ToolBlog

zeigt Ihnen ein Video von priacta.

In Ergänzung: “Wie Sie das richtige GTD-System auswählen”.

Auch wenn die Psychologen immer sagen, man möge Regeln positiv formulieren und infolgedessen Verneinungen vermeiden, ist es m.E. mitunter nützlich aufzuzählen, was man nicht tun sollte. Genau das hat Craig Childs in seinem Artikel How Not To Check Email At Work getan. Dies sollten Sie im Umgang mit E-Mails vermeiden (Kommentare von mir):

1. Gleich zu Beginn des Arbeitstages nach neu eingegangenen Mails schauen.
   Dem stimme ich zu. Wenn es dumm läuft, bringt Ihnen eine entsprechende Nachricht Ihre ganze Planung durcheinander. Das können Sie vermeiden, Sie wissen ja: “Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß”. Überprüfen Sie den Posteingang später, wenn Sie das Wichtigste erledigt haben.
2. E-Mails sofort beantworten.
   Da gibt es eine Ausnahme. Sie erinnern sich an die 2-Minuten-Regel von David Allen? Wenn Sie beim Überfliegen sehen, dass Sie die Nachricht innerhalb 2 Minuten beantworten können, dann tun sie es sofort. Jedes Verschieben und Wiederherholen dauert garantiert länger.
3. Nachschauen bei persönlichen Mails, Blogs, Twitter etc.
   Da bin ich selbst sehr gefährdet. Das sind Ablenkwaffen höchster Güte.
4. Sich über die Ankunft neuer E-Mails automatisch benachrichtigen lassen.
   Wenn Sie sich etwas Gutes tun wollen, dann schalten Sie das ab. Denn die automatische Benachrichtigung ist beileibe kein Segen, sondern zumeist ein Fluch.
5. Eine Menge Zeit auf die Beantwortung von Mails verwenden.
   Schreiben Sie keine Doktorarbeiten. “Fasse Dich kurz”, konnte man in urvordenklicher Zeit in den Telefonzellen lesen. So ist es und es gilt auch für E-Mails. Nähere Informationen hier.

Probieren Sie es aus. Es ist die halbe Miete.

erklärt Ihnen in diesem Video David Allen persönlich…

[via GTD Times]

Über das persönliche Kanban-System habe ich auf dem Toolblog vor einiger Zeit bereits berichtet. Nun gibt es eine online-Anwendung zur Methode: LeanKit. Auf einigen Videos können Sie sich mit Software und Methode vertraut machen. Die Preise für die Nutzung sind gestaffelt. Für die Verwendung mit bis zu 5 Nutzern und einer Kanbantafel ist das Angebot kostenlos. Das dürfte zum Ausprobieren erst einmal reichen.

Ich bin stolzer Besitzer eines iPhones und komme auch gut damit klar. Die Synchronisation mit dem Selbstmanagementtool meiner Wahl Outlook 2007 klappt prima, was Kontakte und Kalender betrifft. Über die Synchronisation der Aufgaben kann man nicht meckern, denn man kann nichts kritisieren, was es nicht gibt. Mein Behelf: Die Aufgaben der nächsten 7 Tage in entsprechendem Format auf Papier ausdrucken und ins Notizbuch legen. Klar, das geht. Aber ein bißchen eleganter möchte man es schon haben. Abhilfe schafft vielleicht die App 2Do. Auf den ersten Blick kann die Anwendung alles, was sich der GTDer wünscht, in erster Linie denke ich da an die @Kontext-Listen. Was für mich das Angebot besonders interessant macht: Es gibt ein Zusatzprogramm zur Synchronisation zwischen 2Do und Outlook. Mit € 5,49 ist 2Do für eine App nicht ganz billig. Aber immer noch preiswert, wenn die Synchronisation zwischen iPhone und Outlook zufriedenstellend funktioniert. Wobei wir bei der entscheidenden Frage wären: Funktioniert die Synchronisation? Weiß das jemand?

Ich stehe dazu: Mein Programm, mit dem ich mich organisiere, ist und bleibt (vorerst) Outlook. Man muss nur etwas an den Ansichten herumschrauben und heraus kommt ein hervorragendes Stück Software, mit dem man prima Getting Things Done (GTD) betreiben kann. Bevor ich zu Outlook kam, habe ich Thunderbird benutzt und denke nach wie vor, dass diese Anwendung eine hervorragende Lösung für den e-Post-Verkehr ist.

