Die Tweets der Woche (KW 20/15)

Diese Woche habe ich mit meiner Kollegin Mary Houpt (USA) einen bilingualen Workshop zum Thema “Konflikte am Arbeitsplatz” begleitet. Aus diesem Grund habe ich auf Twitter nur aus den Augenwinkeln geschaut. Nichtdestoweniger, hier sind die Tweets der Woche 20:

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Die Dateiablage einmal anders

Es gibt viele Möglichkeiten, die eigene Dateiablage zu organisieren. Wenn ist um die Papierablage geht bin ich z. B. Fan der Ablage nach Noguchi, bei Computerdaten verlasse ich mich (zumeist) auf die Suchfunktion des Betriebssystems oder auf spezielle Programme wie Lookeen oder Devonsphere Express.

Einen anderen interessanten Ansatz, seine Dateien abzulegen, verfolgt Brooks Duncan in seinem Beitrag “A Filing System That Keeps You Motivated“.
Er schlägt vor, die Rollen zu definieren, die man im Leben einnimmt und dementsprechende Kategorien für die Ablage zu definieren. So findet man dann in der Dateiablage Kategorien wie

  • Familienvater/Familienmutter
  • Sohn/Tochter
  • Führungskraft usw.

Diese unterschiedlichen Rollen können auch bestimmten Projekten zugeordnet sein, wie

  • Bauherr
  • Urlaubsreisender o.ä.

Brooks schreibt, dass er diese Einteilung überall vornimmt, also auch z.B. im E-Mail-Programm. Er glaubt, dass die Organisation der Dateien gemäß der Rollen, die man im Leben einnimmt, auch zu der eigenen Motivation beiträgt. Er begründet dies in seinem Artikel auch ausführlich.

Mag sein. Ich finde diese Herangehensweise durchaus interessant, kann Sie mir aber für meine eigene Organisation schwer vorstellen. Was meinen Sie dazu?

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Die 10 Gewohnheiten hoch unkonzentrierter Menschen

Ehrlich gesagt, ich weiß gar nicht, ob ich „unfocused“ mit „unkonzentriert“ richtig übersetze. Falls es treffendere Begriffe gibt, mögen mich Leser, die des Englischen mächtiger sind als ich, darauf hinweisen.

Wie auch immer, Kyle Robbins beschreibt in Ihrem Artikel die “10 Habits of Highly Unfocused People“, die da sind:

  1. Sie sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht
  2. Sie planen nicht
  3. Sie haben kein Zeitgefühl
  4. Sie lassen sich leicht ablenken
  5. Sie kommen zu spät
  6. Sie tun sich schwer, Prioritäten zu setzen
  7. Sie warten bis zum letzten Drücker
  8. Sie sind unordentlich oder unorganisiert
  9. Sie sind unzuverlässig
  10. Sie machen sich um alles Sorgen

Da wir wissen, dass Effizienz umgekehrt proportional zur Konzentration (Fokussierung) ist, müssen wir jetzt nur herausfinden, welche dieser Eigenschaften zu uns passt und dann das Gegenteil tun. Leichter gesagt als getan, denn wir alle wissen, wie schwer Gewohnheiten zu ändern sind. Wenn Sie eine der o.a. Gewohnheiten bei sich feststellen, dann formulieren Sie, was sie anstatt dessen tun wollen. Ein Ziel hin zu etwas ist allemal wirkungsvoller als ein Ziel weg von etwas. Beispiel: Nehmen Sie sich vor, zu jedem Termin dieser Woche 5 Minuten früher zu erscheinen. Verwenden Sie dabei die Kettenregel von Jerry Seinfeld. Auf diese Weise schaffen Sie es einfacher, neue Gewohnheiten zu entwickeln und vor allem beizubehalten. Viel Erfolg!

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Die 70/20/10 Regel nach Google

Es gibt viele Ansätze, wie Sie Ihre Arbeitszeit ansetzten können. Auf eine interessante Weise der Arbeitseinteilung bin ich in einem Artikel von Noah Weiss gestoßen: Manage your time like Google invests its resources: 70/20/10..

