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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

Wie Sie Ihre Ausstrahlung verbessern

Manchmal werde ich gefragt, ob ich auch Workshops in Rhetorik durchführe. Meine Antwort ist ein klares “Nein”, denn das ist nicht so meine Baustelle. Zwar vermittle ich Methoden der Präsentation, dabei geht es aber eher um den Aufbau, die Struktur und die Gestaltung eines Vortrags. Dennoch schadet es natürlich nicht, ein paar Grundlagen der Rhetorik in der Werkzeugkiste zu haben.

Ian McKenzie gibt ein paar wesentliche Hinweise, wie Sie Ihre Präsenz auf der Bühne optimieren können: 12 Tips to Improve Your Stage Presence. Ich will hier nicht alle zwölf wiederholen, aber diese fand ich besonders interssant:

  • Tipp 1: Heben Sie Ihre Augenbrauen, das glättet Ihr Gesicht (aha!)
  • Tipp 3: Lenken Sie Ihr Lampenfieber in Richtung Zwerchfell
  • Tipp 5: Sprechen Sie von oben in das Mikrofon
  • Tipp 10: Wenn Sie zu nervös sind, das Publikum direkt anzuschauen, sehen Sie leicht über es hinweg
  • Tipp 12: Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, gehen Sie darüber hinweg. Das Publikum bemerkt ihn wahrscheinlich sowieso nicht

Wenn es bei der Rhetorik um Körpersprache geht, bin ich immer etwas skeptisch. Schließlich ist die Interpretation für Gestik und Mimik stark kulturabhängig. Man sollte nicht glauben, dass irgendwelche Regeln allgemeingültig oder gar in Stein gemeißelt sind.

Presentation

[Foto von Tobias Toft [via flickr]]

 

Wie Frank Hamm mit Todoist seine Woche plant

Frank Hamm ist ein geschätzter Kollege, mit dem ich im Rahmen meiner Podcastreihe auch schon darüber geplaudert habe, wie er seinen Tag organisiert (Hören Sie hier). Frank ist offensichtlich überzeugter Anwender von Todoist, einem führenden Programm zum Aufgabenmanagement. Diese Anwendung besticht durch ansprechendes Design, einfache Bedienung und nahtlose Integration in nahezu alles, was die Computerwelt so an Software bereit hält: Windows, Mac, Web, Android, iOS usw. usf.

Frank beschreibt in einem umfangreichen Beitrag, wie er Todoist für sein Morgenritual verwendet und seine Woche damit plant: Morgenritual und Wochenplanung mit Todoist. Ich staune über den Umfang seines Morgenrituals, bei mir fällt das deutlich kürzer aus.

Ich persönlich konnte mich noch nicht dazu durchringen, Todoist zu verwenden, da mir die Integration in MS Outlook zu weit geht. Todoist nistet sich nämlich quasi als Unterprogramm in Outlook ein. Die klassische Aufgabenfunktion von Outlook ist nicht mehr nutzbar. Schade, damit kommt Todoist für mich erst einmal nicht in Frage.

BTW: Frank überrascht mich immer wieder mit neuen Anwendungen, die er irgendwo ausgräbt. Diesmal ist es audioBoo, eine Anwendung, mit der man offensichtlich Audiodateien teilen kann. Muss ich mir für den eigenen Podcast unbedingt einmal anschauen. Bei Gelegenheit werde ich Frank um einen Artikel bitten. Darin möge er beschreiben, wie er bei den vielen Anwendungen noch den Durchblick behält. ;-)

 

Wie sich eine GTD©-Umgebung verändern kann

Bill Meade betreibt ein äußerst informatives Weblog mit dem Namen “RestartGTD” und dem Motto “Get (back) on the GTD band wagon!”. Der Name ist Programm und so schreibt Bill frei von der Leber weg, was bei im GTD©-technisch funktioniert und was nicht. Mittlerweile ist sein Blog eine Fundgrube für Tipps und Tricks rund um die Selbstorganisation.

