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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

Die Fundgrube für Vorlagen für Management und Training

Manchmal braucht man so etwas. Wenn Sie als Trainer, Coach oder Organisationsentwickler unterwegs sind, dann lassen Sie sich bestimmt gerne von Vorlagen inspirieren, die Kolleginnen und Kollegen bereits verfasst haben. Nein, ich rede nicht von Ideenklau, sondern von Dokumenten, die im Netz freu verfügbar sind. Auf businessballs.com finden Sie solche Vorlagen in Hülle und Füllen: free management and training templates, resources and tools. Die überwiegende Zahl der Vorlagen liegt im pdf-Format vor, dazwischen gibt es auch einige Word-Dateien, die Sie verändern und weiterverarbeiten können. Die Files sind eingeteilt in die Kategorien:

Im übrigen bietet businessball.com nicht nur eine Menge von Vorlagen an, sondern auch sonst allerhand Informationen für alle, die an (Change) Management, Personal- oder Organisationsentwicklung intereressiert sind.

 

Warum Menschen Ihren Job hassen und was Chefs dagegen tun können

Sie kommt so sicher wie Ostern, Weihnachten oder Neujahr: Die Gallup-Studie, die uns mit ebenso tödlicher Sicherheit sagt, wie unzufrieden und unbeteiligt unsere Mitmenschen ihre Arbeit verrichten. Natürlich hat Gallup auch die Lösung für dieses Problem und berät Ihr Unternehmen gerne.

Auch Ilya Pozin hat sich des Problems angenommen und beschreibt in einem Artikel die Hitliste der Gründe für die Unzufriedenheit am Arbeitsplatz: The Top 10 Reasons People Hate Their Job. Grundlage ist eine andere Studie der Dale Carnegie Training. Dreimal dürfen Sie raten, wer Sie diesmal gerne berät. Wie auch immer, lassen Sie uns dennoch einen Blick auf Ilyas Liste werfen. Die wichtigsten Gründe für Unzufriedenheit sind:

  1. Ein ätzender Chef
  2. Die Lust ist abhanden gekommen (“Luschtverluscht”, sagt der Schwabe)
  3. Die Mitarbeiter werden nicht gefordert
  4. Es gibt zu viel Bürokratie
  5. Die Leute sind mit ihrer Bezahlung unzufrieden
  6. Es gibt keine Möglichkeit der Weiterentwicklung
  7. Jobunsicherheit
  8. Die Mitarbeiter fühlen sich nicht wertgeschätzt
  9. Ihre Werte passen nicht zu den Werten des Unternehmens
  10. Sie denken, woanders ist es besser

Sie sehen, viele der Gründe haben mit unzureichender Führung zu tun, das zeigt nicht nur die Nummer 1.

Jetzt müssten wir eigentlich nur noch wissen, was man als Führungskräfte zur Vermeidung von Unzufriedenheit am Arbeitsplatz tun können. Hier hilft uns Glenn Llopis mit seinem Beitrag “The Most Successful Leaders Do 15 Things Automatically, Every Day” weiter. Laut Glenn tun erfolgreiche Führungskräfte folgendes:

  1. Sie ermöglichen ihren Leuten, offen zu sprechen
  2. Sie treffen Entscheidungen
  3. Sie kommunizieren ihre Erwartungen
  4. Sie fordern ihre Mitarbeiter zum Denken heraus
  5. Sie fühlen sich anderen gegenüber rechenschaftspflichtig
  6. Sie führen durch Vorbild
  7. Sie messen und belohnen Leistung
  8. Sie geben kontinuierlich Feedback
  9. Sie erkennen die Talente ihrer Mitarbeiter und setzen sie angemessen ein
  10. Sie stellen Fragen und lassen sich beraten
  11. Sie sorgen für Problemlösung und schieben nichts vor sich her
  12. Sie haben eine positive Grundhaltung und strahlen sie auch aus
  13. Sie sind großartig als Lehrer
  14. Sie investieren in Beziehungen
  15. Sie mögen es aufrichtig, Verantwortung zu übernehmen.

