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Auch wenn die Psychologen immer sagen, man möge Regeln positiv formulieren und infolgedessen Verneinungen vermeiden, ist es m.E. mitunter nützlich aufzuzählen, was man nicht tun sollte. Genau das hat Craig Childs in seinem Artikel How Not To Check Email At Work getan. Dies sollten Sie im Umgang mit E-Mails vermeiden (Kommentare von mir):

1. Gleich zu Beginn des Arbeitstages nach neu eingegangenen Mails schauen.
   Dem stimme ich zu. Wenn es dumm läuft, bringt Ihnen eine entsprechende Nachricht Ihre ganze Planung durcheinander. Das können Sie vermeiden, Sie wissen ja: “Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß”. Überprüfen Sie den Posteingang später, wenn Sie das Wichtigste erledigt haben.
2. E-Mails sofort beantworten.
   Da gibt es eine Ausnahme. Sie erinnern sich an die 2-Minuten-Regel von David Allen? Wenn Sie beim Überfliegen sehen, dass Sie die Nachricht innerhalb 2 Minuten beantworten können, dann tun sie es sofort. Jedes Verschieben und Wiederherholen dauert garantiert länger.
3. Nachschauen bei persönlichen Mails, Blogs, Twitter etc.
   Da bin ich selbst sehr gefährdet. Das sind Ablenkwaffen höchster Güte.
4. Sich über die Ankunft neuer E-Mails automatisch benachrichtigen lassen.
   Wenn Sie sich etwas Gutes tun wollen, dann schalten Sie das ab. Denn die automatische Benachrichtigung ist beileibe kein Segen, sondern zumeist ein Fluch.
5. Eine Menge Zeit auf die Beantwortung von Mails verwenden.
   Schreiben Sie keine Doktorarbeiten. “Fasse Dich kurz”, konnte man in urvordenklicher Zeit in den Telefonzellen lesen. So ist es und es gilt auch für E-Mails. Nähere Informationen hier.

Probieren Sie es aus. Es ist die halbe Miete.

Ich weiß zwar noch nicht, wo und wann, aber ich weiß, dass ich es irgendwann man brauchen werde: Notizen an Evernote mittels E-Mail verschicken. Und so geht es:

• Sie benötigen Ihre Evernote-E-Mail-Adresse. Sie finden Sie in der Desktop-Version von Evernote unter den Menüpunkten Werkzeuge/Kontoinformationen. Dort springt Sie Ihnen blau gefärbt, direkt ins Auge.
• Schreiben Sie eine Evernote-Notiz:
  In die Betreffzeile kommt die Beschreibung der Notiz hinein, als da sind Überschrift für Ihre Notiz,
  Name des Notizbuchs: @NameNotizbuch und
  die Schlagworte: #Schlagwort_1 #Schlagwort_2.
  In den Body kommt der eigentliche Text der Notiz. Haben Sie sich wahrscheinlich auch schon gedacht.

Prima Sache das. Schreiben Sie sich Ihre Evernote-E-Mail-Adresse auf, damit Sie sie im nächsten Internetcafé zur Hand haben.

Nähere Infos: Emailing Into Evernote Just Got Better

“Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen”, heißt ein altes Zitat. Damit Ihre Erzählungen nicht von Kosten handeln, die Ihnen vor und während der Reise davongelaufen sind, klicken Sie sich doch zu Budget Your Trip und lassen sich die Kosten für Ihre Fahrt kalkulieren. Mit der Anwendung können Sie Ihr Budget planen und verfolgen, damit Sie nach dem Urlaub auch genau wissen, warum Sie bleich geworden sind.

Ach noch was: Sie müssen sich für Budget Your Trip nicht extra registrieren, sondern können sich auch mit den Zugangsdaten eines bestehenden Accounts z. B. von Facebook einloggen. Habe ich so auch noch nicht gesehen.

[via MakeUseOf]

Immer wieder werde ich in meinen Workshops zum Selbstmanagement nach den kleinen Schritten mit großer Wirkung gefragt. Erin Doland beschreibt fünf dieser kleinen Minimax-Schritte: Five uncluttering things you can do in your office right now. Sie können in Ihrem Büro…

1. Ihre herumliegenden Notizen und Haftzettel in ein Notizbuch o.ä. übertragen
2. Ihr Schreibzeug zusammensammeln und überprüfen, was davon überhaupt noch funktioniert
3. Klar: Ihren Eingangskorb leeren
4. Alles aus Ihrem Büro entfernen, was da nicht hingehört
5. Ihre Pinnwand überprüfen und alles wegwerfen, was nicht mehr aktuell ist (Mein Tipp: Werfen Sie die komplette Pinnwand weg)

Wenn Sie mal auf den Feierabend warten oder sonst irgendwie mal eine halbe Stunde Zeit haben: Diese 5 Tätigkeiten können Sie immer ausführen.

