Wie ich schon öfters an dieser Stelle kundgetan habe, bin ich überzeugter Anwender von MS Outlook. Ich betone in meinen Workshops allerdings auch immer wieder, dass Sie etwas unter der Motorhaube schrauben müssen, wenn Sie Outlook GTD-gerecht einrichten möchten. Dazu gibt es einige Anleitungen:
- Die Anleitung der David Allen Company für $ 10,—
(Ist die 10 Bucks auch wirklich wert: Eine reich bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung) - Melissa MacBeth: Outlook 2007 and Getting Things Done
- N. N.: Instructions for Setting up Outlook 2007 for GTD
(Das ist etwas stärkerer Tobak, denn es werden Makros verwendet) - Diego Zamboni: Automatically creating tasks from email in Outlook
(Ebenfalls Makros) - Kelly Forrister: Cool GTD tip for tracking Waiting For items in Outlook
Übrigens lohnt sich auch das Stöbern in den Archiven des Toolblogs. Hier die Ergebnisse der entsprechenden Suche “Outlook GTD”.
Ich selbst ziehe Einrichtungen ohne Makros und ähnliches Programmiergedöns vor. Meistens kann man schon durch eine zweckmäßige Einrichtung der Ansicht oder dem Setzen geeigneter Filter die entsprechende Funktionalität erreichen.
8 Comments
Ich nutze das Todoist-Plugin für Outlook und habe so das Beste aus beiden Welten: Eine leistungsfähige Aufgabenverwaltung, die per Cloud auf allen Geräten synchronisiert ist und zudem die Möglichkeit der Zuordnung von Mails zu Aufgaben in Outlook. Nach einigen Versuchen (Toodledo, Nirvana, simpleGTD) ist todoist.com nun meine Lieblingslösung.
Danke, Steffen, für den Hinweis. Das muss ich mir doch jetzt mal näher anschauen. Mich interessiert, warum Du diese Lösung toodledo vorziehst.
Übernimmt Todoist bei der Synchronisation mit Outlook auch die Kategorien (ist für GTD ja nicht ganz unwichtig)?
Gerade ausprobiert. In der freien Version geht es zumindest nicht. Hast Du die Premiumversion? Wie funktioniert das da mit den Etiketten?
Hallo Stephan, stimmt, ich habe die Premium-Version. Ich verwalte meine Aufgaben nur in Todoist, einschließlich aller Kategorien, Kontexte usw. – nicht in der Aufgabenverwaltung, die Outlook bereitstellt. Eine Synchronisation entfällt damit.
Mit dem Plugin wird im Outlook-Fenster lediglich Bereich für Todoist eingerichtet, der auf Outlook getrimmte html-Inhalte vom Todoist-Server darstellt (Aufgaben, Listen, Projekte usw.). Die eigentliche Aufgabenverwaltung von Outlook ist davon völlig getrennt, diese nutze ich nicht. Man kann hier wohl nicht von einer “Vollintegration” sprechen.
Wenn ich eine Aufgabe im Todoist-Bereich innerhalb des Outlook-Fensters anlege, gibt es einen Button, mit dem ich die im Mail-Bereich gerade selektierte Mail der Aufgabe “anfügen” kann. Die Aufgabe in Todoist enthält dann einen Link auf diese Mail. Durch einen Klick darauf wird mir die Mail in Outlook wieder angezeigt. Insbesondere wegen dieser Funktionalität schätze ich Todoist.
Da unser Administrator größere Schwierigkeiten hatte, das PlugIn zum laufen zu bekommen, glaube ich, dass diese Lösung aber für stark gesicherte Umgebungen nicht so gut geeignet ist.
Wenn es Dich weiter interessiert, kann ich Dir einen Screenshot schicken.
Toodledo habe ich lange benutzt, bevor mein Arbeitgeber Anfang dieses Jahres als Mailprogramm eingeführt hat. Mir gefällt das sehr übersichtliche, beinahe minimalistische Layout von Todoist besser.
Gibt es mit Toodledo eine vergleichbare Integration für Outlook? Ich habe damals nichts gefunden.
Viele Grüße!
Hallo Steffen,
Danke für den umfangreichen Kommentar. Das habe ich mir schon so gedacht mit Todoist. Wenn ich etwas Zeit habe, werde ich Toodledo und Todoist mal einem Vergleicht unterziehen. Toodledo wird übrigens auch von Michael Linenberger empfohlen.
Ach, noch ein Nachsatz. Afaik funktioniert die Synchronisation Outlook/Toodledo auch nur mit gSyncit.
Hallo Stephan,
auf den Vergleich freue ich mich schon. Auf Todoist und Nirvana bin ich übrigens über diesen Vergleich aufmerksam geworden: http://web.appstorm.net/roundups/task-management/top-10-apps-web-based-task-managers/
Viele Grüße
Steffen
Noch eine Frage. Konntest Du die bereits bestehenden Aufgaben von Outlook nach Todoist kopieren?