Archiv für den Monat: Februar 2012

Concept Maps oder Mind Maps?

Heute Abend werde ich versuchen, einigen neugierigen Mitmenschen das Mind-Mapping nahezubringen. Ich verwende diese Methode bereits seit den frühen 1950ern. Allerdings muss ich zugeben, ich greife nur noch selten zu Papier und Buntstiften, sondern verwende in den Regel den MindManager. Schade eigentlich, denn das Erstellen von Mind-Maps “zu Fuß” hat durchaus meditativen Charakter und bringt mitunter erstaunliche Erkenntnisse zutage.

Oft werden Mind-Maps und Concept-Maps miteinander verwechselt. Dabei sind die Unterschiede gravierend. Aus dem einschlägigen Wikipedia-Artikel:

Eine Concept-Map geht von mehreren zentralen Begriffen zu verzweigten Begriffen. Zwischen den verzweigten Begriffen können Querverbindungen, die nicht hierarchisch sind, bestehen (d.h. ähnlich einem Straßennetz). Eine Mindmap ist von einem zentralen Begriff, von innen nach außen aufgebaut, (d.h. ähnlich einem Baum mit Stamm und Ästen). Nicht-hierarchische Querverbindungen zwischen Begriffen sind nicht möglich.

Concept-Maps sind daher auch hervorragend geeignet, wenn Rückkoppelungsschleifen dargestellt werden sollen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann welcher Ansatz zum Zuge kommen soll, dann hilft Ihnen vielleicht ein Beitrag auf informationtamers.com weiter: Concept maps or mind maps? the choice.

Ich selbst erstelle Concept-Maps in der Regel mit Haftklebezetteln auf der Pinnwand. Wenn Ihnen die elektronische Variante lieber ist, dann testen Sie doch einmal das kostenlose Programm Cmap Tools.

Ein Buch, in dem beide Methoden ausführlich beschrieben sind, finden Sie hier.

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Neue @Kontexte bei GTD

Wenn manche Leute denken, GTD sei kompliziert, dann haben Sie oft die berühmten Kontexte im Sinn. Dabei ist das Grundprinzip gar nicht so schwer zu verstehen. Meine Oma hatte einen Zettel auf dem Kühlschrank, auf dem Sie immer notierte, was Sie beim nächsten Einkauf erledigen wollte. Wohlgemerkt, sie machte sich nicht unmittelbar vor dem Einkaufen eine Liste, sondern jedes Mal, wenn ihr etwas einfiel, schrieb sie es auf diesen Zettel. Auf diese Weise stellte sie sicher, beim nächsten Einkauf immer die relevanten Dinge auf dem Zettel zu haben und nichts zu vergessen. “Trusted system”, nennt dies der Meister.

Diesem Einkaufszettelprinzip folgen die Kontextlisten. Sie führen eben nicht nur die eine Einkaufsliste, sondern jeweils eine Liste für die Arbeitskontexte, in denen sie sich bewegen (@Besprechung. @Telefon…).

Sven Fechner weitet das Konzept der Kontexte weiter aus: A Fresh Take on Contexts. Anstatt der “klassischen” Kontexte hat er für sich eingeführt:

  • Short dashes (kurze Aktivitäten)
  • Brain dead (Tätigkeiten, die man auch machen kann, wenn man ausgelaugt ist)
  • Routine
  • Volle Aufmerksamkeit (full focus)
  • Nachdenken (Thinking)
  • Anrufe (Calls)
  • Herumhängen (Hanging around)

Sven beschreibt die einzelnen Kontexte genauer und die Erfahrungen, die er mit ihnen gemacht hat. Auch wenn man seinen Ausführungen nicht folgt, so zeigt sein Beitrag dennoch, wie flexibel Sie das Kontextsystem gestalten können.

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Entscheidungshilfe: E-Mail schicken oder nicht?

Es gibt Leute, die behaupten, die beste E-Mail ist die, die gar nicht verschickt wird. Tatsächlich hören wir allerorts das Klagelied über die E-Mail-Flut, in der nahezu jeder Werktätige abzusaufen droht. Um dieser fatalen Entwicklung entgegen zu wirken, habe die Autoren von Co.Design ein nützliches Diagramm veröffentlicht. Es soll Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie ein E-Mail verschicken sollen oder nicht: Should You Send That Email? Here’s A Flowchart For Deciding.

EMailJaOderNein

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Zen und die Kunst, Ordner zu verwalten

In meiner Jugend gab es mal ein Kultbuch von Robert M. Pirsig, das jeder zumindest im Bücherschrank haben musste. “Zen und die Kunst, ein Motorrad zu warten”, hieß es. Ich habe es seinerzeit versucht zu lesen und kam mir dabei ganz schlau vor, verstanden habe ich es aber nicht. Mittlerweile muss der Ausdruck “Zen” für so ziemlich alles herhalten. Er ist halt einfach äußerst positiv besetzt, wie die Marketingmenschen sagen würden.

Mark Virtue hat einen umfassenden Beitrag über die Organisation virtueller Ordner geschrieben und bemüht im Titel ebenfalls den o.a.  Ausdruck: Zen and the Art of File and Folder Organization. Auch ohne Zen hätte es der Beitrag in sich. Denn Sie finden dort allerhand nützliche Tipps rund um die Dateiverwaltung. Alles würde ich jedoch nicht unterschreiben, z. B. vom Ratschlag Nr. 5 “Don’t be Shy About Depth” halte ich nichts. Für mich ist definitiv ab der Ebene 3 Schluss. Wenn man wie von Mark empfohlen bis in Ebene 10 geht, dann sucht man sich in den Tiefen der Festplatte krumm und dämlich.

