ToolBlog

Momentan lerne ich das Gitarre spielen und zwar mit Chris Standrings hervorragendem Kurs: Guitar Made Simple. Das Problem: Seine Hörbeispiele auf CD liegen alle im Flashformat vor, mein Gitarrentrainer versteht aber nur mp3. Das haben wir gleich, dachte ich mir, ein bisschen googeln und dann ist das entsprechende Stück Freeware schnell gefunden. Wider Erwarten war das aber nicht so einfach. Entweder waren die Programme recht teuer oder aber es konnte immer nur ein Stück konvertiert werden, d. h.Stapelverarbeitung wurde nicht unterstützt. Letztendlich bin ich aber doch fündig geworden. Free Studio heißt die kostenfreie Anwendung, mit der Sie aus Flash-Dateien die entsprechenden mp3-Tonspur extrahieren können. Aber nicht nur das, Free Studio erweist als ein wahres Multifunktionswerkzeug (Zitat):

Mit dem Free Studio können Sie Video- und Audiodateien von und zu den verschiedenen Formaten auch für iPod, PSP, iPhone, BlackBerry und anderen portativen Geräten umwandeln; DVDs und Audio-CDs brennen und rippen; Videos und Musik hochladen und zu Ihrem Computer, iPod, PSP, iPhone und BlackBerry herunterladen; Audio- und Videodateien bearbeiten.

Das ist tatsächlich nicht zuviel versprochen. All das funktioniert. Beim Programmstart finden Sie das entsprechende Menübild, Sie wählen aus, was Sie tun wollen und dann kann es losgehen. Kurz, einfach und schmerzlos.

zeigt Ihnen ein Video von priacta.

In Ergänzung: “Wie Sie das richtige GTD-System auswählen”.

Auch wenn die Psychologen immer sagen, man möge Regeln positiv formulieren und infolgedessen Verneinungen vermeiden, ist es m.E. mitunter nützlich aufzuzählen, was man nicht tun sollte. Genau das hat Craig Childs in seinem Artikel How Not To Check Email At Work getan. Dies sollten Sie im Umgang mit E-Mails vermeiden (Kommentare von mir):

1. Gleich zu Beginn des Arbeitstages nach neu eingegangenen Mails schauen.
   Dem stimme ich zu. Wenn es dumm läuft, bringt Ihnen eine entsprechende Nachricht Ihre ganze Planung durcheinander. Das können Sie vermeiden, Sie wissen ja: “Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß”. Überprüfen Sie den Posteingang später, wenn Sie das Wichtigste erledigt haben.
2. E-Mails sofort beantworten.
   Da gibt es eine Ausnahme. Sie erinnern sich an die 2-Minuten-Regel von David Allen? Wenn Sie beim Überfliegen sehen, dass Sie die Nachricht innerhalb 2 Minuten beantworten können, dann tun sie es sofort. Jedes Verschieben und Wiederherholen dauert garantiert länger.
3. Nachschauen bei persönlichen Mails, Blogs, Twitter etc.
   Da bin ich selbst sehr gefährdet. Das sind Ablenkwaffen höchster Güte.
4. Sich über die Ankunft neuer E-Mails automatisch benachrichtigen lassen.
   Wenn Sie sich etwas Gutes tun wollen, dann schalten Sie das ab. Denn die automatische Benachrichtigung ist beileibe kein Segen, sondern zumeist ein Fluch.
5. Eine Menge Zeit auf die Beantwortung von Mails verwenden.
   Schreiben Sie keine Doktorarbeiten. “Fasse Dich kurz”, konnte man in urvordenklicher Zeit in den Telefonzellen lesen. So ist es und es gilt auch für E-Mails. Nähere Informationen hier.

Probieren Sie es aus. Es ist die halbe Miete.

Ich weiß zwar noch nicht, wo und wann, aber ich weiß, dass ich es irgendwann man brauchen werde: Notizen an Evernote mittels E-Mail verschicken. Und so geht es:

• Sie benötigen Ihre Evernote-E-Mail-Adresse. Sie finden Sie in der Desktop-Version von Evernote unter den Menüpunkten Werkzeuge/Kontoinformationen. Dort springt Sie Ihnen blau gefärbt, direkt ins Auge.
• Schreiben Sie eine Evernote-Notiz:
  In die Betreffzeile kommt die Beschreibung der Notiz hinein, als da sind Überschrift für Ihre Notiz,
  Name des Notizbuchs: @NameNotizbuch und
  die Schlagworte: #Schlagwort_1 #Schlagwort_2.
  In den Body kommt der eigentliche Text der Notiz. Haben Sie sich wahrscheinlich auch schon gedacht.

Prima Sache das. Schreiben Sie sich Ihre Evernote-E-Mail-Adresse auf, damit Sie sie im nächsten Internetcafé zur Hand haben.

Nähere Infos: Emailing Into Evernote Just Got Better

Noch einmal das Thema Präsentation. Manchmal ist man von seinem eigenen Thema so besoffen, dass man gar nicht merkt, dass das Publikum kurz vor dem Einschlafen ist. Da hilft nur das Schärfen der Achtsamkeit. Das Presentation Magazine listet einige Merkmale auf, an denen Sie ein erhöhtes Schlafbedürfnis der Zuhörer erkennen können: Reading the audience - Are you sending them to sleep?

