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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

Meine drei wichtigsten Produktivitätstools

Kollege Ivan Blatter hat gerufen, wir folgen. Seine Frage an uns:

Welches sind Ihre drei wichtigsten und/oder liebsten Tools, um produktiver zu arbeiten?

Hier meine kurze, knappe, simple Antwort:

  1. Outlook als E-Mail-Client
  2. Outlook als Kalender
  3. Outlook als Aufgabenmanager

Als 4. Tool könnte ich noch hinzufügen “Outlook als Kontaktmanager”. Es sollten aber nur drei Tools sein und ich will mich an die Regel halten.

Viele werden bei meiner Antwort die Nase rümpfen. Zwar ist Outlook weit verbreitet, doch auch ziemlich unbeliebt. Auch ich habe früher Outlook nicht besonders viel abgewinnen können. Allerdings hat sich das nach eingehender Beschäftigung mit dem Programm grundlegend geändert. Mittlerweile kann ich mir meinen Arbeitstag ohne Outlook nicht mehr vorstellen.

Ich gebe zu, die einzelnen Komponenten von Outlook sind für sich betrachtet vielleicht nicht so leistungsfähig wie Stand-alone-Lösungen (wobei auch das noch zu beweisen wäre). Die Stärke liegt vielmehr im Zusammenspiel der einzelnen Funktionen. So kann man im Handumdrehen eine eingegangenen E-Mail in eine Aufgabe verwandeln oder aus einer Signatur einen Kontakt.

Outlook ist nahezu mit jedem Ansatz verwendbar, man kann es fast beliebig anpassen. Es gibt Anleitungen für Allens GTD, für Linenbergers MYN und auch die Coveyianer finden genügend Stoff im Internet.

Ich persönlich verwende Outlook in allen Varianten, sowohl für den PC als auch für den Mac. Angebunden sind beide an Office 365. Bez. der Einrichtung folge ich im großen und ganzen den Empfehlungen von Michael Linenberger in seinem Buch Total Workday Control (Kindle).

Bis jetzt habe ich noch nichts gefunden, was diese Konfiguration hätte ersetzen können. Ich bin mehr als zufrieden damit.

 

Wie Sie als Outlook – Nutzer auf dem iPhone Ihre Aufgaben managen: TaskTask

Wie viele andere Mitmenschen benutze ich Outlook und das iPhone gleichzeitig. Meine Konfiguration sieht so aus:

  • Outlook 2010 (PC)
  • Outlook für Mac (MacBook)
  • iPhone

Synchronisiert werden die verschiedenen Geräte über Office 365, also im Prinzip über eine Exchange – Lösung. Leider gibt es beim iPhone einen Haken. Während Kalender und Kontakte hervorragend miteinander kommunizieren, funktioniert dies bei den Aufgaben gar nicht. Für mich ein großes Manko, denn die Aufgabenverwaltung mit Outlook ist das Herzstück meiner Aufgabenorganisation.

Nun hat der Selbstorganisations- und Outlook-Spezialist Michael Linenberger offensichtlich eine Lösung dieses Problems gefunden. Die Lösung trägt den Namen TaskTask, spricht deutsch und ist für $ 4,99 im AppStore erhältlich. Wie so oft, muss die App erst einmal für den Gebrauch eingerichtet werden. Hierbei greift uns Michael mit seinem Artikel “TaskTask 4 for the iPhone and iPad: Using with 1MTD and MYN” hilfreich unter die Arme.

In dem reich illustrierten Beitrag erfahren die Nutzer von Outlook/Exchange Schritt für Schritt, wie sie die App für die nahtlose Eingliederung in ihr System anpassen können. Es ist zwar ein bisschen Arbeit, aber allzu schwer scheint das Unterfangen nicht zu sein.

Ich werde auf jeden Fall die App einmal ausprobieren, denn eine funktionierende Aufgabenverwaltung auf dem iPhone ist für mich ein absolutes Muss!

Doch Vorsicht! Bevor Sie TaskTask erwerben, beachten Sie die Hinweise des Entwicklers:

TaskTask requires an Exchange mailbox to sync with Outlook. TaskTask does not synchronize using Exchange ActiveSync and is not compatible with Google Apps, Gmail, Zimbra, or other servers which use the Exchange ActiveSync protocol exclusively.

