ToolBlog

Vielleicht ist der eine oder andere Leser des Toolblogs als Führungskraft und Manager im Unternehmen unterwegs. Da stellt sich die Frage, was eigentlich eine gute Führungskraft ausmacht. In der Regel fallen uns da eine Menge Eigenschaften ein, die eine gute Führungskraft nicht hat. Genauso wie Dinge, die eine gute Führungskraft nicht tun sollte.

Was soll eine gute Führungskraft aber sein oder tun? Ich meine, im positiven Sinn?

Das (amerikanische) Magazin Focus bemüht den gesunden Menschenverstand und hat eine imposante Liste veröffentlicht: The Manager’s Cheat Sheet: 101 Common-Sense Rules for Leaders. Sie finden dort Hinweise zu den Führungsfeldern:

• Körpersprache (naja)
• Einhalten von Abgabeterminen (also Projektmanagement)
• Umgang mit Mitarbeitern
• Selbstmanagement
• Steigern der Produktivität
• Management von Finanzen und Ressourcen
• Kommunikation mit Kunden (und was ist mit Lieferanten?)
• Umgang mit Veränderungen (genau: Change-Management)
• Problemlösung
• … und etwas Grundsätzliches

Wie immer ist bei solchen Listen alles dabei: Von Binsen- bis zu echten Weisheiten. Vielleicht finden Sie unter den 101 “Regeln” die Perlen, die zu Ihnen passen. Alles können Sie sowieso nicht erfüllen, denn wir alle sind schließlich nur Menschen. Und das ist auch gut so.

Du bist, was Du isst und der Tag beginnt gut mir einem gesunden Frühstück. Nein, ich bin nicht Werbeberater für Margarine geworden. Aber ich bin ein großer Fan von Informationsgrafiken. Andrew Wilder von Eating Rules gibt Ihnen einen schönen bunten Ablaufplan an die Hand, mit dem Sie systematisch ein gesundes Frühstück zubereiten können. Mir gefällt, dass die Grafik auch auf persönliche Vorlieben eingeht, es muss also niemand darben. Beruhigend, gerade für mich.

Sie ordnen Ihre Ideen gerne mit Mind – Maps, wissen aber nicht, wie Sie die nächsten Schritte von der Map in den Aufgabenmanager überführen sollen? Vielleicht ist Mind On Track die Lösung für dieses Problem. Aus der Beschreibung:

Mind On Track is first in the world task manager with builtin mind maps! You can create mind map while brainstorming your problem and convert it into a set of projects and actions.

und weiter…

Mind On Track is not just a list of tasks but also great assistant in GTD processes such as collecting your thought to Inbox, weekly review, next actions lists grouped by contexts and so on.

Das klingt doch vielversprechend, oder? Das Programm steht zum kostenlosen Herunterladen zur Verfügung, sowohl für Windows als auch für Linux. Die Mac – Variante ist noch in der Mache, wird aber bereits angekündigt.

Ich selbst benutze übrigens den MindManager und Outlook. Die Zusammenarbeit dieser beiden Programme klappt auch hervorragend, mit einer wichtigen Einschränkung. Synchronisiert man die entsprechenden Dateien z. B. zwischen Laptop und Desktop, ist es aus mit der Verständigung. Für den Fachmann sicher erklärbar, für den Nutzer äußerst unbefriedigend.

Ich lasse mich in meiner Begeisterung für den elektronischen Rechenknecht nur ungern übertreffen, aber eines ist klar: Das klassische Notizbuch aus Papier und Pappe hat unbestreitbare Vorteile. Man muss es nicht hochfahren, es kann nicht abstürzen und Strom braucht man auch nicht. Na gut, für die Herstellung schon, aber nicht für den Betrieb. Und die Verwendung des Notizbuchs ist äußerst vielseitig, wie ein Artikel auf Freelance Switch zeigt: The Monster Collection of Moleskine Tips, Tricks and Hacks.

Sie finden in dem Beitrag eine Vielzahl von Links für bestimmte Berufsgruppen, zur Arbeitsorganisation und zu allerlei kleinen Tipps und Tricks. Insbesondere die GTDer kommen auf ihre Kosten, ein eigener Abschnitt gibt Hinweise darauf, wo Sie Quellen zur Umsetzung dieser Methode mit Papier und Bleistift finden.

BTW: Sie müssen jetzt nicht unbedingt ein Moleskine erwerben. Die Tipps gelten natürlich auch für Notizbücher von Conceptum oder X17.

David Allen bemerkte in München, dass Trainern und Coaches die Darstellung von Sachverhalten mit der 2×2-Matrix wohl in den Genen liegt. Ich denke, da hat er Recht. Darstellungen auf  diese Art kennen wir bei der SWOT – Analyse, dem JoHaRi – Fenster, dem Eisenhower – Prinzip und vielen anderen mehr. David Allen benutzt dieses Bild, um den Zusammenhang zwischen “Perspective” und “Control” aufzuzeigen. Er nennt das Diagramm “Selbstmanagement – Matrix”. Eine weitere Matrix kann man auch nach der Art und Weise anfertigen, mit der General Kurt von Hammersteil – Equord seine Offiziere beurteilte:

Ich unterscheide vier Arten. Es gibt kluge, fleißige, dumme und faule Offiziere. Meist treffen zwei Eigenschaften zusammen.
Die einen sind klug und fleißig, die müssen in den Generalstab.
Die nächsten sind dumm und faul; sie machen in jeder Armee 90% aus und sind für Routineaufgaben geeignet.
Wer klug ist und gleichzeitig faul, qualifiziert sich für die höchsten Führungsaufgaben, denn er bringt die geistige Klarheit und die Nervenstärke für schwere Entscheidungen mit.
Hüten muss man sich vor dem, der gleichzeitig dumm und fleißig ist; dem darf man keine Verantwortung übertragen, denn er wird immer nur Unheil anrichten.