Das Netbook war nie als Laptop-Ersatz konzipiert. Vielmehr sollte man unterwegs über das Internet auf die wichtigsten Daten zugreifen können und nebenbei ein kleines bisschen Büroarbeit erledigen ohne sich dabei den Rücken krumm zu schleppen. Eine konsequente Umsetzung des 80/20-Prinzips, wenn Sie so wollen. Allerdings muss man dazu ein paar Kompromisse eingehen. Vor allem der Bildschirm und die Tastatur lassen in der Regel “normales” Arbeiten im Dauerzustand nicht zu. Vor einiger Zeit hat Evan Wondrasek ein paar Werkzeuge vorgestellt, die die Arbeit mit dem Netbook optimieren: 5 Killer Optimization Apps To Maximize Your Netbook’s Potential. Einige davon sind auch auf meinem Samsung NC-10 im Einsatz:

• Winsupermaximize
  Mit diesem Werkzeug können Sie die nutzbare Fläche Ihres Bildschirms vergrößern. Das kann bei den kleinen Netbooks schon Wunder wirken.
• Dropbox
  Ein virtuelle Dateiablage zur Vergrößerung Ihres Speicherplatzes und zum ständigen Zugriff auf Ihre Daten online von unterwegs.
• VirtuaWin
  Ein Programm zur Erstellung und Verwaltung mehrerer Bedienoberflächen. Man kann dann zwischen den Oberflächen hin- und herspringen.
• Daemon Tools Lite
  Das Tool simuliert ein komplettes CD-Laufwerk. Das ist praktisch, denn kein Netbook hat ein integriertes CD-Laufwerk. So geht es: Mit dem “normalen” Computer stellen Sie ein Abbild der CD-ROM her. Das können Sie auch mit Daemon Tools Lite machen, wenn Sie es dort ebenfalls installieren. Dann kopieren Sie diese Kopie auf das Netbook. Die Emulation sorgt dann für das Abspielen. So haben Sie die wichtigen CDs immer an Bord bzw. auf dem Netbook. Ohne? Für mich undenkbar.
• Google Chrome
  Diesen Browser benutze ich auf dem Netzbook auch immer. Schlank und schnell ohne den üblichen Zierrat. Für Netbooks wie gemacht.

Ich bin mir sicher, Sie haben auch das eine oder andere Helferlein, das Sie auf Ihrem Netbook nicht mehr missen möchten. Wir sind neugierig. Lassen Sie es uns wissen!

Ich weiß, so etwas sagt man nicht, aber mittlerweile habe ich mich an Outlook gewöhnt und mehr noch, ich arbeite gerne mit dem Programm und weiß seine Funktionen zu schätzen. Jawoll! Wenn Sie ebenfalls Outlook-Nutzer sind, dann habe ich hier ein paar kleine Helferlein für Sie:

1. Eine Übersicht über Tastaturkürzel als pdf-Datei, denn nichts ist schneller als die Bedienung von Programmen über die Tastatur (Outlook aktuell)
2. Anhänge extrahieren, speichern oder entfernen: Outlook Attachment Sniffer oder Outlook Attachment Remover
3. Feiertage permanent einrichten: Feiertagsassistent 3.0
4. Doppelte Einträge entfernen: Outlook Duplicate Items Remover 1.4.2

Denken Sie bei der Installation von Erweiterungen daran: Weniger ist manchmal mehr. Und sichern Sie Ihre Dateien vorher, man kann nie wissen.

Meine befreundete Kollegin Katrin Elster hat heute so ganz nebenbei einen Link gepostet, der viel zu schade für den Twitterorkus ist: HOW TO: Do Almost Anything Online in 2010. Der Link führt zu einem Artikel, in dem noch einmal sämtliche Anleitungen aufgeführt sind, die im Blog Mashable bislang erschienen sind. Hier eine Auswahl von Beiträgen, die ich für besonders interessant halte:

• HOW TO: Use Wikis for Business Projects
• HOW TO: Choose a News Reader for Keeping Tabs on Your Industry
• HOW TO: Use Facebook for Professional Networking

Wie gesagt, das ist meine Auswahl, Ihre mag ganz anders ausfallen. Danke nochmal für den Tipp, Katrin.

