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Arbeitsorganisation - Produktiv und Persönlich

3 Gründe, warum es Ihren Job morgen nicht mehr geben könnte

Ich habe einmal das Fach “Papieringenieurwesen” studiert. Damals ließ ich mich von dem Satz “Papier wird es immer geben” leiten. Nun, ich glaube zwar immer noch, dass es Papier immer geben wird, aber die Produktschwerpunkte verlagern sich derzeit. Druckpapiere werden wohl in Zukunft immer weniger produziert, hingegen steigt der Anteil an Verpackungspapieren. Inwieweit sich die Produktionszahlen bei den Hygienepapieren verändern, weiß ich nicht, aber alles kann man mit dem iPad eben doch nicht bewerkstelligen. Wie auch immer, die Branche befindet sich im Umbruch und das hat natürlich auch Auswirkungen für die Beschäftigten.

Craig Dewe zählt drei Gründe auf, warum auch Ihr Job mittelfristig in Gefahr sein könnte:

  1. Technologische Umbrüche (s. o.)
  2. Neue Organisationsstrukturen
  3. Auslagerungen

Aber keine Bange, in jeder Krise liegt auch eine Chance. Wichtig ist nur, dass man immer mal wieder eine nüchterne und schonungslose Lagebeurteilung vornimmt. Auf diese Weise laufen Sie nicht so leicht Gefahr, den Absprung zu verpassen, um sich neu zu orientieren. Auf jeden Fall: Bleiben Sie am Ball, agieren Sie anstatt zu reagieren. Das Zitat in dem o. a. Artikel hat mir deshalb besonders gut gefallen:

People can be divided into three groups:
Those who make things happen,
those who watch things happen,
and those who wonder what happened.

So ist es.

 

Wie Sie Ihre Dateien wiederfinden: TagSpaces

Zu Anfang des Jahres hatte ich schon einmal einen Artikel über Programme geschrieben, mit deren Hilfe Sie Dateien wieder finden können, die in den Weiten Ihrer Festplatte irgendwie verschütt gegangen sind. Sehr befriedigend war das alles nicht, zumindest, was das Windows – Betriebssystem angeht.

Damals wies ich auf alternative Lösungen hin, die über das Tagging das Wiederfinden von Dateien und/oder Dokumenten erleichtern sollen. Leider werden Tag2Find und TaggedFrog wohl nicht mehr gewartet und so richtig anfreunden konnte ich mich mit beiden Programmen ohnehin nicht.

Nun bin ich über eine interessante Alternative zu beiden Programmen gestolpert: TagSpaces.  Interessant vor allem deshalb, weil die Lösung plattformübergreifend benutzt werden kann. Und wenn ich schreibe plattformübergreifend, dann ist das auch so gemeint. TagSpaces läuft unter Windows, Linux, auf dem Mac, auf dem iPad und unter Android und kann für die verschiedenen Betriebssysteme hier heruntergeladen werden. Das Programm läuft wolkenlos. Wenn Sie allerdings Ihre Tags für Ihre verschiedenen Geräte synchronisieren möchten, können Sie Dropbox & Co. dafür benutzen.

Ich werde TagSpaces auf jeden Fall ausprobieren, sobald ich die Zeit dazu finde. Falls aber eine Leserin oder ein Leser das Programm schon in Gebrauch hat, würde ich mich über einen Kommentar sehr freuen.

 

Die Psychologie des Händeschüttelns

Ich war einmal bei einer Augenärztin in Behandlung, die an Ihrer Praxistür ein Schild hängen hatte mit der Botschaft:

Aus hygienischen Gründen bitte ich auf das Händeschütteln zu verzichten

Vielleicht ist das die beste Lösung, es gibt ja schließlich Menschen anderer Kulturen, die auf dieses Ritual gänzlich verzichten und dennoch glückliche Beziehungen haben. Bei uns ist das Händeschütteln jedoch Usus und so beschäftigt sich auch Joe Navarro in einem einschlägigen Artikel mit diesem Thema: The Art of Handshaking. Am Ende des Beitrags gibt Joe auch gleich 5 Arten an, die wir auf jeden Fall vermeiden sollten:

  1. Beim Händeschütteln kein Augenkontakt halten
  2. Händeschütteln mit feuchten Händen
  3. Der dominante Händedruck
  4. Der bohrende Händedruck (habe ich noch nie erlebt)
  5. Das Händeschütteln mit beiden Händen (Politician’s Handshake)

Ich würde noch den Händedruck erwähnen der gar keiner ist. Meine norddeutschen Freunde pflegten dann immer zu sagen, “das ist, als wenn Du einen toten Fisch in der Hand hältst”.

Vielleicht müssen wir uns hierzulande aber auch um das Händeschütteln gar keine Gedanken mehr machen. Ich meine zu beobachten, dass es immer mehr durch die Ganzkörperumarmung abgelöst wird.