1. Die Leute schauen nach unten
2. sie reiben ihr Gesicht, ihre Hände oder spielen mit ihren Haaren
3. sie starren auf die Leinwand (Vorsicht! Wird leicht mit intensivem Zuhören verwechselt)
4. sie zappeln herum
5. sie gähnen (obwohl sie versuchen, es zu verbergen oder zu unterdrücken)
6. blättern die Konferenzunterlagen oder ihre Notizen durch
7. machen ausgiebig Notizen oder schreiben auf, was sie noch erledigen müssen (wird oft mit dem Anfertigen von Präsentationsnotizen verwechselt)
8. seufzen schwer
9. sitzen mit überkreuzten Armen weit zurückgelehnt im Sessel
10. schauen im Raum herum
11. flüstern leise mit dem Nachbarn
12. sie wippen mit den Beinen oder klopfen mit der Fußspitze auf den Boden

Nebenbei bemerkt: Die Merkmale 3 und 7 können Sie auch als Zuhörer anwenden, um eine langweilige Präsentation zu überstehen. Nur zu, so etwas gehört einfach in die Überlebensstrategien jedes arbeitenden Mitmenschen.

Man kann hin- und herdiskutieren wie man will, aber manchmal beneide ich die Englisch sprechenden Mitmenschen um ihre Sprache. “Presentation skills” klingt einfach besser als “Präsentationsfertigkeiten”.  Aber das ist eine andere Baustelle. In Presentation Skills Version2.0 fasst Simon Jones die Eigenschaften zusammen, die eine zeitgemäße Präsentation samt Referent heutzutage haben sollte. Dass die Zielgruppe seines Vortrags Erdkundelehrer sind, stört  nicht weiter. Simon gibt einige interessante Tipps für jeden von uns.

“Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen”, heißt ein altes Zitat. Damit Ihre Erzählungen nicht von Kosten handeln, die Ihnen vor und während der Reise davongelaufen sind, klicken Sie sich doch zu Budget Your Trip und lassen sich die Kosten für Ihre Fahrt kalkulieren. Mit der Anwendung können Sie Ihr Budget planen und verfolgen, damit Sie nach dem Urlaub auch genau wissen, warum Sie bleich geworden sind.

Ach noch was: Sie müssen sich für Budget Your Trip nicht extra registrieren, sondern können sich auch mit den Zugangsdaten eines bestehenden Accounts z. B. von Facebook einloggen. Habe ich so auch noch nicht gesehen.

[via MakeUseOf]

Wenn ich aus einem dieser Thalia-, Hugendubel-, Dussmann- und wie sie sonst noch alle heißen- Buchhandlung herauskomme, bin ich immer etwas ratlos. Zum einen fühle ich mich durch das Angebot an Büchern zu Wirtschaftsthemen regelrecht erschlagen, zum anderen habe ich aber das unbestimmte Gefühl, die Autoren schreiben alle voneinander ab. Frei nach dem Motto: Hast Du ein Buch gelesen, kennst Du alle. Noch einmal, das ist meine subjektive Wahrnehmung, nicht mehr und nicht weniger. Todd Sattersten sieht es ähnlich, er schreibt:

The problem? 11,000. That is the number of business books published in the United States every year. Placed one atop another, the stack would stand as tall as a ninety-story building.

Viel kleiner ist der deutsche Markt vermutlich auch nicht. Damit Sie in der Bücherflut nicht ertrinken, gibt Ihnen Sattersten einige nützliche Hinweise: How to Read a Business Book. (pdf-Datei)

erklärt Ihnen in diesem Video David Allen persönlich…

[via GTD Times]

Wenn ich in meinen Workshops zur Selbstorganisation die Teilnehmer nach den schlimmsten Zeitfressern frage, dann steht mit tödlicher Sicherheit die Besprechung auf der ewigen Hitliste. Nun halte ich nichts davon, Besprechungen generell zu verdammen. Zusammenarbeit bedeutet Kommunikation, Besprechungen sind daher notwendig. Es ist nur die Frage, ob diese Besprechungen sinnvoll sind. Sie wissen schon, Besprechungen, in denen…

• man gar nicht weiß, was man da eigentlich soll
• Hierarchen Selbstdarstellung betreiben
• kein roter Faden zu erkennen ist
• im Kreis herumgeredet wird
• (nehmen Sie eigene Ergänzungen vor)

Scott Berkun zitiert in einem lesenswerten Beitrag einen Vortrag von Nicole Steinbok zu effizienten Besprechungen: The 22 minute meeting. Laut Steinbok gibt es für effiziente Meetings neun Regeln, Scott erläutert Sie auf seine Weise:

1. Setzen Sie eine Besprechungsdauer von 22 Minuten an
2. Sie brauchen eine zielorientierte Agenda
3. Schicken Sie benötigtes Lesematerial 3 Tage vor dem Meeting an die Teilnehmer
4. Beginnen Sie pünktlich
5. Stehen Sie auf und vertreten Sie Ihre Meinung
6. Keine Laptops, außer das des Referenten und des Protokollanten
7. Ohne Ausnahme: Kein Telefon!
8. Bleiben Sie bei der Sache
9. Verschicken Sie die Besprechungsnotizen so schnell wie möglich

Diese Regeln (bis auf Regel 9) können Sie sich auch als kleines Poster herunterladen (pdf) oder werden Sie Fan einer entsprechenden Facebook-Seite (ich bin’s schon).

Ach, eine Frage noch: Wie würden Sie diese Regeln interpretieren? Und: Könnte eine 22-Minuten-Besprechung in Ihrem Team funktionieren?