Wie Sie Ihre Arbeit mit Google Drive organisieren

Ich gebe zu, ich habe schon so manchen exotischen Ansatz zur Arbeitsorganisation gesehen. Aber immer wieder werde ich überrascht. Diesmal von Jordan Arbuckle. In seinem Beitrag “How to Organize, Improve, and Dominate Life with Google Drive” zeigt er uns, wie wir unser ganzes Arbeitsleben komplett mit Google Drive und den dazugehörigen Apps organisieren können.

Zunächst listet Jordan auf, was mit Google Drive alles möglich ist. Ich gebe zu, schon das hat mich beeindruckt. Danach geht er in die Vollen. Er gibt uns Tipps für:

  • Die persönlichen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Daily Kaizen)
  • Eine Tabelle zur Verfolgung der eigenen Fitness
  • Projekt- und Aufgabenmanagement
  • Finanzplanung
  • Zielfindungs- und Umsetzungsmanagement

und noch ein paar interessante Dinge mehr. Wie gesagt, alles wird mit Google-Drive-eigenen Bordmitteln realisiert, das meiste mit entsprechenden Spreadsheets. Alle “Module” werden beschrieben und Sie können die Vorlagen dafür herunterladen.

Auch wenn ich mich nicht auf diese Weise organisieren werde, so gebe ich doch zu, dass ich schwer beeindruckt bin. Da hat sich einer wirklich Gedanken gemacht. So geht es also auch!

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Interessante Tipps zu einem ewig jungen Thema: E-Mail

Ich glaube, seit es das Medium E-Mail gibt, beschweren sich die Nutzer darüber. Dennoch glaube ich, dass sich die E-Mail noch lange Jahre hält. Zumindest so lange, bis die Digital Immigrants den Löffel das Keyboard abgegeben haben. Sie wissen schon, Digital Immigrants sind Menschen meines  Alters, die noch mit der Briefpost aufgewachsen sind und ohne diese Analogie in den Zeiten des Internets aufgeschmissen wären.

Genauso groß wie der Ärger über das E-Mail ist die Anzahl der Ratschläge, wie mit E-Mail umzugehen ist. Sie brauchen nur einmal in diesem Blog danach zu suchen. Und doch gibt es immer wieder den einen oder anderen Artikel, der aus der Masse der 08/15 Ratgeber hervorsticht.

Mat Gemmell hat einen solchen Beitrag mit konventionellen, aber auch mit ungewöhnlichen E-Mail-Tipps geschrieben: Managing Email Realistically. Nachdem er uns erst einmal damit provoziert hat, dass GTD® nicht funktioniert und damit unsere Aufmerksamkeit bekommen hat, geht er zur Sache

Zunächst gibt er Hinweise, in welchen Abständen wir wem antworten sollten, wem sofort, wem innerhalb 24 Stunden, wem innerhalb einer Woche und wem gar nicht. Im Löschen von Mails ist er radikal und ich finde, so unrecht hat er nicht.

Sie finden außerdem den Hinweis, sich nur die ersten Zeilen einer Mail anzeigen zu lassen. Außerdem sollten Sie nie mehr als 10 Mail gleichzeitig im Eingangskorb haben usw. usw.
Besonders interessant finde ich den Tipp, bei unklarem Betreff oder Inhalt sofort um Klärung zu bitten. Er beschreibt die nützlichen Effekte dieses Vorgehens:

  • Man hat das E-Mail vom Hals und der Ball liegt im gegnerischen Spielfeld
  • Sie geben demjenigen Arbeit, der versucht hat, Ihnen Arbeit aufzudrücken
  • Sie zeigen sich als Person, die detailorientiert und präzise ist

Sie merken schon, Mat ist ein kleiner Zyniker. Wohl um diesen Eindruck etwas abzumildern, meint er:

Be polite

Nun gut. Das ist noch nicht alles. Wie gesagt, mir gefällt der Artikel. Ich habe das eine oder andere gefunden, das ich ausprobieren möchte.

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Die Galerie für Personal Kanban

Personal Kanban findet als Methode zum Organisieren von persönlichen Projekten immer mehr Anhänger. Aus diesem Grund hatte ich diesen Ansatz schon öfter im ToolBlog auf dem Schirm  auch wenn ich sie persönlich nicht anwende.

Gerry Kirk ist Trainer und Berater für Personal Kanban. In der Personal Kanban Gallery stellt er eine vielzahl von Beispielen zur Methode mit zahlreichen Bildern und einer knappen Beschreibung des Hintergrunds vor. Wenn Sie noch nicht recht wissen, wie Sie Personal Kanban einsetzen sollen, dann ist seine Übersicht bestimmt das richtige für Sie.

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Der ideale Zeitpunkt für die Wochendurchsicht (Weekly Review)

Eine der wichtigsten Elemente eines funktionierenden Systems zur Selbstorganisation ist die Wochendurchsicht. GTD®-Jünger kennen sie unter dem Begriff “Weekly Review”, andere Autoren nenne sie “Stille Stunde”. Warum ist sie so wichtig?

In der Wochendurchsicht begeben Sie sich in eine Außenperspektive, um mit Abstand Ihre Arbeitsorganisation zu begutachten und zu überprüfen, ob “Sie noch in der Spur sind”. Flapsig ausgedrückt, Sie verlassen das Hamsterrad, um von außen auf das Hamsterrad zu schauen und zu überprüfen, ob es rund läuft.

Ich führe die Wochendurchsicht am liebsten am Samstag Vormittag durch. Dies habe ich mir auch so als wiederkehrende Aufgaben einschließlich entsprechender Checkliste eingerichtet. Der Samstag ist für mich deswegen ein geeigneter Termin, weil ich dann mit der Wochendurchsicht die Woche abschließen und mit freiem Kopf ins Wochenende gehen kann.