Ja, ich denke, da passt schon so einiges als “Medizin” für die Unzufriedenheit am Arbeitsplatz. Allerdings glaube ich, dass es viele Führungskräfte gibt, die alle 15 Punkte jeden Tag automatisch tun. So viele Übermenschen gibt es dann doch nicht. Aber man kann ja daran arbeiten.

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BTW: Ich liebe diese amerikanischen Kochrezepte! ;-)

[Foto von Denis Dervisevic [via flickr]]

 

Virtuelle Haftklebezettel: Eine Übersicht (Windows)

Was habe ich nicht alles schon ausprobiert: Moderationskarten mit Pinnadeln und Klebespray, dieselben auch selbstklebend und elektrostatisch haftend. Und dennoch geht nichts über den Haftklebezettel (“Post-it® – Note”). Ich benutze Sie gerne für Gruppenarbeiten in meinen Workshops oder zur Planung und zum Strukturieren persönlicher Projekte.

Mittlerweile gibt es auch eine Unzahl von Anwendungen, die die Haftnotizen auf dem Computer simulieren. Justin Dennis stellt in seinem Artikel “Post-It To Your Screen – 6 Sticky Note Apps For Windows” einige von ihnen vor:

  1. 7 Sticky Notes
  2. Hott Notes
  3. Evernote Sticky Notes
  4. Sticky Notes 8
  5. Sticky Tiles

Justin hat alle Anwendungen ausführlich kommentiert und seine Bemerkungen mit weiterführenden Links versehen. Auf seine Frage “Anything We Missed?” kann ich nur antworten: Die 6. Anwendung, die im Titel angekündigt wurde. Ich habe sie auch nach längerem Suchen im Artikel nicht gefunden.

Übrigens gibt unter Windows auch “hauseigene” Haftzettel mit dem Namen “Kurznotizen“. Für üblichen Gebrauch funktionieren sie allemal.

Ich selbst verweise gerne auf die online-Anwendung Padlet, mit der ich auch sehr gute Erfahrungen gemacht habe.

Für iOS 8 auf dem iPhone gibt es von den Erfindern der Haftklebezettel eine interessante App namens Post-it® plus. Über Chris Gayomali bin ich auf sie aufmerksam geworden. Mit ihr können Sie die Ergebnisse realer Workshopsessions festhalten und hinterher bearbeiten. Klar, das ist was für mich. Ich werde berichten!

BTW: Gibt es einschlägige Programme, die die Mac-Nutzer unter den Lesern empfehlen können? Wenn ja, der Kommentarbereich steht Ihnen offen. Vielen Dank schon mal!

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[Foto von Katie Lips [via flickr]]

 

Was Sie NICHT täglich tun sollten

Normalerweise sind ja die Artikel der diversen Ratgeberblogs voll mit Tipps, was Sie täglich tun sollten um ein Maximum an Produktivität zu erreichen. Ich nehmen das Toolblog nicht aus. Zur Abwechslung wäre es doch einmal interessant, den Spieß umzudrehen und zu notieren, was man eben nicht jeden Tag tun sollte. Genau das hat Jeff Haden in seinem Artikel “8 Things You Should Not Do Every Day” getan. Hier seine Liste:

  1. Das Telefon checken, während man mit jemandem spricht
  2. Mehrere Dinge während einer Besprechung zu tun: Kein Multitasking
  3. Über Leute nachdenken, die nichts Entscheidendes zum eigenen Leben beitragen
  4. Auf Benachrichtigungen sofort zu reagieren
  5. Die Vergangenheit die Zukunft diktieren zu lassen
  6. Warten bis man sicher ist, dass etwas gelingt
  7. Über jemanden hinter seinem Rücken quatschen
  8. Ja sagen, wenn man in Wirklichkeit Nein meint

Sympathisch finde ich, dass Jeff diese Dinge in Ich – Form geschrieben hat. Und auch ich werde mir einige Dinge zu Herzen nehmen. Ich denke da so an die Punkte 5 und 6.

