ToolBlog

Wenn ich in meinen Workshops zur Selbstorganisation die Teilnehmer nach den schlimmsten Zeitfressern frage, dann steht mit tödlicher Sicherheit die Besprechung auf der ewigen Hitliste. Nun halte ich nichts davon, Besprechungen generell zu verdammen. Zusammenarbeit bedeutet Kommunikation, Besprechungen sind daher notwendig. Es ist nur die Frage, ob diese Besprechungen sinnvoll sind. Sie wissen schon, Besprechungen, in denen…

• man gar nicht weiß, was man da eigentlich soll
• Hierarchen Selbstdarstellung betreiben
• kein roter Faden zu erkennen ist
• im Kreis herumgeredet wird
• (nehmen Sie eigene Ergänzungen vor)

Scott Berkun zitiert in einem lesenswerten Beitrag einen Vortrag von Nicole Steinbok zu effizienten Besprechungen: The 22 minute meeting. Laut Steinbok gibt es für effiziente Meetings neun Regeln, Scott erläutert Sie auf seine Weise:

1. Setzen Sie eine Besprechungsdauer von 22 Minuten an
2. Sie brauchen eine zielorientierte Agenda
3. Schicken Sie benötigtes Lesematerial 3 Tage vor dem Meeting an die Teilnehmer
4. Beginnen Sie pünktlich
5. Stehen Sie auf und vertreten Sie Ihre Meinung
6. Keine Laptops, außer das des Referenten und des Protokollanten
7. Ohne Ausnahme: Kein Telefon!
8. Bleiben Sie bei der Sache
9. Verschicken Sie die Besprechungsnotizen so schnell wie möglich

Diese Regeln (bis auf Regel 9) können Sie sich auch als kleines Poster herunterladen (pdf) oder werden Sie Fan einer entsprechenden Facebook-Seite (ich bin’s schon).

Ach, eine Frage noch: Wie würden Sie diese Regeln interpretieren? Und: Könnte eine 22-Minuten-Besprechung in Ihrem Team funktionieren?

Vor gefühlten dreißig Jahren (na gut, es waren dreizehn) habe ich ein NLP-Ausbildung bis zum NLP-Master gemacht. Der Trainer hieß Roland Gruber und ich habe sowohl Ausbildung als auch Trainer in guter Erinnerung, auch wenn ich mich heute nicht mehr als NLPler bezeichnen würde. Gelernt habe ich dennoch eine ganze Menge. Umso mehr hat es mich gefreut, als mich Roland kürzlich nach langer Zeit wieder anrief um den Kontakt aufzufrischen.

In der Zwischenzeit hat Roland Gruber zusammen mit Kollegen das Unternehmen Leadion gegründet, das Training und Coaching rund um das Thema “Führung” anbietet. Die Website des Unternehmens ist eine wahre Fundgrube für alles, was mit Führung zusammenhängt. Sie finden dort rund 1500 (!) Beiträge zu den Themenfeldern Grundlagen, Persönlichkeit, Fähigkeiten, Management u.v.m. Wenn Sie möchten, können Sie auch einen einschlägigen Newsletter abonnieren. Viel Spaß beim Stöbern!

Wo wir gerade bei den Listen sind: Was Sebastian Rupley für das Teamwork zusammengestellt hat, listet FreelanceFolder für das Projektmanagement auf:  10 Free Project Management Applications. Ich bin mir allerdings nicht ganz darüber im klaren, was SugarCRM auf der Liste macht. Vielleicht wissen Sie es.

“10 Unsung Collaboration Tools — Many of Them Free” betitelt Sebastian Rupley seinen Blogbeitrag, in dem er zehn Werkzeuge zur Zusammenarbeit vorstellt. Das Attribut “unbesungen” mag wohl stimmen, denn von den meisten Anwendungen habe ich bislang nichts gehört (allerdings bin ich sicher auch kein Maßstab). Die vorgestellten Programme sind:

1. Redliner
2. doingText
3. Kablink
4. Collanos Workspace
5. PBworks
6. Drop.io
7. Socialtext
8. e-tipi
9. MemberHub
10. Colaab

Sebastian beschreibt jedes Programm mit ein paar Sätzen. Kennen Sie vielleicht das eine oder andere vorgestellte Programm? Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht?

In der Welt des web 2.0 gibt es unzählige Anwendungen, die die Organisation von Besprechungen im Fokus haben. Wer hat wann Zeit, wo trifft man sich und so weiter. Nun bin ich über zwei Anwendungen gestolpert, die über die reine Organisation von Meetings hinausgehen: Ketchup (!) und meetingmix. Für mich ist entscheidend, dass man mit beiden Programmen offensichtlich auch Tagesordnungen, Listen offener Punkte und Protokolle erstellen und verwalten kann. Ketchup ist noch in der Erprobungsphase und daher ummesonscht, für meetingmix gibt es bereits ein Preismodell.

Wenn Sie so etwas auf Ihrem eigenen Server haben möchten oder dem Ihres Unternehmens, dann ist vielleicht MyMeeting das richtige Programm für Sie: “MyMeeting is a web application specifically designed to help you to better manage your meetings and get more out of them.” Das hört sich doch vielversprechend an.