TaskTask

22 Produktivitätstipps (Infografik)

Gerade bin ich beim Ausmisten Aufräumen meines Archivs über eine nette Infografik gefallen, die ich den Toolblog-Lesern nicht vorenthalten möchte: 22 Powerful Productivity Hacks For Small Businesses. Hier ist sie:

Schauen Sie die Infografik einmal durch. Es sind wirklich interessante Tipps dabei. Zum Beispiel der mit der Katze (kann ich bestätigen).

 

Wie Sie Flowcharts mit MS Word erstellen

Ein wichtiges Hilfsmittel zur Visualisierung komplizierter Vorgänge sind Flowcharts oder Fließschemata, um in unserer Muttersprache zu bleiben. Zum Erstellen gibt es eine Menge spezieller Programme, die teilweise sogar kostenlos sind. Dia beispielsweise ist ein Vertreter dieser Gattung.

Wenn Sie aber nur ausnahmsweise ein Fließschema erstellen müssen, dann können Sie das auch in Ihrer gewohnten Office-Umgebung tun. Wie das geht, zeigt Ihnen Saikat Basu in seinem Beitrag: How To Create Stunning Flowcharts With Microsoft Word. Sie lernen Schritt für Schritt werden Sie mit vielen Abbildungen durch den “Herstellungsprozess” geführt.

Ich denke, so etwas braucht man immer einmal.

 

Glätten ohne zu Bügeln

Ich gebe zu, dieser Eintrag gehört eigentlich in mein persönliches Notizbuch. Da ich viel unterwegs bin, transportiere ich gezwungenermaßen meine Klamotten im Koffer und mitunter sehen die nach dem Auspacken auch genau so aus. Nun bin ich über ein Video gestolpert, in dem gezweigt wird, wie man Kleidung ohne Bügeln knitterfrei bekommen kann.

[via Lifehacker]

 

Wie Sie einem “Guru” auf den Zahn fühlen

Sie kennen sicher das Märchen von “des Kaisers neue Kleider” von Hans Christian Andersen. Was im Märchen der Kaiser, ist in vielen Besprechungen, Tagungen oder Konferenzen der “Experte”. Nicht immer wissen wir, ob der Sprücheklopfer wirklich ein Experte ist oder sich nur dafür hält.

Scott Berkun stellt uns in seinem Artikel “How to Call Bullshit on a Guru” ein paar Fragen vor, mit dem wir dem vemeintlichen Experten auf den Zahn fühlen können:

  • Frage: Haben Sie das selbst gemacht?
  • Frage: Woher wissen Sie, was Sie wissen?
  • Frage: Auf welche Gelegenheiten ist Ihre Theorie nicht anwendbar?
  • Frage: Warum scheitern so viele Menschen daran?

Scott warnt allerdings vor voreiligen oder unfairen Schlüssen, wie zum Beispiel:

  • Ein sachlicher Fehler stellt noch nicht die ganze Theorie oder die Person in Frage
  • Benutzen Sie nicht den Experten als negativen Trittstein
  • Fordern Sie nicht, unmittelbar zufrieden gestellt zu werden

Bei alledem ist etwas Vorsicht angesagt, schließlich wurde der Philosoph Sokrates wegen seiner penetranten Fragerei hingerichtet.

Emperor_Clothes_01

 

Video: Eine Einführung in GTD®

Eigentlich ist das gar kein Video, sondern eine Präsentation in der Konserve:

 

Lifehacks von Anno Dunnemals

Mittlerweile gibt es eine Unzahl von Websites, Blogs und anderen Publikationen, die sich ausschließlich mit Alltagskniffen (eng. “Lifehacks”) befassen. Wenn Sie glauben, dieser Hype ist neu, dann sind Sie allerdings schief gewickelt. Schon von urvordenklichen Zeiten gab es allerlei Ratgeber mit Dingen, die “Oma noch wusste”.

Ask the Past” heißt ein Weblog, das sich das Auffinden und Veröffentlichen alter verschollen geglaubter Kniffe auf die Fahne geschrieben hat. Sie finden Hinweise darauf, wie Sie richtig mit einer Katze spielen sollten (Anno 1658), wie sich Ihre Kinder in der Schule benehmen sollten (1595) oder Ihren Magen beruhigen können (1695). Bei letzterem Beitrag erläutert eine Illustration, das Magenkneifen infolge Alkoholabusus gemeint ist.