Auch Thunderbird lässt sich hervorragend für GTD nützen, wie uns Flipping Heck zeigt: Getting Things Done with Thunderbird. Obwohl der Artikel beileibe nicht mehr taufrisch ist, zeigt er doch die Prinzipien, die hinter den Anpassungen stecken. Auf diese Weise lassen sich die Tipps auch auf aktuelle Versionen des Thunderbird anwenden.

Wenn Sie eine neuere Quelle zum Thema Thunderbird für GTD haben, dann lassen Sie es mich bitte wissen.

Immer wieder wird in Seminaren zum Zeitmanagement empfohlen, die Umstände zu analysieren, die Ihnen die Zeit stehlen. Nun können Sie sich die Frage stellen, inwiefern man Zeit überhaupt “stehlen” kann, schließlich ist Zeit ja kein Sacheigentum. Wenn wir genau hinschauen, dann sind Zeitdiebe im Grunde genommen erfolgreich durchgeführte Ablenkungsmanöver, mit denen andere und wir uns selbst von den Aufgaben fernhalten, die wir als wichtig erachten. Genug philosophiert jetzt, hinein in die Praxis! Matthew Cornell hat die wichtigsten Zeitdiebe aus verschiedenen Quellen zusammengetragen und beschrieben, wie man sie erfolgreich bekämpft: The 20 top time wasters, stealers, nibblers, and how to nab them. In der Liste sind Evergreens wie Unterbrechungen und Meetings, aber auch Umstände, die erst auf den zweiten Blick als Zeitdiebe ins Auge fallen, sie z. B. Perfektionismus. Es lohnt sich, die Liste einmal durchzuschauen, ich bin sicher, Sie werden das eine oder andere Aha-Erlebnis haben.

Für neue Mitglieder des GTD Connect Netzwerkes gab es eine Reihe von Podcasts, auf denen David Allen die wichtigsten Elemente seines GTD-Ansatzes erläutert. Mittlerweile sind diese Hörstücke für jedermann/-frau frei zugänglich, Sie müssen kein Connect-Mitglied sein. Hier finden Sie die ersten vier Hörlektionen aus dieser Reihe: The GTD Best Practices Series. Vielleicht können Sie an ihrem mp3-Player die Abspielgeschwindigkeit reduzieren. David Allen ist für schnelles Sprechen bekannt.

“Are you a procrastinator or an incubator?” lautet der Titel eines Artikels, in dem Robert Biswas-Diener auf den wichtigen Unterschied zwischen Ausbrüten und Aufschieben hinweist. Ich kenne den Zustand sehr gut, wenn ich etwas Wichtiges vorhabe, aber noch nicht richtig weiß, wie ich das ganze anstellen soll. Für mich ist diese Situation sehr unangenehm, ich bin meist sehr quengelig, weil vordergründig nichts vorwärts geht. In Oberschwaben sagt man dazu nicht eben feinsinnig, aber treffsicher: “Du läufst rum wie eine legige Henn’”. Und genau das ist es ja auch. Es gibt Dinge, die wollen eben reifen, da braucht das Unbewußte Zeit, um die Informationen zu verarbeiten und daraus Ideen zu entwickeln. Ich habe gelernt, dass ich wenig tun kann, um dieses Stadium zu beschleunigen. Das Ausbrüten braucht eben seine Zeit.

Aufschieben ist was anderes. Da weiß ich ziemlich genau, was zu tun ist, aber meine Begeisterung, genau das zu tun, hält sich in engen Grenzen. Und dann schiebe ich halt. Lieblingsbeispiel: Die Steuererklärung.

Achten Sie darauf, ob Sie ausbrüten oder aufschieben. Das ist tatsächlich der Unterschied, der einen Unterschied macht.

Immer wieder werde ich in meinen Workshops zum Selbstmanagement nach den kleinen Schritten mit großer Wirkung gefragt. Erin Doland beschreibt fünf dieser kleinen Minimax-Schritte: Five uncluttering things you can do in your office right now. Sie können in Ihrem Büro…

1. Ihre herumliegenden Notizen und Haftzettel in ein Notizbuch o.ä. übertragen
2. Ihr Schreibzeug zusammensammeln und überprüfen, was davon überhaupt noch funktioniert
3. Klar: Ihren Eingangskorb leeren
4. Alles aus Ihrem Büro entfernen, was da nicht hingehört
5. Ihre Pinnwand überprüfen und alles wegwerfen, was nicht mehr aktuell ist (Mein Tipp: Werfen Sie die komplette Pinnwand weg)

Wenn Sie mal auf den Feierabend warten oder sonst irgendwie mal eine halbe Stunde Zeit haben: Diese 5 Tätigkeiten können Sie immer ausführen.