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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

In eigener Sache: Der Toolblog – Newsletter

Vor langer Zeit gab es die “Elektropost”, einen Newsletter, in dem ich allerhand Informationen an zum Schluss über 1200 Abonnenten verschickt habe. Vor Jahren schon habe ich diesen Newsletter eingestellt. Dennoch werde ich bis heute immer wieder in meinen Workshops danach gefragt.

Kurz und gut: Es wird wieder einen Newsletter geben. Sie erhalten in etwa monatlich das Wichtigste aus dem Toolblog, aber auch andere Informationen, die Sie dort nicht finden. Wenn Sie den Toolblog-Newsletter abonnieren möchten, dann bitte hier entlang.

 

Ist Ihre Aufgabenliste zu groß? Verwenden Sie die 5×3 – Methode!

Wenn Sie am Ende eines Arbeitstages frustriert sind, weil nur ein Bruchteil von dem geschafft ist, was Sie sich vorgenommen haben, dann ist Ihre Liste vielleicht zu umfangreich. Ein schwacher Trost: Sie haben ohnehin immer mehr Arbeit als Sie schaffen können, machen Sie sich da nichts vor.

Manche Autoren machen die Not zur Tugend. Michael Linenberger empfiehlt, sich jeden Tag nicht mehr als drei bis fünf Aufgaben vorzunehmen. Diese müssen dann aber konsequent an diesem Tag abgearbeitet werden. Die Liste mit diesen Tätigkeiten nennt er dann auch folgerichtig die “Critical-Now-List”. Es kommen nur und nur die Aufgaben auf diese Liste, bei denen Sie sogar Überstunden machen würden, um sie heute noch unbedingt erledigen zu können. Wie gesagt, drei bis fünf sind es, nicht mehr. Nähere Informationen finden Sie in seinem (kostenlosen) E-Book “The One Minute  To-Do List“.

Alex Dalenberg verfolgt mit seinem Artikel “Productivity overload? Keep it simple with a 3-item to-do list” einen ähnlichen Ansatz. Bei ihm sind es sogar nur drei kritische Aufgaben. Er verweist auf eine kleine Web-Anwendung namens Zenlist, auf der Sie Ihre drei Aufgaben hinterlegen können. Ein bisschen übertrieben, finde ich, es genügen auch ein Zettel und ein Bleistift. Aber jedem Kind seinen Luftballon, wie der Schwabe sagt.

Was die Amerikaner können, können wir schon lange. Matthias Büttner beschränkt sich auch auf drei Aufgaben pro Arbeistag und nennt das ganze die “Methode 5×3“. Er hat dazu ein kleines E-Book geschrieben und bietet über sein Unternehmen X17 eine entsprechende Variante seines Zeitplanbuchs an. Das Clevere: Das Büchlein mit patentierter Einsteckmechanik kommt im Querformat daher. Auf diese Weise können Sie es hervorragend vor die Computerttastatur legen und immer geöffnet halten.

5x3Buch

 

 

 

 

 

 

 

Ich selbst verwende die Critical-Now-List nach Linenberger und habe Outlook für Windows und für den Mac entsprechend eingerichtet. Und siehe da, es funktioniert.

 

Wie Sie mit Schuhkartons eine Ablage einrichten

Gestern habe ich über die Noguchi-Methode berichtet, mit der Sie Papierdokumente ablegen und wiederfinden können. Heute geht es um größere Dinge als Papier. Dave Seah beschreibt in “Project Shoebox: Making a Physical Filing System“, wie er mit Schuhkartons eine Ablage für all die Kleinigkeiten eingerichtet hat, die im Alltag so anfallen.

  • Kleinteile von Elektrogeräten
  • USB-Sticks
  • Kabel aller Art
  • Unhandliche Gebrauchsanweisungen
  • Selten gebrauchte CD-ROMs u.v.m.

Die Kartons beschriftet er mit Haftklebezetteln mit kurzen Stichwörtern, die den Inhalt beschreiben.

