ToolBlog

Business Week hat vor einiger Zeit 10 Kommunikationskünstler vorgestellt und deren Geheimnisse gelüftet: The Great Communicators. Manche der vorgestellten Personen waren mir bekannt: Steven Jobs (natürlich!), Jack Welch, Meg Whitman oder Rudy Giuliani. Aber auch die anderen haben bestimmte Besonderheiten, die ihre Kommunikation besonders effektiv machen. Allerdings sollten wir die Hinweise kritisch prüfen, denn Kommunikation ist stark von der jeweiligen Kultur beeinflusst. Was Amerikaner begeistert, erscheint uns oft pathetisch. Ich bitte dies nicht wertend zu begreifend.

Wobei wir bei einem wichtigen Punkt wären. Kommunikation wird immer von mindestens zwei Beteiligten konstruiert. Daher ist der Ausspruch von Humberto Maturana auch ein Lieblingszitat von mir geworden: „Ich bin verantwortlich für das was ich sage, aber nicht für das, was Sie hören.“

Vergessen Sie mal einen Augenblick alles, was Sie bez. Getting Things Done gelernt haben. Wenn Sie wirklich nur eine Aufgabenliste ohne jeden Schnickschnack haben wollen, dann könnte doitdoitdone das Richtige für Sie sein. Hier können Sie die To-Do-Liste pur erstellen: Ohne Kontexte, ohne Erinnerungsfunktion, einfach ohne alles. Sie müssen sich noch nicht mal registrieren, erinnert wird sich an die Liste über einen zugeordneten Link. Nur Papier und Bleistift ist noch einfacher.

Letzte Woche durfte ich interessierte Teilnehmer in die Grundlagen der MindManager-Bedienung einführen. Leider konnte ich ihnen nicht zeigen, wie man die fertige Projektmap in MS Project exportiert, da ich MS Project nicht verwende. Ein Dankeschön an den freundlichen Herrn, der das im folgenden Video nachholt.

Noguchi-Ablage

Beim letzten Workshop über Getting Things Done haben die Teilnehmer schon wieder etwas ungläubig geschaut. Doch, ich lege meine Papiere tatsächlich nach dem Noguchi-System ab, wie das Foto beweist (klicken Sie mal drauf).

Wer wissen will, wie das funktioniert, lasse es sich von Jonny Goldstein erklären oder lade sich dieses Handout herunter (pdf).

Chance Evans beschreibt in einem Artikel ausführlich, wie er EverNote für die Organisation seiner Aufgaben einsetzt: Evernote and GTD. Er benutzt das Tagging in EverNote um seine Kontexte zu definieren. Im Beitrag gibt es eine Fülle von Tipps, wie man EN in dieser Konfiguration für die tägliche Arbeit einsetzen kann.

Kollegen haben darüber schon vor ein paar Tagen, diesmal hopple ich halt etwas hinterher. Dennoch, die Meldung ist es wert. Michael “Nozbe” Sliwinski (ja, genau “Nozbe“) hat die Startnummer (pdf) seines Productive Magazines ins Netz gestellt. Ein erster Blick zeigt, wie professionell dieses e-Paper gemacht ist. Wenn Sie zukünftige Ausgaben nicht verpassen wollen, dann tragen Sie sich in die Benachrichtigungsliste ein. Wenn die weiteren Ausgaben genauso gut sind wie die erste, werden Sie keine verpassen wollen. Herzlichen Glückwunsch, Michael!

Wenn Sie dann und wann eine öffentliche Präsentation halten müssen, dann könnte Ihnen die Checkliste von Lisa Williams nützen: GTD for Public Speaking: Event Prep Checklist PDF and Lisa’s Presentation Tips. Was die Liste mit Getting Things Done zu tun hat, erschließt sich mir nicht so recht. Wie auch immer: Nützlich ist sie allemal. Sie finden eine Fülle von Hinweisen zum Auftritt selbst und zur Vor- und Nachbereitung. Damit Sie das Ganze schwarz auf Weiß nach Hause zur Konferenz tragen können, gibt’s die Liste auch als pdf-Datei zum Download.

Das Weekly Review, deutsch die Wochendurchsicht, ist eine der wesentlichen Bestandteile von David Allens “Getting Things Done”- Systematik. Es dient dazu, im Kopf und auf den Schreibtisch klar Schiff zu machen. So bekommen Sie über die Durchsicht die Übersicht und letztlich den Durchblick. Lassen Sie sich dabei von Gary Slinger helfen. Er hat eine Mind-Map entworfen, auf der wie bei einer Checkliste die wesentlichen Punkte aufgeführt sind, die bei der Wochendurchsicht berücksichtigt werden können. Wenn Sie den MindManager verwenden, können Sie die Map direkt herunterladen (mmap-Datei), mit dem Programm weiterverwenden oder auch in Ihrem Sinn modifizieren.

Wo viel Licht ist, ist auch Schatten. Einerseits halte ich Outlook für ein mächtiges Werkzeug für das Aufgabenmanagement, wenn man es richtig konfiguriert. Andererseits kann dieses Programm zicken wie eine Operndiva. Ein regelmäßiges Back-up mit einem geeigneten Werkzeug wie MOBackup ist unumgänglich, will man gegen böse Überraschungen gefeit sein.  Es kann nämlich schon sein, dass “Ihr Outlook nicht mehr startet, langsam geworden ist, oder seltsame Dinge passieren”. Vielleicht kann Ihnen in diesem Fall aber auch OLfix helfen, ein “Reparatur Tool für Microsoft Office Outlook”. Das Programm repariert defekte Profile, Kontaktverknüpfungen und Links . Darüberhinaus können Sie unter der Motorhaube von Outlook manch andere Einstellungen vornehmen, von der Sie bislang noch gar nichts wussten. Das Programm ist kostenlos und kommt mit einer detaillierten Anleitung, was bei Freeware durchaus nicht üblich ist. Probiert habe ich das Helferlein noch nicht, aber die Gelegenheit wird kommen, da bin ich mir sicher.

Für mich ist die Benutzung von Outlook ohne Xobni (rückwärts für Inbox) nicht mehr denkbar. Ein kurzer Klick und ich bekomme alle relevanten Informationen über einen E-Mail-Kontakt angezeigt: Basisdaten aus der Kontaktdatenbank, E-Mail-Verkehr mit den kompletten Threads, sowie die ausgetauschten Dateien in den Anhängen. Außerdem kann man sofort aus Xobni heraus Kontakt mit dem Partner aufnehmen. In der neuen Version ist noch etwas dazugekommen: Die Integration mir Diensten wie Facebook, Yahoo Mail und Skype. Letzteres ist für mich schon ganz nützlich, wenn jetzt noch irgendwann Xing dazukäme, wäre kein Wunsch mehr offen. Allerdings bezweifle ich, dass die Xing-Macher da mitspielen. Hoffentlich täusche ich mich. Eine nähere Beschreibung gibt es auf dem Xobni-Blog oder hier: