Das dumme an Arbeitsunterbrechungen ist, dass Sie die Arbeit nach der Unterbrechung in den seltensten Fällen an der Stelle aufnehmen können, an der Sie sie unterbrochen haben. Meist ist eine Wiedereinarbeitung, eine Orientierungsphase notwendig, um wieder “rein” in die Arbeit zu kommen. Sägezahneffekt, nennt das der Fachmann. Florian Rötzer hat in einem Beitrag eine Studie näher beleuchtet, die genau das bestätigt: Von der Schwierigkeit, den verlorenen Faden wieder zu finden. Ablenkung gab es eigentlich schon immer, allerdings sind die Möglichkeiten heute schier unerschöpflich: Mobiltelefon, E-Mail, Instant Messenger und vieles mehr. David Allen sagt: “Pay attention to what has your attention.” Leicht gesagt, wenn man immer wieder gestört wird. Meine Frage an die Leser: Wie wappnen Sie sich gegen Unterbrechungen?
Warum auch kurze Unterbrechungen stören
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4 Comments
das ist die Quadratur des Kreises für mich als vertriebsorientierten Mitarbeiter. Ok, mein Outlook wird nur alle 2 Stunden aktualisiert, also ist Mail nicht das Thema. Telefon ganz schwer, wenn man keine Assistenz/Sekretariat hat,IM/Skype o.ä. sind bei uns nicht erlaubt, somit kein Problem.
Wenn ich etwas (kreatives) schaffen will, sage ich meiner Tochter, dass der Papa heute länger macht, ab 18 Uhr kann ich so richtig produktiv werden – für mich die einzige Möglichkeit (ok. der sehr frühe Morgen scheidet für mich aus)…
Bei LoNo die Benachrichtigungsoption über popup deaktivieren. Skype, IM etc. generell nicht verwenden. Nur ein Telefon verwenden (Festnetz wird auf Mobil umgeleitet) und Anklopffunktion deaktivieren. Bürotür zu. Nun kann “nur” noch das Mobiltelefon stören. Hier weise ich viele Anrufe auf die Mailbox (wichtig: kurze Ansage, damit sie auch draufsprechen). Diejenigen, die ich annehme, frage ich sofort, ob es wichtig ist. Wenn nein, bitte ich um Rückruf nach 18:00 Uhr oder einer Mail (wirkt Wunder). Vorrang haben natürlich de Chef und der Kunde.
Das Wichtigste: konsequent sein – was mir schwer fällt.
1. Sämtliche Outlook-Popup/Klingeling-You-got-some-mails/attention-takers in den Optionen abgestellen – und zwar dauerhaft. Der Posteingang wird genau dreimal am Tag gecheckt: Morgens, Mittags, Abends.
2. Für Tätigkeiten, die wirkliche Aufmerksamkeit erfordern (in der Regel Quadrant 2-Aufgaben): Telefone auf Anrufbeanworter schalten oder auf einen Kollegen umleiten, Tür schließen.
3. Alle Ablenkungen wie Browser, Skype und Co. beenden.
Es geht allein um Fokussierung. Das Problem dabei ist ja nicht nur die ständige Re-Fokussierung auf die Aufgabe, die man eigentlich erledigen will. Der Sägezahn-Effekt trifft ja auch meinen Kunden/Anrufer/Störer, der mich anruft – weil ich Zeit brauche, um aus meiner Tätigkeit “auszusteigen” und mich auf ihn und sein Anliegen zu fokussieren. Ich halte es für besser, einem Kunden den AB zuzumuten und ihn später mit voller Aufmerksamkeit zurückzurufen und Akteur zu sein, als zwischen “Tür und Angel” zu bloß zu reagieren. Das nützt dem Störer im Zweifel nämlich auch nichts – im Gegenteil, manch einer fühlt sich nicht wirklich wahrgenommen, und das kann dann auch zu Verwicklungen führen. Die Menschen, mit denen ich bisher zu tun hatte und zusammengearbeitet habe, waren und sind sich im Klaren darüber, dass niemand immer und jederzeit direkt und unmittelbar verfügbar sein kann.
Insofern: Alles eine Frage der Organisation und Kommunikation.
Gegen Ablenkung und Ablenkbarkeit (denn oft gehört zur Störung auch meine Anfälligkeit dafür) im Büro habe ich noch kein Patentrezept gefunden. IM, Internet und E-mail sind eben mein tägliches Werkzeug.
Wenn ich dagegen für mich arbeite (also: an Blogposts oder an meiner Zeitplanung), gehe ich gerne in die Bibliothek – der ultimativ störungsfreie Arbeitsplatz. Und, im Zweifelsfall, wenn ich nicht auf den Computer angewiesen bin und extreme Konzentration oder Kreativität brauche, arbeite ich ohne Computer.