Archiv für den Monat: November 2009

Der Outlook-Anhang-Entferner

Mit den E-Mail-Anhängen ist das bei Outlook so eine Sache. Obwohl sie notwendig sind, kann sie keiner leiden, denn je nach Umfang neigen Sie dazu, schnell den vorhandenen Speicherplatz zu belegen. Abhilfe: Den Anhang separat abspeichern und von der E-Mail trennen. Das funktioniert, ist aber auf Dauer etwas umständlich. Abhilfe schafft da die kostenlose Erweiterung Outlook Attachment Remover. Ich habe das Programm im Einsatz fast genau so lange wie Outlook selbst und bin zufrieden damit. Ein Helferlein halt: Zickt nicht rum und macht seine Arbeit. Allerdings empfehle ich Ihnen, einen Blick in die Anleitung zu werfen. Es ist bei der Erweiterung schon wichtig zu wissen, wo man welchen Haken setzt.

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Getting Things Googled

Dass sich bestimmte Anwendungen von Google, wie Google Mail oder Task hervorragend auf den Ansatz Getting Things Done zuschneiden lassen, habe ich im Toolblog öfters erwähnt. Im Internet gibt es darüber Artikel in Hülle und Fülle. Investintec.com hat eine Übersicht über Erweiterungen ins Netz gestellt, mit denen Sie Ihre Google-Programm GTD-technisch aufpeppen können: Willing to Take the Google Risk: 101 Tools to GTD with Google. Der Beitrag ist unterteilt in die Abschnitte:

  • GoogleReader Tools and Extensions
  • Google Docs Tools
  • Google Chrome Tools
  • Google Calendar Extensions
  • Tools for Google Blogger
  • GMail Tools and Extensions
  • Gtalk Tools u.v.m.

Sie sehen, da wird so einiges geboten und es lohnt sich mit Sicherheit, ein bißchen herumzustöbern. Das kommt für mich auf die Liste der Tätigkeiten “zwischen den Jahren”.

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Getting Things Done mit Mind-Maps

Michael Deutch ist der “Chief Evangelist” von Mindjet, dem Unternehmen, das den MindManager entwickelt. Ich habe Michael im März in seinem Büro in San Francisco besucht und weiß, dass er leidenschaftlicher GTDer ist. Vor ein paar Tagen hat er den Mitgliedern von GTD Connect in einem Webinar erklärt, wie Mind-Mapping für die Selbstorganisation nach Getting Things Done eingesetzt werden kann. Netterweise hat er die Folien zu der Veranstaltung nun auch auf dem Mindjet-Blog veröffentlicht, so dass auch Nicht-Connect-Mitglieder in den Genuss der Präsentation kommen: Getting Things Done with Mind Maps. Im besagten Artikel sind über 10 Praxisbeispiele aufgeführt, die teilweise mit Links zu entsprechenden Vorlagen hinterlegt sind. Vielen Dank!

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Das Muster hinter den Windows-Tastaturkürzeln

Es führt kein Weg daran vorbei. Wenn Sie am Rechenknecht richtig Zeit sparen wollen, dann sollten Sie (1) das Zehn-Finger-System erlernen und (2) so viel wie möglich auf die Maus verzichten. Für letzteres bieten nahezu alle Programme Tastaturkürzel, neudeutsch Short-cuts an, mit denen Sie auf Tastendruck die wichtigsten Befehle ausführen können. Dumm nur, dass man sich die Fülle der einzelnen Tastaturbefehle nicht merken kann, zumindest geht mir das so. Abhilfe schaffen da die Spickzettel (Cheat-sheets), die es für die meisten Programme gibt. Googlen Sie unter diesem Begriff und Sie werden eine Menge dieser Spickzettel finden. John D. Cook geht einen anderen Weg und hat untersucht, ob hinter den Short-Cuts für Windows ein logisches Muster steckt: Four patterns in Windows keyboard shortcuts. Dieses Muster gibt es offensichtlich und wie wir alle wissen, hilft Strukturieren beim Einprägen. Cooks Beitrag als Meta-Cheat-sheet sozusagen.

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Kanban persönlich

Wenn Sie nicht aus dem Produktionsbereich kommen, wissen Sie vielleicht nicht, was Kanban ist. Die Wikipedia erklärt es Ihnen:

Kanban (jap. 看板, dt. „Karte“, „Tafel“, „Beleg“) ist eine Methode der Produktionsablaufsteuerung nach dem Pull-Prinzip (auch Hol- oder Zurufprinzip) und orientiert sich ausschließlich am Bedarf einer verbrauchenden Stelle im Fertigungsablauf. Autonome Regelkreise auf Workflow-Ebene bilden das Kernelement dieser flexiblen Produktionssteuerung. Es ermöglicht eine nachhaltige Reduzierung der Bestände bestimmter Zwischenprodukte. Zudem ermöglicht es auch die Reduktion/Optimierung von Beständen auf der Endproduktebene. Im günstigsten Fall kann die gesamte Wertschöpfungskette vom Endprodukt bis zur Bearbeitung des Einsatzmaterials auf der ersten Fertigungs-/Produktionsstufe gesteuert werden.

