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Wo wir gerade bei den Listen sind: Was Sebastian Rupley für das Teamwork zusammengestellt hat, listet FreelanceFolder für das Projektmanagement auf: 10 Free Project Management Applications. Ich bin mir allerdings nicht ganz darüber im klaren, was SugarCRM auf der Liste macht. Vielleicht wissen Sie es.
Ich betätige mich hiermit einmal mehr als reiner Briefträger. Es gibt hin und wieder Tweets, die sind für das kurzlebige Gezwitscher einfach zu schade. Hinweise eben, die es wert sind, festgehalten zu werden. So auch zwei Tweets von @thomas_weller:
Wie die Titel schon sagen: Es handelt sich um Aufzählungen mehr oder weniger bekannter online-Werkzeuge zur Zusammenarbeit in Projekten. Alle Tools werden in beiden Artikeln zumindest kurz beschrieben. Wenn Sie die Erklärungen lieber auf Deutsch lesen wollen, dann sollten Sie auf web2null eine entsprechende Suchanfrage starten:
Jetzt liegt es an Ihnen, herauszubekommen, was zu Ihnen, Ihrem Team und Ihrem Projekt passt.
Ich denke, Wordpress ist unbestritten der Platzhirsch auf dem Markt der Blogsoftware. Mittlerweile blickt man schon gar nicht mehr durch in der Fülle der Erweiterungen (Plug-ins) und Vorlagen (Themes). Ein Theme verfolgt einen interessanten Ansatz: GTD theme von Templatic. Dieses Theme dient weniger dazu, das Weblog schön zu verpacken. Vielmehr soll es helfen, die Teamarbeit zu verbessern:
If you are looking to collaborate with a small team or, you need a private blog where only your team members can view, share files and write the content without going to backend, this is the theme you’ve been looking for.
Ich werde das Theme bei Gelegenheit einmal ausprobieren. Mit einem Kunden denke ich darüber nach, Wordpress als eine Art elektronisches Schichtbuch einzusetzen. Vielleicht vereinfacht diese Anwendung unser Vorhaben.
Erst einmal für Klarheit sorgen, hier ist nicht von Projekten die Rede, wie sie David Allen definiert. Vielmehr begeben wir uns in diesem Beitrag auf das Gebiet des klassischen Projektmanagements. Dort verwendet man zur Darstellung einer zeitlichen Abfolge von Aktivitäten das sog. Balkendiagramm oder vornehm Gantt-Diagramm. Mit dem Programm Gantter können Sie ein solches Diagramm direkt im Browser erzeugen, übrigens auch in Deutsch. Ich berichtete an dieser Stelle bereits darüber. Ryan Dube erklärt in einem kleinen Artikel, wie Gantter bedient wird: Gantter – The Ultimate Free Creative Project Management Tool. Lang ist der Beitrag nicht geworden, das liegt aber nicht an Ryan, sondern an Gantter, denn das Programm ist intuitiv zu bedienen. Dennoch ist es mitunter nützlich, so eine Schnellbesohlung zu bekommen. Dann verläuft die Lernkurve umso steiler.
Stefan Hagen hat einen kurzen, aber wie ich finde äußerst nützlichen Beitrag über den Unterschied zwischen Projektmanagement und GTD geschrieben: GTD im Projektmanagement? Verwirrung stiftet oftmals der Umstand, dass der Begriff “Projekt” von David Allen anders definiert wird als im Projektmanagement üblich (siehe dazu auch die Kommentare in o.a. Beitrag).
Allerdings bin ich mir noch nicht sicher, ob man GTD wirklich auf den Bereich “Selbstmanagement” beschränken muss. Ich denke, da sind schon einige Ansätze für die Arbeit im Team vorhanden. Ich gebe aber zu, dass ich beim Thema “GTD im Team” über das Grübeln noch nicht hinausgekommen bin. “Ausbrüten” nennt David Allen diesen Zustand und vielleicht trifft mich ja in den nächsten Tagen der entscheidende Geistesblitz.
Wie auch immer, solange mir nichts Besseres dazu einfällt, ist Stefans Beschreibung “state of the art”.
Weil wir gerade dabei sind. Christoffer Torris Olsen erklärt, was man alles mit Evernote anfangen können: 7 Use Cases for Highly Effective Evernote Users. Zum Beispiel:
Das ist aber beileibe noch nicht alles. Ich benutze Evernote auch als
Was machen Sie so mit Ihrem Notizenprogramm, so Sie eines benutzen? Es muss ja nicht Evernote sein.