 

Noch ein Interview mit David Allen

Eine Ergänzung zu meinem Beitrag von gestern. Beim Umherirren Recherchieren im Internet bin ich über ein weiteres Interview mit David Allen gestoßen. Es ist allerdings schon etwas Älteren Datums. Geführt hat es James Fallows und unter dem Titel “David Allen on How to Fix Your Life” veröffentlicht. In dem Gespräch geht es um

  • den Begriff der “Geschäftigkeit” (busyness)
  • die Werkzeuge, die David Allen selbst benutzt
  • Ablenkungen
  • Informationsflut
  • interkulturelle Unterschiede in der Arbeitsorganisation

Wenn ich mich richtig erinnern kann, benutzt David Allen Lotus Notes in der Zwischenzeit nicht mehr. Allerdings kann ich mich auch täuschen. Ist jemand informiert, ob ich da richtig liege und wenn ja, was der Meister statt dessen in Gebrauch hat?

 

Interview mit David Allen in ManagerSeminare

Nachdem der Hype in den englischsprachigen Ländern offenbar vorüber ist, kümmern sich David Allen & Co verstärkt um neue Märkte. Nun also auch Deutschland, wo in Berlin eine Niederlassung von Allen’s englischen Partnern eröffnet wurde. Die Marktoffensive läuft auf Hochtouren und so findet sich auch in der Zeitschrift ManagerSeminare ein Interview mit dem Meister selbst: Planung macht frei (pdf). Mir gefällt der Inhalt des Artikels sehr, allerdings frage ich mich, wer diesen unmöglichen Titel verbrochen hat. Mir kamen sofort unheilvolle Assoziationen, die zu heftigem Sträuben der Nackenhaare führten.  :shock:

Falls doch wieder einmal Fragen in diese Richtung kommen:

  • Ja, ich begleite Workshops und Coachings zu den Themen Selbstmanagement und Selbstorganisation
  • Nein, ich bin kein GTD© – Trainer und stehe auch sonst in keiner geschäftlichen oder sonstigen Beziehung zu David Allen und Partnern
  • Ja, der Ansatz von David Allen hat mich schwer beeindruckt (wie auch der anderer Menschen): Von allem das beste!
  • Nein, ich werde mich um keine entsprechende Lizenz bemühen (aus Gründen)

Falls Sie mehr über den Umfang meiner Leistungen und die Gründe im letzten Punkt erfahren möchten, dann nehmen Sie Kontakt mit mir auf. Ich freue mich auf Sie!

 

Warum Anschlusszüge nicht warten

Ich wohne in Ravensburg und das liegt in Oberschwaben. So heißt nämlich der Landstrich zwischen Ulm und Bodensee, Schwäbischer Alb und Iller. Nie davon gehört? Macht nichts, es gibt viele Menschen, die nicht wissen, dass es so etwas in Deutschland gibt.

Es gibt viel Positives zu berichten über Oberschwaben, z. B. was Wirtschafts- und Innovationskraft oder niedrige Arbeitslosigkeit angeht. Aber es gibt auch die andere Seite. Die Netze aller Art lassen in Baden-Württemberg im allgemeinen, in Oberschwaben jedoch besonders, zu wünschen übrig. Erstaunlich für ein Bundesland, das sich rühmt, “alles zu können, außer Hochdeutsch”:

Wollen Sie zum Beispiel mit dem Zug von Norden kommend nach Oberschwaben reisen, so werden Sie i. d. R. in Ulm umsteigen müssen. Passen Sie auf, dass Sie keinen Kulturschock bekommen. Es kann sein, dass Sie vom modernen ICE in Gerät ältester Bauart mit Dieselantrieb wechseln müssen. Wenn Sie Pech haben, ist Ihnen ohnehin gerade der Anschlusszug durch die Lappen gegangen. Pech ist der falsche Ausdruck, denn eigentlich ist das die Regel. Ältere Bahnreise meinen sich zu erinnern, dass solche “Bummelzüge” früher zu warten pflegten. Heute ist das mitnichten der Fall.

Wann wartet ein Anschlusszug eigentlich und wann nicht? Dies stellt sich für den gemeinen Reisenden oft als Mysterium dar und so versucht die Deutsche Bahn mit einer nett gemachten Infografik aufzuklären: Warum konnte mein Anschlusszug nicht warten?

Anschlusszug

Ein wichtiger Grund für das Nicht-Warten geht aus der Infografik allerdings nicht hervor. Die Regionalzüge werden von den Kommunen bestellt. Bei Verspätungen müssen die Regionalverkehrsgesellschaften den Kommunen Geld zurück erstatten. Klar, dass sie die Züge dann nicht warten lassen, oder?

 

Die Softwarepakete vom “Lifehacker”

Das Blog “Lifehacker” brauche ich den Leserinnen und Lesern sicher nicht vorstellen. Gegründet von Gina Trapani, ist es mittlerweile die Quelle für interessante Hinweise zu Selbstorganisation, Software, Alltagskniffen und was man sonst noch so braucht.

