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Unterbrechungen sind nicht nur ärgerlich, sondern sie verhindern wirkungsvoll jede persönliche Produktivität. Schuld daran ist der berühmte Sägezahneffekt. Sie können nie eine Arbeit exakt an der Stelle weiterführen, an der Sie sie unterbrochen haben. Sie benötigen immer zusätzliche Zeit und Energie, um sich wieder in die Tätigkeit “hineinzufinden”. Kein Wunder, dass sich viele Zeitmanagementansätze damit beschäftigen, wie Sie Unterbrechungen vermeiden oder zumindest minimieren können. Ali Luke von Dumb Little Man gibt Ihnen einige einschlägige Tipps: How to Minimize Interruptions When You’re Working. Er empfiehlt:

1. Machen Sie sich unsichtbar
2. Lassen Sie die Leute wissen, dass Sie beschäftigt sind
3. Setzen Sie ein Zeichen
4. Beantworten Sie Anrufe und E-Mails nicht sofort
5. Arbeiten Sie früh oder spät an Tag

Im Artikel finden Sie weitere Erläuterungen. Übrigens: Bei den letzten zwei Punkten stimme ich Luke voll und ganz zu.

Letzte Woche erschien in Spiegel online ein umfangreicher Artikel mit dem Titel: Wer sortiert, verliert. Die wesentliche Botschaft von Autor Jochen Leffers: Wenn Sie E-Mails in Order einsortieren, verlieren Sie viel Zeit. Stattdessen sollten Sie die Mails im Eingangsordner belassen und bei Bedarf den Rechenknecht beauftragen, nach bestimmten Nachrichten zu suchen. Ich denke, es gibt noch ein Mittelding zwischen Ordnern und dem Verhau im Eingangskorb. Ich habe einen einzigen Ordner mit dem Namen “E-Mails verarbeitet”. In den verschiebe ich alle Mails die gesichtet, weitergeleitet oder beantwortet wurden. Auf diese Weise sind im Eingangskorb tatsächlich nur (und nur) die Nachrichten, die ich tatsächlich noch nicht angeschaut habe. “Collected”, aber noch nicht “Clarified”, würde Meister David Allen wohl sagen.

Niels Warnecke findet den o. a. Spiegel-Artikel zu einseitig und hat eine Replik darauf verfasst: Warum Ordner im E-Mail-Programm doch sinnvoll sind. Sie finden in seinem Artikel eine Menge Denkanstöße, wie Sie Mailordner sinnvoll verwenden können. Außerdem erklärt er, wie Sie GTD-Prinzipien auf die Organisation des E-Mail-Verkehrs anwenden. Ein interessanter und nützlicher Beitrag!

Von Microsoft stammt eine illustrierte Geschichte der E-Mail.

Klar, Outlook nimmt besonderen Raum ein.

[via MakeUseOf]

Ich war zwar in meinem früheren Leben einmal Ingenieur, doch gebe ich zu, dass ich nicht mehr ganz auf dem Laufenden bin, was das klassische Projektmanagement angeht. Ich halte es eher mit den Projekten nach der Definition von David Allen. Wie auch immer, in den Weiten des Internets bin ich auf ein kostenloses Programm gestoßen, dass Sie vielleicht interessieren wird, wenn Sie “richtiges” Projektmanagement betreiben: Express Planner.

Die Möglichkeiten des Programms scheinen sehr umfangreich zu sein. Es ist alles dabei, was des Projektmanagers Herz höher schlagen lässt:

• Kalender
• Ressourcenverwaltung
• Aufgaben und Arbeitspakete
• GANTT-Charts und Kritischer Pfad
• Reporting mit umfangreichen Dateiexportmöglichkeiten

Wie gut das Programm tatsächlich ist, vermag ich nicht zu beurteilen. Sollten Sie es getestet haben, hinterlassen Sie doch bitte ein paar Zeilen im Kommentar.

Merlin Mann ist einer der Produktivitätsgurus überhaupt. In dem Vortrag erklärt er,

• welche Ursachen schlechte Besprechungen haben,
• warum Meetings eine besondere Art der Zeitverschwendung sein können,
• wie Sie ab sofort Ihre Besprechungen verbessern können.

Gucken Sie hier:

Früher war die Entfernung ein unüberwindbares Hindernis, heute lässt sich durch das Internet geradezu jede Entfernung überbrücken. Virtuelle Teams sind heute eher zur Regel als die Ausnahme. Allerdings sind gute Werkzeuge die Voraussetzung für diese Art der Zusammenarbeit. Alexander Dreyßig, Simon Hülsbömer und Markus Strehlitz stellen kostenlose Anwendungen für die Teamarbeit vor: Kostenlose Collaboration-Tools im Web. Sie finden dort Vorschläge für Programme zum gemeinsamen Ideen entwickeln, zur Dokumentenbearbeitung oder zur Projektarbeit. Zu jedem der Angebote gibt es einen Screenshot und eine kurze Beschreibung.

“Wo ist die Zeit hin?”, ist eigentlich weniger als Frage, denn als Stoßseufzer zu verstehen. Denn oft wissen wir am Ende eines Tages oder  einer Woche nicht, warum die Zeit so schnell verronnen ist. Auf der Website der Virginia Tech können Sie der verlorenen Zeit nachspüren: Where Does Time Go?

Die Fragen richten sich zwar in erster Linie an Studierende, aber wenn Sie möchten, können Sie das Prinzip in ein Excel-Chart übertragen und an Ihre Verhältnisse anpassen. Dann wissen Sie, wofür die Zeit draufgeht.

Wenn Sie eine webbasierte Anwendung suchen, mit der Sie auf die Schnelle Besprechungsprotokolle anfertigen können, dann sind Sie bei minutes.io richtig.  Hier können Sie sofort loslegen, ohne sich registrieren zu müssen. Sie tragen sich selbst (den Protokollanten) und die Teilnehmer ein, erstellen die entsprechende Agenda und ab geht die Post. Die Protokolle werden per E-Mails an die eingetragenen Teilnehmer versandt oder können sofort ausgedruckt werden. Einfach und praktisch, das Ganze, ohne viel Gedöns.

Werkzeuge für Getting Things Done gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Der eine arbeitet gerne in der Cloud, der andere will seine Aufgaben auf dem heimischen PC verwalten. Für alles und jeden scheint es eine Lösung zu geben. Martin De Saulles zeigt auf seinem Blog eine Statistik der am häufigsten verwendeten GTD – Tools: What’s in your GTD toolbox? (Grafik)

Spitzenreiter ist Evernote, gefolgt von Outlook und Omnifocus. Die Erhebung ist nicht wissenschaftlich, aber dennoch interessant. Mich würde mal interessieren, wie viele GTD – Anwendungen generell auf dem Markt sind. Ich glaube, mir bliebe der Mund vor Staunen offen stehen bleiben.

Ich gebe zu, die o. a. Frage hat geradezu philosophische Dimensionen. Zudem möchte ich sie einschränken: Ich meine materielle “tote” Gegenstände, wie Papiere, persönliche Andenken usw. Wie nicht anders zu erwarten war, widmet sich dieser Frage im Internet eine komplette Website: The Burning House. Dort steht zu lesen:

If your house was burning, what would you take with you? It’s a conflict between what’s practical, valuable and sentimental.

Sie finden auf der Website unterschiedliche Listen unterschiedlicher Menschen. Wenn Sie möchten, können Sie sich davon anregen lassen oder auch ihre eigene Liste mit der Öffentlichkeit teilen. Interessante Idee, finde ich.