Der Ausdruck Schuhkartons stimmt natürlich nicht ganz. Damit das Ganze ansehnlich wird, sollten Sie sich gleichartige Schachteln besorgen. So etwas bekommen Sie etwa im Büroartikelgeschäft oder in der Accessoiresabteilung der Möbelhäuser.

Ich selbst habe mir durchsichtige Plastikcontainer bei einem bekannten schwedischen Möbelgeschäft besorgt, dessen Namen ich nicht nennen will. Durchsichtig deshalb, damit ich sofort sehe, was drin ist. Zudem wird der Inhalt dann in Evernote abgelegt. So geht nichts verloren.

Plastikboxablage

Ach so. Bevor mich jemand fragt, warum ich Klopapierrollen archiviere, hier die Antwort: Die Hülsen dienen als Container für Kabel. Auf diese Weise können sie sich nicht verheddern und ich kann die Hülsen entsprechend beschriften. Clever, gell?

[via Lifehacker]

 

Die Ablage nach Noguchi heiß diskutiert

Wie die geneigten Leser dieses Blogs wissen, bin ich ein großer Fan der Papierablage nach Noguchi. Über diese Methode habe  ich schon des öfteren an dieser Stelle geschrieben. Alan Henry hat das Thema in seinem Artikel “The Noguchi Filing System Keeps Paper Documents Organized On Its Own” noch einmal aufgegriffen. Dort verweist er auf einen einen Beitrag von David Caolo: The Noguchi Filing System.

Nun ist das System an sich nicht besonders schwer zu begreifen, weswegen ich mir an dieser Stelle die Beschreibung spare. Was die beiden Artikel aber interessant macht, sind die Kommentare dazu. Sie finden dort allerhand nützliche Fragen und Antworten rund um Noguchi. Allerdings gibt es auch Fehlschlüsse. So stellt Alan Henry etwas Personal Kanban als Alternative zur Noguchi-Ablage vor. Beides hat aber leider überhaupt nichts miteinander zu tun.

Die meisten Kommentare beschäftigen sich mit ganz handfesten Fragen der Umsetzung. Und ich denke, da ist der eine oder andere nützliche Hinweis dabei.

Ach ja, dies ist meine Ablage im Büro:

Stephan List's Ablage

 

Wie Sie Ihre Kontakte warmhalten

Dass einzelkämpfende (?) Freelancer (so wie ich) ihr Netzwerk ausbauen und pflegen müssen, dürfte jedem sofort einleuchten. Die Wichtigkeit, Kontakte zu knüpfen und zu erhalten wird aber gerade von Angestellten oft unterschätzt. Ein Mensch ist nun mal ein Zoon Politikon, wie Aristoteles bemerkte.

Wie Sie bei der Pflege Ihres Netzwerks vorgehen sollten, erklärt Ihnen Hannah Morgan in Ihrem Artikel “8 Creative Ways to Connect With Your Network“:

  1. Senden Sie Feiertagsgrüße (Es ist Weihnachten!)
  2. Gratulieren Sie zum Geburtstag
  3. Geben Sie einen Newsletter heraus
  4. Beglückwünschen Sie zu allen möglichen Anlässen
  5. Übersenden Sie eine kleine Aufmerksamkeit
  6. Melden Sie sich auch nach einem Misserfolg, und versuchen Sie, die Sache zu drehen
  7. Teilen Sie wertvolle Neuigkeiten mit
  8. Greifen Sie ab und zu zum Telefon

Man kann darüber streiten, ob diese Hinweise wirklich “kreativ” sind. Ich meine, es handelt sich vielmehr um eine Aufzählung bewährter Methoden zur Kontaktpflege.
BTW: Vergessen Sie nicht, dass das beste aller Mittel nach wie vor die persönliche Begegnung ist. Wenn Sie also in der Gegend sind, machen Sie einen Besuch oder gehen sogar zusammen zum Essen.