Dennoch kann ich mir den Nutzen derartiger Angebote noch nicht so recht vorstellen. Reicht ein normales Wald-und-Wiesen-Wiki für Besprechungen nicht aus? Nutzen Sie innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens derartige Anwendungen? Gibt es noch andere interessante Programme, die hier nicht aufgeführt sind? Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Fragen über Fragen…

Ich betätige mich hiermit einmal mehr als reiner Briefträger. Es gibt hin und wieder Tweets, die sind für das kurzlebige Gezwitscher einfach zu schade. Hinweise eben, die es wert sind, festgehalten zu werden. So auch zwei Tweets von @thomas_weller:

1. 27 Free Must-have Online Collaboration Tools
2. 15 Free Online Collaboration Tools and Apps

Wie die Titel schon sagen: Es handelt sich um Aufzählungen mehr oder weniger bekannter online-Werkzeuge zur Zusammenarbeit in Projekten. Alle Tools werden in beiden Artikeln zumindest kurz beschrieben. Wenn Sie die Erklärungen lieber auf Deutsch lesen wollen, dann sollten Sie auf web2null eine entsprechende Suchanfrage starten:

• Web 2.0 Suche nach: Projektmanagement und
• Web 2.0 Suche nach: Zusammenarbeit

Jetzt liegt es an Ihnen, herauszubekommen, was zu Ihnen, Ihrem Team und Ihrem Projekt passt.

Ich denke, Wordpress ist unbestritten der Platzhirsch auf dem Markt der Blogsoftware. Mittlerweile blickt man schon gar nicht mehr durch in der Fülle der Erweiterungen (Plug-ins) und Vorlagen (Themes). Ein Theme verfolgt einen interessanten Ansatz: GTD theme von Templatic. Dieses Theme dient weniger dazu, das Weblog schön zu verpacken. Vielmehr soll es helfen, die Teamarbeit zu verbessern:

If you are looking to collaborate with a small team or, you need a private blog where only your team members can view, share files and write the content without going to backend, this is the theme you’ve been looking for.

Ich werde das Theme bei Gelegenheit einmal ausprobieren. Mit einem Kunden denke ich darüber nach, Wordpress als eine Art elektronisches Schichtbuch einzusetzen. Vielleicht vereinfacht diese Anwendung unser Vorhaben.

Ein Evergreen in jedem Workshop zur Selbstorganisation ist die Ablage. Dass neben die Papierablage auch noch eine virtuelle Ablage gepflegt werden muss, macht die Angelegenheit nicht eben einfacher. Bislang war die Organisation von Daten zumindest unter Windows eine getreue Abbildung der Papierablage mit Ordnern und Mappen und den ganzen Nachteilen, die damit verbunden sind. Mittlerweile leben wir in Zeiten des Taggings und die Frage muss erlaubt sein, ob ein derartiges Ablagesystem überhaupt noch effizient und effektiv ist.

Wenn Sie viel mit Dokumenten arbeiten, dann könnte Mendeley für Sie eine interessante Anwendung sein. Mit Mendeley können Sie…

• Ihre Dokumente (Word, OpenOffice, pdf) sammeln und kategorisieren
• pdf-Dateien in einem integrierten pdf-Viewer lesen und sogar mit Notizen versehen
• in Word und OpenOffice Literaturverzeichnisse anlegen
• über eine Browsererweiterung Texte aus dem Internet übernehmen
• die Daten zusammen mit Kollegen benutzen

Das Programm ist kostenfrei und läuft unter Windows, Linux und Mac OS X.

Mich hat dieses Programm sofort angesprungen. Wenn Sie es ebenfalls unter die Lupe nehmen wollen, dann lassen Sie uns unsere Erfahrungen in den Kommentaren teilen.

Der nächste Hype kommt bestimmt. Vor einigen Wochen hat Google seine neue Kommuníkationssoftware Google Wave veröffentlicht. In der Zwischenzeit habe ich auch einen Zugang ergattert. Leider hatte ich bis heute nicht die Zeit, mich eingehend mit dem Konzept zu beschäftigen. Und das werde ich wohl tun müssen, denn von alleine erschließt sich die Philosophie hinter Wave dem hoffnungsvollen Nutzer nicht. Wenn Sie auch Wave testen wollen, aber nicht recht wissen, wie Sie es angehen wollen, dann hilft Ihnen und mir vielleicht der Beitrag The Complete Guide to Google Wave von Gina Trapani, der Gründerin von Lifehacker weiter. Ich werde ihn mir bei Gelegenheit zu Gemüte führen.

Wenn Sie auf das Wave-Logo klicken, können Sie eine Einladung zu einem Testaccount beantragen.

Vielleicht kennen Sie andere Anleitungen zu Google Wave. Wenn dem so ist, dann hinterlassen Sie doch einen entsprechenden Link in einem Kommentar. Vielen Dank schon mal!

Alexander Greisle stellt in seinem Blog eine gelungene Präsentation zu Webkonferenzen vor: 10 Best Practices für erfolgreiche Webkonferenzen. Das will ich den Toolblog-Lesern nicht vorenthalten. Danke, Alexander, für den Hinweis!