Effiziente Meetings: Ohne Planung geht gar nichts
Wenn ich in Workshops zur Selbstorganisation nach der Hitliste der Zeitfresser frage, dann scheinen “Besprechungen” ein Evergreen zu sein. Tatsächlich meinen viele Leute, Besprechungen könne jeder veranstalten, der sprechen kann. Ganz so einfach ist es aber nicht. Der erste Schritt zu einer effizienten Besprechung besteht in einer sorgfältigen Vorbereitung. Wie das geht, beschreibt Miranda Duncan in einem umfangreichen Artikel: Effective Meeting Facilitation: The Sine Qua Non of Planning.
Laut Ihrer Ansicht sollten Sie eine Besprechung in drei grundlegenden Abschnitten planen:
- Denken Sie vor einer Besprechung nach
- Inszenieren Sie Ihre Besprechung
- Werfen Sie einen Blick in den Methodenkasten
Besonders der 2. Abschnitt scheint mir sehr wichtig zu sein. Ich empfehle jedem Besprechungsleiter, vor der Besprechung ein Drehbuch (!) zu verfassen, mit einer Zeitübersicht, mit den zu verwendenden Medien, mit den anzuwendenden Methoden etc. Damit wir uns nicht missverstehen: Ich rede nicht von der Agenda. Das ist für den Besprechungsleiter zu wenig. Dort steht lediglich was, aber nicht wie etwas besprochen werden soll.
