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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

Checklisten als Bestandteil von Aufgabenlisten?

Dass es sinnvoll ist, große Aufgaben in kleine Einheiten zu zerlegen, um mit ihnen besser über die Runden zu kommen, ist allgemein bekannt. “Wenn Du einen Elefanten essen willst, musst Du ihn in Stücke schneiden”, heißt der weit verbreitete Trainerspruch dazu. David Allen nennt einen solchen Arbeitsschritt den “next physical step”.

Wie sollte man aber eine größere Aufgabe, die aus mehreren Teilschritten besteht, organisieren? John Reeve schlägt vor, die Aufgaben als Checklisten zu gestalten: Task Checklists. In Outlook beispielsweise könnte man die Teilschritte in den Notizteil der Aufgabe schreiben und sie mit Checkboxen versehen (s. Bild). Die Aufgaben wird dann als erledigt gekennzeichnet, wenn die komplette Checkliste abgearbeitet ist.

John sieht folgende Vorteile/Anwendungsfelder für diese Vorgehensweise:

  • Die Checklisten sind eine Alternative für Unteraufgaben
  • Man sieht sofort, was zusammengehört und was bereits erledigt ist

Ich selbst habe schon gute Erfahrungen mit dieser Art Checklisten gemacht. Allerdings ist die o.a. Vorgehensweise mit Outlook nicht optimal, da keine “echten” Checklisten wie z. B. in Evernote erzeugt werden können.

Nachteile gibt es sicher auch. GTD-Puristen wird es stören, dass das Prinzip des “nächsten physischen Schritts” auf diese Weise nicht konsequent eingehalten wird.
Was soll’s, wenn es Ihnen nützt, dann machen Sie es einfach.

Outlook Aufgabe

Lernen Sie fotografieren (Infografik)

Ich fotografiere gerne. Das heißt allerdings nicht, dass ich es auch kann. In den letzten Jahren habe ich mehrere Anläufe gemacht, mein Fähigkeiten auf diesem Gebiet zu verbessern. Die Ergebnisse sind durchwachsen, ich arbeite daran. Nun habe ich eine interessante Infografik kennen gelernt, die beim Fotografieren lernen hilft. Sie ist aufgebaut wie ein Entscheidungsbaum und führt Schritt für Schritt zum (hoffentlich) richtigen Ergebnis. Sie können die Grafik als pdf-Datei herunterladen. Wie Sie mit ihr arbeiten, erklärt der Autor Mark Wallace in diesem Video:

[via Lifehacker]

 

XMind in neuer Version

Mittlerweile ist XMind die Mind-Mapping-Anwendung meiner Wahl. Das Programm verfügt zwar nicht über die vielen ausgeklügelten Funktionen des Platzhirschen MindManager, aber ich empfinde das gar nicht einmal als Nachteil. Vielmehr kann ich mich auf die Produktmerkmale konzentrieren, die ich in meiner täglichen Arbeit auch tatsächlich benötige.

Dieser Tage ist eine Beta-Version des nächsten Updates von XMind erschienen, die Sie hier herunterladen und ausprobieren können. Sie können aber auch jetzt schon die endgültige Version von XMind 6 erwerben. Wenn Sie jetzt die momentane Version kaufen, bekommen Sie das Update auf XMind 6 nachträglich ohne zusätzliche Kosten.

Ich finde, die Neuerungen in der nächsten Version können sich sehen lassen. Lesen Sie mehr dazu auf dem XMind-Blog: XMind 6 Public Beta jetzt verfügbar.

XMInd
 

Präsentieren vor dem Chef

Viele Leute haben Angst, wenn Sie direkt vor den oberen Führungskräften bzw. der Geschäftsleitung präsentieren müssen. Das ist ja auch nicht unverständlich, denn schließlich möchte man bei den Leuten, die letztendlich über die eigene Karriere befinden, einen guten Eindruck machen. Oder zumindest nicht schlecht aussehen, um das Minimalziel zu formulieren.

Weil das Präsentieren vor dem Top-Management schon etwas besonderes ist, hat sich Nancy Duarte dieses Themas angenommen und gibt uns in “How to Present to Senior Executives” wichtige Tipps:

  1. Stellen Sie die Zusammenfassung an den Anfang
  2. Wecken Sie Erwartungen, indem Sie auf die anschließende Diskussion hinweisen
  3. Erstellen Sie eigene Folien für die Zusammenfassung
  4. Liefern Sie, wonach die Hörer verlangen
  5. Proben Sie!

Ich denke, die Punkte 4 und 5 gelten nicht nur für Präsentationen für die oberen Zehntausend, sondern für alle anderen auch. Denken Sie auch an den Grundsatz, dass der Wurm dem Fisch schmecken muss und nicht dem Angler. Überlegen Sie infolgedessen, wann und unter welchen Umständen die Zuhörer ihre Information “kaufen” würden. Gestalten Sie Ihre Botschaft dementsprechend. Und denken Sie daran:

Sie dürfen über alles sprechen, nur nicht über eine Viertelstunde.