Letzte Woche habe ich das aus Jux und Dollerei auch so getwittert:

Chris OH kam daraufhin die Frage:

Hier meine persönliche Antwort:  Grundsätzlich können Sie die Wochendurchsicht so einplanen, wie es für Sie am besten in den eigenen Ablauf passt. Viele der Teilnehmer meiner Workshops ziehen den Freitag Nachmittag aus ähnlichen Gründen vor, aus denen ich mich für den Samstag Vormittag entschieden habe. Sie möchten die Arbeitswoche sauber abschließen und unbelastet ins Wochenende gehen. Deshalb finde ich auch den o.a. Vorschlag von Chris nicht so günstig. Man hat einfach keinen “ordentlichen” Wochenabschluss, sondern statt dessen schon wieder einige offene Punkte.  Aber, wie gesagt, das ist mein persönliches Gefühl, Sie müssen es nicht teilen. 

Bleibt die Frage: Wie halten Sie es mit der Wochendurchsicht?

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Sind Besprechungen wirklich so schlimm?

Wenn man der öffentlichen und der veröffentlichten Meinung Glauben schenken kann, dann scheinen Meetings tatsächlich die Pest zu sein. Auch bei den Projektspezialisten, mit denen ich befreundet bin, löst das Wort “Besprechungen” Beißreflexe aus.

Ich denke, man tut den Besprechungen unrecht. Nicht Meetings per se verursachen den ganzen Ärger, sondern schlechte Meetings. Genau, wie schlechte PowerPoint-Präsentationen Langeweile verbreiten und nicht PowerPoint-Präsentationen an sich. Besprechungen sind dann schlecht, wenn sie

  • unnötig
  • nicht effektiv und
  • ineffizient

sind. Warum? Weil sie uns dann unsere kostbare Zeit stehlen. Die Leser erinnern sich: Über dieses Thema habe ich mich vor einiger Zeit mit Michael Gerharz unterhalten.

Auch Paul Boag versucht Antworten auf die Frage “Are Meetings That Evil?” zu geben. Für Paul sind diese Besprechungen gerechtfertigt und der Mühe wert:

  1. Kick-off Meetings
  2. Treffen zur Entwicklung von Ideen
  3. Besprechungen zum Thema “Lessons learned” (auf der Metaebene also)
  4. Feedback -Runden

Die Tipps, die er zum Gelingen einer Besprechung gibt, sind sattsam bekannt:

  • Halten Sie sich an eine Agenda
  • Beschränken Sie den Teilnehmerkreis
  • Behalten Sie Ihr Ziel im Auge
  • Halten Sie sich strikt an den festgelegte Zeitrahmen
  • Planen Sie keine wiederkehrenden Besprechungen. Planen Sie nur Meetings, die wirklich notwendig sind
  • Führen Sie eine Liste mit den nächsten Schritten und den getroffenen Entscheidungen
  • Verteilen Sie die Besprechungen nicht über den ganzen Tag
  • Halten Sie sich nicht an die Vorgaben der Kalender-Hersteller, sondern überlegen Sie, wie lange Sie tatsächlich für die Besprechung benötigen werden

Wie gesagt, bekannt ist das alles. Warum richten wir uns also nicht danach?

In dem Artikel empfiehlt Paul auch noch die RACI Matrix zur Verfolgung von Aufgaben. Die finde ich so interessant, dass ich ihr einen eigenen Beitrag widmen werde.

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David Allen über die Neuauflage seines Bestsellers

Bei den GTD®- Fanboy und -Girls hat es sich herumgesprochen. Mittlerweise gibt es eine neue überarbeitete Fassung seines Bestsellers “Getting Things Done” auf dem Markt. Amiel Handelsman hatte Gelegenheit, mit dem Meister über das Buch zu sprechen: David Allen on the Updated (2015) Version of Getting Things Done. Hier das Gespräch zum Nachhören:

Ehrlich gesagt, bei mir steht die Lektüre lediglich auf der @Irgendwann/Vielleicht-Liste. Mittlerweile habe ich mich doch etwas von der reinen Lehre entfernt, was ich auch ganz folgerichtig empfinde. Schließlich gibt es auch noch andere Ansätze, die mir ebenso einleuchten. Der Mix machts. Das Beste aus allen Welten sozusagen.

Wann eine deutsche Version des Updates in die Regale kommt, weiß ich nicht. Ich hoffe nur, dass die Übersetzung dann nicht wieder so grottenschlecht ist wie bei der ersten Version und der Übersetzer sich zumindest ein bisschen mit der Materie beschäftigt.

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

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Podcast 016 ½: Im Gespräch mit mir selbst

Bevor sich der geneigte Leser angesichts der merkwürdigen Überschrift Sorgen um meine seelische Gesundheit macht: Nein, ich höre weder Stimmer noch brabbele ich in mich hinein. Vielmehr war ich diesmal selbst Gast in einer Podcast – Plauderei.

Eingeladen hatte mich Michael Gerharz, der Autor des Blogs “Überzeugend präsentieren”. Eine Einladung von so illustrer Seite bekommt man natürlich nicht alle Tage und so habe ich gerne zugesagt. Zum Inhalt des Gesprächs schreibt Michael in seinem Blog:

Wir haben uns darüber unterhalten, warum Meetings wie Modern-Talking-Platten sind, warum wir zwar alle sprechen, aber noch lange nicht alle be-sprechen können, und wie man Meetings kürzer und effektiver macht.

Michael Gerharz noch einmal ein Dankeschön für die Einladung,
Ihnen viel Spaß beim Hören.

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