Ein Beispiel dafür ist ein Artikel, der dieser Tage erschienen ist: GTD Time-Lapse. Bill beschreibt darin, wie sich sein eigenes System zur Arbeitsorganisation im Lauf der Zeit verändert hat und was die Gründe für die Veränderungen waren. Angefangen hat er ohne jegliches Werkzeug zur jetzigen Variante mit Google Apps, OneNote und Evernote mit Dokumentenscanner gelandet ist. Der Beitrag ist extrem anschaulich, denn es wird illustriert, wie die einzelnen Tools in den Workflow von GTD© passen.

Wie man sehen kann, lebt ein System zur Arbeitsorganisation, oder wie ein Sprichwort sagt:

Das Bessere ist der Feind des Guten.

Vielen Dank an Bill für den detaillierten Bericht!

billssytem

 

Unangenehme Fakten über Besprechungen

t3n weist heute auf eine ansprechend gestaltete Infografik (ursprüngliche Quelle) hin, auf der die unangenehmen Seiten von Besprechungen übersichtlich dargestellt sind: Die hässliche Wahrheit: Der Zeitfresser Meeting in Zahlen. Viele der Fakten kennen Sie sich aus eigener Erfahrung. Leider erscheinen die Tipps, die in der Infografik zur Behebung der Misere gegeben werde, so hausbacken wie sinnlos. Es ist Zweifel angebracht, ob sie helfen.

meetings

 

Die Psychologie hinter GTD©

Um die persönliche Produktivität zu verbessern, orientieren sich viele Menschen an dem GTD© – Ansatz von David Allen. Offensichtlich funktioniert diese Verfahrensweise – in mehr oder weniger modifizierter Form – sehr gut. Die Frage stellt sich also weniger, ob GTD© funktioniert, sondern auch warum?

Francis Heylighen und Clément Vidal haben vor einiger Zeit versucht, die Wirkungsweise von GTD© wissenschaftlich zu ergründen: Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity.

Auch Sam Spurlin versucht, in einer dreiteiligen Serie dem Wirkprinzip auf die Spur zu kommen:

  1. The Psychology of GTD, Part 1: PSYCAP
  2. The Psychology of GTD, Part 2: Implementation Intentions
  3. The Psychology of GTD, Part 3: Flow

Besonders interessant finde ich den 1. Teil, in dem Sam GTD© in Zusammenhang mit dem PSYCAP-Konzept aus der positiven Psychologie bringt. PSYCAP steht für “Positive psychological capital” und wird definiert durch:

  1. Hoffnung
  2. Selbstwirksamkeit
  3. Optimismus
  4. Resilienz

Sie merken schon, die Beitragsreihe verspricht interessante Einsichten.

 

Grundregeln des Wegwerfens

Wir alle wissen, dass sich im Lauf der Zeit eine Menge “Zeug” ansammelt, das niemand im Haushalt tatsächlich noch verwendet. Unnützer Krempel verursacht “Rauschen” und dieses lenkt wiederum von den wesentlichen Dingen, um die wir uns im Alltag kümmern sollten, ab. Da ist es sinnvoll, von Zeit zu Zeit die eigenen vier Wände aufzuräumen. Noch besser wäre es, den Wildwuchs gar nicht erst einreißen zu lassen. Jeri Dansky gibt uns in seinem Beitrag “Make uncluttering easier by using basic rules” ein paar Grundregeln für das Aufräumen mit auf den Weg:

  1. Zeitschriften
    Konsequent alte Zeitschriften wegwerfen, denn die Informationen sind ohnehin überholt. Ansonsten Faustregel: Nicht mehr als fünf aufheben, mehr kann man ohnehin nicht lesen.
  2. Bücher
    Es gibt Bücher, die sind nicht mehr up-to-date, wie z. B. manche Computerbücher. Weg damit!
  3. Fotografien
    Rangieren Sie gnadenlos aus, was für Sie ohne persönliche Bedeutung ist. Schloss Neuschwanstein gibt es auf Flickr hunderttausendmal, immer aus der gleichen Perspektive aufgenommen. Ich frage mich manchmal, warum ich solche Bilder überhaupt noch mache.
  4. Kleidung, die nicht mehr passt
    Es macht keinen Sinn, die Klamotten aufzuheben, die Ihnen einmal vor Ihrer erfolgreichen Schlankheitskur gepasst haben. Bringen Sie sie zum Second-Hand-Geschäft.
  5. Alte Grußkarten
    oder schauen Sie die Weihnachtskarten vom vergangenen Fest tatsächlich immer wieder an?
  6. Unbenutzte Kisten und Kartons
    Heben Sie die Kisten auf, die sie optimal miteinander verwenden können, weil sie z.B. stapelbar sind. Alles andere kommt weg.
  7. Dinge, die repariert werden müssen
    Passen Sie auf: Wenn Sie diese Dinge in den folgenden drei Monaten nicht zur Reparatur gebracht haben, dann sind sie vermutlich auch nicht wichtig für Sie und können deshalb entsorgt werden.