Das ganze hat etwas von einer Not-to-do-Liste, nur geht es IMO etwas tiefer.

 

Umfrage: Welche Programme vermissen Sie und warum?

Gestern habe ich einen Verzweiflungsartikel veröffentlicht. Es ging dabei um ein genial einfaches, aber wirkungsvolles Grafikprogramm, dass es leider schon lange nicht mehr gibt. Allerdings vermisse ich es sehr, besonders wenn ich auf die Schnelle einfache Diagramme erstellen will. Wie auch immer, AndreasP geht es mit seinem Bildbearbeitungsprogramm ähnlich, wie er in einem Kommentar geschrieben hat.

Das hat mich auf die Idee gebracht, eine Umfrage zu machen:

Welche Software vermissen Sie und warum?

Es geht hierbei um Programme, die einmal auf dem Markt waren und dann zu Ihrem Bedauern verschwunden sind. Vielleicht können Sie uns auch sagen, welche Krücke Sie jetzt benutzen, um das schmerzlich vermisste Programm zu ersetzen.

Ach ja, ob PC oder Mac spielt keine Rolle. Ich danke jetzt schon mal fürs Mitmachen.

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[Foto von Manuel Gonzalez Noriega [via flickr]]

 

25 einfache Tipps zum Besiegen des inneren Schweinehunds

Laut Reinhard K. Sprenger kann man andere Menschen gar nicht motivieren, das gelingt nur bei sich selbst. Aber auch das ist schwer genug. Aus diesem Grund haben wir auch jemanden erfunden, dem wir den Mangel an Eifer in die Schuhe schienen können: Den inneren Schweinehund. Aber auch andere Nationalitäten scheinen mit der Eigenmotivation ihre Schwierigkeiten zu haben. Sonst hätte Ian McKenzie sicher nicht “25 Simple Tips for Self Motivation” veröffentlicht. Ich will sie jetzt nicht alle wiederholen. Mir gefällt am besten:

  • Erfinde das Rad nicht jedesmal neu
  • Sei realistisch bei dem, was Du erreichen kannst
  • Nicht jede Zeit ist die richtige Zeit für die Arbeit
  • Erinnere Dich an das, was Du bereits erreicht hast
  • Lass Dir von der Familie und Deinen Freunden helfen
  • Sammle Deine Ideen systematisch

Schauen Sie die Liste einmal durch. Fehlt etwas?

 

Wie man GTD® einführt

…erklärt in diesem Video der Meister persönlich:

BTW: Ich kann mir nicht helfen, kann es sein, dass David Allen ein bisschen genervt dreinschaut? ;)

 

Ein Wort der Verzweiflung: ABC Snapgraphics von Micrografx

Vor unvordenklichen Zeiten, als das Wünschen noch geholfen hat, gab es einmal ein Programm für Windows von einer Firma namens Micrografx. Die hatte eine “Graphic Suite” mit allerlei mehr oder weniger sinnvoller Software drin. Ein Programm war aber wirklich genial: ABC Snapgraphics. Mit dieser Anwendung ließen sich völlig unkompliziert einfache Diagramme aller Art zeichnen (s. u.).

So etwas Einfaches und Nützliches habe ich nie wieder gefunden, weder in der Windows- noch in der Mac-Welt. Nach gefühlter tagelanger Recherche musste ich feststellen, dass es auch keine nur annähernd vergleichbare Alternative gibt. Nun ja, ich weiß, dieses Posting ist völlig nutzlos, ich weiß. Aber ich musste das mal loswerden.

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Wie Sie in Besprechungen schlau rüberkommen

Für viele sind Besprechungen “a pain in the ass“, wie unsere amerikanischen Freunde zu sagen pflegen. Oft weiß man gar nicht, warum man überhaupt eingeladen wurde, kann weder etwas lernen noch etwas beitragen und im Büro stapelt sich die Arbeit auf dem Schreibtisch.

