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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

Wie Sie in 18 Minuten Ihren Tag planen

In Zeiten, als das Wünschen noch geholfen hat, wurde uns empfohlen, uns in einer stillen Stunden am Vorabend eines Arbeitstages hinzusetzen und den folgenden Arbeitstag zu planen. Diese sollte nach der ALPEN-Methode erfolgen, nach der man alle anstehenden Aufgaben listen und dann in einen Kalender einpflegen sollte. Die Erfolge dieser Vorgehensweise sind überschaubar, wie wir alle wissen.

Peter Bregman schlägt einen etwas anderen Weg vor: An 18-Minute Plan for Managing Your Day. Es geht dabei um eine Art Ritual, das Sie jeden Morgen vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn pflegen sollten. Es besteht aus drei Schritten:

  1. Stellen Sie einen Tagesplan auf
    Schreiben Sie auf ein einfaches Blatt Papier, was Sie an dem Tag realistischerweise erledigen können. Verplanen Sie diese Tätigkeiten in Ihrem Kalender.
    Sie merken schon, bis jetzt kein Unterschied zur ALPEN-Methode.
  2. Planen Sie jede Stunde von neuem
    Lassen Sie jede Stunde einen Wecker klingeln und überdenken Sie dann die vergangene Stunde. Dann nehmen Sie Ihren Kalender zur Hand und überlegen, wie Sie die nächste Arbeitsstunde gestalten. Planen Sie so nur von Stunde zu Stunde.
    Warum man allerdings in Schritt 1 dann in den Kalender die Time-slots mit den geplanten Aufgaben eintragen soll, erschließt sich mir nicht so ganz. Die Tagesplanung wird doch sowieso über den Haufen geworfen.
  3. Review des kompletten Arbeitstags
    Lassen Sie vor Feierabend noch einmal den Arbeitstag Revue passieren. Was habe Sie erreicht, was nicht? Was hat Sie abgelenkt? Was haben Sie an diesem Arbeitstag gelernt?

Ehrlich gesagt, für mich ist das ein bisschen wie ALPEN – Methode reloaded. Vor allem kann ich nicht verstehen, warum Bregman unbedingt einen Kalender braucht. Ein einfaches Blatt Papier tut es für seine Art der Tagesplanung doch auch.

Interessant finde ich die Stundentaktung mit dem Neujustieren der Aufgaben. “Was kommt als Nächstes?”, “was mache ich die nächste Stunde?”, das klingt brauchbar und ähnelt dem Time-Boxing, wie wir es vom Pomodoroprinzip her kennen. Ein praktischer Tipp dazu von mir: Schenken Sie sich die Einteilung in 60 Minuten und stellen Sie besser 50 Minuten ein, schließlich benötigen Sie ja etwas Zeit zum Planen der kommenden Stunde. Außerdem können Sie die zehn Minuten dazu verwenden, ein paar gymnastische Übungen oder ein Kurzzeitmeditation zu machen. So können Sie sich körperlich und geistig frisch halten. Vergessen Sie das bitte nicht.

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