So sieht sie aus, die Matrix

Ich bin mir 100%ig sicher: David würde diese Einteilung gefallen.

Vor 14 Tagen hielt in München David Allen ein Seminar unter dem Titel “Making It All Work”. Ich hatte das Vergnügen, daran teilzunehmen. Während der Veranstaltung habe ich an die 15 DIN A 4 Seiten in meinem Notizbuch vollgekritzelt. Mit etwas Abstand bin ich gerade dabei, meinen Mitschrieb auszuwerten. Die Gedanken und Ideen möchte ich in einigen Beiträgen hier auf dem Toolblog mit Ihnen teilen. Wenn immer Sie in den nächsten Tagen mein Namensschild unter einem Artikel sehen, dann wissen Sie sofort: Hier wird die Ernte eingefahren.

Neil Fiore ist auch ein Mitglied der Gilde der Selbstorganisationsgurus. Sein Buch “The Now Habit” hat es bereits vor geraumer Zeit in die amerikanischen Bestsellerlisten geschafft. In Deutschland hingegen ist das Werk noch nicht in der ersten Liga angekommen, zumindest meiner subjektiven Einschätzung nach. Wenn Sie keine Zeit haben oder dieselbe  nicht investieren wollen, um das komplette Buch zu lesen, dann hilft Ihnen vielleicht die Zusammenfassung von Xavier Noria weiter (pdf). Auf 90 Folien werden Ihnen die Botschaften von Neil Fiore kurz und knapp nahegebracht.

Vielleicht wollen Sie aber doch das ganze Buch auf Deutsch lesen. So sieht es aus:

Warum nicht gleich?!: Sofort Hilfe bei "Aufschieberitis": Neil Fiore, Karin Beeck: Bücher

Ein Nachtrag:

Eine schöne Zusammenfassung des Buchs stammt auch von Jiri Novotny: The Now Habit Summary.

Man kann gar nicht oft genug davor warnen, die Bedeutung des Weekly Reviews zu unterschätzen. Weekly Review, wir erinnern uns, ist die wöchentliche stille Stunde (Seiwert) in der es gilt, die Säge zu schärfen (Covey). Die Wochendurchsicht dient dazu, sich und seine Arbeit auf den aktuellen Stand zu bringen. Wenn Sie wissen möchten, wie wichtig das Weekly Review ist, dann lassen Sie es einfach ein paar Mal ausfallen. Sie werden staunen, wie schnell Sie aus der Spur geraten und das Chaos wieder an die Tür klopft.

Augusto Pinaud beschreibt in einem Artikel die Schritte, die Sie in einem Weekly Review durchführen können, um erfolgreich zu sein (The Weekly Review Booklet):

• Sammeln Sie herumliegendes Papiere und anderes “Zeugs”
• Leeren Sie Ihren Eingangskorb
• Leeren Sie Ihren Kopf (“Mindsweep”)
• Sehen Sie Ihr System durch (Kalender, Warten auf usw.)
• Sehen Sie relevante Kontextlisten durch
• Schauen Sie die Irgendwann-Vielleicht-List durch

Augusto bezieht sich in seinem Beitrag auf einen Artikel, der vor langen Monaten in der Zeitschrift GTD Journal erschienen ist, gedruckt und auf Papier.

Wenn Sie eine Anleitung zur Wochendurchsicht in Deutsch lesen wollen, dann bitte, hier entlang… (pdf)

Keiner macht gern Fehler. Sie haben einen negativen Beigeschmack, denn oft sind Sie mit negativen Folgen verbunden, sei es finanzieller, emotionaler oder anderer Art. Und schon in der Schule würden wir für Fehler abgestraft. Dennoch, es gibt auch positive Seiten. Schließlich heißt ein altes deutsches Sprichwort: “Aus Erfahrung wird man klug.” Und genau so sollte man Fehler betrachten, als Chance nämlich, dazu zu lernen. Alan Norton hat aufgelistet was er für die “10 Immutable Laws of Mistakes” hält:

1. Jeder macht Fehler
2. Nicht alle Fehler sind schlimme Fehler
3. Fehler, die von anderen nicht gesehen werden, sind keine
4. Unwissenheit ist keine Entschuldigung für Ihre Fehler
5. Fehler passieren immer zum blödesten Zeitpunkt
6. Fehler ziehen neue Fehler nach sich
7. Fehler, die mit dem Computer gemacht werden, verbreiten sich schneller und verursachen größeren Schaden
8. Der Fehler der Tatenlosigkeit ist nichtsdestoweniger ein Fehler
9. Nicht zu seinen Fehlern zu stehen, ist ein Fehler
10. Nicht aus seinen Fehlern zu lernen, ist ein Fehler

Am Ende des Beitrags gibt es noch ein informatives Schaubild, das Ihnen zeigt, warum Sie vielleicht dieselben Fehler immer wieder machen. Es beschreibt, an welchen Stellen der Lernprozess möglicherweise unterbrochen wird.

Ach ja, kennen Sie Mae West’s Gesetz? Nein? Hier ist es:

Irren ist menschlich, das Gefühl dabei göttlich.

So kann man es auch sehen.

Leo Laporte and Tom Merritt von twit.tv interviewen David Allen.

Ein Dankeschön an Stephan Waldeis für den Tipp!