Es stellt sich für mich ohnehin die Frage, ob das Einsortieren von Dateien in Ordner noch zeitgemäß ist. In der Materialwirtschaft in der Industrie kennt man schon sein vielen Jahren die chaotische Lagerung. Bei diesem Ansatz weiß nur der Rechner, in welchem Regal wo was liegt. In Zeiten hoher Rechnerleistung dürfte dies doch auch für unsere Rechenknechte kein Problem darstellen. Lassen wir doch den Computer suchen.

Mich würde Ihre Meinung interessieren. Legen Sie Ihre Dateien nach einem bestimmten System auf der Platte ab oder bemühen Sie ein Suchprogramm? Wenn ja, welches?

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Kunst auf dem Flipchart

Ich habe schon immer die Kolleginnen und Kollegen bewundert, die auf dem Flipchart wahre Kunstwerke zustande bringen. Kopf hoch, Sie können das auch. Näher betrachtet, ist es nämlich gar nicht so schwierig, auf dem Flipchart attraktiv zu visualisieren. So etwas können Sie lernen. Ein Einstieg könnte Ihnen ein Artikel von Elke Meyer bieten (pdf): Flipchartgestaltung als Trainerkompetenz.

Lassen Sie sich von dem Titel nicht verwirren. Flipchartgestaltung ist nicht nur für Trainer interessant, sondern für alle, die in Besprechungen Zusammenhänge erklären müssen. Warum muss es immer PowerPoint sein?

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Produktivität auf einer Seite

Warum so kompliziert, wenn es auch einfach geht? Die Antwort auf diese Frage hatte Brendon Burchard im Kopf, als er den “1-Page Productivity Planner” entwarf.
Auf dem Blatt finden Sie drei Abschnitte:

  1. Projekte
  2. Leute
  3. Prioritäten

Bei den Projekten tragen Sie Ihre drei wichtigsten ein und beschreiben die Schritte, die unbedingt zu tun sind, um das entsprechende Ziel zu erreichen. Bei Leuten unterscheiden Sie zwischen denen, die Sie heute noch erreichen müssen und denen, von denen Sie heute noch etwas bekommen sollen (Sie wissen schon…Waiting for). Und bei den Prioritäten notieren Sie die Aktionen, die Sie heute auf jeden Fall unter allen Umständen erledigt haben möchten.

Einfach, aber wirkungsvoll!

BurchardProductivityPlanner

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Wie Sie Ihre Aufgaben mit Outlook organisieren

Ich mag Outlook. Seit ich das Standardwerk von Michael Linenberger gelesen habe, kann ich mir eine Arbeitsorganisation ohne kaum noch vorstellen.

S.E. Slack beschreibt auf einer speziellen Seite, wie Sie Outlook gewinnbringend als Aufgabenmanager einsetzen können: 6 ways to streamline your tasks in Outlook. Der Beitrag ist unterteilt in die Abschnitte:

  1. Individuelles Anpassen der Ansicht
  2. Arbeiten mit der Aufgabenleiste (ganz wichtig!)
  3. Die ausführliche Beschreibung aller Details (Aufwand, Kilometer usw.)
  4. Outlook und OneNote
  5. Das Delegieren von Aufgaben
  6. Senden von Statusberichten

“No big deal”, wie der Amerikaner sagt, aber durchaus nützliche kleine Hinweise.

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Wie gehen Sie mit Unterbrechungen um?

Unterbrechungen sind die Pest. Da hat man sich gerade in ein Thema eingearbeitet, da klingelt garantiert das Telefon oder irgendein netter Kollege will Geschichten über sein Abenteuer vom Wochenende loswerden. Das kann an den Nerven zehren. So sehr, das die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) zu dem Thema eine eigene Broschüre veröffentlicht hat.

Auch David Allen selbst hat dazu ein paar Tipps auf Lager. Zu ersehen in dem entsprechenden Video:

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Wie Sie aus Notizpapier einen Trinkbecher bauen

Jetzt ein Tipp aus der Reihe “Überleben im Bürodschungel”. Wenn Sie völlig dehydriert aus dem Meeting kommen und kein Becher mehr am Wasserspender hängt, dann helfen Sie sich selbst, und zwar mit Notizpapier. Wie das geht, können Sie in dem Artikel “How to Make a Notebook Paper Drinking Cup” nachlesen oder in dem Video unten anschauen.

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Mighty Notes: Das System für Ihre Notizen

Nicht immer habe ich Gelegenheit, auf den Computer zuzugreifen, wenn ich mir Notizen machen will. Kugelschreiber und Notizbuch sind für mich unersetzliche Utensilien und werden es auch noch eine Weile lang bleiben. Damit ich mich in meinem Notizbuch schneller zurecht finde, gebe ich den einzelnen Bemerkungen Kürzel, an denen ich sofort erkennen kann, ob die Notiz mit einer Aufgabe verbunden ist oder ob es sich lediglich um eine Idee o. ä. handelt.

Eine ähnliche Kennzeichnung hatten wohl die Macher von Mighty Notes im Sinn:

Mighty Notes transforms mere "note-taking" into an efficient system that gives you an edge in your workplace, bringing increased clarity and understanding to business meetings, workshops and lectures.

Bei der Kennzeichnung bleibt Mighty Notes aber nicht stehen. Vielmehr wird das Notizblatt in vier verschiedene Bereiche eingeteilt:

  1. Kopfbereich (Header): Hier wird das Thema benannt
  2. Data:  Das ist der Bereich für die eigentlichen Notizen
  3. Tags: Die Kennzeichnung mit verschiedenen Symbolen
  4. Metadata: Daten über die Notiz

MightyNotes

Sie können nach kurzer Registrierung die Anleitung kostenlos herunterladen. Ein Versuch ist es sicherlich wert.

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