Haben Sie noch einen Tipp auf Lager?

 

Vom Segen der Checklisten

Wenn Sie immer wieder Aufgaben zu erledigen haben, die aus immer denselben wiederkehrenden Schritten bestehen, dann sollten Sie über den Einsatz von Checklisten nachdenken. Checkliste haben eine Menge Vorteile:

  1. Checklisten stellen sicher, dass das zwingend Notwendige getan wird
  2. Checklisten machen Speicherplatz in Ihrem Gehirn frei
  3. Checklisten erziehen zur Disziplin
  4. Checklisten sparen Zeit und Energie

Dies zumindest ist die Meinung von Brett & Kate McKay. In ihrem Artikel “The Power of Checklists” stellen Sie einige interessante Beispiele v,a, aus dem Bereich der Luftfahrt, der Medizin und im Bauwesen vor. Die beiden geben uns auch Tipps, wie man eine gute Checkliste erstellt:

  1. Analysieren Sie Ihre Fehler und suchen Sie nach “Killerkriterien”
  2. Konzentrieren Sie sich auf Dinge, die man gerne übersieht oder übergeht
  3. Denken Sie darüber nach, ob Sie eine Checklist für Kommunikation brauchen (Informationen an wen/von wem?)
  4. Überlegen Sie, welche Art Checklist Sie benötigen:
    • Zu tun – Erledigt oder
    • Lesen – Dann tun
  5. Unterziehen Sie die fertige Checklist dem Praxistest und modifizieren Sie sie, wenn nötig

Denken Sie daran: Checklisten sind nicht für Dummies. Was solchen intelligenten Menschen wie Piloten, Ärzte usw. in Ihrer verantwortungsvollen Tätigkeit recht ist, kann uns nur billig sein. Brett & Kate McKay geben uns ganz “normale” Beispiele etwa für das Erstellen von YouTube-Videos, Reisen oder für das Denken (!).

Checklisten lassen sich im übrigen hervorragend mit Evernote oder mit “Erinnerungen” auf dem Mac erstellen.
Ich selbst verwende ebenfalls Checklisten. Für meine Podcasts und für meine Wochendurchsicht etwa.

Und Sie?

Gemini XII

[Foto von Erik Charlton [via flickr]]

[via Lifehacker]

 

 

Was tun, wenn sich die Dose nicht öffnen lässt?

Ich bin heute Strohwitwer und als solcher lasse ich mir heute das Essen aus der Dose schmecken. Das liegt weniger an der fehlenden Kompetenz als an der Faulheit. Was aber, wenn sich die Dose nicht oder nur schwer öffnen lässt? Kein Problem, denn es naht Hilfe in Form dieses Videos: Easy Hacks for Opening Hard-to-Open Items.

 

Getting Results the Agile Way: Das Wiki

Vor langer Zeit hat mein Freund und Kollege Thomas Mathoi auf seinem Blog eine begeisterte Rezension des Buches „Getting Results the Agile Way“ von J. D. Meyer verfasst. Da ich auf sein Urteil sehr viel halte, hatte ich mir damals gleich mein Exemplar gesichert. Um es kurz und bündig auszudrücken: Ich selbst konnte mit dem Buch nicht viel anfangen und habe es relativ schnell wieder ins (virtuelle) Regal zurückgestellt.

Mittlerweile bin ich auf das Wiki zum Buch gestoßen und siehe da, nach einigem Kreuz- und Querklicken erschließt sich mir der Inhalte etwas besser.

Sie finden auf dem Wiki allerlei Tipps und Tricks zur Methode, vor allem aber einen kurzgefassten Einstieg in die Materie. Wer weiß, vielleicht werde ich mich doch noch einmal an die Lektüre des Werkes machen.

BTW: Das Wiki hatte Thomas damals auch schon in seiner Rezension erwähnt. Ich hatte es seither nicht auf dem Schirm, warum auch immer.