Es gibt einen alten Trainerspruch: “Wie isst man einen Elefanten? Indem man ihn in Scheiben schneidet.”
Wenn ich in den Workshops gefragt werde, wie man gemäß Getting Things Done Handlungen (Actions) von Projekten unterscheidet, dann fällt mir immer dieser Satz ein. Zur Erinnerung: David Allen definiert Projekte abweichend vom klassischen Projektmanagement als Aufgabe bestehend aus mehr als einer Handlung, zu erledigen innerhalb eines Jahres, Ebene 10000 ft. Ein Projekt besteht also immer aus mehreren Handlungen. Oder um bei dem obigen Bild zu bleiben: Das Projekt ist der Elefant, der in Scheiben (Handlungen) geschnitten werden muss.
Bei der Formulierung von Projektzielen und Handlungen (Next Actions) ist der Gebrauch der richtigen Verben von Bedeutung.
Was war ein Verb nochmal? Wikipedia hilft weiter:
Das Verb ist ein fachsprachlicher Ausdruck der traditionellen Grammatik für eine Wortart, die eine Tätigkeit, ein Geschehen oder einen Zustand ausdrückt, und erfasst Wörter wie gehen, denken, leben und verblühen.
An den Verben also sollt ihr sie erkennen:
| Typische Verben für Handlungen: | Typische Verben für Projekte: |
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Merken Sie den Unterschied? Im Prinzip sind die Verben der linken Spalte eine Untermenge der rechten Spalte (Die Mathematiker unter Ihnen mögen mir verzeihen). Sie müssen die Handlungen der linken Spalte ausführen, tun, machen um die Ergebnisse der rechten zu erreichen. Physical Next Actions eben oder der Elefant in Scheiben geschnitten. Mittlerweile bin ich sehr konsequent, wenn ich meine Handlungen formuliere. Ich schreibe zuerst das Verb hin und dann den Inhalt. Meine Formulierungen sehen dann so aus:
Probieren Sie es aus. Am Anfang etwas ungewohnt, aber Übung macht den Meister. Auf jeden Fall eine wichtige Hilfe beim Sortieren der Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen. Und denken Sie daran: Immer wenn Ihnen bei der Formulierung einer Aufgabe ein Verb der rechten Spalte unterkommt, dann erinnern sich an den Elefanten und die Scheiben, denn wahrscheinlich handelt es sich um ein Projekt.
Programme, mit denen Sie die Zeit erfassen können, die Sie für Aufgaben, Projekte u.ä. aufgewendet haben, gibt es in Hülle und Fülle, sowohl für den Desktop als auch online. Manchmal gibt es jedoch auch gute Gründe, die Zeit mit Papier und Bleistift zu erfassen. Brian Fling ist so nett und liefert Ihnen die passenden Formulare dazu: Paper Timesheets. Die Formblätter können Sie sowohl im Tages- als auch im Wochenformat als pdf-Dateien herunterladen. Solche Formulare sind übrigens auch gut dazu geeignet, den berüchtigten Zeitdieben auf die Spur zu kommen. Sie dürfen sich beim Ausfüllen nur nicht selbst beschummeln. 
Wenn Sie ein Gantt-Chart benötigen, aber MS Project oder Verwandte nicht zur Hand haben, dann können sie ab sofort auch Ihre Arbeit im Internetcafé erledigen. Surfen Sie zu Gantter, geben Sie die nötigen Daten ein und laden sich das Ergebnis einfach als xml-Datei herunter. Daheim angekommen, lässt sich dieses wieder in Ihre gewohnte Projektmanagementsoftware einlesen und weiterverarbeiten. Die Aufmachung erinnert etwas an Google Documents, man findet sich sofort zurecht. Und: Sie müssen sich nicht einmal registrieren.
[via Lifehacker]
Momentan überlege ich, wie man Weblogs als Journal für den schichtübergreifenden Informationsaustausch in Produktionsbetrieben nutzen kann. Tim Ducket hat beschrieben, inwiefern Weblogs im Projektmanagement nützlich sein könnten: 10 ways to use blogs for managing projects. Hier sind seine Überlegungen:
Diese Punkte gelten auch für das elektronische Schichtbuch. Jetzt muss man es nur noch umsetzen. 
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