Noah zitiert in seinem Beitrag einen Aussage von Eric Schmidt aus dem Jahr 2005:

Wir verwenden 70% unserer Zeit auf unser Kerngeschäft Suche und Werbung. Wir verwenden 20% auf angrenzende Geschäftsfelder: Google News, Google Earth und Google Local. Und 10% sind den Dingen gewidmet, die tatsächlich ganz neu sind.

In dem Artikel gibt Noah Beispiele für die Zeiteinteilung für verschiedene Rollen: Designer, Techniker und Vertriebsmitarbeiter.

Noah, der auch VP Product bei Foursquare ist, überträgt dieses Prinzip auf sein Konzept “#now, #next, #later“. Er teilt die Projektarbeit in diese drei Kategorien ein:

* #now: Zeitraum von 2 – 4 Wochen (“be-weekly sprints”)
* #next: Zeitraum von 1 – 3 Monaten
* #later: mehr als 3 Monate

Ich bin mir nicht sicher, ob sich diese Vorgehensweise 1:1 auf die persönliche Selbstorganisation anwenden lässt. Aber für mich war insbesondere der erste Artikel ein Anstoß, darüber nachzudenken, wie die Einteilung der eigenen Arbeitszeit auch vorgenommen werden kann.

Die Botschaft: Reservieren Sie einen gewichtigen Anteil Ihrer Zeit für die eigene Entwicklung.

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Bildungstrinken zum Wochenende

Die Veranstalter der re:publica sorgten bei der Auswahl der Referate auch dieses Jahr dafür, dass der Spaß nicht zu kurz kam. So hielten Matthias Bauer und Joerg Meyer einen interessanten und kurzweiligen Vortrag zum Thema Cocktails. Das Beste daran: Wir konnten die Drinks auch probieren.

Der passende Beitrag zum Wochenausklang, finde ich.

Nachtrag (heute)

Gerade bin ich bei der Durchsicht meiner Bookmarks auf das Cocktail construction chart gestoßen, das Sie hier herunterladen können.

Für Ihr nächstes privates Bildungstrinken.

CocktailConstructionChart

 

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10 Tipps für den Umgang mit E-Mails

Wieder einmal bin ich über einen Hinweis auf einen Artikel gestoßen, in dem Sie Tipps für den Umgang mit E-Mails bekommen. Geschrieben hat ihn Belle Cooper und er trägt den Titel: 10 Realistic Ways to Keep Your Overflowing Inbox Under Control. Angesprungen hat mich der Beitrag wegen des Attributs „Realistisch“ und tatsächlich sind ein paar Hinweise dabei, über die man ernsthaft nachdenken kann:

  1. Verarbeiten Sie E-Mail sofort weiter
  2. Bringen Sie „vergessene“ Nachrichten an die Oberfläche, die eine Handlung erfordern
  3. Verwenden Sie einen eigenen Posteingang für Mail von externen Partnern (und vor allem einen für /CC)
  4. Holen Sie Ihre E-Mails nicht am Morgen oder zum Feierabend ab
  5. Ordnen Sie Ihre E-Mails bestimmten Bereichen zu, z. B. „E-Mails, die mit einer Handlung verbunden sind“, „E-Mails, die Sie beantworten müssen“ usw.
  6. Richten Sie eine „Yesterbox“ ein. Hier kommen die E-Mail vom Vortag hinein, die Sie am nächsten Morgen abarbeiten
  7. Checken Sie als erstes an einem Arbeitstag Ihre Mails (Bewusster Widerspruch zu 4.)
  8. Automatisieren Sie so viel wie möglich
  9. Fassen Sie sich kurz
  10. Verfassen Sie Mails mit geschlossenem Ende oder anders: Zwingen Sie den Adressaten zu einer Entscheidung

Zu jedem dieser Tipps gibt Belle ausführliche Erläuterungen speziell zu Gmail und nennt Links zu tiefer gehenden Artikeln.

Ich finde, sehr viel dieser Tipps werden durch das konsequente Befolgen z. B. des GTD®- oder Linenberger-Workflows schon von vornherein umgesetzt, wie Tipp 1,2 oder 5.