Die Tagesplanung in 18 Minuten

Über die Art und Weise, wie und wann wir unseren (Arbeits-) Tag planen sollten, gehen die Meinungen auseinander. Manche Autoren empfehlen, die Planung abends zu machen, manche am Morgen des betreffenden Tages. Ich konnte mich bis heute noch nicht festlegen, ich plane meine Aufgaben mal so, mal so. Soviel zum Zeitpunkt.

Bleibt noch offen, wie man die Planung durchführt. Shane Parrish zitiert den Autor Peter Bregman und schlägt “An 18-Minute Plan for Managing Your Day And Finding Focus” in drei Schritten vor.

  1. Die Morgennotizen (5 Minuten)
  2. Die Neubewertung (1 Minute für jede Stunde)
  3. Die Abendnotizen (5 Minuten)

Wenn man einen 8-Stunden-Tag voraussetzt, beträgt die Planungszeit also tatsächlich 18 Minuten am Tag. Nicht viel, sollte man meinen. Was verbirgt sich aber nun hinter den einzelnen Schritten?

Morgennotizen:

Hier schreiben Sie alle Aufgaben/Tätigkeiten auf und entscheiden dann “welche von ihnen diesen Tag höchst erfolgreich machen”. Erstellen Sie aus diesen Ihre To-Do-List und planen Sie sie an diesem Tag ein.

Neu bewerten (Refocus):

Zu Ende jeder Arbeitsstunde fragen Sie sich, ob die letzten 59 Minuten effizient und effektiv waren. Ziehen Sie entsprechende Schlüssen für die kommende Stunde. Wiederholen Sie dies über den ganzen Tag.

Abendnotizen:

Lassen Sie den vergangenen Tag Revue passieren und beurteilen Sie ob so erfolgreich verlaufen ist, wie Sie sich das vorgestellt haben. Fragen Sie sich:

  • Wie ist der Tag gelaufen? Welchen Herausforderungen sind Sie begegnet?
  • Was haben Sie heute gelernt? Gibt es Lernerfahrungen für morgen?
  • Mit wem habe ich wie zusammengearbeitet? Welches Feedback sollte ich geben oder mir geben lassen?

Viel Selbstverständlichkeiten, ich weiß. Der Schlüssel liegt wie so oft in der Konsequenz der Umsetzung. Dann könnte es auch funktionieren.

 

 

 

David Allen bei TEDx in Amsterdam

Wenn ich richtig informiert bin, hat sich David Allen Amsterdam als neuen derzeitigen Wohnsitz ausgesucht. Ich war kürzlich dort und kann diese Wahl durchaus verstehen.

Ebendort hat der Meister nun unter dem Dach von TEDx einen Vortrag zu “Getting In Control and Creating Space“ gehalten. Sehen Sie selbst.

100 kostenlose Alternativen zu teurer Software

Ich glaube, von Linux-„Erfinder“ Linus Thorvald stammt das Zitat:

Software is like sex: it’s better when it’s free.

Nun weiß ich nicht, woher Linus diese Weisheit hat und ob er sich tatsächlich sicher sein kann, dass diese Aussage stimmt. Aber wir schweifen ab.

Cynthia Harvey ist offensichtlich der Meinung von Thorvald und hat daber “100 Open Source Replacements for Expensive Applications“ zusammengestellt.

Bei der Zusammenstellung handelt es sich mitnichten um die üblichen Verdächtigen, die MS Office oder den MindManager ersetzen sollen. Vielmehr führt Cynthia Programme u.a. aus den Bereichen

  • Business Process Management
  • Datenbanken
  • Desktop Publishing
  • Entwicklungswerkzeuge u.v.m.

auf.
Es lohnt sich also auch für den Profi, die Liste einmal näher auf brauchbare Alternativen durchzusehen.

Wer weiß, vielleicht lässt sich dabei der eine oder andere Euro sparen.

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