ToolBlog

Gerne gebe ich zu, dass die Überschrift zu diesem Beitrag keine Begeisterung bei Oberstudienräten im Fach Deutsch hervorruft. Andererseits: Wie soll man das Wort “Kick-off-Meeting” übersetzen? Also lassen wir das mit der Eindeutschung und beschreiben besser, was ein Kick-off-Meeting ist:

Eine Auftaktveranstaltung zu Beginn eines Projektes in der Wirtschaft (auch „Kick[-]off-Meeting“ genannt)

Nun wäre nur noch zu klären, wie man eine solche Besprechung durchführt. Kein Problem, mit Hilfe von Google finden Sie etwa 2.510 Ergebnisse. Mir war allerdings neu, dass es zu Kick-off-Meetings eine eigene Website gibt:  Good Kickoff Meetings. Sie finden hier allgemeine Tipps, Übungen und sogar Spiele. Mit letzteren wäre ich in unserem Kulturkreis allerdings vorsichtig, das kann ins Auge gehen.

Wenn Sie ab und zu Projekte bearbeiten müssen, vielleicht aber nicht das nötige Kleingeld besitzen um dafür spezielle Software erwerben, dann benutzen Sie doch das gute alte Excel. Steven Campbell stellt Ihnen die richtigen Vorlagen vor: 15 Useful Excel Templates for Project Management & Tracking. Sie finden in dem Beitrag Templates von Microsoft, aber auch von anderen Herstellern.

Es gibt keine Zufälle. Kaum habe ich das letzte Posting über Paul Klipp veröffentlicht, schon stolpere ich über ein Video, das Robert Dempsey genau dazu gedreht hat: Mindmapping + Personal Kanban = Super Productivity. Er schreibt:

In this video I share a personal productivity tip I learned from Paul Klipp during the Open Agile Romania conference: using a combination of mindmapping and personal Kanban.

Aber sehen Sie selbst:

Zu den Personal-Kanban-Anwendungen, die bereits vor einiger Zeit im Toolblog vorgestellt habe, kommt nun eine weitere dazu: Kanbanery. In der Betaversion ist die Anwendung noch kostenlos. Registrieren und loslegen, heiß die Devise. Frage Sie mich nicht, ob und wenn ja, wie sich dieses Programm von den anderen unterscheidet. Die Information dient zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen, wie die Banker immer schreiben.

Vor einiger Zeit hatte ich im Toolblog das WordPress-Theme GTD Theme vorgestellt, das sich besonders gut für die Projektarbeit im Team verwenden lässt.

Nancy Messieh beschreibt, wie Sie ganz allgemein WordPress für das Projektmanagement einsetzen können: How To Use A Self-Hosted WordPress Blog For Project Management. Sie erfahren, welche Themes für die spezielle Aufgabe besonders geeignet sind und mit welchen Plug-ins Sie WordPress sinnvoll erweitern können.

Als Resultat erhalten Sie ein Werkzeug zur Zusammenarbeit (neudeutsch “Collaboration Tool”), das maßgeschneidert und ganz auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Vielleicht die sinnvolle Alternative zu den “fertigen” Projektmanagement-Anwendungen, die Sie in großer Anzahl im Netz finden können.

David Allen folgt bei der Definition des Begriffs “Projekt” nicht der DIN 69901 (hätte mich auch gewundert). Nach seinem Ansatz ist ein Projekt alles, was aus mehr als einem Handlungsschritt besteht und innerhalb eines Jahres erledigt sein muss. Für die Planung eines Projekts hat ProjectKickstart eine Checkliste veröffentlicht, die auf Allen zurückgeht: Project Planning Checklist by David Allen. Die Liste liegt in Form einer Gliederung vor. Ich habe mir erlaubt, aus der Liste eine MindManager-Map zu erstellen, die Sie hier herunterladen können. Wenn Ihnen das nicht so liegt, dann gibt es die Zusammenstellung auf der Seite von ProjectKickstart auch als Word-Datei.

Demnächst setze ich mich als Coach mit einem Kunden zusammen, der zwei örtlich getrennte Arbeitsplätze mit zwei unterschiedlichen E-Mail-Systemen und nicht zuletzt auch zwei Assistentinnen hat. “Wie bekommt man das alles unter einen Hut?”, lautet die berechtigte Frage und ich bin selbst darauf gespannt, was wir zu dieser Aufgabenstellung auskochen werden.

Manchmal ist ja auch die mailtechnische Zusammenarbeit mit nur einem Assistenten eine Herausforderung. So viel ich weiß, ist bisher auch noch nicht viel dazu veröffentlicht worden. Michael Hyatt ist der Chef eines großen Verlages beschreibt auf seinem Blog, wie er seine E-Mails zusammen mit seiner Assistentin organisiert: Managing Email with an Assistant. Er zeigt uns in dem Beitrag, wie er Regeln/Filter setzt, um die Nachrichten zweckmäßig zu kanalisieren. Ein Artikel mit hohen Nutzwert. Ich denke, das sinnvolle Setzen von Eingangsregeln wird uns auch im o. a. Fall weiterhelfen.

Wo wir gerade bei den Listen sind: Was Sebastian Rupley für das Teamwork zusammengestellt hat, listet FreelanceFolder für das Projektmanagement auf:  10 Free Project Management Applications. Ich bin mir allerdings nicht ganz darüber im klaren, was SugarCRM auf der Liste macht. Vielleicht wissen Sie es.

Ich betätige mich hiermit einmal mehr als reiner Briefträger. Es gibt hin und wieder Tweets, die sind für das kurzlebige Gezwitscher einfach zu schade. Hinweise eben, die es wert sind, festgehalten zu werden. So auch zwei Tweets von @thomas_weller:

1. 27 Free Must-have Online Collaboration Tools
2. 15 Free Online Collaboration Tools and Apps

Wie die Titel schon sagen: Es handelt sich um Aufzählungen mehr oder weniger bekannter online-Werkzeuge zur Zusammenarbeit in Projekten. Alle Tools werden in beiden Artikeln zumindest kurz beschrieben. Wenn Sie die Erklärungen lieber auf Deutsch lesen wollen, dann sollten Sie auf web2null eine entsprechende Suchanfrage starten:

• Web 2.0 Suche nach: Projektmanagement und
• Web 2.0 Suche nach: Zusammenarbeit

Jetzt liegt es an Ihnen, herauszubekommen, was zu Ihnen, Ihrem Team und Ihrem Projekt passt.

Ich denke, WordPress ist unbestritten der Platzhirsch auf dem Markt der Blogsoftware. Mittlerweile blickt man schon gar nicht mehr durch in der Fülle der Erweiterungen (Plug-ins) und Vorlagen (Themes). Ein Theme verfolgt einen interessanten Ansatz: GTD theme von Templatic. Dieses Theme dient weniger dazu, das Weblog schön zu verpacken. Vielmehr soll es helfen, die Teamarbeit zu verbessern:

If you are looking to collaborate with a small team or, you need a private blog where only your team members can view, share files and write the content without going to backend, this is the theme you’ve been looking for.

Ich werde das Theme bei Gelegenheit einmal ausprobieren. Mit einem Kunden denke ich darüber nach, WordPress als eine Art elektronisches Schichtbuch einzusetzen. Vielleicht vereinfacht diese Anwendung unser Vorhaben.