Ist’s Silvester frostig kalt, so kommt das neue Jahr auch bald.

So lautet eine bekannte Bauernregel und wie jedes Mal kommt auch 2010 wieder völlig überraschend. Ein paar Tage bleiben uns noch und wenn Sie für Ihre Planung “zwischen den Jahren” auf die Schnelle einen Kalender brauchen, dann habe ich folgende Tipps für Sie:

• Ausgeklügelt: Compact Calendar 2010
  Um diesen Kalender angemessen bedienen zu können, sollten Sie aufmerksam die Bedienungsanleitung von David Seah, dem Erfinder, lesen. Den Kalender gibt es als pdf-Datei zum Ausdrucken, und das sogar in Deutsch.
• Für die Hosentasche: PocketMod
  Diesen Papierkalender zum Zusammenfalten können Sie sich über geeignete Vorlagen selbst zusammenstellen. PocketMod ist einfach genial, Sie kannten das Programm wahrscheinlich ohnehin schon.
• Kalender aller Art: CalendarsQuick
  Eine webbasierte Anwendung mit der Sie Kalender in vielen Formen gestalten können, zum Beispiel verziert mit persönlichen Fotos usw.
• Für den Geldbeutel: Thumb Calendar
  Sie kennen sich die kleinen Miniaturkalender im Scheckkartenformat für die Geldbörse? Hier ist einer zum Ausdrucken in verschiedenen Designvarianten.
• Der immergültige: The small calendar 2010
  Auf raffinierte Weise findet hier das ganze Jahr auf Fläche von 46,75 cm2 das ganze Jahr Platz. Die Alternative zum Thumb Calendar.
• Für den Heimwerker: Chalkboard Wall Calendar
  Wenn Sie Spaß am Werkeln haben, ist das der richtige Kalender für die Wand im Esszimmer oder der Küche. Nicht zum Ausdrucken, sondern zum Verputzen.

Mehr Kalender braucht der GTDer nicht. Schließlich werden in den Kalender nur die Daten eingetragen, die mit einem festen Termin verbunden sind. Alles andere kommt in die Kontextlisten. Was wiederum dazu führt, dass der Kalender relativ knapp ausfallen darf. Zumindest bei mir ist das so.

Thomas Mauch hat einen interessanten Artikel zum persönlichen Wissensmanagement geschrieben: Informationen, Wissen und Lernen: Tools für das persönliche Wissensmanagement. Es kommen darin alte Bekannte vor, die allerdings in neuem Gewand auftreten. So gibt es den berühmten Zettelkasten nach Luhmann wohl mittlerweile in der dritten Version. Mindestens so hilfreich wie die Hinweise auf die Programme finde ich das Zitat von Jochen Robes über das Bloggen. Ganz hervorragend auch die Tipps, wie Sie und ich sonst noch unsere Wissensmanagementkompetenzen verbessern können: Mit Rezensionen bei Amazon oder mit Videos über das Schminken. Habe ich so noch gar nicht gesehen. Prima, Thomas, ist abgespeichert.

Ich werde das Gefühl nicht los, dass die Tomatentechnik von Francesco Cirillo langsam aber sicher die GTD-Welt erobert. Und wie so oft dauert es dann nicht mehr lange und die ersten Softwareanwendungen folgen auf dem Fuß. Der Focus Booster ist dafür ein Beispiel. Nun eine webbasierte Anwendung: Der DIEVOLUTION pomodoro helper. Wenn Sie sich für einen kostenlosen Account registriert haben, können Sie mit der Anwendung Pomodoro-gerecht alle Dinge tun, die Sie bisher mit Papier und Stift getan haben. Sie planen Ihre Aufgaben, schätzen ab, wie viele Pomodoros Sie dafür brauchen und notieren interne und externe Unterbrechungen auf einem extra Abschnitt. Eine Aufzeichnung Ihrer Pomodoros wird automatisch vorgenommen, der Wecker ist natürlich einprogrammiert. Das Programm folgt tatsächlich ziemlich genau den Vorgaben von Cirillo. Der Autor der Anwendung ist Thomas Diehl. Cool, muss ich schon sagen.