Training | Coaching | Alles im Griff
Zu Zeiten, als das Wünschen noch geholfen hat, hießen die Büros Studier- oder Schreibzimmer. Aus diesen Zeiten stammen die Fotos in dem Artikel von Brett und Kate McKay: 14 Famous Man Rooms. Hier können Sie sich inspirieren lassen von den Arbeitszimmern von Mark Twain, Thomas Jefferson und anderen. Wie sich die Geschmäcker ändern…
[via Presurfer]
Die Leser des Toolblogs wissen, dass ich ausgewiesener Anhänger der Cornell-Notizenmach-Methode bin. Luke Turcotte beschreibt in einem anschaulichen Artikel, wie Sie sich mit selbstgestrickten Vorlagen ein entsprechendes Notizbuch zusammenbasteln können: DIY Ultimate Note-Taking Notebook. Als Mensch, der in Oberschwaben lebt, muss jetzt allerdings erst noch ausrechnen, was der ganze Spaß kostet.
Comodo Group, Inc. heißt das Unternehmen, das großzügig eine Menge Dienstprogramme zum freien Download zur Verfügung stellt. Sie finden Lösungen zum Backup, zur E-Mail-Verschlüsselung und vieles mehr. Nun bin ich derartigen Programmen gegenüber immer etwas skeptisch. Ein freiberuflicher PC-Doktor sagte mir einmal vor einiger Zeit, man solle die Computerpflege am besten mit Windows-Bordmitteln betreiben, sofern vorhanden. Und tatsächlich lässt sich damit schon das meiste bewerkstelligen. Aber vielleicht sehen Sie das anders und möchten die o. a. Produkte einmal ausprobieren. Ich warne allerdings, getestet habe ich diese Software nicht. Neugierig bin ich aber allemal: Wie pflegen Sie Ihr System?
Auf dem Toolblog gab es schon lange nichts Ultimatives mehr, wie sich unsere amerikanische Freunde auszudrücken pflegen. Nun ist es wieder soweit. Es gibt die ultimative Aufpeppliste für Ihr papiernes Notizbuch, zusammengestellt auf Online Degree Programs: 100 Amazing Ways to Hack Your Moleskine Notebook. Die Tipps (“Hacks”) reichen von der Auswahl des richtige Moleskines bis zu selbstgemachten Erweiterungen. Da werden Sie eine Weile brauchen, bis Sie mit der Liste durch sind.
[via sfp101]
Heute morgen habe ich meine Noguchi-Dateien in das Mappei-System überführt. Oder besser gesagt, ich habe es versucht, denn ich bin unzufrieden. Um herauszubekommen, welche Kategorien für mich überhaupt relevant sind, habe ich zunächst einmal vorläufige Kategoriennamen vergeben, wie in dem Beitrag gestern beschrieben. Wenn dann eine größere Anzahl an Dokumenten angesammelt ist, werde ich durch Zusammenfassen und/oder Trennen die endgültigen Kategorien festlegen. So weit, so gut.
Einen gravierenden Nachteil habe ich gegenüber Noguchi jedoch schon festgestellt. Das Mappei-System ist konsequent auf Dokumente in DIN A 4 ausgelegt. Nun gibt es aber eine erkleckliche Anzahl von Broschüren, Gebrauchsanleitungen, Garantiekarten usw. im Format DIN A 6 oder sogar kleiner. Die Gefahr ist groß, dass diese mir beim Entnehmen der Mappe herausfallen. Sie liegen dann irgendwo in der Ordnungsbox. Bei Noguchi konnte ich sie ordentlich eintüten, Herausfallen war unmöglich. Nun habe ich diesen Kleinkram doch wieder in die Tüte gesteckt, da ist er wenigstens sicher. Allerdings wollte ich eigentlich nur eine Ablage betreiben und nicht mehrere.
Noch ein Unterschied: Bei Mappei gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Mappen, bei Noguchi die Einheitstüte. Vorteil oder Nachteil? Ich weiß es noch nicht. Momentan habe ich nur die “Normalmappe” im Einsatz.
Fortsetzung folgt.
Der 1. Schritt beim Aufsetzen eines Mappei-Systems ist der Aktensystemplan. Dazu werden Hauptkategorien oder Hauptgruppen festgelegt, in die später die Schriftstücke einsortiert werden sollen. Zum leichten (Wieder-) Einsortieren werden die Reiter für die Hauptgruppen mit einem Farbcode versehen. Mappei stellt dazu ein entsprechendes Formular zur Verfügung, in die man die Hauptkategorien den Reiterfarben zuordnen kann. Hauptkategorien könnten bei mir sein:
Und schon geht es los mit den Schwierigkeiten. Welche Kategorien sind sinnvoll, was muss getrennt, was sollte zusammengefasst werden? Anstatt die Kategorien im voraus festzulegen, werde ich beim Leeren des Eingangskorbes während des Weekly Reviews darauf achten, welche Arten von Dokumenten überhaupt anfallen. Dabei hilft mir sicher ein Mind-Map im MindManager, dass ich mit dem Farbformular verknüpfen kann. Später werde ich dann endgültig zweckmäßige Kategorien zuweisen. Vorteil: Ich muss nicht alles wieder umschmeißen, wenn ich merke, dass meine ursprünglich gedachte Einteilung geändert werden muss.
