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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

Wie Sie mit MessageSave E-Mails aus Outlook ablegen (Gastbeitrag)

Jan Fischbach vom Teamworkblog ist auf dem Toolblog ein gern gesehener Gastautor. Hier sein Beitrag, in dem er zeigt, wie Sie E-Mails aus Outlook leichter ablegen können.

Der Umgang mit E-Mails ist im Toolblog immer wieder Thema. Einige benutzen ihr E-Mail-System als Ablage; andere speichern die Nachrichten dort ab, wo sie auch ihre anderen Dokumente aufheben – in der Dateiablage. Für Benutzer von Outlook gibt es dafür zum Beispiel das Produkt MessageSave von Techhit. MessageSave ist eine Abkürzung für die Funktion “Speichern unter” bei Outlook. Solch ein Programm lohnt sich, wenn man in seinem Wochenrückblick viele E-Mails ablegt.

Ich habe mir die folgende Arbeitsweise angewöhnt. Die Ansicht in meinem Posteingang habe ich so eingestellt, dass die Nachrichten als Unterhaltung angezeigt werden (siehe Abb. 1).

Screenshot-Outlook

Abb.1: Ansicht in Outlook einstellen

Wenn Sie das kleine Dreieck vor der ersten Nachricht anklicken, zeigt Outlook auch die Nachrichten aus anderen Ordnern (siehe Abb. 2).

Nachrichten

Abb.2: Outlook zeigt auch Nachrichten aus anderen Ordnern an

Diese Nachrichten gehören alle zu einem Vorgang. Daher markiere ich alle und rufe dann MessageSave auf (siehe Abb. 3).

Screenshot-MessageSave

Abb.3: MessageSave

Ich habe es so eingestellt, dass E-Mails im Textformat gespeichert werden. Der Dateiname setzt sich automatisch aus Datum, Absender, Empfänger und Betreff zusammen. Vorteil des Textformat ist, dass ich die Nachricht auch ohne Outlook lesen kann. Außerdem ist es bei mir so, dass ich jede MSG-Datei nur einmal aufrufen kann. Beim 2. Aufruf meckert Outlook, dass es die Datei nicht findet. Offensichtlich ist die MSG-Datei im Index oder Cache. Vor einem erneuten Zugriff muss ich erst Outlook beenden und neu starten.

Ich lege diese Dateien immer in meiner Inbox im Dateisystem ab und verteile sie von dort in die richtigen Vorgangsordner.

Für die meisten Zwecke reicht das Textformat. Wenn die E-Mails schön formatiert sind, Tabellen oder Bilder enthalten, nutze ich das Format PDF. Da MessageSave das nicht unterstützt, markiere ich wieder alle entsprechenden E-Mails und drücke dann **Strg + P**, um den Druckdialog zu starten. Mit einem installierten PDF-Writer kann man alle markierten Nachrichten in einer PDF-Datei “ausdrucken”.

Eine Alternative zu MessageSave ist MessageExport von Encryptomatic. MessageExport speichert auch im Format PDF ab. Beide Produkte sind kostenpflichtig (50 bzw. 80 USD) und nur in englischer Sprache verfügbar. Es gibt eine kostenlose Testversion. Mir waren es 50 Dollar wert, um die Zeit zur Ablage zu verkürzen. Vielleicht hat ja der eine oder andere Leser vom Toolblog noch ein anderes Produkte im Einsatz. Die übrigen Leser freuen sich über Hinweise in den Kommentaren.

6 Comments

  • Posted 11. Februar 2013 at 12:29 | Permalink

    Ich benutze Evernote zusammen mit dem dazu gehörenden Plugin, wenn ich E-Mails gesondert archivieren möchte.

  • Posted 12. Februar 2013 at 07:30 | Permalink

    ich nutze zwar kein outlook, für die mailsicherung aber das programm “mail store home”, welches unter anderem auch aus outlook sichert. mails bleiben dort durchsuchbar und können ebenfalls ohne das mailprogramm aufgerufen werden.

  • Ulrich Wimmer
    Posted 12. Februar 2013 at 08:15 | Permalink

    Kennt jemand das Outlook-Plugin Autofiler: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-autofiler/? Es scheint so ähnliche Funktionen zu haben wie die hier vorgestellten Programme, ist billiger und wird damit beworben, es sei für GTD optimiert…

    • Posted 12. Februar 2013 at 09:10 | Permalink

      Nein, ich kenne das Programm leider nicht.
      Aber mich würde brennend interessieren, inwieweit das Programm für GTD (R) optimiert ist. Leider wird das nicht genauer beschrieben. Ich bin da auch eher skeptisch, ehrlich gesagt.

  • James Lee
    Posted 12. Februar 2013 at 22:29 | Permalink

    Wir dürfen nicht vergessen, dass sicherlich > 90% von E-Mails NIE wieder gelesen werden. Deshalb wende ich ein 3-stufige Strategie an: 1. Löschen (> 60%) 2. Speicher in ein Sammelordner in Outlook (ca. 30%) 3. Speicher in die Ablage (< 10%). Beim Sammelorder handelt es sich um E-Mail, wo ich nicht glaube, dass ich sie wieder brauche, aber trotzdem noch nicht weg werfen möchte.

    Und beim Senden? Greift man lieber zum Telefon. Damit kommen die 60% nie an.

  • Posted 7. Januar 2014 at 10:24 | Permalink

    Hallo zusammen, Sigrid hat im TWB beschrieben, wie man einzelne E-Mails mit Strg+C und Strg+V aus Outlook kopiert und im Dateisystem ablegt: http://www.teamworkblog.de/2014/01/e-mails-ablegen-mit-strg-x-e-mails-aus.html

    LG, Jan

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