Sicherlich, man könnte die Zeit nutzen und während dem Meeting Sinnvolles tun wie z. B. E-Mails beantworten, aber es gibt viele Unternehmen, bei denen der aufgeklappte Laptop nicht erlaubt ist. Auch das Spielen von Bullshit-Bingo wird nicht überall gern gesehen. Manche wiederum haben es perfektioniert, ein Nickerchen zu machen und trotzdem Mimik und Körperhaltung so einzustellen als wäre man mit höchster Konzentration dabei. Aber das ist die hohe Schule. Den meisten von uns bleibt nichts anderes übrig, als gute Miene zum bösen Spiel zu machen und sich in irgendeiner Form zu beteiligen.

Damit wir dabei eine gute Figur machen, hat Sarah Cooper ein paar Verhaltenregeln für uns parat: 10 Tricks to Appear Smart During Meetings. Hier ihre Empfehlungen:

  1. Zeichnen Sie Venn-Diagramme
  2. Rechnen Sie Prozente in Brüche um (!)
  3. Ermutigen Sie die anderen öfter “einen Schritt zurück zu gehen”
  4. Nicken Sie ab und zu während Sie so tun, als ob Sie Notizen machen
  5. Wiederholen Sie ab und zu, was der Experte gesagt hat, aber sehr sehr langsam
  6. Fragen Sie ab und zu “ist das messbar”, egal um was es sich handelt
  7. Schreiten Sie im Raum umher
  8. Bitten Sie den Präsentierenden, nochmal eine Folie zurück zu gehen
  9. Verlassen Sie den Raum für ein Telefongespräch
  10. Machen Sie einen Witz über sich selbst

Sarah erklärt bei jedem Punkt den Hintergrund für diesen Tipp. Ich gebe zu, bei Tipp 4 habe ich eine gewisse Meisterschaft entwickelt. Was macht man nicht alles um im Arbeitsdschungel zu überleben. ;)

 

Meine drei wichtigsten Produktivitätstools

Kollege Ivan Blatter hat gerufen, wir folgen. Seine Frage an uns:

Welches sind Ihre drei wichtigsten und/oder liebsten Tools, um produktiver zu arbeiten?

Hier meine kurze, knappe, simple Antwort:

  1. Outlook als E-Mail-Client
  2. Outlook als Kalender
  3. Outlook als Aufgabenmanager

Als 4. Tool könnte ich noch hinzufügen “Outlook als Kontaktmanager”. Es sollten aber nur drei Tools sein und ich will mich an die Regel halten.

Viele werden bei meiner Antwort die Nase rümpfen. Zwar ist Outlook weit verbreitet, doch auch ziemlich unbeliebt. Auch ich habe früher Outlook nicht besonders viel abgewinnen können. Allerdings hat sich das nach eingehender Beschäftigung mit dem Programm grundlegend geändert. Mittlerweile kann ich mir meinen Arbeitstag ohne Outlook nicht mehr vorstellen.

Ich gebe zu, die einzelnen Komponenten von Outlook sind für sich betrachtet vielleicht nicht so leistungsfähig wie Stand-alone-Lösungen (wobei auch das noch zu beweisen wäre). Die Stärke liegt vielmehr im Zusammenspiel der einzelnen Funktionen. So kann man im Handumdrehen eine eingegangenen E-Mail in eine Aufgabe verwandeln oder aus einer Signatur einen Kontakt.

Outlook ist nahezu mit jedem Ansatz verwendbar, man kann es fast beliebig anpassen. Es gibt Anleitungen für Allens GTD, für Linenbergers MYN und auch die Coveyianer finden genügend Stoff im Internet.

Ich persönlich verwende Outlook in allen Varianten, sowohl für den PC als auch für den Mac. Angebunden sind beide an Office 365. Bez. der Einrichtung folge ich im großen und ganzen den Empfehlungen von Michael Linenberger in seinem Buch Total Workday Control (Kindle).

Bis jetzt habe ich noch nichts gefunden, was diese Konfiguration hätte ersetzen können. Ich bin mehr als zufrieden damit.

 

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