Unlängst erschienen im Lifehacker mehrere Artikel, in denen für die unterschiedlichen Betriebssysteme unverzichtbare Programme gelistet wurden. Zumindest unverzichtbar nach Meinung der Autoren. Das Spektrum der vorgestellten Software umfasst sämtliche Bereiche, die in der täglichen Arbeit vorkommen, wie Produktivität, Kommunikation oder Utilities unterschiedlichster Art. Es gibt diese “Lifehacker Packs” für:

Die Macher vom Lifehacker verstehen ihr Handwerk. Ich bin mir sicher, Sie werden etwas passendes finden.

Nachtrag

Hier eine Ergänzung zum Artikel von Thomas Mathoi per Twitter:

Warum ich die letzten Tage nichts geschrieben habe

Liebe Leserinnen und Leser,

ich bitte um Entschuldigung für die Leere in den letzten Tagen auf dem Toolblog. Der Grund liegt in einer Reisetätigkeit von geradezu Martin Roell‘schem Ausmaß. Zugegeben, es waren nicht nur geschäftliche Termine dabei. Aber anstrengend war es trotzdem.

Ab jetzt wird wieder geschrieben. Ob ich es jedoch schaffe, in der Sommerzeit jeden Tag ein paar Zeilen zu verfassen… Ich weiß nicht, schauen wir mal.

Ich bitte (und danke) noch einmal für Ihr Verständnis.

 

 

Aufräumen! Aber wo anfangen?

Viele nehmen sich vor, mal endlich wieder aufzuräumen, wissen aber nicht recht, wo sie anfangen sollen. Was nicht selten dazu führt, dass man es lieber gleich bleiben lässt. Damit Sie wissen, wo Sie kraftvoll zupacken können hat Jeri Dansky “10 suggestions for where to begin uncluttering” zusammengestellt:

  1. Fangen Sie da an, wo Sie Geld sparen können
  2. Starten Sie mit dem Dachboden, dem Keller oder der Garage
  3. Beginnen Sie mit der Ecke, die Sie am meisten nervt
  4. Fangen Sie da an, wo Sie die schnellsten Erfolge erzielen
  5. Räumen Sie zuerst Ihr eigenes Zeug auf
  6. Starten Sie dort, wo Ihre ganze Familie davon profitiert
  7. Fangen Sie an, wo das Wetter keinen Einfluss hat
  8. Beginnen Sie beim Papierkram mit den aktuellen Dokumenten
  9. Starten Sie mit den ältesten Papierablagen
  10. Fangen Sie einfach an, egal wo

Ich denke, der wichtigst Tipp ist der letzte.

Also frisch ans Werk und Ärmel hochkrempeln. Nun gibt es keine Ausrede mehr!

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Wie Sie effizient telefonieren

Totgesagte leben länger. Das trifft auch für das Telefon zu. Zwar kursieren in der Szene eine Menge Witze darüber, dass manche gar nicht wissen, dass man in das Smartphone auch sprechen kann, aber das ändert nichts an der Tatsache, dass der Großteil der beruflichen Kommunikation immer noch fernmündlich abläuft. Ich denke, das wird auch eine ganze Weile so bleiben, zumindest bis meine Generation sich in Richtung Ruhestand verabschiedet.

Sicherlich kann man beim Telefonieren auch eine Menge Zeit verplempern. Privat ist das durchaus gewollt, aber am Arbeitsplatz ist ineffizientes Telefonieren ein großer Produktivitätskiller. Damit wir auch beim Telefonieren produktiv bleiben, gibt uns Erin Doland ein paar Tipps: Six tips for organizing your time spent on the telephone. Diese sind:

  1. Schreiben Sie sich auf, über was Sie sprechen wollen
    Ich bevorzuge die nummerierte Liste oder eine Mind-Map. Ersteres hat den Vorteil, dass ich jedem Punkt gleich die entsprechende Gesprächsnotiz zuordnen kann.
  2. Benutzen Sie einen Kurzzeitmesser
    Das hilft Ihnen, sich in Ihrer Sprechzeit zu beschränken. “Fasse Dich kurz!”, stand früher in der Telefonzelle. Der Gesprächspartner wird es Ihnen danken. Außerdem hilft es Ihnen dabei, auf den Punkt zu kommen.
  3. Benutzen Sie ein Headset, wenn Sie Vieltelefonierer sind
    Ein Headset ist einfach ergonomisch, Sie haben beide Hände frei.
  4. Rufen Sie niemanden an, um zu fragen, ob Ihre E-Mail angekommen ist
    Senden Sie stattdessen die E-Mail noch einmal.
  5. Heben Sie nicht ab!
    Wenn Sie gerade konzentriert an etwas arbeiten, ist es legitim, den Anruf nicht entgegen zu nehmen. Dafür gibt es schließlich den AB. Sie können dann immer noch zurückrufen.
  6. Blocken Sie einen Zeitraum für Rückrufe
    Arbeiten Sie die Rückrufe hintereinander in einem Zug ab. Dann haben Sie wieder Ruhe für eine Weile. 

Ich finde diese Tipps sehr hilfreich. Natürlich muss ihre Anwendung zu Ihrem Aufgabengebiet passen. Sollten Sie in der Notaufnahme eines Krankenhauses arbeiten, bitte ich darum, Tipp 5 und 6 nicht zu befolgen. ;-)

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