ToolBlog

Wenn ich in meinen Workshops zur Selbstorganisation die Teilnehmer nach den schlimmsten Zeitfressern frage, dann steht mit tödlicher Sicherheit die Besprechung auf der ewigen Hitliste. Nun halte ich nichts davon, Besprechungen generell zu verdammen. Zusammenarbeit bedeutet Kommunikation, Besprechungen sind daher notwendig. Es ist nur die Frage, ob diese Besprechungen sinnvoll sind. Sie wissen schon, Besprechungen, in denen…

• man gar nicht weiß, was man da eigentlich soll
• Hierarchen Selbstdarstellung betreiben
• kein roter Faden zu erkennen ist
• im Kreis herumgeredet wird
• (nehmen Sie eigene Ergänzungen vor)

Scott Berkun zitiert in einem lesenswerten Beitrag einen Vortrag von Nicole Steinbok zu effizienten Besprechungen: The 22 minute meeting. Laut Steinbok gibt es für effiziente Meetings neun Regeln, Scott erläutert Sie auf seine Weise:

1. Setzen Sie eine Besprechungsdauer von 22 Minuten an
2. Sie brauchen eine zielorientierte Agenda
3. Schicken Sie benötigtes Lesematerial 3 Tage vor dem Meeting an die Teilnehmer
4. Beginnen Sie pünktlich
5. Stehen Sie auf und vertreten Sie Ihre Meinung
6. Keine Laptops, außer das des Referenten und des Protokollanten
7. Ohne Ausnahme: Kein Telefon!
8. Bleiben Sie bei der Sache
9. Verschicken Sie die Besprechungsnotizen so schnell wie möglich

Diese Regeln (bis auf Regel 9) können Sie sich auch als kleines Poster herunterladen (pdf) oder werden Sie Fan einer entsprechenden Facebook-Seite (ich bin’s schon).

Ach, eine Frage noch: Wie würden Sie diese Regeln interpretieren? Und: Könnte eine 22-Minuten-Besprechung in Ihrem Team funktionieren?

Mind-Maps lassen sich hervorragend dazu verwenden, Präsentationen vorzubereiten. Ich empfehle, zwei Schritte tunlichst auseinander zu halten: (1) Stoff sammeln und (2) Strukturieren. Mit dem Rechenknecht und dem entsprechenden Programm wie FreeMind oder MindManager lässt sich das hervorragend bewerkstelligen. Wenn diese Arbeit getan ist, können Sie - zumindest mit dem MindManager, bei FreeMind weiß ich es nicht – diese Struktur direkt in eine Powerpoint-Präsentation überführen. Allerdings ist das nicht so einfach, wie es sich anhört. Sie müssen schon etwas tiefer in die Bedienung des MindManagers eindringen. Gut, dass das MindJet-Blog zu diesem Zweck ein paar Lehrvideos veröffentlicht hat: PowerPoint Tip and Trick — Part one und Part Two.

Part one

Part two

Vielen Dank für die Unterweisung. Ich erwähnte es schon, ganz trivial ist die Kombination Powerpoint und MindManager nicht.

Nachtrag:

Gerade hat Wolfgang Hamm alias @systargo eine Quelle getwittert, wo Sie nachlesen können, wie Sie FreeMind-Maps in Powerpoint-Präsentationen überführen können. – Vielen Dank!

Über das persönliche Kanban-System habe ich auf dem Toolblog vor einiger Zeit bereits berichtet. Nun gibt es eine online-Anwendung zur Methode: LeanKit. Auf einigen Videos können Sie sich mit Software und Methode vertraut machen. Die Preise für die Nutzung sind gestaffelt. Für die Verwendung mit bis zu 5 Nutzern und einer Kanbantafel ist das Angebot kostenlos. Das dürfte zum Ausprobieren erst einmal reichen.