(Kurt Tucholsky)

 

5 Dinge, die produktive Menschen täglich tun

Ich weiß ja nicht, ob es tatsächlich der Wahrheit entspricht, aber Business Insider behauptet steif und fest zu wissen, was produktive Menschen täglich tun. Sehen Sie selbst:


Das Portal für Fernbeziehungen

Nun gut, eigentlich ist das Toolblog kein Fachblog für Beziehungsfragen. Dennoch bringt das moderne Arbeitsleben mit sich, dass immer mehr Paare über längere Zeit an verschiedenen Orten ihrer jeweiligen Arbeit nachgehen und daher getrennt sind. Also doch irgendwie ein Thema für dieses Blog?

“Fernbeziehung” heißt der Ausdruck für die getrennte Lebensweise. In meinem Bekanntenkreis habe ich einige Mitmenschen, die in einer Fernbeziehung leben. Und wie immer gilt: Manchen Paaren fällt es leichter, eine Fernbeziehung zu führen, manchen schwerer. Für die letzteren gibt es eine eigene Website: Long Distance Relationships. Die Seite gehört zu einem einschlägigen Buch, hat aber dennoch auch für sich das eine oder andere zu bieten. So gibt es zum Beispiel Hinweise auf gemeinsam/getrennte Aktivitäten.

Auch für Väter aus der Ferne gibt es Tipps. Ich bin froh, dass bei meiner umfangreichen Reisetätigkeit alle Beteiligten die Fernbeziehung unbeschadet überstanden haben. Das gleiche wünsche ich Ihnen auch, sollten Sie betroffen sein.

 

 

Der Spickzettel fürs öffentliche Redenschwingen

Vor einigen Tagen bin ich über eine nette Infografik gefallen. Hier sind die wichtigsten Punkte aufgelistet, die Sie bedenken sollten, wenn Sie einen erfolgreichen öffentlichen Vortrag vorbereiten und halten möchten. Es wird so ziemlich an alles gedacht, in aller Kürze und Würze.

Public_Speaking

Besprechungen: Gehen statt stehen statt sitzen

Unsere Besprechungen werden oft mit dem Wort “Sitzungen” besser unschrieben. Schließlich sitzen wir zumeist während unserer Meetings. “Sich de Arsch broit hocka”, sagt dazu der Schwabe. Nun wissen wir, dass dieses ständige Sitzen sehr ungesund ist. So ungesund, dass Nilofer Merchant es als das “Zigaretten rauchen unserer Generation” bezeichnet hat. Aus diesem Grund fordert Sie: Kill Your Meeting Room — The Future’s in Walking and Talking. Ich meine, Sie hat durchaus recht und es gibt noch andere Argumente für das Gehen außer den Gesundheitsaspekt. Gehen fordert die Durchblutung, das wiederum hilft beim Denken und der Rhythmus der Schritte ist außerdem gut für die gemeinsame Wellenlänge, in Fachkreisen auch Rapport genannt.

In diesem TED-Video erläutert Nilofer ihre Meinung: Got a meeting? Take a walk!

 

Die 6 Schlüssel zur Hammer-Aufgabenliste

Ich persönlich halte es beim Abfassen meiner Aufgabenliste mit Michael Linenberger. Ich schreibe mir 3-5 Aufgaben pro Tag auf, die ich unbedingt an diesem Tag erledigen möchte. Alle anderen werden erst angepackt wenn diese “Critical-Now”-Aufgaben (Linenberger) erledigt sind. Sie stehen deshalb auf der sog. “Opportunity-Now”-Liste.

Einen ähnlichen Tipp unter anderen gibt uns auch Scott Young: The 6 Keys for Writing a Kick-Ass To-Do List. Seine Schlüssel sind:

  1. Folgen Sie der 7er-Regel (s.o.!)
  2. Legen Sie ein Budget für die Verwendung Ihrer Zeit fest (davon halte ich nicht allzu viel)
  3. Verbinden Sie die Aufgaben mit Ihrer persönlichen Vision (naja)
  4. Belohnen Sie sich selbst
  5. Verlieren Sie die Aufgabenliste nicht aus den Augen
  6. Achten Sie auf Ihre innere Motivation

Den letzten Punkt kann ich nur unterstreichen. Wenn Sie gar keinen Spaß an einer entsprechenden Aufgabe haben, dann wird es auch mit einer noch so guten Aufgabenorganisation schwer. Da hilft allenfalls noch die Tomatentechnik.

 

Die Anleitung zu virtuellen Besprechungen

Sie sind nicht mehr wegzudenken aus unserem Arbeitsalltag: Virtuelle Besprechungen. Telefonkonferenzen oder Video-Live-Chats helfen Reisekosten sparen und machen die Kommunikation auch über Erdteilgrenzen hinweg möglich. Allerdings folgen virtuelle Meetings auch eigenen Gesetzen. Schließlich können die Teilnehmer sich nicht mit allen ihren Sinnen wahrnehmen, sondern sind auf die Ausschnitte angewiesen, die ihnen das technische System zur Verfügung stellt.

Damit Sie mit den Besonderheiten von online – Besprechungen richtig umgehen können, hat Bakari Chavanu einen Online Meeting Guide erstellt. In dieser Anleitung finden Sie eine Vielzahl von Informationen zu einschlägiger Software und zur richtigen Vorgehensweise. Sie erfahren:

  • welche technischen Lösungen es gibt
  • wie Sie sich auf virtuelle Meetings vorbereiten und wie Sie sie durchführen
  • wie Sie Tablets gewinnbringend einsetzen

Das e-Booklet gibt es als pdf- oder ePub-Datei zum kostenlosen Download oder auch als Kindle-Buch.

 

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