So weit also Kanban im Produktionsbetrieb. Mittlerweile haben findige Mitmenschen versucht, das Prinzip auf die persönliche Arbeitsorganisation zu übertragen und nennen das Ganze “Personal Kanban”. Jim Benson ist einer der Entwickler von Personal Kanban und hat auf seinem Blog eine 12-teilige Serie begonnen, in der die Methode näher erläutert wird: Reflections on Personal Kanban: A Series. Es gibt aber auch eine einschlägige Website, auf der die verschiedenen Aspekte des Ansatzes erschöpfend behandelt werden. Wenn Ihnen all das noch nicht reicht, dann können Sie morgen am 24-Stunden-Personal-Kanban-Gezwitscher teilnehmen. Ich glaube, ich bleibe bei Getting Things Done. ;-)

Hier noch ein Nachtrag kurz vor Ladenschluss sozusagen.
Joel Ross: Trying Out Personal Kanban (Or At Least My Interpretation Of It)

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Microsoft Outlook 2007: Best Practices

Gerade bin ich durch Zufall über eine Website von Microsoft gestolpert: Best Practices for Microsoft Outlook 2007. Sie erfahren eine Menge darüber, wie Sie Outlook für das Zeitmanagement einsetzen können. Da ist sicher auch für GTDer der eine oder andere Kniff dabei. Und wenn Sie die Hinweise in Ruhe durchlesen möchten, können Sie die Tipps gesammelt als Worddokument oder pdf-Datei herunterladen.

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Getting Things Done im Spreadsheet

Wenn ich diese Überschrift lese, dann stehen mir selbst die Nackenhaare zu Berge: 5 Wörter und nur eins davon in meiner Muttersprache. Ich schwöre, ich habe es versucht, aber “GTD mit der Tabellenkalkulation” klingt auch nicht besonders.

Zum Thema: Ich finde, dass Tabellenkalkulationsprogramme sehr gut zur Selbstorganisation geeignet sind. Dies zeigen auch diese zwei Artikel, die entsprechende Vorlagen enthalten:

  1. Getting things done (GTD) on Excel v2
  2. Simple Calc Spreadsheet for GTD (version 1.0.1)

Ich denke, wenn Sie die TAB- und Sortierfunktionen clever nutzen, dann brauchen Sie noch nicht einmal ausgeklügelte Makros. Und wenn es Ihnen gelingt, eine solche GTD-Tabelle bei Google Docs anzulegen, dann können Sie unterwegs auf einen PC verzichten und sich direkt ins Internetcafé begeben. Bei GTDTimes ist vor einiger Zeit ein einschlägiger Artikel erschienen: Google spreadsheet as a GTD list manager.

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FreeMind|GTD: Von der Mind-Map direkt zur Action-List

Wenn Sie Selbstorganisation nach Getting Things Done betreiben und gerne Mind-Maps mit FreeMind zeichnen, dann haben Sie sich vielleicht gefragt, wie Sie beides nahtlos verbinden können. Hier kommt die Webanwendung FreeMind|GTD ins Spiel:

FreeMind|GTD is a free on-line tool for extracting Next Actions from a FreeMind MindMap and presenting them grouped by context (GTD-style).

Sie laden Ihre MindMap hoch und auf Knopfdruck erhalten Sie die entsprechende Action-List mit Kontexten und allem, was sonst noch so dazu gehört. Auf der Website zeigt Ihnen eine kurze Anleitung, wie das Programm funktioniert und Sie können zwei Muster-MindMaps herunterladen, mit denen Sie FreeMind|GTD ausführlich testen können. Darüber hinaus gibt es einen Link zu einem informativen Beitrag, wie MindMaps und GTD kombiniert werden können. Ein interessanter Ansatz ist die Anwendung allemal, finde ich.

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Utilities für jeden Anlass

Die Computerspezialisten unter Ihnen brauchen Wikipedia nicht um zu wissen, was ein Utility ist. Für die anderen habe ich dort nachgeschlagen:

Ein Dienstprogramm (auch System- oder Hilfsprogramm, engl. Utility) ist ein Computerprogramm, das für den Benutzer beziehungsweise Systemverwalter eines Computers allgemeine, oft systemnahe Aufgaben ausführt.

Mittlerweile wurde der Begriff erweitert, es handelt sich beileibe nicht mehr nur für systemnahe Anlässe. Wie auch immer, diese kleinen Helferlein erleichtern im Alltag das Leben des Computernutzers ganz erheblich.

eConsultant hat eine Liste von über 400 Utilities veröffentlicht. Der Clou: Damit Sie nicht ewig umhersuchen müssen, ist die Liste in Aufgabenkategorien gegliedert, die alle beginnen mit “I want to…”. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument in eine pdf-Datei umwandeln möchten, dann schauen Sie unter “I want to convert a document into pdf” und schon finden Sie das entsprechenden Dienstprogramm. Sehr praktisch.

Die Liste wird immer wieder erweitert, Sie können sich sogar via RSS-Feed über Neuzugänge informieren lassen.


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