Vor gefühlten dreißig Jahren (na gut, es waren dreizehn) habe ich ein NLP-Ausbildung bis zum NLP-Master gemacht. Der Trainer hieß Roland Gruber und ich habe sowohl Ausbildung als auch Trainer in guter Erinnerung, auch wenn ich mich heute nicht mehr als NLPler bezeichnen würde. Gelernt habe ich dennoch eine ganze Menge. Umso mehr hat es mich gefreut, als mich Roland kürzlich nach langer Zeit wieder anrief um den Kontakt aufzufrischen.

In der Zwischenzeit hat Roland Gruber zusammen mit Kollegen das Unternehmen Leadion gegründet, das Training und Coaching rund um das Thema “Führung” anbietet. Die Website des Unternehmens ist eine wahre Fundgrube für alles, was mit Führung zusammenhängt. Sie finden dort rund 1500 (!) Beiträge zu den Themenfeldern Grundlagen, Persönlichkeit, Fähigkeiten, Management u.v.m. Wenn Sie möchten, können Sie auch einen einschlägigen Newsletter abonnieren. Viel Spaß beim Stöbern!

Sie wollen keine Sonderschichten einlegen um Photoshop zu bezahlen und dennoch vernünftig Bilder bearbeiten? Dann kommen Sie um GIMP nicht herum. GIMP steht für “GNU Image Manipulation Program” und ist ein kostenloses und freies Bildbearbeitungsprogramm, das den Vergleich mit den kommerziellen Konkurrenten nicht zu scheuen braucht. Allerdings ist besonders für Windows-Nutzer die Bedienung – sagen wir mal – etwas gewöhnungsbedürftig. Steven Campbell stellt in einem Artikel 5 Websites vor, die Sie fit für GIMP machen: 5 Websites To Make You A GIMP Ninja. Als da sind:

• Gimpusers.de (Ja, die Seite gibt es auch in Deusch!)
• GIMP (quasi die Heimatseite des Programms)
• gimp-tutorials.net
• GIMP-tutorials (Nein, die Seiten heißen nur ähnlich)
• Gimpology

Darüber weist Steven noch auf eine große Sammlung einschlägiger Videos hin.

Auf mich hat das Buch von Bettina Lechner einen guten Eindruck gemacht:

Ach, noch was. Wenn Sie mit der Bedienoberfläche von GIMP überhaupt nicht klar kommen, dann versuchen Sie es doch mal mit GIMPshop. Nomen est omen, hier ist die Benutzerführung Photoshop nachempfunden.

Als Teilnehmer eines Workshops habe ich kürzlich eine eher müde Übung zum Thema “Stille Post” mitgemacht. Wir erinnern uns: Die Stille Post bezeichnet den Umstand, dass eine Nachricht bei der Weitergabe immer mehr verändert wird. Das wohl bekannteste Beispiel für die Stille Post stammt vom Kabarettisten Wolfgang Neuss (leider ist die Tonqualität ziemlich lausig):

Hier das Ganze zum Nachlesen.

Ich bin stolzer Besitzer eines iPhones und komme auch gut damit klar. Die Synchronisation mit dem Selbstmanagementtool meiner Wahl Outlook 2007 klappt prima, was Kontakte und Kalender betrifft. Über die Synchronisation der Aufgaben kann man nicht meckern, denn man kann nichts kritisieren, was es nicht gibt. Mein Behelf: Die Aufgaben der nächsten 7 Tage in entsprechendem Format auf Papier ausdrucken und ins Notizbuch legen. Klar, das geht. Aber ein bißchen eleganter möchte man es schon haben. Abhilfe schafft vielleicht die App 2Do. Auf den ersten Blick kann die Anwendung alles, was sich der GTDer wünscht, in erster Linie denke ich da an die @Kontext-Listen. Was für mich das Angebot besonders interessant macht: Es gibt ein Zusatzprogramm zur Synchronisation zwischen 2Do und Outlook. Mit € 5,49 ist 2Do für eine App nicht ganz billig. Aber immer noch preiswert, wenn die Synchronisation zwischen iPhone und Outlook zufriedenstellend funktioniert. Wobei wir bei der entscheidenden Frage wären: Funktioniert die Synchronisation? Weiß das jemand?