Wie das System letztendlich aussieht, sehen Sie in der entsprechenden Mappei-Broschüre (pdf) auf Seite 3. Dort finden Sie auch ein Beispiel eines Mappei-Tickler-Files. Wir erinnern uns: Das Tickler-File sind die berühmten 43 Mappen, mit denen Sie clever Ihre Wiedervorlagen als rollierendes System organisieren können.
Eigentlich eine unsinnige Überschrift. Handschriften sind immer selbst gemacht. Hier geht es um Handschriften als Computerfont, wie der Fachmann sagt. Wie Sie so etwas selbst erstellen können, zeigt Ihnen Tom Kuhlmann: Over 100 Free Handwritten Fonts. Der Autor hat diese Handschriften selbst erstellt und zur kostenlosen Nutzung veröffentlicht. Sie können auch Ihre eigene Handschrift erzeugen. Dazu brauchen Sie übrigens keinen Tablet-PC, ein einfaches Tablett reicht auch (So etwas zum Beispiel). Eine Anleitung gibt es hier:
Sie finden allerhand Werkzeuge für Tablet-PC auf der einschlägigen Seite von Microsoft. Wie gesagt, Sie können vieles davon auch mit einem Grafiktablett verwenden.
Unser großer Dichter und Denker meinte im Faust:
Da steh ich nun, ich armer Tor und bin so klug als wie zuvor.
Damit mir das mit dem Mappeisystem nicht ebenso geht, habe ich erst mal gefragt und gegoogelt. Hier das Ergebnis:
Ich kenne mich. Jetzt muss ich aufpassen, dass ich nicht zu früh das Handtuch werfe. Momentan steht die bei mir die Grundausstattung auf dem Schreibtisch, von der ich überhaupt nicht weiß, was wie zusammengehört. Ein erster Blick auf die o.a. Links macht mir auch nicht viel Hoffnung. Mal sehen, wie es weitergeht, demnächst mehr auf diesem Bildschirm.
Heute ist bei mir die Mappei-Grundausstattung eingetroffen. Sie besteht aus zwei Ordnungsboxen und einem Organisationsmodul, in dem allerlei Mappen, Trennkartons usw. enthalten sind. Ich gebe zu, ich bin jetzt etwas ratlos, wie ich anfangen soll mit dem Ordnen, es gibt da nicht allzu viel Schriftliches. Das einzige, was ich gefunden habe, ist die Anleitung zum Basis-System (pdf). Andererseits liest der Experte ja auch keine Gebrauchsanweisung, denn das ist nur etwas für Laien, deshalb ans Werk.
Vielleicht nehme ich das Buch von Frank-Michael Rommert zu Hilfe.
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Sie haben es schon bemerkt, ich stehe etwas auf den Schlauch. Vielleicht hilft ja Googlen und ich finde den einen oder anderen Erfahrungsbericht. Ich werde auf jeden Fall periodisch im Toolblog berichten, wie ich mit dem System zurecht komme. Unter Umständen brauche ich auch die Hilfe von Ihnen, lieber Leser.
Ich gebe zu, ich sehe mich ganz unbescheiden als Träger des Schwarzen Gürtels in der Selbstorganisation. Allerdings gibt es auch bei mir eine Schwachstelle: Die Ablage von Papierdokumenten. Nach einem Gespräch mit dem sympathischen und kompetenten Mappei-Organisationsexperten Marko Kegalj habe ich mich entschlossen, dieses System einmal auszuprobieren. Ich werde über meine Erfahrungen berichten.
In der Zwischenzeit können Sie sich an den Tipps von Tania Konnerth orientieren: So bringen Sie Ordnung in Ihr Papierchaos. In dem zweiteiligen Beitrag finden Sie allerlei Praxistipps für Ihre persönliche und berufliche Dokumentenablage. Fr. Konnerth schreibt:
Die eigenen Papiere sind für viele von uns eine ständige Quelle von Ärgernissen – verstreut und unsortiert, unvollständig und chaotisch wachsen sie uns über den Kopf.
Ich weiß, was sie meint. 
© 2010 ToolBlog 
Ordnung ohne Stress: Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode: Frank M. Rommert: Bücher