Bei Computerbüchern bevorzuge ich übrigens immer mehr die elektronische Form, sie nehmen dann wenigstens keinen Platz weg. Und bei den Fotos habe ich auf meinen Festplatten erhöhten Aufräumbedarf. Ein klarer Fall von Aufschieberitis. ;-)

 

In eigener Sache: Zurück aus dem Urlaub

Ich melde mich gesund und wohlbehalten aus unserem Urlaub zurück. Diesmal waren wir in Nordirland, das uns reichlich mit Eindrücken und Erlebnissen beschert hat. So reichlich, dass ich mir überlege, in einem eigenen Blog einen umfangreicheren Reisebericht zu verfassen. Mal sehen, was daraus wird.

Ich möchte mich für Ihr Verständnis dafür bedanken, dass hier in den letzten Tagen aus Feriengründen nichts veröffentlicht wurde und auch die Freischaltung der Kommentare nicht so schnell geschehen ist, wie es sein sollte. Den Verfassern der Kommentare auch noch einmal ein Dankeschön.

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Bevor Nachfragen kommen:
Nein ich stehe nicht vor einer Fototapete, sondern Whitepark Bay sieht tatsächlich so aus.

33 Produktivitätstipps á 140 Zeichen

Beim Überfliegen der Überschriften haben Sie es sicher schon bemerkt. 140 Zeichen weisen auf Twitter hin und damit haben Sie vollkommen Recht. “Wir haben keine Zeit zu verschwenden”, mag sich Scott Schwertly gedacht haben und hat 33 Tweets gesammelt, die kurz, knapp und knackig Tipps zur persönlichen Produktivität geben: How to Kickstart Your Productivity: 33 Tips in 140 Characters or Less.

Die Tipps können Sie in einer hübsch aufgemachten Infografik auf Slideshare betrachten. Direkt einbetten mag ich sie nicht, aus den bekannten Gründen (aka Juristenrepublik Deutschland). In voller Pracht hat die Grafik Jackson Chung veröffentlicht, dem ich auch den entscheidenden Hinweis verdanke.

33 Tweets

 

 

 

 

Warum “Trello” so erfolgreich ist

Ich weiß, es gibt eine Menge Leser des Toolblogs, die “Trello” wärmstens empfehlen. Hinter dem putzigen Namen steckt eine Anwendung, die die Kanban-Methode auf Projekte abbildet, die im Team gestemmt werden müssen. Trello ist mittlerweile sehr erfolgreich und warum das so ist, hat Klint Finley in einem Artikel beschrieben: Why a Simple To-Do List Tool Is Winning Over Legions of Fans.

In dem Beitrag porträtiert Klint nicht nur die Macher von Trello, sondern gibt auch noch einen kleinen Einblick in die Funktionsweise von Kanban im Projektmanagement. Auch auf dem Toolblog wird Kanban für die persönliche Aufgabenorganisation erklärt, nämlich hier und hier.

Ich selbst setze übrigens für meine persönlichen Projekte nicht auf Personal Kanban. Ich ziehe es vor, diese Aufgaben, die aus mehr als einem Schritt bestehen und innerhalb eines Jahres zu erledigen sind (so die Definition nach David Allen), mit Mind-Maps zu strukturieren und zu planen. Für die Arbeit in Teams hat die Kanban-Methodik jedoch durchaus ihren Charme, finde ich.

 

Lernen Sie Markdown in 10 Minuten

Heute ist großes Kino auf dem Toolblog. Es geht mal wieder um die hervorragende Textauszeichnungs”sprache” Markdown: Bakari Chavanu weist in seinem Artikel “Learn The Basics Of Markdown in 10 Minutes With This Video Tutorial” auf seinen Film hin, der hält was er verspricht. Sehen Sie hier:

 

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