Kürzlich haben wir uns in einem Workshop wieder einmal über Entscheidungstechniken unterhalten und dabei auch die Nutzwerttabelle besprochen. Ich bin zwar der Meinung, dass die wirklich guten Entscheidungen mit dem Bauch getroffen werden, allerdings in der Regel dann, wenn Sie mit dem Kopf vorbereitet wurden. Kurz: Der Bauch braucht Futter.

Eine Vorstufe zur Nutzwerttabelle ist die gewichtete Pro- und Contra-Liste. Ziel dieser Liste ist zu entscheiden, ob Sie etwas tun oder lassen sollten. Sie erstellen eine Art Bilanz: Auf der linke Seite listen Sie die Argumente auf, die für die Option sprechen (die Pros), auf der rechten Seite die Argumente dagegen, die Contras. Sicher sind Ihnen die Argumente nicht alle gleich wichtig, also multiplizieren Sie die Argumente mit einem individuellen Gewichtungsfaktor. Zum Schluss werden beide Seiten der Bilanz zusammengezählt und verglichen.

Weitgehend automatisieren lässt sich dieses Vorgehen in einer Excel-Tabelle oder ProConLists.com. Dort finden Sie eine Eingabemaske, wo Sie Ihre Argumente für oder gegen eine Option eintragen können. Nach der Wichtung, getrennt in “rational” und “emotional” bekommen Sie das Ergebnis angezeigt. Wie immer können Sie Ihre Liste nach Registrierung mit anderen Menschen teilen. Ich finde, ProConLists ist für die Entscheidung zwischendurch keine schlechte Idee.

Die meisten Menschen, mit denen ich beruflich zu tun habe, verlinken sich in Xing, wenn sie es denn tun. Es gilt die grobe Unterscheidung: Xing ist fürs Geschäft, Facebook für den Spaß. Dabei wird ganz vergessen, dass es noch einen Dritten auf dem Spielfeld gibt: LinkedIn. Während LinkedIn in den angloamerikanischen Breiten äußerst populär ist, konnte die Anwendung hier nie so ganz aus dem Schatten von Xing heraustreten, zumindest ist das mein subjektiver Eindruck. Und das, obwohl LinkedIn ein attraktives Preismodell anbietet. @Projektierer hat dazu einen direkten Vergleich zwischen Xing und LinkedIn angestellt. Entscheiden müssen Sie selbst.

Toolblog-Leserin Nimue weist ja nimmermuede darauf hin, wie wichtig Datensicherung ist. Das gilt auch für den Firefox, wie ich gestern erfahren durfte. Ich hatte nämlich aus Versehen mein Profil abgeschossen. Klar hatte ich dieses auch irgendwann mal gesichert, mit einem nützlichen Werkzeug namens MozBackup. Das nützt aber auch nichts, wenn diese Sicherung vor gefühlten zweihundert Jahren erfolgte. Also war gestern wieder einmal einer dieser wundervollen Tage, die ganz der EDV gewidmet sind.

Allerdings bin ich bei der Wiedereinrichtung meines Lieblingsbrowsers auf eine Erweiterung gestoßen, die ich Ihnen nicht vorenthalten will: Shareaholic. Nomen est omen, das Helferlein versetzt Sie in die Lage, sofort und ohne Umwege aus Firefox heraus, die URL der Seite auf alle mögliche Art und Weise mit der Welt zu teilen. Unterstützt werden die üblichen Programme wie delicious, twitter, Facebook aber auch eine Unzahl von Exoten, wie zum Beispiel das E-Mail-Programm Ihres Vertrauens. (Benutzen Sie noch E-Mail?)