Wenn Sie in einer Organisation mit ausgesprochener Absicherungsmentalität arbeiten, dann empfehle ich Ihnen ebenfalls, über eine Regel alle Mails, bei denen Sie auf /CC stehen, automatisch in einen eigenen Ordner ablegen zu lassen. Sonst müllen Sie Ihren Eingangskorb mit Nachrichten zu, die man Ihnen nur geschickt hat, um sich selbt abzusichern. Bei Bedarf können Sie diese ja immer noch wieder hervorholen.

[via 99U]

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Gunter Dueck über die optimale Auslastung

Dieses Jahr hat auf der re:publica auch Gunter Dueck eine Keynote gehalten. Ich muss gestehen, ich mag die Art wie er redet, nicht besonders. Für mich klingt ein bisschen nach dem kleinen Nils, der uns in einer Kindersendung die Welt erklärt. „Den kleinen Professor“ nennen so ein Verhalten die Transaktionsanalytiker.

Sei’s drum, das ist ein Stil- bzw. Geschmacksfrage. Was Gunter Dueck zu sagen hat, ist allemal be-merkenswert. Von seinem Vortrag habe ich mir gemerkt:

  • Die Herleitung einer optimalen Auslastung über die Warteschlangentheorie
  • Das Zitat über die Dummheit von Bertold Brecht (schon wieder!)
  • Den Unterschied zwischen doof einfach und genial einfach.

Mit diesem Vortrag wirbt Gunter Dueck natürlich auch für sein neues Buch „Schwarmdumm: So blöd sind wir nur gemeinsam“. Erfolgreich finde ich: Gelesen habe ich es bisher noch nicht, aber es steht auf dem Einkaufszettel ganz oben.

Schwarmdumm: So blöd sind wir nur gemeinsam

Price: EUR 24,99

4.7 von 5 Sternen (23 customer reviews)

68 used & new available from EUR 19,00

 

Nachtrag (13. Mai 2015)

Jan Fischbach geht in einem Blogbeitrag auf das Buch von G. Dueck und dort speziell auf “Warteschlangen im Management” ein. Lesenswert!

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Die neue Arbeitswelt: Auf Augenhöhe?

Das Problem ist nicht Automatisierung, sondern Ausbeutung

Wenn ich auf die re:publica in unsere schöne Hauptstadt fahre, dann nicht zuletzt aus dem Grund, mich auf den neuesten Stand zu bringen.

Auch dieses Jahr wurde ich nicht enttäuscht, zumal nach 2013 auch Johannes Kleske wieder mit von der Partie war. In seinen Vorträgen denkt er die sog. „neue Arbeitswelt“ weiter. Und nein, seine Schlüsse werden so manchem, der sich der „Arbeit auf Augenhöhe“ verschrieben hat, ganz und gar nicht gefallen.

Als jemand, der das Glas bezüglich der neuen Arbeitswelt eher halb leer denn halb voll sieht, weiß nach dem Anhören seines Referats jetzt nicht nur, dass ich skeptisch bezüglich der Effekte der „Arbeit auf Augenhöhe“ bin, sondern auch warum. Kurz: Ich fühle mich auf den Stand gebracht. Dafür möchte ich mich bei Johannes bedanken.

Die diesjährige Präsentation ist eine logische Fortsetzung seines Referats auf der re:publica 13.

PS: Vor der re:publica durfte ich mir auf Einladung meiner Tochter die wunderbare Aufführung der „Dreigroschenoper“ des Berliner Ensembles anschauen. Vielleicht hat auch dieser Umstand dazu geführt, meine Sinne besonders zu schärfen. Wie heißt es im „Ersten Dreigroschen-Finale“?

Doch leider sind auf diesem Sterne eben
Die Mittel kärglich und die Menschen roh.
Wer möchte nicht in Fried und Eintracht leben?
Doch die Verhältnisse, sie sind nicht so!

Ich fürchte, der Text von Bertold Brecht ist nach wie vor brandaktuell.

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