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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

Der Posteingang als To-Do-Liste?

Meine Meinung gleich zu Anfang:

Nein, tun Sie es nicht!

Auf computerwissen.de erschien unlängst ein Artikel, in dem Ihnen empfohlen wurde, in Outlook den Posteingang als To-Do-Liste zu verwenden. Es wird auch eine dazu passende Verfahrensweise beschrieben. Der angebliche Vorteil:  “Wenn sich im Posteingang nur die E-Mails befinden, zu denen Sie noch irgendetwas tun müssen, dann sehen Sie auf einen Blick, welche Arbeiten noch anstehen. Außerdem macht das den Posteingang sehr übersichtlich.”

Genau das bezweifle ich. Wenn sich irgendwann neu eingetroffene und bereits angeschaute E-Mails vermischen, dann geschieht genau das Gegenteil. Sie müssen dann bei jeder Durchsicht auch die E-Mails durchsehen, die Sie eigentlich schon bearbeitet haben. Wollen Sie das vermeiden, dann müssen Sie zu irgendwelchen Kennzeichnungen greifen. Mein Vorschlag: Trennen Sie sauber verarbeitete und nicht verarbeitete Mails.

Legen Sie einen Ordner an mit dem Namen “Verarbeitet”. Danach gehen Sie ganz im Sinne des GTD ® – Workflow vor: Anschauen, Abklären, Entscheiden, Archivieren oder Einplanen, Tun. Wenn Sie das getan haben, löschen Sie die E-Mail oder wenn Sie sie später noch einmal benötigen, schieben Sie sie in den Ordner “Verarbeitet”. Ziel ist es, am Abend den Posteingang leer (!) zu haben.

Wenn ein E-Mail mit einer Aufgabe verbunden ist, die Sie einplanen möchten, dann wandeln Sie sie in eine Aufgabe um. Das geht in Outlook völlig problemlos. Entweder als Aufgabe mit der E-Mail im Notizenfeld oder als Anlage, ganz nach Belieben.

So sieht das bei mir in Outlook aus:

Outlook_Posteingang

Nein, ich habe keine weiteren Ablageordner. Aktuell_verarbeitet ist der Ablageordner.

Mit meiner Ablehnung, den Posteingang als To-Do-Liste zu verwenden, befinde ich mich übrigens in bester Gesellschaft. Auch Leo Babauta erklärt: Why Your Email Inbox Is NOT a Good To-do List. Ihm fallen sogar noch ein paar andere Gründe ein, es nicht zu tun. Auch David Caolo meint “Your email inbox is not a filing cabinet“.

3 Comments

  • Raimund Hocke
    Posted 4. Februar 2013 at 15:41 | Permalink

    Und wieder ein solcher Aufschrei:
    Posteingang als ToDo-Liste — Um Gottes willen, Neeeeiiin!

    Ich bin selber jahrelang von Schreibtisch zu Schreibtisch gezogen und habe mit den gestressten und an chronischem Zeitmangel leidenden Menschen über ihren überfüllten Posteingang gesprochen.

    Auf einige Grundregeln konnten wir uns meistens schnell einigen:
    - nicht ständig auf den Posteingang starren, nur ein paar mal am Tag konzentriert durchsehen
    - durchsehen: Mail öffnen, verstehen, entscheiden
    - entscheiden: direkt erledigen und einordnen ODER einplanen ODER löschen
    - im Posteingang sollten niemals so viele Mails sein, dass ich nicht alle sehe
    - fürs einordnen (Ablage) und einplanen (ToDo-Liste) habe ein Konzept, das du KONSEQUENT umsetzt

    Auf dieser Basis war es immer einfach, entspannt und ideologiefrei möglich, mit den Menschen über Konzepte für die beiden kritischen Themen Einordnen und Einplanen der persönlichen Situation angemessene Konzepte zu finden.

    Ein paar Extreme:

    - jemand der nur wenige Mails pro Tag bekommt und i.W. Routinearbeiten erledigt, der braucht eine angemessene Ablage und kann im Prinzip schon mit einem konsequenten Zettel/Aufgabenbuch gut bedient sein (Hauptsache Kopf frei)

    - der typische Projektmitarbeiter, der auch in einer Fachstruktur eingebunden ist, sollte eigentlich für die Projektarbeit eine vorgegebene Struktur haben (Ablage, Aufgabenmanagement), an die er sich anlehnen kann (hier sind die Ansätze aus diesem Beitrag und den verlinkten Informationen sicher hilfreich)

    - für konzeptionell arbeitende Menschen oder andere Generalisten oder Führungskräfte (mit und ohne Assistenz) ist eigentlich das wichtigste ein Konzept für das TODO-Management zu haben und angemessene Zeit dafür einzuplanen und auch zu nutzen (Übung macht den Meister).

    Generell gilt: wer sich entschieden hat, seine Aufgaben überhaupt zu managen (z.B. nach dem durchaus für die meisten Menschen akzeptablen Grundprinzipien des GTD), der wird auf kurz n lang eine angemessene technische Implementierung dafür finden, die einen (aus persönlicher Sicht) optimalen Umgang mit E-Mails einschließt.

    Wenn ich das nicht tue, dann hilft mir auch der Hinweis nicht: Um Gottes willen keinen überfüllten Posteingang.

    Dann wälze ich alle meine Vorhaben eh im Kopf, vielleicht hin und wieder unterstützt mit Panik-Zetteln. Und über den Hinweis mit dem überfüllten Posteingang kann ich nur müde lächeln.

    Also langer Rede kurzer Sinn:
    Erkläre mir dein Aufgabenmanagement und dann sage ich dir, ob es Sinn macht, sich darüber zu unterhalten, ggf. den Umgang mit dem Posteingang zu optimieren.

  • Posted 4. Februar 2013 at 18:56 | Permalink

    Danke für den umfangreichen Kommentar.
    Äh, wer hat aufgeschrien?

  • Posted 7. Februar 2013 at 18:46 | Permalink

    meine strategie ist: ein intelligentes postfach anlegen wo nur ungelesene mails drin sind. sobald das mail geöffnet wird muss gehandelt (erledigen, delegieren, auf todoliste planen) werden, dann es verschwinden sonst auf dem ordner. die andere postfächer habe ich ausgeblendet. resultat: stets leere inbox, sofortiges handel bei emails. alles einfach ;-)

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