Ich finde diese Uralttipps sehr interessant, weiß allerdings nicht, ob sie wirksam sind. Ehrlich gesagt, manchmal möchte ich das auch gar nicht wissen. Trotzdem steht Ask the Past nun bei mir auf der Blogroll.

[via Presurfer]

 

Sind Sie App-süchtig?

Wenn David Allen gefragt wird, ob er bestimmte Werkzeuge für seine Methode GTD® bevorzugt, dann gibt er oft die Antwort: “GTD ist tool-agnostic”. Soll heißen, bei GTD® geht es um das Verfahren, welches Werkzeug man dann letztendlich benutzt. hängt von den eigenen Vorlieben ab. Ich finde, was für seinen Ansatz recht ist, ist auch für andere Methoden der Selbstorganisation billig. Eine gute Methode sollte über den Werkzeugen stehen, d.h. sie sollte funktionieren, egal, ob mit Notizbuch, Smartphone oder Computer.

Nun gibt es Leute, die von einem Werkzeug hin und her springen und vor lauter Ausprobieren von Apps nicht mehr zum Arbeiten kommen. An diese Mitmenschen richtet sich der Artikel von Eric Taussig: Are You Addicted to Productivity Tools?. Er gibt uns Hinweise, woran wir eine “App-Abhängigkeit” erkennen und wie wir sie ggf. abstellen können.

Eines ist klar: Die perfekte App gibt es ohnehin nicht. Anstatt bei der Herumprobierei zu keinem Ende zu kommen, entscheiden Sie sich für ein Werkzeug, akzeptieren Sie die Nachteile und vor allem lernen Sie, Ihre App zu bedienen. “Know your tools!”, heißt der Ratschlag der Designerin Robin Williams.

Und wenn Sie die App-Sucht gar nicht kuriert bekommen, dann machen Sie die Not zur Tugend und eröffnen ein einschlägiges Weblog. Nur nennen Sie es dann bitte nicht “Toolblog”. ;-)

Apps

[Foto von Ash Kyd [via flickr]]

 

Erkenntnisse einer menschlichen Laborratte

Graham Allcott hat sich nach eigener Auskunft letztes Jahr “extremen Produktivitätsexperimenten” (!) ausgesetzt. Hört sich schräg an, ich weiß auch nicht recht, was ich darunter verstehen soll. Wie auch immer, seine Erkenntnisse teilt er mit uns in einem Artikel mit dem bemerkenswerten Titel “Extreme Productivity: 10 key lessons from a human lab rat” mit. Hier sind sie:

  1. Jede Art von Aktion sticht Unentschlossenheit
  2. Bei den meisten E-Mails handelt es sich um bedeutungsloses Rauschen
  3. Manchmal ist es in Ordnung, einfach nur “zu sein”
  4. Konzentration ist ein Muskel, den man entwickeln kann
  5. Gestresst sein ruft Verhalten hervor, das zu mehr Stress führt
  6. Du kannst in 4 Stunden genauso viel getan bekommen wie in der doppelten Zeit
  7. Körper und Ernährung ist wichtig, kann aber auch Ablenkung sein
  8. Wenn man die Technik abschaltet, findet man wieder Verbindung zu sich selbst
  9. Wenn Dir das Leben eine Zitrone gibt, mach Limonade draus
  10. Freundlichkeit ist eine unterschätztes Produktivitätswaffe

Ich unterschreibe nahezu alle diese Erkenntnisse. Allerdings kommt es auch darauf an, praktische Schlüsse daraus zu ziehen.

Zum Beispiel zu Punkt Nr. 6:
Ich hatte einen Chef, der sagte: “Was man bis morgens um 09:00 Uhr noch nicht eingestielt hat, bekommt man auch den Rest des Tages nicht erledigt”.  Ich muss sagen, meine eigenen Erfahrungen im Produktionsbetrieb bestätigen seine These, allerdings muss man dazu sagen, unser Arbeitsbeginn war 06:30 Uhr. Dennoch: Man sollte wichtige Aktivitäten am Vormittag erledigen.

Es lohnt sich, Grahams Erläuterungen zu seinen Erkenntnissen zu lesen. Und denken Sie auch an den Punkt 3: Machen Sie mal halblang.

 

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