. Mit der Empfehlerei ist das so eine Sache, was dem einen sin Uhl, ist dem anderen sin Nachtigall. Auf Interessante Zeiten hatte ich schon einmal auf Open Workbench und GanttPV hingewiesen. Natürlich gibt es noch mehr. Claus Agerskov hat auf seiner Website eine umfangreiche Liste mit freier Projektmanagementsoftware veröffentlicht. Ich habe weder die Aktualität überprüft noch die einzelnen Programme getestet, aber ich denke, bei der Fülle von Links wird man schon fündig werden.

Getting Things Done wörtlich genommen: Heute habe ich einen Punkt aus der Liste “Irgendwann mal, vielleicht” endlich abgehakt. Ich wollte immer schon einmal das Ablaufschema von GTD ins Deutsche übertragen. Das habe ich heute auch gemacht.

Da das Bildchen viel zu klein ist, können Sie es sich auch als pdf-Datei herunterladen.

Ein vielversprechendes Programm, mit dem man Notizen anlegen und an einem Ort verwalten kann, ist “EverNote“. Das Ganze ist organisiert wie eine Endlosrolle, auf der die einzelnen Notizen abgelegt werden. Ausgeklügelte Suchfunktionen helfen dabei, die Einträge schnell wieder zu finden. Der Clou für mich ist die Möglichkeit, Templates zu verwenden, um so für bestimmte Notizen strukturierte Eingabemasken zur Verfügung zu haben. Eine Reihe Templates wird bereits mitgeliefert, die lebhafte Community sorgt für ständigen Nachschub, so gibt es insbesondere für Getting Things Done einige interessante Vorlagen bei GTD Wannabe. EverNote könnte das Notizprogramm meiner Wahl werden. Das Allerbeste: Das Programm ist Freeware.

Anscheinend hat sich die Sonne doch besonnen (welch ein Wortspiel!) und traut sich mittlerweile auch wieder hinter den Wolken hervor. Genauso sollte es zu dieser Jahreszeit ja eigentlich auch sein. Kurz: Die Balkon- und Terrassensaison hat begonnen. Natürlich möchte da der Computerbenutzer nicht auf sein Laptop verzichten. Dumm ist nur, dass bei Tageslicht und insbesondere bei Sonnenschein die Buchstaben auf dem Bildschirm kaum zu sehen sind. Abhilfe schafft da PC-Cap, eine Art Sichtschutz für das Laptop. Bei mir ist das Teil schon seit etwa drei Jahren im Einsatz. So gut, wie die einschlägige Website verspricht, funktioniert der Pappendeckel zwar auch wieder nicht, aber eine deutliche Verbesserung der Lesbarkeit läßt sich allemal erzielen. Ach ja, dieser Artikel wurde auch auf der Terrasse geschrieben.